Horario
Última actualización
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La correcta gestión del horario del personal administrativo es fundamental para el buen funcionamiento de una institución educativa. Este personal al realizar tareas clave en la operación diaria, necesita un esquema de horarios bien organizado para asegurar la eficiencia en sus labores. En MindBox, existe un apartado dedicado específicamente a la administración de estos horarios, permitiendo a la institución definir, gestionar y visualizar los turnos y tiempos de trabajo del personal administrativo de manera centralizada y accesible.
Para generar un horario al personal administrativo, nos dirigimos al menú Personal > Administrativo > Horarios.
Al acceder a este apartado se mostrará un formulario en el que al seleccionar el departamento al cual está adscrito el personal administrativo, se podrá visualizar su horario de actividades, o bien, realizar el registro de su horario.
Posteriormente, se abrirá otro formulario, en el cual se seleccionarán los datos correspondientes a los siguientes campos:
Periodo: corresponde a un periodo específico dentro del año académico en el que se aplicará el horario asignado.
Fecha de registro del horario: fecha en que se realizará formalmente el registro del horario en la plataforma, permitiendo que este sea accesible para consultas y organización.
Fecha de inicio de la vigencia del horario: fecha que marcará el inicio de la efectividad del horario, indicando desde cuándo el personal administrativo comenzará a seguir este horario para sus actividades.
Fecha de fin de la vigencia del horario: señala el final de la validez del horario, especificando hasta qué fecha estará en vigencia y cuándo podría ser necesario actualizarlo o ajustarlo.
No docente: selección del personal administrativo en cuestión desde una lista desplegable. Una vez seleccionado, se podrá visualizar o configurar el horario específico para dicho personal.
Una vez elegidos los datos del correspondientes, se seleccionará el botón Generar. Enseguida aparecerá una sección donde se podrán visualizar los datos del personal referentes a su cargo, como los que se muestran a continuación.
Nombre: indica el nombre completo del personal administrativo para quien se generará el horario de actividades.
Clave completa de la plaza: se refiere al código o identificador único asignado a una plaza laboral dentro de la institución, que facilita la gestión y seguimiento de asignaciones específicas.
Tipo de nombramiento: hace referencia al tipo de designación contractual que tiene el personal administrativo, como de base, interino o por contrato, proporcionando claridad sobre la naturaleza de su relación laboral con la institución.
Horas de la plaza: muestra el número de horas asignadas a la plaza laboral específica, es decir, las horas establecidas en la contratación del personal administrativo para desempeñar actividades relacionadas con esa plaza.
Escolaridad del personal: indica el nivel educativo alcanzado por el personal administrativo, como licenciatura, maestría o doctorado, lo cual puede ser relevante para la asignación de actividades y responsabilidades.
Unidad Orgánica: muestra la entidad administrativa a la que pertenece el personal administrativo dentro de la estructura organizativa de la institución, como un departamento, facultad o área específica.
Puesto: especifica el puesto ocupado por el personal administrativo, como Coordinador de Área, Asistente Administrativo o Jefe de Departamento, detallando la función principal que desempeña en la institución.
Horas cargadas: indica el total de horas asignadas al personal administrativo, incluyendo todas sus actividades administrativas y no administrativas. Este total permite una visión completa de la carga horaria del empleado y facilita la gestión de horarios en la institución.
En la parte inferior será posible observar una cuadrícula separada por bloques de tiempo de 30 min y días de la semana. Esta cuadrícula servirá para registrar el horario correspondiente a las actividades administrativas que se requieren dar de alta.
Si el personal administrativo ya cuenta con un horario cargado, aparecerán los bloques de horas marcadas con un código de color azul correspondientes a las actividades del puesto del personal, en caso contrario aparecerá vacía.
Para poder llevar a cabo el registro del horario del personal administrativo, es posible añadir alguna observación tal como la descripción de la actividad que realizará en determinadas horas en caso de ser necesario. Posteriormente, se seleccionarán las horas que el personal estará cubriendo para esta actividad.
