Registro del Folio de Examen
Registro de folios de examen
Última actualización
Registro de folios de examen
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El registro de folios de examen es un paso fundamental en el proceso de admisión, ya que permite que cada aspirante obtenga un identificador único que le dará acceso a la evaluación. Este folio es indispensable para el registro y control de los aspirantes durante el examen.
Si durante la configuración del periodo de fichas se seleccionó la opción de examen presencial, será necesario registrar los folios de examen para cada aspirante. Antes de realizar esta asignación, es importante asegurarse de que los pagos de ficha de los aspirantes estén liberados.
Si la institución recibe pagos a través de referencia bancaria, el departamento de recursos financieros deberá liberar los pagos manualmente. Por otro lado, si los pagos fueron realizados mediante MindBox Pay, estos serán liberados automáticamente por la plataforma, facilitando el proceso de asignación de folios.
Para más detalles sobre cómo realizar la liberación de pagos correctamente, consulta la sección Liberación de Pagos, donde encontrarás las instrucciones paso a paso para validar y registrar los pagos de los aspirantes.
Para realizar el registro de folios de examen a los aspirantes, nos dirigimos al menú Aspirantes > Proceso de ingreso > Listado de aspirantes.
Al acceder a este apartado se mostrará un formulario que permite llevar a cabo la gestión de los aspirantes, tales como la visualización del estatus del pago de la ficha de ingreso, el registro del folio de examen, entre otros aspectos.
Para conocer a detalle las demás funcionalidades que ofrece este apartado, se puede acceder al siguiente enlace: Gestión de aspirantes.
MindBox permite realizar el registro de folios para el examen de admisión mediante dos métodos:
Registro individual: se asigna un folio de examen de manera manual a cada aspirante, lo que permite un control personalizado sobre cada asignación.
Registro en bloque: permite cargar y asignar folios de manera masiva utilizando un archivo en formato CSV, agilizando el proceso para grandes volúmenes de aspirantes.
A continuación, se explicará a detalle cada una de estas opciones para realizar un registro de folios eficiente y sin errores.
Es importante que antes de proceder con la asignación de folios, se verifique que la cantidad de aulas asignadas y disponibilidad sea suficiente para albergar a todos los aspirantes de cada carrera.
Si la cantidad de aulas es insuficiente, la plataforma no podrá asignar las aulas de manera automática, lo que impedirá que los aspirantes sin un aula disponible reciban su folio de examen.
Hay que recordar que una vez registrados los folios de examen para los aspirantes, la plataforma registrará automáticamente el aula asignada a cada uno. Esta asignación se realizará en función de la carrera seleccionada por el aspirante y de la configuración de aulas previamente establecida en la sección Asignación de aulas.
Para llevar a cabo el registro o asignación de los folios de examen de forma individual, se realizará la búsqueda del aspirante o listado de aspirantes a través del formulario. Para esto, se pueden seleccionar algunos de los siguientes datos:
Periodo escolar (obligatorio): permite seleccionar el periodo escolar en el que se desea consultar a los aspirantes. Este campo es esencial para filtrar correctamente la información y gestionar únicamente los aspirantes correspondientes al periodo seleccionado.
Carrera: filtra a los aspirantes según la carrera a la que aplicaron, facilitando la búsqueda y organización de los registros en función del programa académico al que desean ingresar.
Número de solicitud: permite buscar a un aspirante ingresando su número de solicitud único, lo que agiliza la localización de registros específicos sin necesidad de aplicar múltiples filtros.
Nombre(s): campo donde se puede ingresar el nombre del aspirante para refinar la búsqueda y encontrar registros específicos dentro del listado de aspirantes.
Apellido: permite buscar aspirantes ingresando su apellido, lo que facilita la localización de candidatos en caso de no contar con su número de solicitud o información más detallada.
Género: permite filtrar a los aspirantes según su género. Se puede seleccionar una opción específica o elegir Cualquiera para incluir a todos los aspirantes sin distinción.
