Cierre Académico
El cierre académico en MindBox es un proceso fundamental que marca la conclusión de un periodo escolar y prepara la plataforma para el inicio del siguiente. Durante este proceso, la plataforma ejecuta automáticamente diversas acciones, como la generación de estadísticas académicas, la consolidación de documentación oficial y el almacenamiento de la información histórica del periodo concluido. Esto garantiza que los datos queden correctamente resguardados para futuras consultas y que el siguiente periodo escolar se encuentre listo para operar.
Para realizar un cierre de periodo correctamente, es necesario considerar una serie de actividades previas que aseguren que la información académica y administrativa se encuentre completa. Entre ellas se encuentran la generación de actas finales, la captura y revisión de calificaciones, la entrega de documentación a las áreas correspondientes, la actualización de registros académicos y la planeación del siguiente periodo escolar.
Importante: el cierre de periodo debe ser el último proceso que se realice antes de cambiar al siguiente periodo escolar. Por ello, se recomienda efectuar el cierre académico al menos uno o dos días antes del inicio del nuevo periodo. De esta manera, se contará con un margen de tiempo suficiente para repetir el proceso en caso de presentarse algún inconveniente o requerirse alguna corrección antes de la apertura del siguiente ciclo.
Una vez concluidas las actividades previas podrá iniciarse el proceso. Para ello, diríjase al menú Escuela > Fechas > Cierre académico.
Al acceder al apartado Cierre académico, la plataforma mostrará un formulario desde el cual será posible seleccionar el periodo escolar para el que se realizará el cierre de periodo. Para iniciar el proceso, seleccione el periodo correspondiente del listado y, posteriormente, haga clic en el botón Gestionar cierre.
Con esta selección, la plataforma mostrará dos secciones en la parte inferior del formulario principal. La primera permite revisar el estado de los procesos relacionados con la captura de calificaciones, la inscripción de estudiantes antes de realizar el cierre de periodo. La segunda contiene el formulario desde el cual será posible ejecutar el proceso de cierre académico una vez verificado que las condiciones requeridas se han cumplido.
Validación de procesos previa al cierre
Antes de ejecutar el cierre de periodo, es recomendable verificar que los procesos de captura de calificaciones e inscripción de estudiantes se hayan concluido correctamente. Para ello, en la segunda sección Revisión recomendada antes del cierre, seleccione el botón Revisar detalles.
Al seleccionar esta opción, la plataforma mostrará una pantalla con la información necesaria para identificar posibles incidencias que deban corregirse antes de ejecutar el cierre académico. En la parte superior de esta ventana se indicará el periodo escolar para el cual se está realizando la revisión.
La sección de validación se divide en dos pestañas: Docentes sin registrar calificaciones y Estudiantes sin finalizar inscripción. En ambas pestañas se mostrará, junto a su nombre, la cantidad de docentes o estudiantes que presentan incidencias, según corresponda.
Docentes sin registrar calificaciones
La pestaña Docentes sin registrar calificaciones muestra el listado de los docentes que aún tienen grupos con calificaciones pendientes de registrar. Un grupo aparecerá en este listado cuando al menos un estudiante con inscripción finalizada no tenga registrada su calificación.
Para cada registro se mostrará la siguiente información:
RFC del docente.
Nombre completo del docente.
Área académica a la que pertenece.
Número de grupos con calificaciones pendientes.
Si existen registros en esta pestaña, será necesario notificar a los docentes correspondientes para que completen la captura de las calificaciones antes de continuar con el cierre de periodo.
Estudiantes sin finalizar inscripción
La pestaña Estudiantes sin finalizar inscripción muestra el listado de los estudiantes que no concluyeron correctamente su proceso de inscripción; es decir, aquellos que no seleccionaron el botón Registrar horario al finalizar dicho proceso.
Para cada estudiante se mostrará la siguiente información:
Número de matrícula.
Nombre completo del estudiante.
Número de materias con inscripción pendiente.
Carrera a la que pertenece.
Es importante considerar que las materias cuyo estatus sea diferente de I (Inscripción) no aparecerán en las listas definitivas del docente y, por lo tanto, no podrán recibir calificación.
