Gestión de personal
Gestión de personal administrativo y docente, generación de credencial y reinicio de contraseña.
MindBox te permite llevar una gestión del personal de tu institución, con el fin de administrar y controlar de manera eficiente el personal académico y administrativo.
Para acceder a la Gestión de Personal en MindBox es necesario ir al menú Personal > Recursos humanos > Gestión de personal. Desde aquí podremos ver el listado de todos los trabajadores que forman parte de la institución, dar de alta nuevos, editar personal, dar de baja personal, descargar la lista de trabajadores, entre otras acciones que describiremos más adelante.
Listado de personal
Desde la pantalla de Gestión de Personal podremos ver el listado de todos los trabajadores que forman parte de la institución y podremos filtrar mediante el formulario que aparece en la parte superior.
El personal activo aparecerá en color verde y el personal que esté inactivo o dado de baja aparecerá en color rojo.
En esta tabla podremos observar algunos datos de cada trabajador que se ha dado de alta en la plataforma como: número de empleado, nombre completo, nombramiento, sexo y el estatus. Así mismo tendremos acceso a los botones de acción: editar (Editar personal) y credencial (Generar credencial del personal).
Filtrar y descargar personal
MindBox permite descargar información de los empleados que se han registrado en la plataforma, podemos descargar la lista completa de los empleados o filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Podremos filtar por RFC, nombre o apellidos del empleado así como por su estatus, solo debemos llenar el campo que deseemos y daremos clic al botón Filtrar. También podremos ordenar la información por RFC o por nombre del trabajador.
Si no tenemos ningún filtro activo y damos clic en el botón Descargar, se descargará la lista completa de trabajadores que tenemos en el listado. Podemos filtrar trabajadores mediante el formulario de la parte superior y descargar solo la información filtrada usando el mismo botón de Descargar.
La plataforma nos descargará un archivo XLSX en el cual podremos encontrar la lista de trabajadores y su datos.
La cantidad de registros por archivo que puede descargar tu institución tiene un límite de acuerdo a su plan contratado. Por lo tanto si te aparece un mensaje como el siguiente al intentar descargar tu información, será necesario que refines más tu búsqueda haciendo uso del formulario de filtrado, para de esta manera reducir el número de registros que se descargarán.
En caso de requerir un incremento en el límite de registros, te recomendamos comunicarte con tu administrador para que se ponga en contacto con nuestra área de ventas.
Alta de personal
Para dar de alta a un administrativo o docente en MindBox, en la pantalla de Gestión de Personal nos dirigiremos al formulario ubicado en la parte superior y daremos clic en el botón Crear nuevo.
En esta nueva pantalla nos aparecerán 3 diferentes apartados: Datos Generales, Escolaridad e Información Laboral, cada uno de estos apartados contiene diferentes campos que debemos completar para poder dar de alta a un trabajador(administrativo o docente) de tu institución.
Datos Generales
En el primer apartado llamado Datos Generales, será necesario llenar la siguiente información:
Datos personales del trabajador: fotografía, nombre completo, CURP, RFC, fecha de nacimiento, sexo y estado civil.
El RFC tiene que ir en mayúsculas.
Es importante tener especial cuidado con el llenado del RFC, ya que este dato se utilizará como usuario para acceder a MindBox, así como para realizar consultas de información, asignaciones a los trabajadores, etc.
Cabe mencionar que si el empleado trabaja por honorarios la terminación del RFC deberá ser 000, para que de esta manera no aparezcan en la estructura edicativa y tampoco aparezcan sus horarios oficiales.
La fotografía cargada será utilizada para la generación de la credencial digital, para concer más sobre la generación de credenciales digitales, puede ir a https://support.mindbox.app/extras/credencial-digital-para-el-personal
Domicilio: estado, calle y número, colonia, código postal y localidad.
Datos de contacto: teléfono y correo electrónico.
Escolaridad
En apartado Escolaridad, tenemos que seleccionar la opción correspondiente en el campo de escolaridad e introducir el nivel de estudios del trabajador que queremos dar de alta en la plataforma.
Información Laboral
En el apartado de Información Laboral será necesario completar los siguientes datos:
Nombramiento: seleccionaremos si es de tipo Administrativo o Docente, en ambos casos se creará un perfil en la plataforma al que podrán acceder usando su RFC. La diferencia entre estos dos perfiles será que al Docente, se le podrá asignar grupos y este a su vez les podrá dar seguimiento.
Departamento de adscripción: nos indica a qué departamento pertenece el trabajador, es decir quién es su autoridad superior inmediata.
Departamento Académico: cada departamento académico cuenta con diferentes materias, este campo nos permite seleccionar de que departamento podrá impartir materias en caso de haber seleccionado su nombramiento como docente en el primer campo de esta sección. Para que el docente pueda impartir materias de otro departamento será necesaria una autorización especial.
Ingreso a Gobierno: formato de 6 dígitos año(primeros 4 dígitos) y número de quincena(últimos 2 dígitos).
