Gestión de Adeudos
Última actualización
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La gestión de adeudos es un componente fundamental en la administración financiera de cualquier institución educativa. Los adeudos, ya sean relacionados con colegiaturas, materiales o servicios adicionales, representan un aspecto clave para mantener la sostenibilidad y el orden económico de la institución. En este apartado de MindBox, la plataforma ofrece herramientas especializadas que permiten gestionar eficazmente los diferentes tipos de adeudos mediante un catálogo personalizable. Además, facilita el registro detallado de los adeudos asociados a cada estudiante, garantizando un seguimiento claro y estructurado. Esto no solo optimiza los procesos administrativos, sino que también mejora la experiencia de los usuarios al proporcionar un control completo y transparente sobre las obligaciones financieras.
Para llevar a cabo la gestión de los tipos de adeudos de los estudiantes, nos dirigimos al menú Estudiantes > Gestión > Catálogo de adeudos.
Al acceder al apartado de gestión del catálogo de deudos, se mostrará por defecto el listado de los adeudos que se han registrado previamente en la plataforma. Además, a través del formulario se podrán filtrar los adeudos existentes utilizando los campos de búsqueda por tipo o descripción, lo que facilitará encontrar los registros específicos.
Además, la plataforma permite editar o eliminar los registros de forma individual según sea necesario, proporcionando un control eficiente y organizado sobre los adeudos de los estudiantes, optimizando su gestión diaria.
Filtrar y descargar listado de tipos de adeudos
MindBox permite descargar el listado de los tipos de adeudos del estudiante que se han registrado en la plataforma de forma completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Se puede filtrar la información por tipo de adeudo, o bien, por el nombre o descripción del mismo. Una vez ingresada la información en los campos requeridos, se seleccionará el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. Esta acción descargará la lista de los tipos de adeudos del estudiante registrados que cumplan con las características de los campos seleccionados.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de los tipos de adeudos del estudiante con su respectivo tipo y descripción del adeudo.
Para registrar un nuevo adeudo en el catálogo, se seleccionará el botón Nuevo adeudo del formulario Catálogo de adeudos.
Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva pantalla en la que se mostrará el formulario para crear un nuevo tipo de adeudo para el estudiante. En este formulario, se deben llenar los campos con la información correspondiente. Los campos con los que cuenta el formulario son los siguientes:
Tipo de adeudo: este campo corresponde a un número o letra consecutiva que servirá como identificador único para cada tipo de adeudo. Es importante que el número se asigne en orden y sin duplicados, ya que será utilizado como referencia interna en la plataforma.
Descripción del adeudo: en este campo deberán ingresar el nombre completo del adeudo, de forma clara y específica, tal como desean que aparezca en los formularios de registro y consultas posteriores. Por ejemplo: "Adeudo en Biblioteca" o "Pago en Recursos Financieros". La precisión en este campo facilita la identificación rápida y el entendimiento de cada tipo de adeudo.
Una vez que se llenaron los campos con los datos del nuevo tipo de adeudo, se seleccionará el botón Guardar. De esta forma, la plataforma indicará si el tipo de adeudo se ha guardado correctamente y pasará a formar parte del listado.
Para editar un adeudo registrado por el personal autorizado de tu institución, se realizará la búsqueda del adeudo a modificar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tenga dicho adeudo, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Editar.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos del adeudo previamente cargados, los cuales podrán ser modificados. Una vez realizadas las modificaciones necesarias sobre el tipo y/o la descripción del adeudo, se seleccionará el botón Guardar.
Con ello, la plataforma indicará si el adeudo se ha guardado correctamente y pasará a formar parte del listado de tipos de adeudos con las modificaciones realizadas.
Para eliminar un adeudo registrado por el personal autorizado de tu institución, se realizará la búsqueda del adeudo a retirar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tenga dicho adeudo, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Borrar.
Con ello, la plataforma indicará si se realizó la eliminación de manera correcta y dejará de ser visible en el listado de adeudos.
Es importante proceder con precaución al eliminar un tipo de adeudo en la plataforma, ya que esta acción se realiza de manera inmediata sin solicitar confirmación previa. Además, si se elimina un tipo de adeudo que ya ha sido utilizado para registrar adeudos de estudiantes, dichos registros perderán la descripción asociada al adeudo en el apartado correspondiente, lo que puede generar confusión o dificultar el seguimiento de la información. Por lo tanto, se recomienda verificar cuidadosamente antes de eliminar cualquier registro para evitar inconvenientes en la gestión y consulta de los adeudos.
Para llevar a cabo la gestión de los adeudos de los estudiantes, nos dirigimos al menú Estudiantes > Gestión > Adeudos.
Al acceder a este apartado, la plataforma mostrará de manera predeterminada un listado con todos los adeudos registrados asociados a cada estudiante. Este listado proporciona información esencial sobre cada adeudo, incluyendo el número de matrícula y nombre del estudiante con un adeudo, el tipo de adeudo, el monto adeudado, la fecha de registro del adeudo, la descripción del adeudo, el periodo, el usuario que registró el adeudo, el area asociada y un botón para eliminar cada registro de manera individual.
MindBox permite descargar el listado de los estudiantes con adeudos registradas en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
La información se puede filtrar por número de matrícula, tipo de adeudo, periodo escolar y departamento o área asociada. Una vez seleccionados los campos requeridos, se debe seleccionar el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. En cambio, si no se tiene ningún filtro activo y se selecciona el botón Descargar, se descargará la lista completa de los estudiantes con adeudos registrados.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de los estudiantes con adeudos registrados en la plataforma e información general tal como el número de matrícula y nombre completo del estudiante, el ciclo en el que se encuentra, la carrera a la que pertenece, el tipo de adeudo, el monto adeudado, la fecha de registro del adeudo, la descripción del adeudo, el periodo de registro del adeudo, el usuario que registró el adeudo y el area asociada.
