Asignación de Aulas
Asignación de aulas para examen de nuevo ingreso.
Si al configurar el Periodo de Fichas para nuevo ingreso se seleccionó la opción de examen presencial, será necesario realizar la asignación de aulas donde los aspirantes presentarán su examen de admisión.
Si deseas conocer el proceso completo de nuevo ingreso en MindBox visita Nuevo Ingreso.
La asignación de aulas sirve para organizar y programar los espacios físicos de la institución donde se llevarán a cabo los exámenes de admisión.
Se recomienda realizar la asignación de aulas en una fecha cercana a la fecha programada para el examen de admisión, de esta manera se tendrán un número de aspirantes más cercano al total de aspirantes que se registrarán, y así podremos darnos una idea más clara de cómo realizar una mejor y más eficiente asignación de las aulas. Para conocer la cantidad de aspirantes registrados, visite Gestión de aspirantes.
Para asignar aulas para la aplicación del examen nos dirigiremos al menú Aspirantes > Configuración > Asignación aulas.
En este menú tendremos acceso a la pantalla de Asignación de Aulas, aquí seleccionaremos el periodo escolar para el cual realizaremos la asignación de aulas y daremos clic al botón Filtrar.
Al dar clic en el botón Filtrar, la plataforma nos mostrará un nuevo formulario que nos permitirá programar las aulas, así como un listado de las aulas que ya han sido asignadas.
Nueva asignación de aula para examen de nuevo ingreso
Para realizar una asignación de aula llenaremos el formulario de programar aula que nos aparece en la pantalla de Asignación de Aulas. Los datos que debemos llenar en el formulario son los siguientes:
Carrera: carrera a la cual se le asignará un aula, esto quiere decir que los estudiantes de esta carrera presentarán su examen en el aula que será asignada en los campos siguientes.
Aula / Capacidad: aula asignada para que los estudiantes de la carrera seleccionada realicen su examen de admisión.
Lugares disponibles: indicaremos la cantidad de lugares disponibles para realizar el examen en el aula seleccionada, el número no necesariamente debe coincidir con la capacidad del aula indicada en el campo anterior.
Una vez lleno el formulario con los datos mencionados debemos dar clic en el botón Guardar. La plataforma nos informará si el guardado se realizó correctamente, de ser así nuestra aula asignada aparecerá en el Listado de aulas asignadas, además para los aspirantes de la carrera indicada se podrá seleccionar el aula asignada.
Este proceso se deberá realizar para todas las carreras hasta cubrir la demanda de las solicitudes recibidas.
Es importante mencionar que las aulas serán asignadas a los estudiantes de manera automática en el momento en que se les asigne un folio del examen. El aula será asignada a cada aspirante de acuerdo a la carrera que seleccionó.
Listado de aulas asignadas
En la pantalla de Asignación de Aulas, aparecerá una tabla con el listado con las aulas que han sido asignadas en el periodo seleccionado. Cada una de las aulas asignadas tendrá los siguientes datos:
Aula: aula asignada.
Capacidad: capacidad del aula asignada.
Carrera: carrera a la cual fue asignada el aula.
Periodo: periodo para el cual se realizó la asignación del aula.
Lugares: cantidad de lugares disponibles que se configuraron durante la asignación del aula.
Registrados: cantidad de aspirantes registrados que han sido asignados a esta aula mediante el proceso de Asignación de folios de examen.
Cada una de las asignaciones de aula realizadas tendrá los botones de acción:
Acciones: desplegará una lista con la opción de editar y borrar la asignación de aula.
Descargar: descargará un archivo xlsx con una lista de los aspirantes registrados que fueron asignados a esa aula para su examen de admisión.
Editar asignación de aula
Si deseamos editar un aula asignada será necesario ubicar el aula a editar en el Listado de aulas asignadas y dar clic en el botón Acciones y después en Editar.
Lo anterior llenará el formulario de programar aula con los datos del aula que queremos editar, solo será posible editar la cantidad de lugares disponibles, una vez modificada la cantidad de lugares daremos clic en el botón Guardar.
En caso de querer cambiar el aula o la carrera, se deberá borrar la asignación y se deberá crear una nueva con los datos que se requiera.
Eliminar asignación de aula
Para eliminar una asignación de aula, ubicaremos el la asignación en el Listado de aulas asignadas y daremos clic en el botón Acciones de la asignación de aula correspondiente y seleccionaremos la opción Eliminar.
La plataforma nos notificará que el aula se eliminó de manera correcta y ya no será visible en el listado de aulas asignadas.
Importante: tener cuidado al eliminar una asignación de aula, ya que la plataforma no pedirá confirmación y la eliminará instantáneamente.
La plataforma no validará que el aula asignada no tenga aspirantes registrados al momento de borrarla, por tal motivo se recomienda verificar que la asignación que se desee eliminar sea la correcta.
En caso de eliminar una asignación que ya tenga aspirantes registrados, a dichos aspirantes se les eliminará el aula asignada para su examen, y se les deberá asignar manualmente una nueva aula.
Video tutorial
En el siguiente video te mostraremos cómo asignar aulas para el examen de admisión de tu institución. También te mostraremos cómo editar, eliminar y descargar la información relacionada con estas asignaciones.
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