Documentos Académicos
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El apartado documentos académicos dentro del módulo de generación de documentos en MindBox permite la consulta y descarga de documentos esenciales relacionados con el desempeño académico de los estudiantes. En este apartado, es posible generar cargas académicas, que detallan las materias inscritas por los estudiantes en un periodo específico; reportes de mejores promedios, que destacan a los estudiantes con los más altos desempeños académicos; y boletas de calificaciones, que muestran el detalle de las evaluaciones obtenidas en las materias cursadas. Esta funcionalidad facilita la gestión y organización de la información académica, asegurando que tanto estudiantes como administrativos tengan acceso a registros confiables y actualizados.
Las cargas académicas son documentos fundamentales que detallan las materias inscritas por un estudiante en un periodo escolar específico, que representan la planificación formal de las actividades académicas de los estudiantes, sirviendo como una guía que organiza su proceso de aprendizaje. Su importancia radica en que no solo permiten a los estudiantes visualizar claramente sus compromisos académicos, sino que también son una herramienta esencial para la gestión administrativa, ya que facilitan el seguimiento del avance curricular y aseguran el cumplimiento de los requisitos académicos establecidos por el programa educativo.
Para llevar a cabo la generación de la carga académica de los estudiantes, nos dirigimos al menú Documentos > Estudiantes > Cargas académicas.
Al acceder a este apartado, se presenta un formulario destinado a la generación de las cargas académicas para un estudiante específico o un grupo de estudiantes en función de los criterios seleccionados. Este formulario incluye los siguientes campos:
Periodo: este campo permite seleccionar el periodo académico para el cual se generarán las cargas académicas. La selección del periodo asegura que la carga académica corresponda al intervalo de tiempo correcto en el ciclo escolar.
Número de matrícula: permite ingresar el número de matrícula del estudiante específico para generar su carga académica. Este campo es clave para filtrar la información de un estudiante individual.
Carrera/Retícula: este campo habilita la selección del programa académico junto con su retícula, de forma que delimita las materias correspondientes al plan de estudios del estudiante o grupo de estudiantes.
Semestre: este campo permite seleccionar el grado académico, lo cual asegura que se generen las cargas académicas con base en el nivel de avance del estudiante dentro de su programa académico.
Una vez completados los campos requeridos en función de los campos seleccionados, se seleccionará el botón Siguiente para proceder con la generación del documento correspondiente.
Esta selección, habilitará el botón Imprimir para llevar a cabo la descarga de la carga académica para un estudiante específico o un grupo de estudiantes en función de los criterios seleccionados.
Al realizar la descarga de las cargas académicas de los estudiantes, la plataforma descargará un archivo PDF en el cual se encontrará la información detallada de las materias, horarios y detalles relacionados con el plan de estudios de cada estudiante por separado. A continuación, se describe a detalle el contenido de este documento:
Título: indica claramente que el documento corresponde a una Carga Académica.
Identificación del estudiante: muestra el número de matrícula, nombre completo del estudiante, grado que cursa y el periodo académico al que corresponde la carga.
Carrera: especifica el programa académico al que pertenece el estudiante.
Especialidad: incluye la especialización o área específica dentro del programa académico (si aplica).
Créditos: indica el número total de créditos acumulados por las materias incluidas en la carga académica.
Plan de estudios: muestra la versión del plan de estudios vigente al que está inscrito el estudiante.
Tabla de materias: detalla de manera estructurada toda la información relevante sobre las materias que el estudiante cursará durante el periodo.
Materia: detalla la clave y nombre de cada materia que el estudiante cursará en el periodo, identificando de forma única cada asignatura en el plan de estudios. Adicionalmente, en cada materia se detalla el nombre del docente responsable, proporcionando una visión integral de los responsables académicos.
Repetición (Rep): indica si el estudiante está volviendo a cursar la materia o si es la primera vez que la cursa, lo que permite identificar el estatus académico del estudiante en relación con esa materia. En esta columna se indicará el estatus de la materia para el estudiante: se mostrará una S si se trata de una repetición, y una N si la está cursando por primera vez.
Créditos (Cr): especifica el valor en créditos asignado a cada materia, reflejando su peso dentro del plan de estudios.
Horario: presenta los días de la semana y horarios en los que se imparten las clases. Cada columna corresponde a un día (lunes a domingo) e incluye el horario y el aula o espacio asignado, asegurando claridad en la programación de las clases.
