Asignación de Plazas
Última actualización
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Antes de poder asignar una plaza a un trabajador, debemos asegurarnos de que la plaza y el trabajador al que deseamos asignar la plaza ya hayan sido creados previamente.
Para llevar a cabo la asignación de las plazas al personal de tu institución, es necesario tener en cuenta que ésta se compone de varios elementos y pasos previos para llevar a cabo dicha asignación. Los componentes con que se debe contar son los siguientes:
El alta del personal con el que contará la institución.
El registro de las unidades y categorías a las que pertenecerán las plazas.
El registro y configuración de las plazas.
Una vez que se tengan estos componentes, nos dirigimos al menú Personal > Recursos humanos > Asignación de plazas para llevar a cabo la asignación de las plazas al personal de tu institución.
Al acceder a este apartado, se mostrará de forma predeterminada un listado del personal con plazas asignadas, abarcando tanto a aquellos con plazas activas como inactivas. Para facilitar su identificación visual, la plataforma utiliza un código de color de acuerdo al estatus de la plaza: verde para el personal con plazas activas y rojo para las plazas inactivas.
En este listado es posible observar información relevante sobre la asignación de plazas al personal tal como el RFC, nombre completo, clave de la unidad y subunidad, identificador y descripción de la unidad, las horas asignadas a la plaza, la diagonal y la clave del tipo de movimiento. Además, MindBox permite la descarga del listado de asignaciones, así como también modificar o eliminar las asignaciones de plazas del personal previamente registradas.
Filtrar y descargar asignación de plazas
MindBox permite descargar información de las asignaciones de las plazas realizadas en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
La información se puede filtrar por RFC y nombre(s) y apellidos del personal. Una vez seleccionados los campos requeridos, se debe seleccionar el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. En cambio, si no se tiene ningún filtro activo y se selecciona el botón Descargar, se descargará la lista completa de plazas asignadas en la plataforma.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de las plazas asignadas al personal en la plataforma e información general como el RFC, CURP, número de empleado, nombre completo, clave de la unidad y subunidad, identificador de la categoría, horas asignadas a la plaza, diagonal, clave del tipo de movimiento, estatus de la plaza (0 para inactiva y 1 para activa), nombramiento, fecha de ingreso a la subsecretaría, fecha de ingreso a gobierno, fecha de ingreso a la SEP, fecha de ingreso al plantel, domicilio, número de teléfono, género, estado civil, fecha de nacimiento, nivel de estudios, estudios, correo electrónico, estatus del personal, departamento y academia.
Para llevar a cabo la asignación de una plaza al personal, se seleccionará el botón Nueva asignación del formulario Asignación de plazas a personal.
Con esta selección, se mostrará un nuevo formulario donde se deberá ingresar la información correspondiente a los datos generales de la plaza del personal. Dentro de los campos a llenar, se encuentran los siguientes:
Personal: este campo identifica al empleado de la institución al cual se le asignará la plaza. Es importante seleccionar el RFC y/o nombre del empleado correcto, ya que esta asignación influirá en su carga laboral y registro dentro de la plataforma.
Categoría: este campo define el tipo o nivel de plaza que se asignará al empleado seleccionado. En este campo se seleccionará el identificador y/o descripción del puesto o rango que ocupará el empleado y determinan algunos beneficios y responsabilidades.
Diagonal: este campo indica el número de diagonal asociado a la plaza asignada. La diagonal es un identificador único de la plaza dentro de la estructura de la institución, facilitando la gestión y el control de plazas.
Unidad: se refiere a la unidad específica dentro de la organización en la que estará registrada la plaza asignada al empleado. Es útil para organizar a los empleados en departamentos o áreas de la institución.
Subunidad: este campo permite asignar una subunidad específica dentro de la unidad de la plaza. Las subunidades ayudan a categorizar aún más la organización del personal y a distribuir las plazas de manera precisa dentro de las divisiones internas de la institución.
Horas: aquí se seleccionará el número de horas que corresponde a la plaza asignada. Este valor define la carga horaria oficial del empleado en relación con esa plaza.
Tipo de movimiento: se seleccionará el tipo de movimiento que aplica a esta asignación de plaza. Los movimientos pueden variar según el motivo de la asignación, como un cambio de plaza, una promoción, o una reubicación.
Plaza activa: al marcar esta casilla, se indicará que la plaza asignada está activa en la institución. Si no es marcada, la plaza se considerará inactiva, lo que puede implicar que el empleado no tiene actualmente funciones activas asociadas con esa plaza en particular.
Una vez llenos los campos, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si la asignación del puesto se realizó correctamente y pasará a formar parte del listado de asignaciones con un estatus activo o código de color verde.
Una vez registrada la asignación de la plaza al personal, es recomendable volver al listado de asignaciones para verificar si la asignación de la plaza se registró correctamente.
Para editar los datos generales de la asignación de la plaza registrada anteriormente, será necesario realizar la búsqueda del personal a modificar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene al personal en cuestión, se seleccionará el botón Editar de la fila correspondiente.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos generales de la asignación de la plaza previamente ingresados, dentro de los cuales solo podrán ser modificados el tipo de movimiento y el estatus de la plaza (activa o inactiva).
Una vez realizadas las modificaciones pertinentes, se seleccionará el botón Guardar. Con lo cual, la plataforma indicará si se han guardado los datos correctamente y pasará a formar parte del listado de asignaciones con las modificaciones realizadas.
Nota: es importante tener en cuenta todos los campos a excepción del tipo de movimiento y el estatus de la plaza, no son editables una vez que se ha realizado el registro de la asignación. Si es necesario actualizar la información en cualquiera de estos campos, será indispensable eliminar la asignación existente y crear una nueva con la información correcta.
Para eliminar una asignación de plaza, será necesario realizar la búsqueda del personal a retirar su asignación a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene al personal en cuestión, se seleccionará el botón Borrar de la fila correspondiente.
Con esta selección, la plataforma indicará si se eliminó la asignación de la plaza de forma correcta.
Es importante tener en cuenta que la plataforma no solicitará confirmación antes de eliminar una asignación, por lo que una vez que esta acción sea realizada, no habrá posibilidad de recuperar la información eliminada.
En seguida te compartimos un video tutorial donde a partir del minuto 3:32 te mostraremos cómo llevar a cabo la asignación de las plazas al personal correspondiente.