Una ves que se tienen marcados los bloques de hora para dicha actividad o puesto, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, los bloques de horas registradas pasarán de un código de color verde a azul, y el campo Horas cargadas dentro de los datos del personal, se actualizará con el número de horas asignadas a la actividad registrada.
También se mostrará una nueva sección con el horario administrativo del personal en el cual se podrá observar el número de la clave de la actividad, el nombre de la actividad correspondiente al puesto y el horario designado para cada unos de los días a la semana. Además, si se agregó algún comentario u observación en el campo correspondiente, se mostrará un apartado con dichas anotaciones.
Una vez que el horario administrativo ha sido guardado ya no se podrán agregar horas adicionales, por lo que si se intenta registrar nuevamente el horario del personal la plataforma mostrará un mensaje diciendo que el horario de la actividad o puesto ya ha sido registrado. Por lo que si se requiere hacer alguna modificación en el registro del horario se recomienda eliminar el horario de la actividad y observaciones, y volver a realizar el registro con las modificaciones pertinentes.
Si es necesario eliminar el horario de la actividad administrativa registrada, se ubicará el apartado Horario administrativo y se seleccionará el botón Borrar de la actividad a retirar.
Con ello, se dará de baja el horario previamente cargado para el personal y será posible realizar su registro nuevamente con las modificaciones pertinentes. Cabe mencionar que esta acción no afectará las observaciones o comentarios previamente registrados; para eliminarlos, será necesario seleccionar el botón Borrar correspondiente a la observación.
En cambio, si se requiere eliminar únicamente las anotaciones u observaciones sin afectar el horario previamente registrado, se debe seleccionar el botón Borrar de la fila correspondiente.
Con ello, la plataforma solo mostrará el horario y será posible volver a capturar alguna otra observación o anotación para dicho horario.
Para poder registrar nuevamente algún comentario u observación, se tiene que considerar lo siguiente: si se eliminaron el horario administrativo y la observación, será posible ingresar la información correspondiente nuevamente. En cambio, si se eliminaron únicamente las observaciones previas, la plataforma pedirá que se seleccione un bloque de horas adicional. Por lo que si no requiere añadir bloques de hora adicionales, se tendrá que eliminar el horario previo para poder cargar de nuevo dicho horario con sus respectivas observaciones.
Una vez que se registró el horario del personal administrativo, MindBox permite llevar a cabo la impresión del mismo al seleccionar el botón Imprimir.
Esto generará un documento PDF con el horario a detalle para dicho personal. En este documento se muestran 4 secciones, las cuales son: los datos del personal referentes a su cargo, información referente a su labor administrativa con su respectivo conteo de horas totales, observaciones o anotaciones y los espacios correspondientes a las firmas solicitadas para el documento.
Datos del personal
En esta sección es posible visualizar la siguiente información: el número de empleado, el RFC, el nombre completo del personal, la clave de la plaza, la clave del tipo de nombramiento, la fecha de ingreso a la SEP, la clave del centro de trabajo o CCT, las horas asignadas a la plaza, la escolaridad del personal, la unidad orgánica, el puesto del personal, la fecha de ingreso a la institución, el periodo escolar y el número total de horas cargadas de la actividad correspondiente al puesto.
Información de la actividad administrativa
En el siguiente apartado se muestra la información referente a la labor administrativa del personal, la cual incluye la actividad correspondiente al puesto con su respectivo horario y el número total de horas cargadas por día y semanal.
Observaciones
En la parte inferior de la información de la actividad administrativa del personal, se mostrarán las observaciones o anotaciones referentes al puesto del personal en caso de que se hayan registrado.
Firma de horario
En la parte final del documento se muestran los espacios correspondientes de acuerdo a la configuración que haya realizado el Departamento de Recursos Humanos para la firma del horario del personal administrativo.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo crear y asignar el horario de trabajo al personal administrativo de tu institución en MindBox. Te explicamos paso a paso cómo crear un horario semanal y cómo ajustar el horario en caso de necesitar cambios.