Ademas, en la parte final del documento se incluye un código QR y una cadena digital que contiene información codificada sobre la carga académica, utilizada para verificar y autenticar el documento de manera digital.
Al escanear el código QR del documento, se obtiene información detallada que permite validar su autenticidad y verificar los datos principales del mismo. La información incluye: el ID o número de matrícula del estudiante al que se generó el documento, utilizado como identificador único para vincularlo al estudiante correspondiente; el folio del documento que identifica de forma única el documento dentro de la plataforma; la fecha y hora de emisión, asegurando la vigencia de la información; y una cadena digital que actúa como una firma electrónica, garantizando la integridad y autenticidad del documento. Esta información garantiza que el documento pertenece al estudiante indicado y proporciona un mecanismo confiable para autenticarlo en procesos administrativos o académicos.
El reporte de mejores promedios es un documento académico que destaca a los estudiantes con los más altos desempeños en sus respectivos programas académicos durante un periodo específico. Este informe puede servir como base para otorgar becas, distinciones, incentivos y oportunidades adicionales, además de motivar a otros estudiantes a alcanzar estándares más altos en su rendimiento académico.
Para llevar a cabo la generación del reporte de mejores promedios por programa académico, nos dirigimos al menú Documentos > Estudiantes > Mejores promedios.
Al acceder a este apartado, se presenta un formulario diseñado para generar un reporte de los estudiantes con los mejores promedios de un programa académico específico. Este formulario permite seleccionar las condiciones necesarias para personalizar el reporte según los requerimientos de consulta. A continuación, se describen los campos del formulario:
Periodo: este campo permite seleccionar el periodo académico en el que se desean consultar los mejores promedios. Este filtro asegura que la información corresponda al intervalo temporal deseado.
Carrera: permite seleccionar el programa académico para el cual se generará el reporte. Este filtro delimita los resultados exclusivamente a los estudiantes que pertenecen a dicho programa.
Semestre: este campo permite elegir un grado específico dentro del programa académico o seleccionar la opción Todos para incluir a estudiantes de todos los grados en el reporte. Esto otorga flexibilidad para personalizar el rango de consulta según el nivel académico.
Número de estudiantes a mostrar: este campo establece el número de estudiantes que aparecerán en el reporte, ordenados por sus promedios más altos. Es útil para limitar la cantidad de resultados y centrarse en los estudiantes con los desempeños más destacados.
Tras completar el formulario con los parámetros requeridos, se debe seleccionar el botón Siguiente para generar el reporte de los mejores promedios conforme a las configuraciones especificadas.
Con esta selección, la plataforma descargará un archivo PDF el cual presenta un desglose detallado de los estudiantes destacados en un programa académico, organizados por grado. A continuación, se describe el contenido general del reporte:
Título: indica claramente que el documento corresponde a un reporte de Mejores promedios.
Identificación del programa académico: muestra el programa académico al que pertenece la información.
Fecha de emisión: muestra la fecha exacta en el que el reporte o documento fue generado por la plataforma. Este campo proporciona una referencia temporal precisa, lo que permite identificar cuándo fue elaborado el documento.
Tabla de estudiantes: detalla de manera estructurada toda la información relevante sobre los estudiante destacados de un programa y periodo en particular. Los estudiantes se muestran agrupados por grado que se encuentran cursando. Cada grupo tiene un subtítulo que indica el número de semestre.
Número (Nº): enumeración secuencial que organiza de forma jerárquica a los estudiantes destacados en cada grado.
Número de matrícula: muestra el identificador único de matrícula de cada estudiante.
Nombre: presenta el nombre completo de cada estudiante que se encuentra en la lista de los mejores promedios.
Promedio: refleja la calificación promedio obtenida por cada estudiante, expresada en un formato numérico que destaca su desempeño académico.
Las boletas de calificaciones son documentos oficiales que reflejan el desempeño académico de los estudiantes durante un periodo escolar específico. Estas boletas contienen información detallada sobre las materias cursadas, las calificaciones obtenidas y el promedio general. Este documento sirve como un registro formal del progreso educativo de los estudiantes, permitiendo a las instituciones académicas, docentes, padres y estudiantes evaluar los logros alcanzados y las áreas que requieren mejora. Además, son esenciales para trámites administrativos como la promoción de grado, la transferencia entre instituciones o la solicitud de becas y apoyos educativos, ya que certifican el cumplimiento de los objetivos curriculares establecidos.
