Asignación de Aspirantes al Curso Propedéutico
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La asignación de aspirantes a los grupos del curso propedéutico, es un proceso fundamental para organizar y estructurar los grupos de estudiantes que participarán en esta etapa inicial de formación. MindBox te ofrece las herramientas necesarias para asignar a los aspirantes a un grupo de curso propedéutico, considerando sus perfiles académicos y preferencias, con el fin de garantizar un ambiente de aprendizaje óptimo y una experiencia enriquecedora para todos los participantes.
Para llevar a cabo la asignación de los aspirantes al curso, nos dirigimos al menú Aspirantes > Propedéutico > Asignación.
Al acceder a este apartado, se mostrará un formulario que permitirá la búsqueda de los aspirantes disponibles para asignar al curso propedéutico. Esta búsqueda se puede realizar mediante la selección de datos de los siguientes campos:
Carrera: en este campo se puede seleccionar la opción Todas y se mostrarán los aspirantes de cada una de las carreras con aspirantes disponibles, o bien elegir solo alguna carrera en específico.
Periodo de fichas: se seleccionará el periodo de fichas en que se registraron los aspirantes.
Periodo del propedéutico: se seleccionará el periodo para el cual se creó el curso propedéutico.
Número de solicitud: este campo es opcional a elegir, ya que al ingresar el número de solicitud de un aspirante, solo se realizará la búsqueda de esa persona.
Nombre: al ingresar un nombre en particular, se realizará la búsqueda de los aspirantes con ese nombre.
Apellidos: al ingresar los apellidos, se realizará la búsqueda de los aspirantes con esos apellidos en particular.
Cabe mencionar que los campos de periodo de fichas y periodo del propedéutico deben ser seleccionados solos o en conjunto con otro campo para que la plataforma pueda proporcionar el listado de aspirantes, y para poder llevar a cabo la asignación de los mismos al curso propedéutico.
Una vez que se llenaron los campos deseados, se seleccionará el botón Buscar. Esto hará que se muestren dos secciones en la parte inferior del formulario. La primera muestra las variables para llevar a cabo la asignación de los aspirantes y la segunda muestra el listado de los aspirantes disponibles para la asignación al curso propedéutico, de acuerdo a los datos de búsqueda.
En esta sección es posible realizar dos acciones: la primera tiene que ver con la asignación de los estudiantes al curso propedéutico, de la cual se hablará mas adelante; y la segunda con la gestión de los grupos, de la cual se hablará en esta sección.
Esto facilita la modificación de grupos existentes, la creación de nuevos grupos y la visualización tanto de los grupos disponibles como de los aspirantes registrados previamente en dichos grupos. Esto permite revisar la información antes de proceder con la asignación de los aspirantes.
En esta sección se muestra el listado de los aspirantes disponibles para la asignación al curso propedéutico de acuerdo a los criterios de búsqueda ingresados. En este listado es posible observar el número de solicitud, el nombre completo y la carrera a la que pertenecerán los aspirantes. Además, es posible ver en la ultima columna un recuadro, el cual al ser seleccionado marcará al aspirante para ser asignado.
La asignación de los aspirantes disponibles al curso propedéutico se puede realizar de dos diferentes maneras: de forma manual asignando a los aspirantes de uno a uno o por grupo desde el apartado Asignación de aspirantes para curso propedéutico, o bien, de forma masiva o en bloque a través de un archivo con extensión CSV con la relación de los aspirantes.
Para asignar los aspirantes ya sea de uno a uno, o por grupo de forma manual, se ingresarán los datos correspondientes en el formulario Asignación de aspirantes para curso propedéutico.
Si la asignación se llevará a cabo de forma individual, es decir, de aspirante por aspirante, se realizará la selección de los campos siguientes:
Carrera: este campo es opcional a seleccionar para la búsqueda del aspirante, y se puede elegir la opción Todas, o bien elegir solo alguna carrera en específico.
Periodo de fichas: se seleccionará el periodo de fichas en que se registraron los aspirantes.
Periodo del propedéutico: se seleccionará el periodo para el cual se creó el curso propedéutico.
Número de solicitud: se ingresará el número de solicitud del aspirante a realizar la asignación.
Nombre: se ingresará el nombre del aspirante a realizar la asignación.
Apellidos: se ingresarán los apellidos del aspirante a realizar la asignación.
Una vez llenos los campos, se seleccionará el botón Buscar. Con ello, la plataforma mostrará el aspirante correspondiente a la búsqueda realizada.
En caso de que la asignación se requiera realizar de forma grupal, el proceso será el mismo que se describió anteriormente, con la única diferencia de que se omitirán los tres últimos campos (número de solicitud, nombre y apellidos).
Una vez que se realizó la búsqueda de los aspirantes, se ubicará el formulario Variables para la asignación. En este formulario, se llevará a cabo la elección del grupo del curso propedéutico al cual se va asignar ya sea el aspirante, o el grupo de aspirantes seleccionados.
