Periodo de Fichas
Configuración del periodo de fichas para aspirantes.
Última actualización
Configuración del periodo de fichas para aspirantes.
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El primer paso para una correcta configuración del proceso de nuevo ingreso es la configuración del periodo de fichas.
Si deseas conocer el proceso completo de nuevo ingreso en MindBox visita Nuevo Ingreso.
El periodo de fichas se refiere al periodo en el que será posible que los aspirantes accedan a la plataforma para generar una solicitud de ingreso y posteriormente generar una ficha para examen.
Nota: El periodo de fichas se crea de manera automática al configurar el nuevo periodo escolar. Este se creará con el mismo nombre del periodo escolar.
En este primer paso configuraremos si se contará con un examen presencial o no, esto definirá los pasos siguientes en la configuración de nuevo ingreso. Si tienes dudas sobre el proceso consulta los pasos en Nuevo Ingreso.
Para acceder a configurar el periodo de fichas debemos ir al menú Aspirantes > Configuración > Periodo de fichas.
Desde aquí podrás ver un listado con los periodos de fichas creados. Cada uno con los siguientes datos:
Año: año de creación del periodo.
Nombre: nombre heredado del periodo escolar en el que se haya configurado.
Fecha de inicio: fecha de inicio de periodo de fichas.
Fecha de término: fecha de inicio de periodo de fichas.
También aparecerá un botón de acción Editar por cada periodo de nuestra lista.
Importante: el periodo de fichas corresponde al periodo en el que se realizarán las solicitudes de fichas y no al periodo proyectado para nuevo ingreso. Por ejemplo un aspirante selecciona fichas durante el periodo enero/junio para ingresar al periodo agosto/diciembre.
Para configurar el periodo de fichas que deseamos, basta con ubicarlo en este listado de periodos de fichas y dar clic al botón Editar del periodo correspondiente. Eso nos abrirá una nueva pantalla como la siguiente.
Dicha pantalla se divide en dos partes, la primera parte donde nos aparecerá un formulario en el cual configuraremos todos los datos de nuestro periodo de fichas y una segunda parte donde indicaremos que carreras estarán abiertas o cerradas para su selección, así como los lugares que habrá disponibles para cada una.
Los campos a configurar en el formulario son los siguientes:
Inicio de fichas: fecha de inicio de periodo de fichas en la cual los aspirantes podrán entrar a solicitar una ficha.
Término de fichas: fecha límite en la cual los aspirantes podrán entrar a solicitar una ficha.
Fecha de aplicación del examen: fecha en la cual se presentarán los aspirantes a aplicar el examen de admisión.
Hora de aplicación del exámen: fecha en la cual se presentarán los aspirantes a aplicar el examen de admisión.
Fecha límite de pago: la fecha límite que tienen los aspirantes para realizar su pago de ficha.
Examen presencial: permite configurar si el examen será presencial o no. Se elegirá No en caso de que el examen sea en línea o que no se requiera examen. La configuración de este campo definirá que acciones se deberán realizar. Cuando la opción Examen presencial se configura en Si, será necesario realizar la configuración de los pasos a seguir para los aspirantes, la asignación de aulas, el registro folios del examen y la impresión de fichas. Dichos procesos los explicaremos en las secciones siguientes. En el caso de elegir examen No presencial (No) las configuraciones mencionadas no serán necesarias, por lo tanto se ocultarán todas las opciones referentes a la asignación de aula, folios de examen e impresión de fichas en en el perfil del administrador.
Las fechas del periodo de fichas pueden ser modificadas sin que afecten las fechas del periodo escolar, ya que las fechas son independientes entre sí. Los aspirantes podrán solicitar fichas únicamente durante el periodo de fechas establecido. Fuera de ese rango de tiempo, el acceso para solicitar fichas estará inhabilitado.
El apartado de las carreras disponibles para el periodo de fichas encontraremos una tabla donde cada una de las filas corresponderá a una carrera, cada una de las carreras tendrá dos campos a configurar:
Estatus: es estatus de la carrera en este periodo de fichas, define si una carrera esta abierta o cerrada , es decir si aparecerá a los aspirantes para ser seleccionada o no.
Total de lugares: la cantidad de lugares(fichas) disponibles para cada carrera, esta puede ser limitada o ilimitada.
Para configurar la cantidad de fichas como ilimitada en alguna de las carreras activas, en la casilla de total de lugares, debemos colocar un 0.
En caso de que elijamos una cantidad limitada de lugares(fichas), bastará con introducir la cantidad. En este caso los aspirantes podrán seleccionar una carrera siempre y cuando esta aún tenga fichas disponibles. Al realizar su pago, el aspirante podrá ver junto con sus datos para realizar su pago, cuántos lugares quedan disponibles en la carrera que seleccionó. En este caso es importante que el aspirante realice su pago lo más pronto posible, ya que el solo registrarse no garantiza su lugar.
Una vez que terminemos de configurar los datos y las carreras disponibles del periodo de fichas debemos guardar la configuración dando clic al botón Guardar.
Una vez configurado el periodo de fichas será necesario configurar los conceptos de pago y montos, para que de esta manera los aspirantes puedan realizar el pago de su ficha de nuevo ingreso. Para configurar el concepto de pago para Fichas de nuevo ingreso y sus montos iremos al menú Pagos > Configuración > Conceptos.
En esta pantalla daremos clic al botón Nuevo y llenaremos tanto los datos correspondientes a nuestro concepto de pago, como los montos del concepto.
Datos del concepto de pago: Tipo de pago(se deberá especificar el tipo Fichas), Descripción del pago, Clave de movimiento, Carrera / Retícula, Estatus, Porcentaje de avance reticular.
Montos del concepto: Monto General, Monto modalidad abierto, Monto modalidad distancia, Monto postgrado, Clave general, Clave modalidad abierto, Clave modalidad a distancia y Clave postgrado.
Una vez llenos los campos, daremos clic al botón Guardar.
Si se desea conocer más detalles sobre cómo configurar los conceptos de pago para Fichas visite la sección Conceptos de Pago.
Una vez configurado el periodo de fichas, las carreras y los conceptos para fichas los aspirantes podrán acceder al sistema a solicitar su ficha y llenar su solicitud, esto siempre y cuando se encuentren dentro de las fechas programadas durante la configuración del periodo de fichas.
En seguida dejamos un video tutorial en el cual te mostramos de manera sencilla cómo configurar el periodo de fichas para examen de admisión. También te mostramos cómo establecer la configuración para un examen presencial y no presencial.
