Plantillas Personalizadas
Las plantillas son formatos predefinidos y personalizables que se utilizan para crear documentos de manera automática en MindBox. Estas plantillas contienen variables dinámicas que se conectan con la base de datos de la institución, permitiendo que la información específica, como nombres, fechas, calificaciones o cargos, se inserte automáticamente en los documentos sin tener que completarlos manualmente.
Si se desea generar un documento perzonalizado, es necesario contar primero con un archivo de texto, el cual debe contener la estructura general del documento con las variables correspondientes. Una forma de generar este archivo, es a través de un documento de word.
Creación de plantillas
Para la creación de plantillas es recomendable el uso de editores de texto como Microsoft Word, ya que aunque se tiene la libertad de emplear otros editores como Google Docs o Apple Pages*, no se garantiza que el funcionamiento de la plataforma sea el correcto, ya que es posible que algunos elementos agregados no aparezcan de manera correcta en los documentos generados por MindBox.
Nota: en caso de utilizar algún editor de textos diferente al recomendado, se debe de exportar la plantilla con extensión .doc o .docx.
*Microsoft Word, Google Docs y Apple Pages son propiedad intelectual de sus respectivas empresas.
Para comenzar con la creación de una plantilla ajustada a las necesidades de la institución, es necesario contar con un documento base que servirá como borrador. Una vez disponible, se puede proceder con el siguiente procedimiento:
Realizar la búsqueda de la variable:
Reemplazo del valor por la variable:
Una vez copiada la variable del catálogo, nos dirigimos al editor de texto donde se estará creando la plantilla. En este documento se ingresará o reemplazará el valor por la variable deseada. En este ejemplo se reemplazará el número de matrícula por la variable correspondiente.
Este reemplazo de valores por variables permitirá que al generarse el documento, en este caso la constancia de estudios de alguno de los estudiantes, la variable ${student_no_de_control} tomará el número de matrícula (valor) del estudiante en cuestión de base de datos de tu institución.
Guardado de la plantilla
Una vez que los valores del documento utilizado como borrador han sido reemplazados por las variables correspondientes, la plantilla debería verse de manera similar a la siguiente imagen.
Una vez creada la plantilla es importante guardarla y exportarla con la extensión .doc o .docx.
Video tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo crear las plantillas personalizadas, para generar documentos dinámicos mediante el uso de variables.
Carga de plantillas
Para llevar a cabo la carga de plantillas en MindBox es importante que tengas en cuenta que es posible importar tres tipos de plantillas para la generación de documentos adaptados a las necesidades de tu institución.
Los tres tipos de plantillas incluyen: Escolares, utilizadas para generar documentos relacionados con los estudiantes; Personal, para crear documentos del personal que labora en la institución; y Aspirantes, dirigidas a la gestión de documentos de candidatos o futuros estudiantes.
Para gestionar las plantillas creadas, nos dirigimos al menú Documentos > Dinámicos > Plantillas.
Al acceder a este apartado se mostrarán dos secciones en las cuales se podrá acceder. En la primera sección, se mostrará un formulario en el cual se realizará la carga de las plantillas. Mientras que en una segunda sección, se mostrará el listado de plantillas creadas y cargadas a la plataforma por el usuario.
Nota: es importante recordar que las plantillas cargadas en la plataforma son accesibles solo para el usuario que las subió. Si deseas utilizar una plantilla de otro usuario, él deberá descargarla desde su cuenta y tú deberás cargarla en la tuya a través del formulario de carga de plantillas.
Para iniciar con la carga de la plantilla creada, primero se debe hacer clic en el botón Seleccionar archivo y elegir el documento con la plantilla a cargar. Posteriormente, se debe capturar el nombre de la constancia o documento de la plantilla que permita identificarla fácilmente, ya que este será el nombre con el que aparecerá en el listado de plantillas para los documentos a generar. Y finalmente se seleccionará el tipo de uso de plantilla, esta selección depende del usuario o del tipo de departamento que realice el documento.
Una vez completado el formulario de carga, se debe seleccionar el botón Cargar. Con ello, la plataforma indicará si la plantilla se cargó correctamente y la incorporará al listado de plantillas creadas y cargadas en la plataforma por el usuario.
Nota: las plantillas cargadas solo serán visibles para el usuario que las importó, por lo tanto solo dicho usuario podrá hacer uso de ellas para generar documentos.
Este listado de plantillas contiene el nombre signado a la constancia o documento que contiene la plantilla, el tipo de uso y el nombre del archivo con el que se guardó inicialmente la plantilla. Además, la plataforma permite la eliminación o descarga de las plantillas de forma individual.
Nota: es importante tener en cuenta que la eliminación de una plantilla, no pedirá confirmación y que esta acción no se podrá deshacer.
Video tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial te mostramos cómo utilizar plantillas para generar documentos de manera automatizada y personalizada.
Plantillas gratuitas
A continuación, te proporcionamos un enlace para la descarga de algunas plantillas gratuitas que hemos creado especialmente para ti y tu institución.
Estas plantillas son solo ejemplos que puedes cargar a tu usuario en MindBox. Úsalas como referencia para crear las que necesites; incluso puedes editarlas y adaptarlas al diseño y necesidades de tu institución, personalizando cada detalle o ajustando el contenido según sea necesario. La flexibilidad de estas plantillas te permite agregar, modificar o eliminar elementos, asegurando que se ajusten perfectamente a los requerimientos de tu institución. Recuerda que el único límite es tu imaginación.
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