Turno: filtra a los aspirantes según el turno al que aplicaron (si aplica), lo que facilita la organización y gestión de los registros de acuerdo con la disponibilidad de horarios en la institución.
Campus: en caso de que la institución cuente con múltiples campus, este filtro permite seleccionar uno en particular para consultar únicamente los aspirantes registrados en esa sede específica.
Estatus de pago: permite filtrar a los aspirantes según su estado de pago, diferenciando entre aquellos que ya han realizado y liberado su pago y los que aún tienen un pago pendiente. Esto facilita el seguimiento de los aspirantes que necesitan completar este requisito antes de continuar con su proceso de admisión.
Registro de examen: muestra aspirantes con o sin folio de examen asignado, lo que permite verificar quiénes ya cuentan con un registro válido para presentar su evaluación y quiénes aún necesitan que se les asigne un folio.
Estatus de aceptación: filtra a los aspirantes según su estado en el proceso de admisión, permitiendo visualizar únicamente a aquellos que ya han sido aceptados o que aún están en proceso de admisión.
Una vez que se tiene al aspirante al cual se requiere asignar un folio de examen, se debe verificar que el pago correspondiente se haya realizado. Posteriormente, se seleccionará el botón Acciones y en seguida la opción Asignar folio y aula.
Con esta selección, la plataforma mostrará un formulario con los datos generales del aspirante tales como el número de solicitud, nombre completo, programa académico seleccionado y el aula asignada en caso de que ya se haya registrado (en caso contrario, aparecerá la leyenda Sin asignar). Ademas, cuenta con dos campos:
Selecciona una de las aulas con disponibilidad para hacer el cambio: si aún no se ha registrado un aula para el examen de admisión, este campo mostrará automáticamente el aula asignada al aspirante, según la disponibilidad establecida en la configuración de asignación de aulas.
En caso de que sea necesario modificar la aula asignada, en este campo se podrá seleccionar una nueva aula dentro del listado desplegable, asegurando que el aspirante sea reubicado en un espacio adecuado dentro de la distribución establecida. Esta opción permite realizar ajustes en caso de cambios de capacidad, reubicaciones o necesidades específicas en la logística del examen.
Folio de examen asignado: en este campo se podrá ingresar el folio de examen del aspirante, el cual puede contener hasta 9 caracteres. Este folio servirá como identificador único para el aspirante durante el examen de admisión.
Una vez asignado el folio de examen al aspirante, se seleccionará el botón Guardar. La plataforma indicará si el aula fue actualizada y la registrará en el campo Aula actual asignada dentro de los datos del aspirante, con lo cual el folio de examen y el aula quedan registrados correctamente.
Es importante recordar que si el aspirante no tiene su pago liberado o no existen aulas disponibles, no será posible asignarle un folio de examen.
Si la plataforma no muestra un aula asignada al aspirante en el campo correspondiente (Selecciona una de las aulas con disponibilidad para hacer el cambio), esto indica que no hay espacios disponibles en las aulas asignadas para la carrera seleccionada o que aún no se ha realizado la asignación de aulas para dicha carrera. En este caso, se recomienda verificar la disponibilidad de aulas y, si es necesario, ajustar la configuración.
Para obtener más información sobre el proceso de asignación de aulas para el examen de admisión, se puede consultar el siguiente enlace, donde se explican los pasos detallados para su correcta configuración: Asignación de aulas para examen de admisión.
El registro de folios de examen en bloque permite llevar a cabo la asignación de múltiples folios de examen al mismo tiempo, en lugar de hacerlo individualmente. Este proceso suele utilizarse cuando se requiere registrar una gran cantidad de folios de examen de manera eficiente y rápida.
Para ello, en el apartado de administración de aspirantes, se seleccionará el botón Registrar examen dentro del formulario que se muestra en pantalla.
