Gestión de aspirantes
MindBox te permite llevar una gestión de los aspirantes registrados para nuevo ingreso a tu institución, con el fin de administrar y llevar un control más eficiente de tus aspirantes.
Para conocer todos los aspirantes registrados para nuevo ingreso, tenemos que ir al menú Aspirantes > Proceso de ingreso > Listado de Aspirantes. Aquí nos aparecerá un formulario de filtrado, varios botones de acción y una tabla con el listado de aspirantes registrados.
Para que se muestre infromación en la tabla de aspirantes, se debe seleccionar el periodo escolar y dar clic en el botón de Filtrar.
En seguida explicaremos cada una de las acciones que podemos realizar desde la pantalla de administración de aspirantes.
Registrar folios de examen por bloque
Desde el formulario de filtrado encontraremos diferentes botones que nos permitirá realizar diferentes acciones, desde botón Registrar examen podemos registrar folios de examen por bloque a los aspirantes a través de la carga de un archivo CSV.
Este proceso se explica a detalle en la sección:
pageAsignación de folios de examenRegistrar aspirante
Desde el botón Nuevo aspirante podemos registrar un nuevo aspirante, como sabemos lo ideal es que cada aspirante se registre en la plataforma, pero si por algun motivo no puede registrarse, esta opción se puede realizar desde el perfil del administrador.
Explicamos a detalle el proceso de registro de un aspirante desde el perfil del administrador en la sección:
pageRegistro de aspirantesFiltrar y descargar aspirantes
MindBox permite descargar información de los aspirantes que se han registrado en la plataforma, podemos descargar la lista completa de los aspirantes o filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Mediante el formulario que aparece en la parte superior de la pantalla de gestión de aspirantes podremos filtrar por periodo escolar, carrera, número de solicitud, nombre del aspirante, género, turno y campus seleccionado, estatus de pago, registro de examen y estatus de aceptación, basta con llenar los campos deseados y dar clic al botón Filtrar. También podremos ordenar la información por número de solicitud, nombre, carrera o por su estatus si fue aceptado.
Si no tenemos ningún otro filtro activo además del periodo, y damos clic en el botón Descargar, se descargará la lista completa de aspirantes que tenemos en el listado para el periodo seleccionado. Podemos realizar búsquedas más específicas de aspirantes mediante los campos mencionados y descargar solo la información filtrada usando el mismo botón de Descargar.
La plataforma nos descargará un archivo XLSX en el cual podremos encontrar la lista de aspirantes y su datos.
La cantidad de registros por archivo que puede descargar tu institución tiene un límite de acuerdo a su plan contratado. Por lo tanto si te aparece un mensaje como el siguiente al intentar descargar tu información, será necesario que refines más tu búsqueda haciendo uso del formulario de filtrado, para de esta manera reducir el número de registros que se descargarán.
En caso de requerir un incremento en el límite de registros, te recomendamos comunicarte con tu administrador para que se ponga en contacto con nuestra área de ventas.
Aceptar aspirantes
Desde el listado de aspirantes podremos aceptar a los aspirantes que hayan cumplido con su proceso de admisión, es decir aquellos seleccionados para convertirse en estudiantes de la institución.
Este proceso se describe a detalle en la sección:
pageAceptar aspirantesListado de aspirantes
Desde la pantalla de gestión de aspirantes podremos ver una tabla con el listado de todos los aspirantes que se han registrado para formar parte de la institución.
Por cada uno de los aspirantes registrados podremos observar datos de su solicitud (número de solicitud, nombre completo del aspirante, carrera, género, turno y campus) e información sobre su proceso de admisión (Estatus de su pago de ficha, folio de examen), también podremos realizar algunas acciones por cada aspirante (se explicarán más adelante) y ver si ya fueron aceptados o no.
Desde el listado de aspirantes podremos realizar diferentes acciones por cada uno de los aspirantes usando el botón Acciones correspondiente al aspirante. Al dar clic en dicho botón nos aparecerá un pequeño menú con diferentes opciones.
En seguida explicaremos cada una de las opciones:
Datos generales
Desde la opción de Datos Generales podremos editar los datos personales del aspirante, su domicilio actual, sus datos complementarios y los de su escuela de procedencia.
Una vez que hayamos modificado los datos noecesarios del aspirante tenemos que dar clic al botón Guardar, de esta manera los datos del aspirante serán actualizados.
Datos sociales
La opción de Datos sociales nos habilitará un formulario donde podremos editar los datos socioeconómicos del aspirante.
Cuando registramos un aspirante desde el perfil del adminsitrador, estos datos no aparecen para ser registrados, es por eso que desde esta opción podemos llenar o editar esta información.
Una vez realizados los cambios deseados daremos click en el botón Guardar.
Solicitud
La opción Solicitud nos habilitará el formulario con todos los datos de la solicitud de ingreso del aspirante.
Una vez realizada la modificación de los datos de solicitud daremos clic en el botón Guardar.
Asignar folio y aula
Al igual que el botón Registrar examen, esta opción permite asignar un folio pero de manera individual a cada aspirante.
Esta opción solo estará disponible si se seleccionó examen presencial durante la configuración del periodo de fichas.
Si se requiere conocer a fondo este proceso, lo explicamos en la sección:
pageAsignación de folios de examenImprimir Ficha
La impresión de fichas es un proceso que cada aspirante realiza desde su perfil como aspirante, sin embargo se brinda esta opción desde el administrador para poder imprimir la ficha en caso de requerirlo.
Esta opción solo estará disponible si se seleccionó examen presencial durante la configuración del periodo de fichas.
Para conocer el proceso de imprimir ficha a detalle visite la sección:
pageImpresión de FichasReiniciar NIP
La opción Reiniciar NIP nos permite asignar una nueva clave de acceso para el aspirante. Cuando damos clic en esta opción, la plataforma nos enviará un mensaje en color verde el cual nos mostrará el nuevo NIP de acceso del aspirante.
Es importante copiar el NIP inmediatamente que aparece el mensaje ya que este desaparecerá en unos cuantos segundos.
Eliminar
La opción Eliminar nos permitirá dar de baja una solicitud de aspirante. Bastará con dar clic en Eliminar y el aspirante será eliminado.
Esta acción no pedirá confirmación y no se podrá deshacer, por lo tanto se recomienda tener especial precaución al realizar esta acción.
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