Si existen estudiantes en este listado, el personal autorizado deberá completar su proceso de inscripción antes de ejecutar el cierre de periodo. Asimismo, los docentes deberán registrar las calificaciones correspondientes de aquellos estudiantes que, una vez finalizada su inscripción, queden pendientes de evaluación.
Una vez corregidas todas las incidencias y verificado que no existen docentes con calificaciones pendientes ni estudiantes sin finalizar su inscripción, seleccione el botón Regresar al cierre para continuar con la ejecución del cierre académico.
Ejecución del cierre de periodo
El cierre académico es el proceso mediante el cual la plataforma consolida la información del periodo escolar y actualiza los registros académicos de los estudiantes.
Antes de ejecutarlo, es indispensable verificar que todas las actividades del periodo hayan concluido correctamente, como la captura y revisión de calificaciones, la finalización de las inscripciones y cualquier otro proceso académico o administrativo relacionado.
Importante: el cierre académico debe ejecutarse una sola vez por cada periodo escolar. Si por alguna razón no se realizó oportunamente, aún será posible ejecutarlo siempre que la fecha actual se encuentre dentro del periodo que se desea cerrar.
En caso de encontrarse en un periodo posterior, será necesario ajustar temporalmente las fechas del periodo pendiente para que la fecha actual quede comprendida dentro de su vigencia y, posteriormente, realizar el cierre.
El formulario de ejecución del cierre muestra la información general del periodo escolar que será cerrado, incluyendo el nombre del periodo y sus fechas de inicio y término. Asimismo, presenta el listado de los procesos que se ejecutarán durante el cierre académico.
De forma predeterminada, todos los procesos aparecerán habilitados para su ejecución. No obstante, la plataforma permite activar o desactivar cada uno de ellos de manera independiente, marcando o desmarcando la casilla correspondiente, según las necesidades del proceso.
Para realizar un cierre completo de periodo, únicamente verifique que todos los procesos se encuentren seleccionados. De esta forma, la plataforma ejecutará todas las acciones necesarias para consolidar la información del periodo escolar y preparar el sistema para el inicio del siguiente.
A continuación, se describe la función de cada uno de los procesos que integran el cierre académico.
1 - Historial de calificaciones
Se transfiere al historial académico las calificaciones finales registradas por los docentes para cada estudiante.
2 - Cálculo de promedios y créditos
Calcula los promedios generales y actualiza los créditos cursados y aprobados de cada estudiante con base en su historial académico.
3 - Actualización de egresados
Actualiza el estatus a Egresado de los estudiantes que hayan acreditado el 100 % de los créditos establecidos en su plan de estudios.
4 - Actualización del semestre
Actualiza el semestre de los estudiantes cuando corresponda, de acuerdo con el tipo de periodo escolar.
Importante: durante los periodos de verano, la plataforma identifica automáticamente el tipo de periodo escolar y no incrementa el semestre de los estudiantes, aunque este paso permanezca seleccionado.
Asimismo, si este proceso ya fue ejecutado para el mismo periodo escolar, el semestre no volverá a actualizarse.
5 - Actualización del estatus
Actualiza el estatus académico de los estudiantes, aplicando las bajas correspondientes por cursos especiales reprobados o por exceder el número máximo de semestres permitido.
Una vez verificado que todos los procesos requeridos para el cierre de periodo se encuentran seleccionados, seleccione el botón Ejecutar cierre, ubicado en la parte inferior derecha del formulario, para iniciar la ejecución del cierre académico.
Con esta selección, la plataforma iniciará la ejecución del cierre académico y mostrará el progreso de cada una de las operaciones en tiempo real.
Una vez concluido el proceso, se presentará un resumen con el resultado de cada uno de los pasos ejecutados y un mensaje indicando que el cierre de periodo se completó correctamente. De esta forma, la plataforma estará lista para iniciar el nuevo periodo de manera ordenada y sin inconsistencias.