Ya que se seleccionó el grupo de curso propedéutico, se procede con la asignación del aspirante o los aspirantes del listado que se muestra en la parte inferior del formulario. Para asignar a un aspirante a un grupo, es necesario marcar el recuadro de la columna del extremo derecho correspondiente a la fila del aspirante elegido.
En caso de ser todo aspirante mostrado en el listado, se podrá seleccionar el recuadro de cada uno de los aspirantes, o bien, marcando el recuadro que se encuentra en el título de la columna Todos.
Al marcar la casilla ubicada en el encabezado de la columna, únicamente se seleccionarán las casillas de los aspirantes visibles en el listado actual. No se marcarán automáticamente las casillas de los aspirantes en otras páginas del listado.
Por ello, si el listado de aspirantes está distribuido en varias páginas, será necesario navegar entre la paginación en la parte inferior y marcar la casilla en cada una de las páginas generadas para asegurar la asignación de todos los aspirantes deseados.
Una vez que se tienen marcados los aspirantes que se requieren asignar, se seleccionará el botón Asignar. Esto registrará a los aspirantes en el grupo elegido y la plataforma mostrará un mensaje indicando si los aspirantes fueron asignados correctamente.
Con esta selección, la plataforma notificará si la asignación de los aspirantes al curso propedéutico se realizó de forma correcta.
Esta asignación de aspirantes a sus respectivos grupos de curso propedéutico, se puede observar al acceder al apartado de Grupos del curso propedéutico. En este apartado, si se selecciona el botón Aspirantes se mostrará la lista de aspirantes que se han asignado a los grupos.
La asignación de aspirantes de forma masiva o en bloque, se realiza a través de un archivo CSV. Para ello, se debe seleccionar el botón Importar del formulario Asignación de aspirantes para curso propedéutico.
Esto, abrirá una nueva pantalla donde se muestra otro formulario en el cual se cargará el archivo CSV. Para ello, es primordial contar con el archivo CSV, el cual debe contener lo siguiente: el número consecutivo del aspirante registrado, la carrera, el número de solicitud, el apellido paterno, el apellido materno, el nombre del aspirante, el estatus y el grupo al cual será asignado.
Esta estructura se puede observar debajo del formulario para la asignación con algunas recomendaciones para el correcto funcionamiento de la plataforma.
Una forma de generar este archivo, es a través de una hoja de cálculo de excel. En esta hoja de cálculo se ingresarán los datos como se mencionó anteriormente, teniendo en cuenta lo siguiente:
Ninguna columna debe contener títulos.
La tercera columna o la columna C deberá corresponder al número de solicitud.
La octava columna o la columna H deberá corresponder al nombre del grupo al que se asignará el aspirante. Es importante tener en cuenta que el listado de aspirantes debe tener el mismo grupo asignado dentro del archivo.
El orden recomendado para ingresar la información en el archivo es: [Número consecutivo, Carrera, Número de solicitud, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre, Estatus, Grupo].
Es importante que al momento de guardar el archivo se seleccione la opción Valores separados por comas (CSV).
También es posible generar este archivo en cualquier editor de texto, siguiendo la misma estructura, pero con los valores separados por comas, ya que cada línea del archivo corresponde a una fila de la tabla, y cada valor (o campo) está separado por comas, de ahí su nombre. En seguida se muestra un ejemplo de un archivo CSV de referencia.
Una vez que se tiene el archivo CSV con la información requerida, se seleccionará el botón Seleccionar archivo del formulario Asignar aspirantes desde un archivo CSV y se cargará el archivo a la plataforma. Posteriormente, se seleccionarán los campos siguientes:
Periodo: se seleccionará el periodo escolar para el cual se programó el curso propedéutico.
Periodo de propedéutico: se seleccionará de la lista desplegable el periodo propedéutico para el cual se realizará la asignación de los aspirantes.
Finalmente, se seleccionará el botón Importar. Con ello se asignarán los aspirantes a los grupos especificados y la plataforma notificará si hubo errores en la asignación mediante el empleo del archivo CSV.
Esta asignación de aspirantes a sus respectivos grupos de curso propedéutico, se puede observar al acceder al apartado de Grupos del curso propedéutico. En este apartado, si se selecciona el botón Aspirantes se mostrará la lista de aspirantes que se han asignado a los grupos.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te explicamos el proceso de asignación de aspirantes a un grupo para el curso propedéutico. Te mostramos cómo este proceso se realiza de manera manual, es decir, aspirante por aspirante, o bien, por bloque de aspirantes a través de un archivo CSV.
Al seleccionar el botón Gestión de grupos del formulario Variables para la asignación, se abrirá el apartado donde se llevó a cabo la gestión de los mismos.
Para conocer a detalle del proceso de gestión de grupos de curso propedéutico, accede al siguiente enlace: .
Para conocer más información al respecto, ingresa a la sección funcionalidades complementarias del siguiente apartado: .
Para conocer más información al respecto, ingresa a la sección Funcionalidades complementarias del siguiente enlace: .
