Gestión de Subgrupos
Un subgrupo es un grupo derivado de un grupo base, creado para atender necesidades académicas o administrativas sin modificar la estructura principal del grupo. Los subgrupos permiten distribuir a los estudiantes en diferentes secciones conservando la relación con la misma materia y grupo base.
A través de este apartado, MindBox permite gestionar los subgrupos asociados a un grupo base, facilitando su creación y administración. Esto incluye la asignación de horarios, aulas y docentes, así como el control de la capacidad de cada subgrupo, permitiendo una mejor distribución de los estudiantes y evitando la saturación de un solo grupo.
Importante: se recomienda crear subgrupos únicamente cuando exista la certeza de que cumplen con los criterios académicos y administrativos establecidos por la institución. La definición y validación de estos criterios es responsabilidad de la autoridad competente, por lo que MindBox no determina ni valida las condiciones bajo las cuales debe registrarse un subgrupo.
Para llevar a cabo la gestión de los grupos paralelos, diríjase al menú Cursos > Grupos > Administración.
Para registrar un subgrupo, es indispensable que previamente se haya creado el grupo base al que estará asociado.
Una vez cumplido este requisito, seleccione el botón Solicitar subgrupo ubicado en el formulario Administración de grupos, disponible al ingresar a este apartado.
Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva pantalla con el formulario para registrar un subgrupo. Este formulario se divide en dos secciones: Datos del grupo base y Datos del subgrupo, las cuales permiten establecer la relación entre ambos grupos.
Los campos disponibles en cada sección son los siguientes:
Datos del grupo base
Periodo: permite seleccionar el periodo escolar al que pertenece el grupo base.
Carrera: permite seleccionar la carrera o programa educativo al que pertenece el grupo base.
Semestre: permite seleccionar el semestre en el que se imparte la materia correspondiente al grupo base.
Materia/Grupo base: permite seleccionar la materia y el grupo que fungirán como grupo base del subgrupo. En este listado únicamente se mostrarán los grupos previamente registrados que cumplan con los criterios seleccionados.
Datos del subgrupo
Carrera: permite seleccionar la carrera o programa educativo al que pertenecerá el subgrupo.
Semestre: permite seleccionar el semestre al que pertenecerá el subgrupo.
Una vez capturada la información del grupo base y del subgrupo, seleccione el botón Siguiente. La plataforma mostrará un nuevo formulario en el que será posible completar la información del subgrupo.
Los campos disponibles son los siguientes:
Materia: permite seleccionar una materia del listado correspondiente al semestre seleccionado previamente.
Grupo: permite ingresar el identificador único del subgrupo, el cual puede estar conformado por un número o por una combinación de hasta tres caracteres alfanuméricos.
Capacidad: permite indicar el número máximo de estudiantes que podrán inscribirse directamente en el subgrupo.
Límite del aula: este campo es únicamente informativo y no puede modificarse, ya que muestra el límite de capacidad del aula asignada al grupo base.
Importante: los lugares disponibles para el subgrupo se toman de la capacidad total del grupo base. Esto significa que la suma de los estudiantes inscritos en el grupo base y en todos sus subgrupos nunca podrá exceder la capacidad establecida para el grupo base.
Por ello, se recomienda planificar con anticipación la capacidad del grupo base y de sus subgrupos para garantizar la disponibilidad de espacios durante el proceso de inscripción.
Una vez capturados los datos del subgrupo, seleccione el botón Guardar. Si la información es correcta, la plataforma confirmará que la solicitud del subgrupo se registró exitosamente y esta permanecerá pendiente de aprobación hasta que sea revisada y autorizada por el usuario correspondiente.
Una vez registrada la solicitud, la plataforma mostrará nuevamente la pantalla principal del apartado Administración de grupos, en la que se visualizarán dos secciones relacionadas con los subgrupos.
La primera sección corresponde al listado de solicitudes de subgrupos pendientes de aprobación. En este apartado se muestra la información general tanto del grupo base como del subgrupo solicitado, incluyendo la clave y nombre de la materia, el grupo, el semestre, la carrera a la que pertenecen y la capacidad. Además, dispone de las opciones Aprobar y Rechazar, mediante las cuales el usuario responsable podrá autorizar o rechazar la solicitud.
La segunda sección muestra el listado de grupos registrados. Al localizar el subgrupo recién solicitado, podrá observar que este hereda automáticamente del grupo base información como el idioma, el límite del aula, el horario y las aulas asignadas, y el docente asignado, por lo que dichos datos no requieren configurarse nuevamente.
Es importante considerar que, una vez creado, el subgrupo permanecerá en estado pendiente de aprobación y se identificará mediante un código de color rojo, indicando que aún se encuentra inactivo. Mientras no sea aprobado por el usuario responsable del grupo base, el subgrupo no estará disponible para el proceso de selección de materias.
Aprobación de un subgrupo
Para aprobar un subgrupo, localice la solicitud correspondiente y seleccione el botón Aprobar de la fila correspondiente.
