Asignación de folios de examen

Registro de folios de examen

Si al configurar el Periodo de Fichas para nuevo ingreso se seleccionó la opción de examen presencial, será necesario registrar los folios del examen para los aspirantes.

Si deseas conocer el proceso completo de nuevo ingreso en MindBox visita Nuevo Ingreso.

Antes de realizar la asignación de folios de examen a los aspirantes debemos asegurarnos de que los pagos de ficha de los aspirantes se encuentren liberados, si tu institución recibe pagos a través de referencia bancaria, el departamento de recursos financieros deberá liberar los pagos manualmente, en el caso de los pagos realizados a través de MindBox Pay estos se liberarán automáticamente.

Para liberar los pagos de fichas de los aspirantes consulte Liberación de pagos.

Para realizar el registro de folios de examen a los aspirantes, debemos acceder al menú Aspirantes > Proceso de ingreso > Listado de aspirantes. En esta pantalla de administración de aspirantes nos aparecerá un formulario de filtrado, las demás opciones que se muestran en esta pantalla se explican en la sección Gestión de aspirantes.

En este formulario debemos seleccionar el periodo escolar para el cual generaremos los folios y daremos clic al botón Filtrar, de esta manera nos aparecerá un listado de todos los aspirantes registrados en el periodo seleccionado.

MindBox permite realizar el registro de folios para examen de dos maneras, una a través de archivo .csv que contenga la relación de los aspirantes con su folio y otra forma donde se podrá registrar el folio por cada aspirante de manera individual. En seguida explicaremos ambas formas.

Te recordamos que una vez que registres los folios para el examen de tus aspirantes, la plataforma asignará un aula a cada uno de manera automática, esto de acuerdo a la carrera seleccionada por el aspirante y a la asignación de aulas que se haya realizado en la sección Asignación de Aulas.

Antes de asignar los folios debemos asegurarnos que la cantidad de aulas asignadas sea suficiente para la cantidad de aspirantes de cada carrera. De lo contrario no se podrán asignar las aulas de manera automática y los aspirantes que queden sin aulas asignadas no se les podrá asignar un folio.

Registro de folios de examen por CSV

La primera forma de registrar folios que explicaremos es el registro de folios por bloque mediante la carga de un archivo CSV que contenga la relación de los aspirantes con su folio. Este método permite registrar múltiples folios al mismo tiempo y te ayudará a reducir tiempo y esfuerzo.

Para acceder al registro de folio por bloque mediante CSV, debemos dar clic al botón Registrar examen que aparece en la parte inferior del formulario de administración de aspirantes.

Te recordamos que un archivo CSV (Comma-Separated Values) es un tipo de documento de texto plano que utiliza una estructura específica para organizar los datos tabulares (en forma de tabla). Cada línea del archivo corresponde a una fila de la tabla, y cada valor (o campo) está separado por comas, de ahí su nombre.

Al dar clic al botón de Registrar examen nos aparecerá un nuevo formulario llamado registro de folios de examen, en este debemos corroborar que el periodo escolar sea el correcto y debemos subir el archivo CSV con la relación de los aspirantes y los folios de examen que les serán asignados. Dicho archivo deberá contener dos columnas sin cabecera:

• Primera columna: deberá contener el núimero de solicitud del aspirante.

• Segunda columna: número de folio del examen (9 caracteres).

Podemos descargar un ejemplo de archivo desde el link llamado Decargar archivo de ejemplo o podemos visualizar la estructura dando clic en el botón Ver estructura de ejemplo.

En seguida te mostramos un ejemplo de cómo debería lucir el archivo con extensión .csv para el registro de folios desde un editor de texto y desde una hoja de cálculo.

Es importante que consideres que a los aspirantes que no tengan registrado su pago de ficha no se les podrá asignar un folio.

Recuerda que NO se deben incluir las cabeceras/nombres de columnas en el archivo CSV, ya que al procesar el archivo la plataforma lo tomaría como un registro más.

Un vez seleccionado el periodo y cargado el archivo CSV, daremos clic en el botón Cargar. Con esto la plataforma nos mostrará un mensaje de éxito en caso de que se haya cargado correctamente el archivo y nos mostrará una tabla con los registros cargados, dicha tabla contendrá dos columnas:

• Número de solicitud: número de solicitud del aspirante.

• Resultado: este valor nos indica si se ha asignado correctamente un folio de examen o no. En caso de que se haya asignado correctamente nos mostrará el mensaje "Folio de examen registrado correctamente", de lo contrario nos mostrará el mensaje "El aspirante no existe o no tiene su pago de ficha registrado".

Existen diferentes motivos por los cuales no se le haya asignado un folio de examen a un aspirante, en seguida te mencionamos algunas posibles causas:

Causa 1: que el aspirante no tiene su pago registrado (no ha sido liberado).

Solución: si el estudiante ya realizó su pago se deberá liberar, en la sección te mostramos cómo realizarlo.

Causa 2: que el aspirante al que se le intenta asignar un folio no exista. Solución: verificar que el número de solicitud del aspirante sea el correcto. Causa 3: que no haya lugares disponibles en las aulas correspondientes a la carrera seleccionada por el aspirante. Solución: asignar más aulas para la carrera seleccionada por los aspirantes a los que no se le asignó el folio, o incrementar el número de lugares disponibles en las aulas que ya están asignadas. En la sección Asignación de Aulas te mostramos cómo realizarlo.

Para comprobar que los folios han sido asignados correctamente nos iremos nuevamente al listado de aspirantes en el menú Aspirantes > Proceso de ingreso > Listado de aspirantes.

Registro individual de folios de examen

El registro o asignación de folios de examen en MindBox se puede realizar tanto por bloque como se mencionó en la sección anterior Registro de folios de examen por CSV, como por cada uno de los aspirantes registrados, para hacerlo de manera individual, nos dirigimos al menú Aspirantes > Proceso de ingreso > Listado de aspirantes y ubicaremos el aspirante al cual deseamos asignar un folio de examen, desde aquí también podremos ver y editar el aula que le fue asignada al aspirante para realizar su examen.

Daremos clic en el botón Acciones y luego a la opción Asignar folio y aula del aspirante al cual deseamos asignar un folio.

Al dar clic en la opción Asignar folio y aula la plataforma nos mostrará un formulario con dos campos donde podremos realizar la asignación un folio de examen (9 caracteres) y podremos ver y modificar el aula que le fue asignada al aspirante. Recordemos que la plataforma asignará automáticamente un aula al aspirante de acuerdo a la disponibilidad de las aulas configuradas en Asignación de Aulas.

Una vez asignado el folio de examen al aspirante, daremos clic en el botón Guardar. La plataforma nos informará si el folio de examen fue asignado correctamente.

Recordemos que si el aspirante no tiene su pago liberado y su aula asignada, no se le podrá asignar un folio de examen.

Si no aparece un aula asignada al aspirante para su examen, quiere decir que no hay espacios disponibles en las aulas asignadas para la carrera que seleccionó el aspirante o que no se ha realizado la asignación de aulas para dicha carrera. Para conocer más a detalle la asignación de aulas para examen podemos visitar Asignación de Aulas.

Video tutorial

En el siguiente video, te mostramos cómo asignar folios del examen de admisión a tus aspirantes en caso de que tu institución ofrezca examen presencial. Te explicaremos cómo realizar esta asignación de folios de examen de manera individual o por bloque de aspirantes.