Al realizar la selección del botón, se mostrará otro formulario en el que se podrá realizar el registro de los folios de examen de forma masiva.
Para ello, es necesario contar primero con un archivo CSV. Este archivo debe contener los números de solicitud en una columna y el número de folio del examen en otra columna. Es importante que las columnas no contengan ningún título. Esta disposición se mostrará al seleccionar el botón ver estructura del archivo, o bien, descargando el archivo al seleccionar el enlace Descargar archivo ejemplo.
Una forma de generar este archivo, es a través de una hoja de cálculo de excel. En esta hoja de cálculo se ingresarán los datos como se mencionó anteriormente, y al momento de guardar el archivo se debe seleccionar la opción Valores separados por comas (.csv). También es posible generar este archivo en cualquier editor de texto, siguiendo la misma estructura, pero con los valores separados por comas.
Una vez que se tiene el archivo CSV con la información requerida, se seleccionará en el formulario Registro de folios de examen, el campo siguiente:
Periodo escolar: se seleccionará el periodo en el que se encuentran los aspirantes a registrar su folio de examen de admisión.
Posteriormente, se seleccionará el botón Seleccionar archivo, se cargará el archivo a la plataforma y se seleccionará el botón Cargar.
Con ello, la plataforma indicará si los folios de examen han sido asignados correctamente. Sin embargo, es fundamental verificar que la carga se haya realizado de forma exitosa.
Para ello, se debe revisar el listado de números de solicitud que aparece debajo del formulario. En la columna Resultado, cada aspirante debe mostrar el mensaje "Folio de examen registrado correctamente", lo que confirma que el folio y el aula han sido asignados de manera adecuada.
En caso de que algún registro no refleje este mensaje, será necesario revisar y corregir la asignación del folio para evitar inconvenientes en el proceso de evaluación. Los mensajes que puede mostrar son los siguientes:
El aspirante no existe o no tiene su pago de ficha registrado: este mensaje indica que el aspirante no ha realizado el pago correspondiente, o bien, no se ha liberado el pago. Para solucionar este inconveniente, si el estudiante ya realizó su pago se deberá liberar, en el siguiente enlace se indica como llevar a cabo dicho procedimiento: Liberación de pagos.
No hay aulas programadas para la carrera del aspirante: este mensaje aparecerá ante dos posibles casos. El primero que el aspirante al que se le intenta asignar un folio no exista, para descartar esta opción se debe verificar que el número de solicitud del aspirante sea el correcto lo cual se puede realizar a través del formulario de Administración de aspirantes. El segundo motivo por el cual puede aparecer este mensaje, es debido a que no haya lugares disponibles en las aulas asignadas a la carrera seleccionada por el aspirante. Para corregir este inconveniente, se pueden asignar más aulas para la carrera seleccionada por los aspirantes a los que no se le asignó el folio, o incrementar el número de lugares disponibles en las aulas que ya están asignadas en caso de que se pueda, en el siguiente enlace se indica como llevar a cabo dicho procedimiento: Asignación de aulas para examen de admisión.
Una vez que los inconvenientes detectados hayan sido solucionados, se podrá volver a cargar el archivo CSV. Al hacerlo, la plataforma procesará nuevamente los datos e indicará si los folios de examen han sido registrados correctamente.
Para comprobar que los folios de examen han sido asignados correctamente, se puede regresar al listado de aspirantes utilizando el botón Atrás.
En este listado, dentro de la columna Examen, se podrá visualizar el folio asignado a cada aspirante. Esto permite verificar de manera rápida y sencilla que la asignación se haya realizado de forma correcta y que cada aspirante cuente con su folio correspondiente para la evaluación.
En el siguiente video, te mostramos cómo asignar folios del examen de admisión a tus aspirantes en caso de que tu institución ofrezca examen presencial. Te explicaremos cómo realizar esta asignación de folios de examen de manera individual o por bloque de aspirantes.
