Gestión de Aspirantes
Última actualización
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El apartado de gestión de aspirantes permite al personal autorizado visualizar y actualizar la información de los aspirantes de manera rápida y precisa, garantizando un control eficiente durante el proceso de admisión. A través de esta sección, es posible gestionar y modificar datos clave, como los datos generales, información social y detalles de la solicitud de ingreso del aspirante.
Además, se pueden realizar acciones como reiniciar el NIP de acceso a la plataforma, eliminar el registro del aspirante, y, dependiendo de la configuración del periodo de fichas (si el examen es presencial o no), también se podrá registrar el folio y aula del examen de admisión y permitir la impresión de la ficha de examen cuando sea necesario. Esta funcionalidad proporciona una herramienta integral para la administración eficiente de los aspirantes en la plataforma.
Para llevar a cabo la administración de la información de los aspirantes de tu institución, nos dirigimos al menú Aspirantes > Proceso de ingreso > Listado de Aspirantes.
Al acceder a este apartado, se mostrará un formulario en el cual al ingresar la información correspondiente de alguno de los campos siguientes se podrá realizar la búsqueda de algún aspirante en específico, o bien, a un conjunto de aspirantes que cumplan con las características de los campos seleccionados:
Periodo escolar (obligatorio): en este campo se seleccionará el periodo escolar en el que se desea consultar a los aspirantes. Este campo es esencial para visualizar únicamente los registros correspondientes a la convocatoria en cuestión, evitando confusiones con periodos anteriores o futuros. Si no se selecciona un periodo escolar, no será posible realizar búsquedas ni gestionar aspirantes en la plataforma.
Número de solicitud: permite buscar un aspirante ingresando su número de solicitud único, asignado durante el registro. Facilita la localización de registros específicos sin necesidad de aplicar otros filtros. Es útil para acceder rápidamente a un aspirante cuando se cuenta con su número de solicitud.
Nombre(s): campo donde se puede ingresar el nombre del aspirante para refinar la búsqueda. Es útil cuando se desconoce el número de solicitud, permitiendo encontrar al aspirante por su identificación personal.
Apellido: permite buscar aspirantes ingresando su apellido, facilitando la localización de registros cuando no se cuenta con otros datos específicos. Puede ser útil cuando varios aspirantes comparten el mismo nombre, permitiendo filtrar la búsqueda con mayor exactitud.
Carrera: filtra a los aspirantes según la carrera a la que aplicaron. Se puede seleccionar una opción específica o dejar en Todas para incluir a todos los aspirantes registrados en la institución. Este filtro ayuda a segmentar los registros por programa académico y facilita la gestión de cada facultad o área académica.
Género: permite filtrar a los aspirantes por género, segmentando la búsqueda según la selección realizada, o bien, seleccionar la opción predeterminada Cualquiera, para incluir a todos los géneros sin distinción.
Turno: permite filtrar a los aspirantes según el turno al que aplicaron (matutino, vespertino). Este filtro es relevante en instituciones que manejan distintos horarios para sus programas académicos.
Campus: en caso de que la institución cuente con múltiples campus, este filtro permite seleccionar uno en particular para consultar únicamente los aspirantes registrados en esa sede.
Estatus de pago: permite filtrar aspirantes según su estado de pago, facilitando la identificación de quienes han completado este requisito, mostrando solo aquellos que han realizado y liberado su pago, los que aún tienen un pago pendiente o todos.
Registro de examen: filtra a los aspirantes según su estado de registro de examen. Permite identificar quiénes ya tienen folio de examen asignado y quiénes aún no lo han recibido. Este filtro es clave para verificar la correcta asignación de folios antes de la evaluación.
Estatus de aceptación: filtra a los aspirantes según su estado en el proceso de admisión. Se puede seleccionar entre aspirantes aceptados, sin aceptar o todos los registros disponibles.
Una vez ingresada la información requerida en el formulario, se debe seleccionar el botón Filtrar. Al hacerlo, la plataforma mostrará debajo del formulario un listado de aspirantes registrados en la plataforma, permitiendo visualizar de manera organizada los datos esenciales de cada uno.
En este listado, será posible consultar información clave de cada aspirante, incluyendo su número de solicitud, nombre completo, programa académico al que aplicó junto con la versión de retícula y modalidad, así como su género, turno seleccionado y campus (en caso de que la institución maneje múltiples sedes). Además, se podrá verificar el estatus del pago de ficha de ingreso y, en el caso de los exámenes presenciales, el folio de examen asignado.
Además de la consulta de datos, la plataforma brinda la posibilidad de acceder y gestionar información del aspirante, permitiendo visualizar sus datos generales, datos socioeconómicos y de solicitud de ingreso. También se cuenta con la opción de realizar el registro del aspirante por parte del personal autorizado, en caso de ser necesario.
Dentro de este módulo, los administradores pueden realizar diversas acciones, como reiniciar el NIP de acceso a la plataforma en caso de olvido o problemas de acceso, eliminar el registro del aspirante si es necesario y aceptar a los aspirantes una vez que hayan completado su proceso de nuevo ingreso.
Dependiendo de la configuración del periodo de fichas, si el examen de admisión es presencial, también será posible registrar el folio y aula del examen de admisión y la impresión de la ficha de examen cuando sea necesario.
Filtrar y descargar listado de aspirantes
MindBox permite descargar el listado de aspirantes que se han registrado en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Se puede filtrar la información por periodo escolar, programa académico con su respectiva retícula, número de solicitud, nombre(s) y apellido del aspirante, género, turno, campus, estatus de pago de la ficha de ingreso, registro del folio de examen y estatus de aceptación. Además, la información puede ser ordenada por número de solicitud, nombre(s), programa académico y estatus de aceptación. Una vez ingresada la información en los campos requeridos, se seleccionará el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. Esta acción descargará la lista de los aspirantes registrados que cumplan con las características de los campos seleccionados.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de los aspirantes con sus respectivos datos generales, sociales y académicos tales como el número de solicitud, periodo escolar, nombre completo del aspirante, CURP, fecha de nacimiento, género, estado civil, nacionalidad, si su nacionalidad es extranjera, número de teléfono, correo electrónico, dirección completa del estudiante, nombre del tutor, tipo de sangre del estudiante, un número de teléfono de contacto del padre o tutor, estado de procedencia, si posee alguna discapacidad, si pertenece a una comunidad indígena, si habla alguna lengua indígena, estado de la institución de procedencia, nombre de la institución de procedencia, año de egreso de la institución anterior, promedio con el que egresó, clave del programa académico, clave de la retícula, nombre del programa académico, turno seleccionado, campus, si la institución fue su primera opción para cursar sus estudios, el motivo de seleccionar la institución, el motivo para seleccionar la carrera, si realizó el pago de la ficha, el folio de examen, el aula asignada, estatus de aceptación, fecha y hora de registro y el número de matrícula asignado.
