Asignación de Puestos
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El apartado de asignación de puestos en MindBox permite gestionar de manera eficiente la estructura organizacional de la institución, asignando roles específicos al personal. A través de esta funcionalidad, los administradores pueden definir el puesto de cada miembro del equipo, ya sea docente, administrativo o de apoyo, asegurando que cada persona tenga las responsabilidades y acceso a funciones que correspondan a su cargo. Esta herramienta facilita una gestión clara y organizada del personal, optimizando el control de los roles dentro de la institución y mejorando la asignación de recursos humanos.
Cabe mencionar que, antes de proceder con la asignación de puestos, es imprescindible haber registrado previamente dicho puesto en la plataforma, así como también al personal que formará parte de tu institución. Si deseas obtener más detalles sobre el proceso de registro de puestos y empleados, te recomendamos consultar la sección correspondiente: Gestión de puestos - Registro de personal.
Para llevar a cabo la asignación de puestos en MindBox, nos dirigimos al menú Personal > Recursos humanos > Asignación de puestos.
Desde esta apartado se podrá llevar a cabo las asignaciones de puestos y visualizar el listado de asignaciones de puestos registradas en la plataforma. Además, MindBox permite la descarga del listado de asignaciones, así como también modificar o eliminar las asignaciones de puestos del personal previamente registradas.
Al ingresar a este apartado, se mostrará de manera predeterminada una lista con las asignaciones de puestos registradas en la plataforma, incluyendo tanto al personal con puestos activo como con puestos inactivos.
Para facilitar su identificación, la plataforma asigna un código de color según el estatus del puesto de cada empleado: verde para el personal con un puesto activo y rojo para el personal con un puesto inactivo. Además, se ofrecen opciones de filtrado para una búsqueda más eficiente, permitiendo localizar rápidamente a los empleados según sus datos personales.
En este listado es posible observar información relevante sobre la asignación de puestos al personal tal como el RFC, nombre completo, puesto asignado, horas asignadas al puesto, fechas de inicio y término de ocupación del puesto y fecha de ratificación.
Además, la plataforma brinda la posibilidad de modificar y eliminar la asignación del puesto de manera individual.
Filtrar y descargar personal
MindBox permite descargar información de las asignaciones de puestos registradas en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
La información se puede filtrar por RFC, nombre y apellidos del personal. Una vez seleccionados los campos requeridos, se debe seleccionar el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. En cambio, si no se tiene ningún filtro activo y se selecciona el botón Descargar, se descargará la lista completa de asignación de puestos.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de la asignación de puestos a los empleados registrados en la plataforma y su información general como el RFC, CURP, número de empleado, nombre completo, clave del puesto, horas asignadas al apuesto, fecha de ingreso y de término del puesto, fecha de ratificación del puesto, estatus del puesto (0 para inactivo y 1 para activo), nombramiento, fecha de ingreso a la subsecretaría, fecha de ingreso a gobierno, fecha de ingreso a la SEP, fecha de ingreso al plantel, domicilio, número de teléfono, género, estado civil, fecha de nacimiento, nivel de estudios, estudios, correo electrónico, estatus, departamento y academia.
Nota: es importante tener en cuenta que la cantidad de registros por archivo que puede descargar tu institución tiene un límite. Por lo que si aparece un mensaje como el siguiente al realizar una descarga de información, será necesario que se refine la búsqueda haciendo uso de los campos formulario de filtrado. De esta manera al reducir el número de registros que se descargarán, la plataforma permitirá la descarga.
Para llevar a cabo la asignación de un puesto, se seleccionará el botón Nueva asignación del formulario Asignación de puestos a personal.
Con esta selección, se mostrará un nuevo formulario donde se deberá ingresar la información correspondiente a los datos generales del puesto del personal. Dentro de los campos a llenar, se encuentran los siguientes:
Personal: en este campo se seleccionará el RFC del empleado al que se le asignará el puesto de la lista desplegable. El RFC servirá como identificador único del empleado dentro de la institución.
Puesto: aquí se seleccionará el puesto de la lista desplegable que se asignará al empleado. Este puesto puede ser académico o administrativo, dependiendo de la estructura organizacional de la institución.
Horas asignadas: este campo define la cantidad de horas que el trabajador dedicará a desempeñar las funciones del puesto asignado. Es importante especificar este valor de acuerdo con las necesidades y responsabilidades del puesto.
Fecha de inicio: se indicará la fecha a partir de la cual el trabajador comenzará oficialmente a desempeñar su nuevo puesto. Esta fecha puede coincidir con el inicio de un nuevo ciclo o periodo académico.
Fecha de término: en este campo se especifica la fecha en la cual el trabajador dejará de ocupar el puesto asignado, ya sea por término de contrato, reubicación o cualquier otro motivo institucional.
Fecha de ratificación: esta es la fecha en la que se confirma oficialmente la asignación del puesto al trabajador dentro del organigrama de la institución. Es el registro formal que garantiza que el trabajador ha sido ratificado en su nuevo rol.
Puesto activo: este campo permite definir si el puesto asignado está activo. Si el puesto está en vigencia, se marcará la casilla denominada Activo, permitiendo que el empleado asuma las funciones asociadas al puesto asignado.
Una vez llenos los campos, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si la asignación del puesto se realizó correctamente y pasará a formar parte del listado de asignaciones con un estatus activo o código de color verde.
Una vez registrada la asignación del puesto, es recomendable volver al listado de asignaciones para verificar si la asignación del puesto se registró correctamente.
Para editar los datos generales de la asignación del puesto registrado anteriormente, será necesario realizar la búsqueda del personal a modificar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene al personal en cuestión, se seleccionará el botón Editar de la fila correspondiente.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos generales de la asignación del puesto previamente ingresados, los cuales podrán ser modificados a excepción del personal y el puesto.
Una vez realizadas las modificaciones pertinentes, se seleccionará el botón Guardar. Con lo cual, la plataforma indicará si se han guardado los datos correctamente y pasará a formar parte del listado de asignaciones con las modificaciones realizadas.
Nota: es importante tener en cuenta que los campos Personal y Puesto no son editables una vez que se ha realizado la asignación. Si es necesario actualizar la información en cualquiera de estos campos, será indispensable eliminar la asignación existente y crear una nueva con la información correcta.
Para eliminar una asignación de puesto, será necesario realizar la búsqueda del personal a retirar su asignación a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene al personal en cuestión, se seleccionará el botón Borrar de la fila correspondiente.
Con esta selección, la plataforma indicará si se eliminó la asignación del puesto de forma correcta.
Es importante tener en cuenta que la plataforma no solicitará confirmación antes de eliminar una asignación, por lo que una vez que esta acción sea realizada, no habrá posibilidad de recuperar la información eliminada.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo asignar a tu personal los puestos previamente registrados. Además, te mostraremos modificar y eliminar las asignaciones de puestos previamente registrados en MindBox.
