Estatus del Estudiante
El estatus del estudiante en una institución educativa es importante para el seguimiento y la administración de su progreso académico. Este estatus puede variar desde "Activo" y "Egresado" hasta "Baja temporal" o "Baja definitiva", entre otros. En MindBox, la gestión de estos estatus se realiza de manera eficiente, permitiendo actualizaciones tanto automáticas como manuales. Las actualizaciones automáticas se basan en reglas predefinidas, como la finalización de un periodo académico o la aprobación de un conjunto de materias, asegurando que la información siempre refleje el estado actual del estudiante sin intervención manual. Por otro lado, las actualizaciones manuales permiten a los administradores ajustar el estatus en situaciones especiales que no están cubiertas por las reglas automáticas, garantizando flexibilidad y precisión en la administración académica. Esta dualidad en la gestión de estatus en MindBox facilita una administración más precisa y oportuna del estado académico de cada estudiante.
Para gestionar los estatus que pueden adquirir los estudiantes, nos dirigimos al menú Estudiantes > Gestión > Estatus estudiante.
Listado de estatus del estudiante
Al acceder al apartado para la gestión de los estatus del estudiante, se mostrará por defecto el listado de los estatus que se han registrado previamente en la plataforma. Además, a través del formulario será posible realizar una búsqueda por clave de estatus, o bien, por la descripción del mismo. Solo será necesario llenar cualquiera de estos campos y posteriormente seleccionar el botón Filtrar.
Nota: en caso de no poder visualizar este apartado, será necesario solicitar al administrador que le sea asignados los roles necesarios. Es importante recordar que para que se apliquen los nuevos permisos, se deberá cerrar la sesión actual y volver a iniciar con sus respectivas credenciales.
Este listado incluye la siguiente información:
Estatus del estudiante: es una clave única de 3 caracteres asignada al estatus del estudiante que será empleada para identificar de manera precisa al estatus en la base de datos.
Descripción del estatus del estudiante: muestra el nombre completo del estatus del estudiante tal como aparecerá en los registros.
Inscripción: es un indicador que determina si el estudiante con dicho estatus, se programe o no durante la programación de las reinscripciones.
Además, la plataforma brinda la posibilidad de editar o eliminar cada estatus del estudiante registrado de forma individual.
Filtrar y descargar listado de estatus de estudiantes
MindBox permite descargar el listado de estatus del estudiante que se han registrado en la plataforma de forma completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Se puede filtrar la información por clave del estatus, o bien, por el nombre o descripción del mismo. Una vez ingresada la información en los campos requeridos, se seleccionará el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. Esta acción descargará la lista de los estatus del estudiante registrados que cumplan con las características de los campos seleccionados.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual, se encontrará el listado de los estatus del estudiante con su respectiva clave, descripción y si es que dicho estatus cuenta para la inscripción al siguiente ciclo del estudiante.
Registro de nuevo estatus del estudiante
Para registrar un nuevo estatus del estudiante, se seleccionará el botón Nuevo estatus alumno del formulario.
Es importante saber, que los estatus que se registren dentro de este apartado no se actualizarán en el estatus del estudiante de forma automática, es decir, si se requiere que algún estudiante tenga el estatus que se acaba de registrar, éste debe ser seleccionado de forma manual del listado del formulario correspondiente dentro del apartado de gestión de datos del estudiante. Los únicos los estatus del estudiante que se muestran por defecto tales como ACT, A1E, AEE, BD3, BD4, EGR y TIT son los únicos que se actualizan de forma automática de acuerdo al historial del estudiante.
Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva pantalla en la que se mostrará el formulario para crear un nuevo estatus del estudiante. En este formulario, se deben llenar los campos con la información correspondiente. Los campos con los que cuenta el formulario son los siguientes:
Estatus del estudiante: se ingresará una clave única de 3 caracteres, la cual será asignada al nuevo estatus del estudiante.
Descripción del estatus del estudiante: se ingresará el nombre completo del estatus del estudiante tal como aparecerá en los registros.
Inscripción: en este campo se debe seleccionar que No ya que la opción Si solo está activa para los estatus del estudiante que se actualizan de forma automática en la plataforma. En caso de que se elija la opción Si, ésta cambiará a un No al momento de guardar el registro.
Una vez que se llenaron los campos con los datos del nuevo estatus, se seleccionará el botón Guardar. De esta forma, la plataforma indicará si el estatus se ha guardado correctamente y pasará a formar parte del listado.
Para conocer el campo donde se le puede actualizar el estatus del estudiante de forma manual, puede acceder al siguiente enlace: Datos generales del estudiante.
Edición del estatus del estudiante
Es importante que no se realicen modificaciones sobre los estatus del estudiante que se muestran por defecto tales como ACT, A1E, AEE, BD3, BD4, EGR y TIT; ya que alguna modificación sobre estos estatus del estudiante puede causar problemas con el correcto funcionamiento de la plataforma.
Para editar un estatus registrado por el personal autorizado de tu institución, se realizará la búsqueda del estatus a modificar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tenga dicho estatus, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Editar.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos del estatus del estudiante previamente cargados, los cuales podrán ser modificados a excepción del campo Cuenta para inscripción, el cual debe ser No. Una vez realizadas las modificaciones necesarias sobre la clave y/o la descripción del estatus, se seleccionará el botón Guardar.
Con ello, la plataforma indicará si el estatus del estudiante se ha guardado correctamente y pasará a formar parte del listado de estatus con las modificaciones realizadas.
Eliminación del estatus del estudiante
Es importante que no se elimine alguno de los estatus del estudiante que se muestran por defecto tales como ACT, A1E, AEE, BD3, BD4, EGR y TIT; ya que alguna eliminación de estos estatus del estudiante puede causar problemas con el correcto funcionamiento de la plataforma.
Para eliminar un estatus registrado por el personal autorizado de tu institución, se realizará la búsqueda del estatus a retirar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tenga dicho estatus, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Borrar.
Con ello, la plataforma indicará si se realizó la eliminación de manera correcta y dejará de ser visible en el listado de estatus.
Esta eliminación de estatus del estudiante se podrá realizar siempre y cuando no haya estudiantes con dicho estatus, de lo contrario la plataforma no permitirá dicha acción.
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