> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://support.mindbox.app/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://support.mindbox.app/documentos/generacion-de-documentos/calidad/folios-para-actas-de-calificaciones.md). # Folios para Actas de Calificaciones El apartado de **folios para actas** permite configurar y gestionar los folios que se utilizarán en las actas de calificaciones generadas en **Mindbox**. Estos folios funcionan como identificadores únicos para mantener el control y la trazabilidad de los documentos académicos emitidos por la institución. La configuración de folios aplica tanto para las actas de calificaciones de materias correspondientes a cursos regulares como para las actas de calificaciones de residencia profesional. Para acceder a este apartado, diríjase al menú **`Documentos > Calidad > Folios para actas`**. Adicionalmente, los usuarios que cuenten con el permiso correspondiente al rol de Administración de grupos podrán acceder a la gestión de folios desde dicho apartado.

Acceso al apartado de folios para las actas de calificaciones.

Para llevar a cabo la generación de los folios de las actas de calificaciones del periodo en curso, se deberán seleccionar los datos correspondientes en el formulario. Esta información permitirá definir a qué periodo, carrera, campus y tipo de acta se asignarán los folios, así como establecer la estructura que tendrán. Los campos disponibles son los siguientes: * **Periodo:** seleccione el periodo académico para el cual se generarán los folios. Este campo es obligatorio. * **Carrera:** permite seleccionar una carrera específica para la generación de los folios. Si no se requiere limitar la generación a una carrera en particular, se puede mantener la opción Todas. * **Campus:** permite definir el campus al que se aplicará la generación de folios. Si los folios no estarán restringidos a un campus específico, se puede mantener la opción Todos. * **Folio inicial:** indique el número a partir del cual comenzará la generación consecutiva de los folios. El sistema muestra como referencia el consecutivo sugerido, aunque es posible indicar manualmente otro folio inicial. Este campo es obligatorio. * **Prefijo (opcional):** permite agregar caracteres antes del número consecutivo del folio. * **Sufijo (opcional):** permite agregar caracteres después del número consecutivo del folio. El prefijo y el sufijo pueden combinar un máximo de 8 caracteres; se reservarán al menos 4 posiciones para el consecutivo. * **Tipo de acta:** seleccione el tipo de acta para el cual se generarán los folios. Este campo permite distinguir entre los folios correspondientes a grupos normales y los destinados a residencias profesionales. Es obligatorio seleccionar una opción. * **Disponibilidad de folios:** muestra información sobre el consecutivo que se utilizará para la generación y el máximo de folios disponibles de acuerdo con la configuración establecida.

Configuración de los criterios para la generación de folios de las actas de calificaciones.

Una vez capturados los criterios correspondientes, seleccione el botón **Consultar** para continuar con el proceso y visualizar la información de los grupos o registros a los que podrán asignarse los folios.

Listado con folios de actas de calificaciones generados.

La plataforma mostrará un recuadro en el cual se presenta un resumen de la configuración y de los folios existentes antes de realizar la generación. En este apartado se mostrará la siguiente información: * **Último folio generado:** muestra el folio más reciente que ha sido generado en la plataforma, de acuerdo con la configuración correspondiente. * **Siguiente folio sugerido:** muestra el folio a partir del cual se realizará la nueva generación, considerando el prefijo, sufijo y consecutivo configurados en el formulario. Adicionalmente, se indica el consecutivo esperado para facilitar la validación de la secuencia. * **Grupos pendientes:** indica la cantidad de grupos que, de acuerdo con los criterios seleccionados en el formulario, se encuentran pendientes de asignación de folio. * **Folios con este prefijo:** muestra la cantidad de folios existentes que utilizan el prefijo ingresado en la configuración, lo que permite identificar los folios previamente generados con dicha estructura. Antes de continuar, revise que la información mostrada y los parámetros ingresados en el formulario sean correctos. Si no es necesario realizar modificaciones, seleccione el botón **Generar folios** para continuar con la asignación. En caso de requerir algún ajuste, modifique los parámetros correspondientes en el formulario y seleccione nuevamente el botón **Consultar** para actualizar la información del Paso 2. Una vez que los datos sean correctos, seleccione el botón **Generar folios**.