Ingreso a SEP: formato de 6 dígitos año(primeros 4 dígitos) y número de quincena(últimos 2 dígitos).
Ingreso a Subsecretaria: formato de 6 dígitos año(primeros 4 dígitos) y número de quincena(últimos 2 dígitos).
Ingreso a Plantel: formato de 6 dígitos año(primeros 4 dígitos) y número de quincena(últimos 2 dígitos).
Número de empleado: asignaremos un número de empleado.
Estatus del Empleado: debemos seleccionar de la lista desplegable el estatus Activo si estará trabajando en el periodo actual o bien cualquiera de las opciones según sea la situación del trabajador.
Habilitar Checador: seleccionaremos si queremos o no, que esté activo el reloj checador al inicio de sesión del trabajador.
Creación de trabajador y visualización de contraseña
Finalmente para crear nuestro trabajador debemos dar clic en el botón Guardar. Si se creó correctamente, la plataforma nos enviará un mensaje como el siguiente, en el cual nos indicará que la operación se ha realizado exitosamente y nos brindará la contraseña de acceso para el trabajador creado.
Una vez que se haya creado el trabajador (ya sea administrador o docente), podrá iniciar sesión en la plataforma utilizando su RFC como nombre de usuario y la contraseña generada por el sistema.
Es importante almacenar esa contraseña en un lugar seguro y no compartirla con nadie, si es necesario puede cambiarla desde el menú Opciones > Cambiar Contraseña.
Podemos corroborar que se ha dado de alta correctamente el trabajador, yendo nuevamente al menú Personal > Recursos humanos > Gestión de personal, una vez ahí localizamos al trabajador agregado, de ser necesario podemos filtrar por RFC.
Editar personal
Para editar un docente o administrativo es necesario ir al Listado de personal, ahí localizaremos al trabajador que queremos modificar, de ser necesario podemos filtrar por RFC.
Una vez localizado el trabajador iremos a la columna de editar y daremos clic en el botón Editar con lo cual nos aparecerá un formulario similar al de Alta de personal.
Aquí podremos modificar la información en cualquiera de los apartados que necesitemos:Datos Generales, Escolaridad o Información Laboral como podemos observar nos aparece un nuevo apartado llamado Relación Personal el cual explicaremos más adelante.
Para guardar los cambios realizados basta con dar clic en el botón de Guardar el cual se encuentra en la parte inferior derecha.
Relación Personal
Este apartado de Relación Personal nos permite vincular a este trabajador más de un RFC con el objetivo de validar cruces de horarios de una mejor manera entre distintas cuentas. Esto permitirá al administrador tener un mejor control de las diferentes cuentas de este trabajador desde un mismo lugar. Para agregar una relación es necesario seleccionar de la lista desplegable el RFC que se quiere vincular al actual y damos clic en el botón Agregar. Como podemos observar se puede agregar más de una relación, basta son seleccionarla y dar clic en Agregar.
Baja de personal
Para dar de baja a un administrativo o docente en MindBox, tenemos que ir al Listado de personal, ahí localizaremos al trabajador que queremos dar de baja de la lista de personal que aparece, de ser necesario podemos filtrar por RFC.
Una vez localizado el trabajador iremos a la columna de editar y daremos clic en el botón Editar. Lo cual nos mostrará el formulario de edición de personal.
Nos centraremos en el apartado Información Laboral de este formulario. Aquí ubicaremos el campo Estatus del empleado, y seleccionaremos de la lista desplegable la opción que corresponda.
Si cambiamos el estatus de un empleado a cualquiera que implique su baja, lo observaremos en el listado de Gestión de Personal de color rojo y podremos visualizar el Estatus correspondiente.
Generar credencial del personal
Para generar la credencial de un administrativo o docente en MindBox, tenemos que ir al Listado de personal, ahí localizaremos al trabajador al que queremos generarle la credencial, de ser necesario podemos filtrar por RFC.
Una vez localizado el trabajador iremos a la columna de Credencial y daremos clic en el botón Credencial.
Esta opción nos permite emitir una credencial en formato PDF para su impresión. La siguiente es una imagen ilustrativa donde se observan los datos que contendrá la credencial, el diseño generado por la plataforma contendrá la información y logos correspondientes a su institución.
Reiniciar contraseña del personal
Para reiniciar o restablecer la contraseña de un administrativo o docente, en caso de que la haya perdido u olvidado, la plataforma permite restablecer su contraseña desde el menú Personal > Docente > Reiniciar contraseña.
Para esto es necesario seleccionar al docente o administrativo de la lista desplegable y dar clic en el botón Siguiente.
Una vez que demos clic en Siguiente, la contraseña será restablecida y será mostrada en pantalla junto a un mensaje de ¡Operación realizada exitosamente!
Video Tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo se realiza la gestión del personal en MindBox. Así mismo, te explicaremos cómo se pueden generar nuevas contraseñas para el personal, en caso de que la hayan olvidado o necesite cambiarla por alguna razón.
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