Para llevar a cabo la generación de la boleta de calificaciones de los estudiantes, nos dirigimos al menú Documentos > Estudiantes > Boletas.
Al acceder al apartado para la generación de las boletas de calificaciones, se observa un formulario que permite personalizar la creación del documento, ya sea para un estudiante específico o para un grupo de estudiantes de un programa académico en un periodo determinado. A continuación, se describen los campos del formulario:
Número de matrícula: este campo permite ingresar el número de matrícula único del estudiante cuya boleta de calificaciones se desea generar.
Periodo: este campo permite seleccionar el periodo académico correspondiente de la lista desplegable. Asegura que las calificaciones mostradas en la boleta correspondan exclusivamente al periodo seleccionado.
Carrera / Retícula: permite seleccionar el programa académico al que pertenece el estudiante, junto con la retícula o plan de estudios vigente. Este dato asegura que la plataforma asocie correctamente las calificaciones y materias correspondientes al estudiante o al grupo de estudiantes.
Una vez llenados los campos, se seleccionará el botón Siguiente para proceder con la generación del documento de forma individualizada o en bloque según las necesidades de la institución.
Con esta selección, la plataforma descargará un archivo PDF en el cual se refleja el desempeño académico de un estudiante durante un periodo escolar determinado. A continuación, se describe a detalle cada una de las secciones que componen el documento:
Identificación del documento: muestra el título que indica que se trata de una Boleta de Calificaciones.
Información del estudiante: muestra el número de matrícula y nombre completo del estudiante, el periodo académico al que corresponden las calificaciones reflejadas, el folio o número único del documento que lo identifica para su registro oficial, el grado en el que se encuentra el estudiante y el programa académico al que pertenece el estudiante junto con la especialidad (si aplica).
Tabla de materias cursadas: detalla de manera estructurada toda la información relevante sobre las materias que el estudiante cursó durante el periodo.
Materias: muestra la clave y nombre de las materias cursadas por el estudiante durante el periodo académico indicado.
Créditos (Cr): indica la cantidad de créditos asignados a cada materia según su carga académica.
Calificación: muestra el desempeño numérico obtenido por el estudiante en cada materia.
Tipo de evaluación: muestra el tipo de evaluación con el que se evaluó al estudiante.
Observaciones: muestra las notas adicionales sobre la materia, denotando si el curso fue aprobada, reprobada, si se realizará examen especial, entre otros.
Historial de créditos: resume el progreso académico del estudiante en términos de los créditos asociados a las materias cursadas.
Créditos cursados: indica el total de créditos que el estudiante ha tomado en periodos anteriores y el actual.
Créditos aprobados: muestra el total de créditos que el estudiante ha logrado aprobar.
Créditos acumulados: muestra el total de créditos obtenidos de manera acumulativa hasta el periodo actual.
Promedios: reflejan el desempeño académico general del estudiante y son calculados en dos niveles dentro de la boleta de calificaciones:
Promedio aritmético del periodo: muestra el promedio general de las calificaciones obtenidas en el periodo correspondiente.
Promedio aritmético acumulado: muestra el promedio general considerando todas las calificaciones obtenidas a lo largo del programa académico.
Ademas, en la parte final del documento se incluye un código QR y una cadena digital que contiene información codificada sobre la boleta de calificaciones, utilizada para verificar la autenticidad del documento y asegurar la validez del documento dentro de la plataforma de gestión. Asimismo, incluye la fecha de emisión de la boleta de calificaciones y, el nombre y puesto del responsable académico que autoriza la emisión del documento con el espacio para su firma.
Al escanear el código QR del documento, se obtiene información detallada que permite validar su autenticidad y verificar los datos principales del mismo. La información incluye: el ID o número de matrícula del estudiante al que se generó el documento, utilizado como identificador único para vincularlo al estudiante correspondiente; el folio del documento que identifica de forma única el documento dentro de la plataforma; la fecha y hora de emisión, asegurando la vigencia de la información; y una cadena digital que actúa como una firma electrónica, garantizando la integridad y autenticidad del documento. Esta información garantiza que el documento pertenece al estudiante indicado y proporciona un mecanismo confiable para autenticarlo en procesos administrativos o académicos.
