Generación de Números de Matrícula

Generación y asignación de los números de matrícula o de control.

Para que un aspirante se convierta en estudiante, es indispensable asignarle un número de matrícula, la cual servirá como su identificación oficial dentro de la institución. Este número de matrícula no solo lo reconoce como estudiante activo, sino que también le permite acceder a la plataforma con su propio perfil de estudiante, donde podrá gestionar su información académica, consultar horarios, realizar inscripciones y acceder a otros servicios institucionales.

MindBox automatiza y simplifica la generación y asignación de los números de matrícula, evitando procesos manuales tediosos. Con solo configurar algunos parámetros clave, la plataforma generará los números de matrícula de manera automática para los aspirantes aceptados, agilizando su transición a estudiantes activos dentro de la plataforma. Este proceso garantiza un control eficiente del registro estudiantil y facilita la integración de los nuevos estudiantes a la vida académica.

Para generar los números de matrícula de los aspirantes aceptados, nos dirigimos al menú Aspirantes > Proceso de Ingreso > Generar matrícula.

Acceso al apartado de generación y asignación de números de matrícula.

Al acceder a este apartado, se mostrará un formulario diseñado para la generación de los números de matrícula de los aspirantes aceptados de acuerdo a los criterios de búsqueda seleccionados. Los criterios de búsqueda a seleccionar son los siguientes:

• Periodo: indica el periodo escolar en el que los aspirantes realizaron su solicitud de ingreso. Este campo es fundamental, ya que determina el grupo de aspirantes aceptados que serán considerados para la generación de matrículas.

• Carrera: se seleccionará la carrera para la cual se llevará a cabo la generación de los números de matrícula, o si se prefiere, para todas las carreras ofertadas en la institución dentro del periodo académico correspondiente se podrá seleccionar la opción Todas.

• Indicador de año: este campo se llena automáticamente y corresponde al año del periodo seleccionado. Su función es asegurar que las matrículas generadas reflejen correctamente el año en el que el aspirante se incorpora como estudiante. No obstante, puede ser modificado si se requiere.

• Indicador de escuela: este campo se llena de manera automática y muestra el valor configurado en la sección de datos generales de la configuración de la escuela. Este indicador es clave para identificar la institución si administra múltiples campus o planteles.

Además, la plataforma permite ordenar el resultado de búsqueda de los aspirantes aceptados según el número de solicitud, el nombre del aspirante aceptado y la carrera, agrupando a los aspirantes según el criterio seleccionado.

Formulario de búsqueda de aspirantes aceptados para la generación de matrícula.

Una vez ingresada la información correspondiente, se seleccionará el botón Filtrar. Esta selección mostrará un segundo formulario para realizar la configuración del número de matrícula y un listado con los aspirantes aceptados que cumplan con los criterios previamente seleccionados.

Formulario para la generación y asignación de los números de matrícula.

Para llevar a cabo la configuración del número de matrícula de los aspirantes, será necesario ingresar la información correspondiente a los siguientes campos:

• Periodo de ingreso: se debe seleccionar el periodo escolar en el que ingresarán los nuevos estudiantes a los que se les generará la matrícula. Este campo es clave para garantizar que los aspirantes aceptados sean correctamente asignados al ciclo académico correspondiente.

• Plan de estudios: se debe elegir el plan de estudios al que pertenecerán los estudiantes. Es fundamental seleccionar el plan correcto, asegurándose de que corresponda al tipo de evaluación que se aplicará, ya que un error en este campo podría generar asignaciones incorrectas dentro del sistema académico.

• Campus: indica el campus de la institución para el cual se generarán los números de matrícula. En caso de que la institución cuente con múltiples sedes, este campo permitirá diferenciar a los estudiantes según su ubicación académica.

• Letra inicial: en este campo es posible asignar una letra, la cual aparecerá al inicio de los números de matrícula generados. Esta letra puede utilizarse para distinguir campus, niveles educativos o planes de estudio. Por ejemplo, se podría utilizar la letra M para identificar a los estudiantes de Maestría, o una letra diferente para separar licenciaturas, diplomados o programas específicos.

