Autorizaciones Académicas

Durante el proceso de inscripciones, las autorizaciones académicas juegan un papel fundamental en la selección de materias al permitir la realización de acciones específicas por parte del personal administrativo o autorizado.

Estas autorizaciones son herramientas que otorgan permisos para llevar a cabo diversas acciones dentro de MindBox, tales como desbloquear retículas, registrar materias fuera de periodo, entre otras. Su correcto uso y gestión garantizan un proceso de selección de materias eficiente y sin contratiempos, contribuyendo así a la experiencia académica de los estudiantes y al funcionamiento general de la institución.

Para poder llevar a cabo dichas autorizaciones, nos dirigimos al menú Estudiantes > Inscripciones > Autorizaciones.

Listado de autorizaciones académicas

Al acceder a este apartado, se mostrará por defecto un listado de las autorizaciones académicas que se han registrado en la plataforma. Este listado incluye la siguiente información:

ID: identificador único asignado consecutivamente a cada autorización académica registrada en la plataforma.
Periodo: indica el período escolar al que corresponde la autorización. Muestra cuatro dígitos para el año y un dígito para el periodo, este último puede tomar el valor de 1 si el periodo en que se registró fue en enero-junio; 2 si el periodo corresponde a un curso en verano en junio-julio; y 3 si el periodo es de agosto-diciembre. Por ejemplo, el periodo 20231 indica que el periodo en que se realizó el registro de la autorización fue en el año 2023 y en el periodo de enero a junio.
Número de control: muestra la matrícula o número de identificación del estudiante al que se le otorgó la autorización.
Tipo: indica el tipo de autorización académica, el cual puede ser desbloqueo de retícula, créditos máximos o mínimos, cruce de materia y cursar materia requisitada.
Fecha: muestra la fecha y hora en la que se realizó el registro de la autorización académica.
Cantidad de créditos: muestra el número de créditos afectados por la autorización, si es que se seleccionó una autorización de tipo créditos máximos o mínimos.
Materia afectada: muestra la clave y nombre de la materia a la que se refiere la autorización si es que se seleccionó una autorización de tipo cruce de materia o cursar de materia requisitada.
Motivo: muestra la razón o justificación de la autorización que el usuario ingresó en el formulario al registrar la autorización.
Autorizó: muestra el nombre del usuario responsable de llevar a cabo la autorización académica.

Además, la plataforma brinda la posibilidad de eliminar cada autorización registrada de forma individual.

Filtrar y descargar listado

MindBox permite descargar el listado de autorizaciones académicas que se han registrado en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.

Se puede filtrar la información por periodo escolar, matrícula del estudiante, o bien, por tipo de autorización. Una vez llenados los campos requeridos, se seleccionará el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. Esta acción descargará la lista de las autorizaciones académicas completa, o bien, aquellas que cumplan con las características de los campos seleccionados.

La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de las autorizaciones académicas con su respectiva información: periodo escolar, matrícula y nombre del estudiante al que se le otorgó la autorización, semestre y carrera al que pertenece el estudiante, el tipo de autorización registrada, fecha y hora de registro, el número de créditos y la clave y nombre de la materia afectados si aplica, el motivo de la autorización y el usuario responsable de la autorización.

Tipos de autorizaciones académicas

Las autorizaciones académicas permiten flexibilizar la selección de materias, brindando a los estudiantes y el personal administrativo la posibilidad de realizar acciones específicas que de otra manera estarían restringidas. Entre los tipos de autorizaciones más comunes se encuentran:

Créditos mínimos o máximos: este tipo se utiliza para otorgar a un estudiante la posibilidad de cursar un número menor o mayor de créditos en un período escolar específico. Esto puede ser necesario para adaptar la carga académica a las necesidades individuales del estudiante.
Cruce de materia: esta autorización permite a un estudiante inscribirse en materias que tienen horarios superpuestos, lo cual normalmente está prohibido. Este se otorga cuando no hay otra opción viable para completar el plan de estudios en el período actual del estudiante.
Cursar materia requisitada: a veces, un estudiante necesita cursar una materia que tiene una materia de requisito. Esta autorización le permite inscribirse en la materia sin cumplir con los requisitos previos.
Desbloqueo de Retícula: esta autorización permite seleccionar materias que, por alguna razón, podrían estar bloqueadas en su retícula académica. Es útil en casos donde el estudiante no cuenta con los créditos suficientes para tomar una materia configurada con créditos de prerrequisito, o bien, cuando posee una materia cursada sin acreditar y que por algún motivo no pueda ser seleccionada.

