Horario
La correcta gestión del horario del personal administrativo es fundamental para el buen funcionamiento de una institución educativa. Este personal al realizar tareas clave en la operación diaria, necesita un esquema de horarios bien organizado para asegurar la eficiencia en sus labores. En MindBox, existe un apartado dedicado específicamente a la administración de estos horarios, permitiendo a la institución definir, gestionar y visualizar los turnos y tiempos de trabajo del personal administrativo de manera centralizada y accesible.
Para generar un horario al personal administrativo, nos dirigimos al menú Personal > Administrativo > Horarios.
Horario del personal administrativo
En este apartado se mostrará un formulario en el que se debe seleccionar el departamento al cual está adscrito el personal al que se requiere visualizar su horario de actividades, o bien, realizar el registro de su horario.
Posteriormente, se abrirá otro formulario, en el cual se seleccionarán los datos correspondientes a los siguientes campos:
Periodo: se refiere a un período de tiempo dentro del año académico.
Fecha de registro del horario: fecha en que se realizará el registro del horario.
Fecha de inicio de la vigencia del horario: fecha en la que iniciará la vigencia del horario.
Fecha de fin de la vigencia del horario: fecha en la que terminará la vigencia del horario.
No docente: se seleccionará de la lista desplegable el personal administrativo a visualizar o generar el horario.
Una vez elegidos los datos del correspondientes, se seleccionará el botón Generar. Enseguida aparecerá una sección donde se podrán visualizar los datos del personal referentes a su cargo, como los que se muestran a continuación.
Nombre: indicará el nombre completo del personal administrativo al que se le generará el horario.
Clave completa de la plaza: se mostrará un código o identificador único asignado a una plaza laboral en la institución.
Tipo de Nombramiento: se refiere al número registrado a la designación del contrato del personal.
Horas Plaza: mostrará el número de horas que se espera que un empleado trabaje en una plaza laboral específica.
Escolaridad del personal: indicará el nivel educativo alcanzado por el personal.
Unidad Orgánica: mostrará la entidad administrativa o académica a la que pertenece el personal.
Puesto: muestra el puesto asignado al personal.
Horas cargadas: muestra el número total de horas de toda actividad cargada en el horario.
Además, en la parte inferior será posible observar una cuadrícula separada por bloques de tiempo de 30 min y días de la semana. Esta cuadrícula servirá para registrar el horario correspondiente a las actividades administrativas que se requieren dar de alta.
Si el personal ya cuenta con un horario cargado, aparecerán los bloques de horas marcadas con un código de color azul correspondientes a las actividades del puesto del personal, en caso contrario aparecerá vacía.
Registro de horario del personal administrativo
Para poder llevar a cabo el registro del horario del personal administrativo, es posible añadir alguna observación tal como la descripción de la actividad que realizará en determinadas horas en caso de ser necesario. Posteriormente, se seleccionarán las horas que el personal estará cubriendo para esta actividad. Una ves que se tienen marcados los bloques de hora para dicha actividad, se seleccionará el botón Guardar.
Una ves que se tienen marcados los bloques de hora para dicha actividad, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, los bloques de horas registradas pasarán de un código de color verde a azul, y se mostrará una nueva sección con el horario administrativo del personal en el cual se podrá observar el número de la clave de la actividad, el nombre de la actividad correspondiente al puesto y el horario designado para cada unos de los días a la semana. Además, si se agregó algún comentario u observación en el campo correspondiente, se mostrará un apartado con dichas anotaciones.
Una vez que el horario administrativo ha sido guardado ya no se podrán agregar horas u observaciones adicionales, por lo que si se intenta registrar nuevamente el horario del personal la plataforma mostrará un mensaje diciendo que el horario de la actividad o puesto ya ha sido registrado. Por lo que si se requiere hacer una modificación se recomienda eliminar el horario de la actividad y observaciones, y volver a realizar el registro con las modificaciones pertinentes.
Eliminación de horario del personal administrativo
Si es necesario borrar el horario de la actividad administrativa registrada, se ubicará el apartado Horario administrativo y se seleccionará el botón Borrar de la actividad a retirar.
Con ello, se dará de baja el horario previamente cargado para el personal y será posible realizar su registro nuevamente con las modificaciones pertinentes. En caso de que se haya registrado alguna observación o comentario previamente, éste no será eliminado al realizar esta eliminación de horario.
En cambio, si se requieren eliminar las anotaciones sin afectar el horario previamente registrado, se debe seleccionar el botón Borrar del apartado observaciones.
Con ello, la plataforma solo mostrará el horario y será posible volver a capturar alguna otra observación o anotación para dicho horario.
Para poder registrar nuevamente algún comentario u observación, se tiene que considerar lo siguiente: si se eliminaron el horario administrativo y la observación, será posible ingresar la información correspondiente nuevamente. En cambio, si se eliminaron únicamente las observaciones previas, la plataforma pedirá que se seleccione un bloque de horas adicional. Por lo que si no requiere añadir bloques de hora adicionales, se tendrá que eliminar el horario previo para poder cargar de nuevo dicho horario con sus respectivas observaciones.
Impresión de horario del personal administrativo
Una vez que se registró el horario del personal administrativo , MindBox permite llevar a cabo la impresión del mismo al seleccionar el botón Imprimir.
Esto generará un documento PDF con el horario a detalle para dicho personal. En este documento se muestran 4 secciones, las cuales son: los datos del personal referentes a su cargo, información referente a su labor administrativa con su respectivo conteo de horas totales, observaciones o anotaciones y los espacios correspondientes a las firmas solicitadas para el documento.
Datos del personal
En esta sección es posible visualizar la siguiente información: el número de empleado, el RFC, el nombre completo del personal, la clave de la plaza, el tipo de nombramiento, la fecha de ingreso a la SEP, la clave del centro de trabajo o CCT, las horas asignadas a la plaza, la escolaridad del personal, la unidad orgánica, el puesto del personal, la fecha de ingreso a la institución, el periodo escolar y el número total de horas cargadas de la actividad correspondiente al puesto.
Información de la actividad administrativa
En el siguiente apartado se muestra la información referente a la labor administrativa del personal, la cual incluye la actividad correspondiente al puesto con su respectivo horario y el número total de horas cargadas por día y semanal.
Observaciones
En la parte inferior de la información de la actividad administrativa del personal, se mostrarán las observaciones o anotaciones de la actividad del personal en caso de que se hayan registrado.
Firma de horario
En la parte final del documento se muestran los espacios correspondientes de acuerdo a la configuración que haya realizado el Departamento de Recursos Humanos para la firma del horario del personal administrativo.
Video tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo crear y asignar el horario de trabajo al personal administrativo de tu institución en MindBox. Te explicamos paso a paso cómo crear un horario semanal y cómo ajustar el horario en caso de necesitar cambios.
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