Errores comunes al ejecutar un cierre completo
Aunque el proceso de cierre académico se realiza de forma automática, es posible que se presenten inconvenientes si alguno de los procesos previos no se ha completado correctamente o si el cierre se ejecuta sin realizar las validaciones necesarias. Estas situaciones pueden ocasionar inconsistencias en la información académica y administrativa del periodo escolar.
En este apartado se describen los errores más frecuentes que pueden presentarse durante la ejecución de un cierre completo, así como las recomendaciones para identificarlos y resolverlos antes de continuar con el proceso.
ERROR 1: Ejecutar el cierre completo si ya inicio el nuevo periodo
Si el siguiente periodo escolar ya se encuentra activo y aún no se ha realizado el cierre del periodo anterior, será necesario reactivar temporalmente el periodo pendiente para poder ejecutar su cierre.
Los periodos se activan y desactivan automáticamente de acuerdo con las fechas de inicio y término configuradas durante su registro. Para reactivar un periodo anterior, primero deberá desactivarse el periodo actual ajustando temporalmente las fechas de ambos periodos.
Es muy importante no ejecutar un cierre completo mientras el nuevo periodo permanezca activo, ya que esto provocará que el cierre se aplique al periodo actual, generando inconsistencias en la información académica que podrían ser difíciles de corregir.
Para realizar correctamente el cierre de un periodo anterior, siga estos pasos:
Desactive temporalmente el periodo actual. Modifique la fecha de inicio del periodo en curso para que la fecha actual quede fuera de su vigencia. De esta manera, la plataforma lo desactivará automáticamente.
Ejemplo: Si el periodo actual inicia el 6 de enero y la fecha de hoy es 11 de enero, cambie la fecha de inicio a dos o tres días posteriores al 11 de enero.
Reactive el periodo anterior. Modifique la fecha de término del periodo anterior para que la fecha actual quede comprendida dentro de su vigencia, procurando que continúe siendo anterior a la fecha de inicio del periodo actual.
Ejemplo: Si el periodo anterior finaliza el 20 de diciembre y hoy es 11 de enero, ajuste la fecha de término al 12 de enero o a una fecha posterior, siempre que permanezca antes de la fecha de inicio del periodo actual.
Una vez reactivado el periodo anterior, ejecute el cierre académico correspondiente.
Al finalizar el cierre, restablezca las fechas originales de ambos periodos para que el periodo actual vuelva a quedar activo.
Importante: Si el cierre académico se ejecutó por error sobre el nuevo periodo escolar, comuníquese con el equipo de soporte dentro de las dos horas siguientes, indicando lo sucedido. Esto permitirá brindar atención inmediata y reducir el riesgo de inconsistencias, pérdida de información o afectaciones en los registros académicos.
ERROR 2: Ejecutar el cierre completo con detalles pendientes
Si se ejecuta el cierre de periodo cuando aún existen procesos académicos pendientes, pueden generarse inconsistencias en la información académica de la plataforma. Esta situación suele presentarse cuando el cierre se realiza antes de que los docentes concluyan la captura de calificaciones o cuando existen estudiantes que no han finalizado correctamente su inscripción.
Para evitar este inconveniente, antes de ejecutar el cierre seleccione el botón Revisar detalles, ubicado en la sección Revisión recomendada antes del cierre, y verifique que no existan incidencias pendientes.
Revise la información mostrada en cada una de las pestañas y, en caso de detectar algún registro, realice las acciones correspondientes antes de continuar con el cierre:
Docentes sin registrar calificaciones: confirme que todos los docentes hayan registrado las calificaciones finales de sus grupos.
Estudiantes sin finalizar inscripción: verifique que todos los estudiantes hayan concluido correctamente su proceso de inscripción mediante la selección del botón Registrar horario. Si existen estudiantes pendientes, será necesario habilitar nuevamente su periodo de inscripción para que completen el proceso.
Una vez corregidas las incidencias detectadas, ejecute nuevamente el cierre de periodo, verificando que el nuevo periodo escolar no se encuentre activo. Si ya está activo, siga el procedimiento descrito en el Error 1. Ejecutar el cierre completo si ya inicio el nuevo periodo.
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