Registro de autorización académica

Para llevar a cabo un nuevo registro de autorización académica, se seleccionará el botón Nueva del formulario Listar autorizaciones académicas.

Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva pantalla que mostrará el formulario para registrar una nueva autorización académica. En este formulario, se deben llenar los campos con la información correspondiente. Los campos con los que cuenta el formulario son los siguientes:

Número de control: se ingresará el número de identificación o matrícula del estudiante al que se le requiere otorgar la autorización.
Periodo: se seleccionará el período escolar al que corresponderá la autorización.

Al ingresar los datos correspondientes, la plataforma ampliará el formulario en el cual se mostrará el nombre del estudiante asociado a la matrícula ingresado; y otros campos adicionales a los cuales será necesario ingresarles la información solicitada. Los campos mostrados son los siguientes:

Tipo de autorización: se elegirá el tipo de autorización académica que se requiere asignar. Esta puede ser de desbloqueo de retícula, créditos máximos o mínimos, cruce de materia y cursar materia requisitada.
Motivo de la autorización: se ingresará la razón o justificación por la cual se requiere de dicha autorización.

Dependiendo de la selección del tipo de autorización, la plataforma ingresará un nuevo campo de datos o no, como en el caso del tipo de autorización desbloquear retícula.

Créditos mínimos/máximos:

Si se selecciona el tipo de autorización por créditos mínimos o máximos, se integrará al formulario el campo número de créditos.

En este campo se debe ingresar el número de créditos mínimos o máximos necesarios para que se pueda llevar a cabo el registro de la o las materias seleccionadas. De forma que el campo de Carga mínima/máxima permitida sea reajustado para que se pueda dar de alta e inscribir la o las materias.

Cruce de materia

Si se selecciona el tipo de autorización por cruce de materia, se integrará al formulario el campo materia afectada.

En este campo se debe seleccionar la materia cuyo horario esta superpuesto ya sea de forma parcial o completa con alguna otra previamente seleccionada. De forma que al registrar la autorización, se pueda dar de alta e inscribir la materia afectada, y el estudiante pueda cursarla aún con la superposición en sus horarios.

Materia requisitada

Si se selecciona el tipo de autorización de materia requisitada, se integrará al formulario el campo materia afectada.

En este campo se debe seleccionar la materia cuya configuración posee una materia de prerrequisito. De forma que al registrar la autorización, se pueda dar de alta e inscribir la materia afectada, y el estudiante pueda cursarla aunque no haya cursado o aprobado la materia de prerrequisito.

Desbloquear retícula

En cambio, al seleccionar el tipo de autorización de desbloquear retícula, no se integrará ningún otro campo al formulario.

Sin embargo, es fundamental tener precaución al realizar la asignación de la autorización académica de tipo desbloquear retícula, en lo que respecta a la selección de materias. Esta autorización otorga la capacidad de seleccionar cualquier materia sin algunas restricciones, lo que significa que se pueden elegir materias independientemente del periodo o cumplimiento de requisitos como créditos necesarios o prerrequisitos. Además, durante el periodo de selección de materias, esta autorización permite al estudiante realizar modificaciones en su selección sin las restricciones antes mencionadas por parte de la plataforma.

Una vez que se seleccionó el tipo de autorización académica adecuada al problema a solucionar en la selección de materias, se hará clic en el botón Guardar.

De esta forma, la plataforma indicará si la autorización se ha guardado correctamente y se podrá visualizar en el listado de autorizaciones específicas del estudiante en cuestión, debajo del formulario junto con otras autorizaciones previamente registradas para éste. Con ello, ahora será posible llevar a cabo la selección de la materia del estudiante, la cual tenia una cierta restricción y la autorización pasará a formar parte del listado de autorizaciones académicas.

Una vez que la autorización académica se ha registrado correctamente, se puede seleccionar el botón Atrás para volver al listado principal de autorizaciones, con la finalidad de verificar que se haya guardado de manera correcta.