Para registrar un adeudo a un estudiante en la plataforma, se seleccionará el botón Nuevo adeudo del formulario correspondiente.
Esta selección abrirá una nueva pantalla en la que se mostrará el formulario para ingresar el número de matrícula del estudiante a realizar el registro del adeudo.
Una vez que se ingresó el número de matrícula del estudiante a registrar el adeudo, se seleccionará el botón Filtrar. Con ello, se mostrará la información general del estudiante como el número de matrícula, nombre completo y ciclo que se encuentra cursando, así como también el formulario de registro del adeudo. En este formulario, se deben llenar los campos con la información correspondiente. Los campos con los que cuenta el formulario son los siguientes:
Tipo de adeudo: listado desplegable donde se seleccionará el tipo de adeudo registrado en el catálogo.
Monto: campo numérico donde se debe ingresar el valor económico del adeudo. Por ejemplo: "$50". Es importante capturar el monto exacto para que el registro sea válido.
Fecha: espacio para ingresar la fecha en que se genera el adeudo. Este campo permite rastrear la antigüedad del adeudo.
Periodo escolar: menú desplegable donde se seleccionará el periodo académico correspondiente al adeudo. Este debe reflejar el periodo relacionado con el registro del adeudo.
Departamento: campo desplegable donde se indicará el área o departamento que genera el adeudo (por ejemplo, Biblioteca, Finanzas, etc.). Es obligatorio seleccionarlo para asociar correctamente la responsabilidad del adeudo.
Descripción: en este campo se debe ingresar una breve pero clara descripción del adeudo, detallando el motivo o concepto (por ejemplo: "Debe libro" o "Pago pendiente de constancia"). Este campo facilita el entendimiento del adeudo registrado.
Una vez que se llenaron los campos con los datos del adeudo para el estudiante, se seleccionará el botón Guardar.
De esta forma, una vez que se complete y se guarde el registro, la plataforma indicará si la información se ha guardado correctamente. El adeudo registrado pasará automáticamente a formar parte del listado de estudiantes con adeudos, facilitando su consulta y gestión por parte del personal administrativo. Además, este adeudo también se reflejará en el apartado correspondiente dentro del perfil del estudiante en MindBox, donde estará disponible para su pago y seguimiento. Esto garantiza un control integral y transparente del estado financiero de cada estudiante.
Para conocer cómo se visualiza un adeudo registrado en el perfil del estudiante, puede acceder al siguiente enlace: Adeudo del estudiante.
Es importante tener en cuenta que los adeudos pendientes por parte de los estudiantes tienen un impacto directo en procesos clave, como la inscripción al siguiente semestre. Un estudiante con adeudos registrados no podrá iniciar el proceso de selección de materias hasta que dichos adeudos sean cubiertos en su totalidad. Por ello, se recomienda asegurar la correcta gestión y comunicación de los adeudos, para garantizar que los estudiantes regularicen su situación a tiempo.
MindBox permite llevar a cabo el registro de los adeudos de manera masiva o en bloque a través de un archivo CSV. Para ello, es necesario contar primero con dicho archivo, el cual debe contener los números matrícula de los estudiantes a registrar el adeudo en una columna, el monto en una segunda columna y la descripción del adeudo en una tercera columna. Es importante que las columnas no contengan ningún título.
Una forma de generar este archivo, es a través de una hoja de cálculo de excel. En esta hoja de cálculo se ingresarán los datos como se mencionó anteriormente, y al momento de guardar el archivo se debe seleccionar la opción Valores separados por comas (.csv). También es posible generar este archivo en cualquier editor de texto, siguiendo la misma estructura, pero con los valores separados por comas.
Una vez que se tiene el archivo CSV con la información requerida, se seleccionará el botón Cargar adeudos del formulario Adeudos de estudiantes.
Esta selección mostrará el formulario para llevar a cabo el registro de los adeudos de los estudiantes en bloque. Para ello, se seleccionará la información correspondiente en los campos siguientes:
Periodo escolar: se seleccionará el periodo académico al que corresponderán los adeudos. Esto asegura que los registros estén vinculados al periodo correcto.
Departamento: se seleccionará el departamento responsable del adeudo, como biblioteca, recursos financieros, etc. Esto ayuda a categorizar los adeudos según el área correspondiente.
Tipo de adeudo: se seleccionará el tipo de adeudo previamente definido en el catálogo. Esto asegura que todos los registros estén clasificados correctamente según el concepto del adeudo.
Posteriormente, se seleccionará el botón Seleccionar archivo, se cargará el archivo a la plataforma y se seleccionará el botón Cargar. Con ello, la plataforma indicará si se ha realizado correctamente la carga de los adeudos a los estudiantes.
Para verificar que se haya realizado la carga de los adeudos de forma correcta, se recomienda volver al apartado de adeudos al estudiante y realizar la búsqueda de los registros a través del formulario, o bien, navegando en el listado de estudiantes con adeudos.
Para eliminar un adeudo de un estudiante, se realizará la búsqueda del estudiante asociado a un adeudo en particular a retirar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tenga dicho adeudo, se seleccionará el botón Eliminar de la fila correspondiente.
Con ello, la plataforma indicará si se realizó la eliminación de manera correcta y dejará de ser visible en el listado de estudiantes con adeudos.
