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Nuevo Ingreso

El proceso de nuevo ingreso consta de varios pasos y requiere la interacción de varios de los departamentos de tu institución.
En las siguientes secciones te explicaremos paso a paso cómo realizar la configuración para que tu proceso de nuevo ingreso sea un éxito.
MindBox nos permite controlar todo el proceso de nuevo ingreso, podremos dar altas y bajas de aspirantes, llevar un registro del estatus de sus adeudos y requisitos, mostrar a los aspirantes el proceso de nuevo ingreso, configurar las aulas y los grupos para los exámenes de admisión y cursos propedéuticos en caso de ser necesario.
En el siguiente diagrama se muestra el proceso de nuevo ingreso, en este se incluyen los pasos que realiza el aspirante.
Diagrama de flujo del proceso de nuevo ingreso con MindBox.
En seguida te mostramos los pasos para configurar tu proceso de nuevo ingreso desde MindBox.

Paso 1: Configuración del periodo de fichas

En la configuración del periodo de fichas realizaremos:
  1. 1.
    Configuración de datos del periodo de fichas.
  2. 2.
    Configuración de carreras disponibles para el periodo de fichas.
  3. 3.
    Creación de conceptos para fichas.
En este paso especificaremos si tendremos examen presencial o no. Esto definirá los pasos siguientes en el proceso de configuración de nuevo ingreso.
Registro de aspirantes: una vez creado el periodo de fichas, los aspirantes podrán acceder al sistema a solicitar su ficha y llenar su solicitud, esto siempre y cuando se encuentren dentro de las fechas programadas durante la configuración del periodo de fichas.

Paso 2: Configuración de pasos aspirantes

Tanto si se configuró examen presencial o no en el paso anterior, será necesario configurar los mensajes que se mostrarán a los aspirantes en cada etada durante su proceso de admisión. Estos mensajes serán la guía durante dicho proceso y nos servirán para brindarles toda la información necesaria.

Paso 3: Asignación de aulas (Examen Presencial)

La asignación de aulas sirve para organizar y programar los espacios físicos de la institución donde se llevarán a cabo los exámenes de admisión.
Se recomienda realizar la asignación de aulas en una fecha cercana a la fecha programada para el examen de admisión, de esta manera se tendrán un número de aspirantes más cercano al total de aspirantes que se registrarán, y así podremos darnos una idea más clara de cómo realizar una mejor y más eficiente asignación de las aulas.

Paso 4: Asignación de folios de examen (Examen Presencial)

Antes de realizar la asignación de folios de examen a los aspirantes debemos asegurarnos de que los pagos de ficha de los aspirantes se encuentren liberados, si tu institución recibe pagos a través de referencia bancaria, el departamento de recursos financieros deberá liberar los pagos manualmente, en el caso de los pagos realizados a través de MindBox Pay estos se liberarán automáticamente.
Para liberar los pagos de fichas de los aspirantes consulte Liberación de pagos.

Paso 5: Impresión de fichas (Examen Presencial)

Las fichas son el pase para que los aspirantes puedan realizar su examen de admisión. Por eso, MindBox proporciona la opción de imprimirlas desde el perfil del aspirante. De esta manera, cada uno podrá imprimir su pase de examen. Aunque no es tan común, esta acción también se puede realizar desde el perfil del administrador. Se brinda esta opción para que el administrador pueda imprimir la ficha de cualquier aspirante.
Para poder imprimir la ficha de un aspirante, será necesario que el aspirante ya cuente con un folio de examen y un aula asignada.

Paso 6: Aceptar aspirantes

Si tu institución ofrece curso propedéutico, primero se deberá completar dicho curso antes de aceptar a los aspirantes. Consulta el proceso para la configuración de curso propedéutico en Proceso curso propedéutico.
Tanto si se realizó examen presencial o no, será necesario aceptar a los aspirantes registrados.

Paso 7: Generación de matricula

La generación de matrícula de los aspirantes aceptados es el último paso para completar nuestro proceso de nuevo ingreso. Este paso permitirá convertir nuestros aspirantes a estudiantes de nuestra institución.

Proceso curso propedéutico

En seguida se listan los pasos del proceso de curso propedéutico.

Paso 1: Configuración de periodo propedéutico

Paso 2: Creación de materias

Paso 3: Creación de grupos

Paso 4: Asignar horarios

Paso 5: Asignar aspirantes a propedéutico