Generación y asignación de folios para actas.

Al seleccionar el botón **Generar folios**, la plataforma realizará la asignación de los folios correspondientes de acuerdo con los parámetros establecidos en el formulario. Una vez finalizado el proceso, se mostrará un mensaje de confirmación en el que se indicará la cantidad de folios generados y el último folio asignado. Esta información permite verificar que la generación se haya realizado correctamente y conocer hasta qué consecutivo se utilizaron los folios. Asimismo, la información del Paso 2 se actualizará automáticamente para mostrar el resultado de la generación: * **Último folio generado:** mostrará el último folio asignado durante el proceso. Este dato deberá coincidir con el último folio indicado en el mensaje de confirmación mostrado por la plataforma. * **Siguiente folio sugerido:** mostrará el folio que correspondería utilizar como punto de partida en una generación posterior, manteniendo la estructura configurada. * **Grupos pendientes:** se actualizará para indicar los grupos que aún no cuentan con un folio de acuerdo con los parámetros seleccionados. Si todos los grupos incluidos en la consulta fueron foliados correctamente, el valor se mostrará en cero. * **Folios con este prefijo:** mostrará el total actualizado de folios que utilizan el prefijo establecido en la configuración, incluyendo los folios que se acaban de generar. Cuando ya no existan grupos pendientes de foliar para los parámetros seleccionados, la plataforma mostrará un mensaje indicando que no hay grupos pendientes. Adicionalmente, se habilitará el botón **Limpiar folios**, mediante el cual será posible eliminar los folios generados para la configuración seleccionada, en caso de que sea necesario realizar nuevamente el proceso. {% hint style="info" %} **Nota:** En caso de que se requiera editar manualmente alguno de los folios generados, esta acción deberá realizarse desde el apartado de Administración de grupos. Para conocer más información sobre este proceso, consulte el siguiente enlace: [Modificación de folios de manera individual](/cursos/grupos/administracion-de-grupos.md#configuracion-y-generacion-de-folios-de-actas-de-calificacion). {% endhint %} ### Eliminación de folios de actas **Mindbox** permite eliminar los folios previamente generados para un periodo y/o carrera en particular. Esta opción puede utilizarse cuando sea necesario realizar nuevamente la generación de folios con una configuración diferente o cuando, por el momento, se requiera mantener las actas de calificaciones sin un folio asignado. Al realizar la eliminación, los folios asociados a los criterios seleccionados quedarán disponibles para ser configurados y generados nuevamente cuando sea necesario. Para llevar a cabo la eliminación de folios, acceda al apartado de generación de folios para actas y complete el formulario con los parámetros correspondientes al periodo y/o carrera cuyos folios desea eliminar. Una vez ingresados los datos, seleccione el botón **Consultar**. La plataforma mostrará la información asociada a la configuración seleccionada y, cuando existan folios previamente generados para dichos parámetros, habilitará el botón **Limpiar folios**.

Consulta de los folios que se desean eliminar.

Antes de continuar, verifique que los parámetros seleccionados correspondan a los folios que desea eliminar, ya que esta acción afectará los folios asociados a la configuración consultada. Al seleccionar el botón **Limpiar folios**, la plataforma mostrará un mensaje de confirmación para verificar si se desean eliminar los folios correspondientes a los elementos que coinciden con los parámetros de búsqueda seleccionados. Para continuar con la eliminación, seleccione el botón **Aceptar**. Una vez finalizado el proceso, la plataforma mostrará un mensaje indicando la cantidad de folios que fueron eliminados de los elementos que coincidieron con la búsqueda. Asimismo, la información del Paso 2 se actualizará para reflejar los cambios realizados: * **Último folio generado:** mostrará el último folio que permanece registrado en la plataforma después de la eliminación, correspondiente a otro periodo y/o carrera según corresponda. * **Grupos pendientes:** se actualizará con la cantidad de grupos que quedaron sin folio como resultado de la eliminación. Después de limpiar los folios, se habilitará nuevamente el botón **Generar folios**, lo que permitirá realizar una nueva asignación utilizando la configuración requerida. Si no se requiere generar nuevos folios en ese momento, los grupos podrán permanecer sin un folio asignado.