Importante: una vez aprobado el subgrupo, este quedará asociado de forma definitiva al grupo base. Si posteriormente se requiere eliminarlo, será necesario contar con permisos sobre la carrera del grupo base; de lo contrario, la plataforma no permitirá realizar dicha acción.
Al confirmar la aprobación, la plataforma mostrará un mensaje indicando que el subgrupo ha sido aprobado correctamente. A partir de ese momento, el subgrupo dejará de mostrarse con el código de color rojo, indicando que ahora se encuentra activo y disponible para que los estudiantes puedan seleccionarlo durante el proceso de inscripción.
Rechazo de un subgrupo
Para rechazar un subgrupo, localice la solicitud correspondiente y seleccione el botón Rechazar de la fila correspondiente.
Al seleccionar esta opción, la plataforma solicitará una confirmación antes de realizar la acción, ya que al rechazar la solicitud el subgrupo será eliminado de forma permanente.
Si confirma el rechazo, la plataforma mostrará un mensaje indicando que el subgrupo ha sido eliminado correctamente y la solicitud dejará de aparecer en el listado de solicitudes pendientes.
Visualización de subgrupos
Para verificar que el subgrupo se haya registrado correctamente, es posible localizarlo desde el apartado Administración de grupos. La búsqueda puede realizarse de dos formas: mediante una búsqueda directa del subgrupo o a través de la consulta del grupo base al que está asociado.
Para realizar la búsqueda directa del subgrupo, complete los siguientes campos del formulario Administración de grupos:
Periodo: seleccione el periodo escolar al que pertenece el subgrupo.
Carrera: seleccione la carrera a la que pertenece el subgrupo.
Grupo: este campo es opcional y puede utilizarse para localizar un subgrupo específico.
Una vez definidos los criterios de búsqueda, haga clic en el botón Filtrar para visualizar los grupos que cumplen con las condiciones seleccionadas.
Al realizar la búsqueda, la plataforma mostrará el subgrupo con su información general, incluyendo la clave y nombre de la materia, la clave del grupo, el semestre, la carrera, el campus, el idioma, la capacidad del subgrupo, el límite del aula heredado del grupo base, el docente asignado (cuando corresponda) y el horario compartido con el grupo base.
Asimismo, en la sección Subgrupos se mostrará la información del grupo base al que se encuentra asociado el subgrupo, incluyendo la carrera a la que pertence, la clave y nombre de la materia y la clave del grupo base.
Al seleccionar el botón Acciones, la opción Editar mostrará deshabilitada la modificación de la información general del subgrupo. Únicamente será posible modificar la capacidad desde el formulario de los datos del grupo. Si es necesario realizar cambios en cualquier otro dato del subgrupo, será necesario eliminarlo y registrar una nueva solicitud con la información actualizada.
Para realizar la búsqueda indirecta de un subgrupo, complete los siguientes campos del formulario Administración de grupos:
Periodo: seleccione el periodo escolar al que pertenece el grupo base.
Carrera: seleccione la carrera a la que pertenece el grupo base.
Materia: este campo es opcional y permite delimitar la búsqueda al seleccionar la materia correspondiente al grupo base.
Grupo: este campo es opcional y puede utilizarse para localizar un grupo base específico.
Una vez definidos los criterios de búsqueda, haga clic en el botón Filtrar.
Esta acción mostrará el grupo base con su información general, incluyendo la clave y nombre de la materia, la clave del grupo, el semestre, la carrera, el campus, el idioma, la capacidad del grupo, la capacidad del aula, el campo Ajuste para modificar la capacidad del grupo, el docente asignado (cuando corresponda), el horario registrado, el número de subgrupos asociados y las opciones de gestión disponibles para el grupo.
Para conocer a detalle como se lleva a cabo la gestión del grupo base, accede al siguiente apartado:
Administración de Grupos
Una vez localizado el grupo base, seleccione el botón habilitado en la columna Grupos. Esta acción mostrará el subgrupo o el listado de subgrupos asociados al grupo base seleccionado.
En el listado se visualizará la carrera a la que pertenece el subgrupo, el nombre de la materia, la clave del subgrupo y el número de estudiantes inscritos en cada uno de ellos.
Eliminación de subgrupos
Para eliminar un subgrupo, primero localícelo mediante una búsqueda directa, utilizando los filtros disponibles en el formulario de búsqueda o bien navegando en el listado de grupos.
Una vez identificado el subgrupo que desea eliminar, seleccione el botón Acciones y, posteriormente, la opción Eliminar de la fila correspondiente.
La plataforma solicitará una confirmación antes de realizar la eliminación, ya que esta acción es irreversible. Si confirma la operación, la plataforma mostrará un mensaje indicando que el subgrupo ha sido eliminado correctamente.
Cabe mencionar que la eliminación de un grupo paralelo es posible siempre y cuando no tenga estudiantes inscritos; de lo contrario no se podrá eliminar y la plataforma lo indicará.
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