Admisión de Aspirantes
La etapa de admisión de aspirantes es una etapa clave en el proceso de nuevo ingreso, ya que se encarga de la selección y formalización de los postulantes que continuarán con su formación académica en la institución. Durante esta fase, se realizan acciones como el registro de aspirantes por parte del personal autorizado (si aplica), la aceptación de los aspirantes y la asignación de matrículas, garantizando su acceso a la plataforma y su integración oficial a la institución.
Generalmente, los aspirantes son aceptados después de presentar el examen de admisión y obtener sus resultados. Sin embargo, algunas instituciones implementan un curso propedéutico como un segundo filtro de selección o incluso como sustituto del examen de admisión. En estos casos, es posible completar el curso propedéutico antes o después de aceptar a los aspirantes.
A continuación, se presentan los pasos para el proceso de aceptación dentro de MindBox, como parte fundamental del proceso de nuevo ingreso.
*Registro de aspirantes
MindBox permite a los aspirantes realizar su registro de manera autónoma desde su perfil, a través de la solicitud de ficha de ingreso, lo que les permite continuar con su proceso de admisión de forma ágil y organizada. Sin embargo, en ciertos casos, el personal de la institución también puede llevar a cabo el registro manual de los aspirantes cuando sea necesario.
Esta opción es útil en situaciones donde el aspirante no puede completar su registro por cuenta propia, ya sea por dificultades técnicas, falta de acceso a internet o desconocimiento del proceso. También es aplicada cuando la institución maneja procesos de preinscripción internos, donde el personal administrativo o docente se encarga de registrar aspirantes de niveles educativos como primaria, secundaria o bachillerato, en los cuales el trámite es gestionado por padres o tutores.
De esta manera, la plataforma brinda flexibilidad a las instituciones para garantizar que todos los aspirantes sean debidamente registrados y puedan avanzar en su proceso de admisión sin contratiempos.
Para llevar a cabo el registro de un aspirante desde el perfil del personal autorizado, nos dirigimos al menú Aspirantes > Proceso de Ingreso > Listado de aspirantes.
Al acceder a este apartado se mostrará un formulario que permite llevar a cabo la gestión de los aspirantes, tales como el registro de un nuevo aspirante, el registro de la solicitud de ficha de ingreso y la captura de sus datos sociales, entre otros aspectos.
Al finalizar el registro de un nuevo aspirante, la plataforma proporcionará los datos de acceso a su perfil, incluyendo su número de solicitud y NIP. Con estos datos, el aspirante podrá iniciar sesión en la plataforma para consultar información relevante sobre su proceso de admisión.
Es importante tener en cuenta que estos datos se mostrarán en un mensaje emergente que desaparecerá después de unos segundos. Por esta razón, se recomienda estar atento y tomar nota de la información tan pronto aparezca, ya que no habrá una opción para recuperarla automáticamente desde la misma pantalla.
6. Aceptación de aspirantes
El siguiente paso del proceso de nuevo ingreso es la aceptación de aspirantes, la cual permite a la institución formalizar el ingreso de los aspirantes que han completado su proceso de admisión, de acuerdo a sus las políticas y criterios.
Por lo general, los aspirantes son admitidos tras presentar el examen de admisión y obtener sus resultados. Sin embargo, algunas instituciones aplican un curso propedéutico como filtro adicional o sustituto del examen, por lo que la admisión se realiza hasta contar con sus resultados. En estos casos, es posible completar el curso antes o después de aceptar a los aspirantes.
Independientemente de si el proceso incluyó un examen presencial o no, la institución deberá aceptar oficialmente a los aspirantes registrados.
Para aceptar a los aspirantes que hayan cumplido con su proceso de admisión, nos dirigimos al menú Aspirantes > Proceso de Ingreso > Listado de aspirantes.
Al acceder a este apartado se mostrará un formulario que permite llevar a cabo la gestión de los aspirantes, tal como la aceptación de los aspirantes a la institución, entre otros aspectos.
7. Generación de números de matrícula
La generación de matrícula es el paso final para completar el proceso de nuevo ingreso, permitiendo que los aspirantes aceptados se conviertan oficialmente en estudiantes de la institución.
Para ello, es indispensable asignarles un número de matrícula, que funcionará como su identificación oficial dentro de la plataforma. Este número no solo certifica su estatus como estudiante activo, sino que también le permite acceder a la plataforma con su perfil de estudiante, desde donde podrá gestionar su información académica, consultar horarios, realizar inscripciones y acceder a otros servicios educativos.
Para generar los números de matrícula de los aspirantes aceptados, nos dirigimos al menú Aspirantes > Proceso de Ingreso > Generar matrícula.
Al acceder a este apartado, se mostrará un formulario diseñado para la generación de los números de matrícula de los aspirantes aceptados de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados.
Es importante tener en cuenta que los números de matrícula generados a través del formulario tendrán la siguiente estructura:
Número de matrícula = Letra inicial (si aplica) + indicador de año + indicador de escuela + número consecutivo
Generándose un número de matrícula de entre 8 y 10 dígitos de acuerdo a la información ingresada.
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