• Indicador del año: consiste en un número de dos dígitos que representa el año de ingreso de los nuevos estudiantes. Por ejemplo, si los estudiantes ingresarán en el año 2025, se puede usar el valor 25. Este campo permite identificar rápidamente la cohorte a la que pertenece cada estudiante.

• Indicador de escuela: este valor se obtiene de la configuración de la escuela y se puede modificar en este campo si es necesario. Sirve para diferenciar escuelas dentro de una misma institución en caso de que existan varias facultades o divisiones académicas.
• Número consecutivo: MindBox permite definir el número consecutivo a partir del cual se generarán los nuevos números de matrícula. Por defecto, la plataforma asignará el siguiente número disponible después del último número de matrícula generado, el cual puede visualizarse en la parte superior izquierda del formulario.

Nota: en caso de que aún no se haya generado ningún número de matrícula, la plataforma establecerá como valor predeterminado el número 1. Sin embargo, si se requiere iniciar la numeración desde un punto específico, es posible modificar manualmente el número de inicio.

Es importante considerar que el valor máximo permitido en este campo es 9999, asegurando que la secuencia de matrículas se mantenga dentro de un rango controlado y organizado.

De esta manera los nuevos números de matrícula tendrán la siguiente estructura:

Número de matrícula = Letra inicial (si aplica) + indicador de año + indicador de escuela + número consecutivo

Generándose un número de matrícula de entre 8 y 10 dígitos de acuerdo a la información ingresada en el formulario de configuración del número de matrícula.

Configuración del número de matrícula.

Una vez que se ha realizado la configuración del número de matrícula de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la institución, se procederá a la selección de los aspirantes aceptados a generar el número de matrícula. Para ello, ubicaremos y marcaremos a los aspirantes a matricular del listado de aspirantes aceptados mostrado por debajo del formulario de configuración del número de matrícula. Para ello, se puede optar por marcar individualmente a cada aspirante o, en caso de querer matricular a todo el listado, se puede seleccionar la casilla general, ubicada en el encabezado de la última columna del listado, lo que marcará automáticamente a todos los aspirantes en la lista.

Una vez configurado el número de matrícula de acuerdo con las necesidades y requerimientos de la institución, se procederá a la selección de los aspirantes aceptados para la generación de su número de matrícula. Para ello, se debe ubicar en el listado de aspirantes aceptados que se muestra debajo del formulario de configuración y marcar la casilla de la última columna de los aspirantes a matricular.

La selección puede realizarse de manera individual, marcando uno por uno a los aspirantes que recibirán su número de matrícula, o de manera masiva, utilizando la casilla general ubicada en el encabezado de la última columna del listado, lo que seleccionará automáticamente a todos los aspirantes visibles en la lista.

Selección de aspirantes aceptados para la generación de su número de matrícula.

Al activar la casilla ubicada en el encabezado de la columna, únicamente se seleccionarán las casillas de los aspirantes visibles en el listado actual. No se activarán automáticamente las casillas de los aspirantes en otras páginas del listado.

Por ello, si el registro de aspirantes está distribuido en varias páginas, será necesario navegar entre la paginación en la parte inferior y marcar la casilla en cada una de las páginas generadas para asegurar la matriculación de todos los aspirantes deseados.

Una vez seleccionados los aspirantes a los que se les asignará su número de matrícula, se seleccionará el botón Generar del formulario de configuración de matrícula.

Generación y asignación del número de matrícula a los aspirantes de manera correcta.

Es importante almacenar y resguardar la lista con la matrícula y NIP de cada estudiante, ya que una vez generadas las matrículas, no habrá forma de consultarlas y/o generarlas nuevamente desde este apartado.

Para conocer a detalle el proceso para restablecer el NIP de acceso de los estudiantes puedes consultar el siguiente enlace: Reinicio del NIP de acceso.

Además, es imprescindible compartir esta información con los estudiantes, ya que la plataforma solo les proporcionará el número de matrícula para acceder, pero no su NIP.

De esta manera la plataforma generará y asignará los nuevos números de matrícula a los aspirantes seleccionados y mostrará la lista de los ahora estudiantes junto con información clave tal como el número de matrícula asignado, NIP de acceso a su perfil como estudiante, nombre completo e información de contacto. Con lo cual, los aspirantes formarán parte de la matrícula de estudiantes de la institución.