Las referencias a la norma son indicaciones específicas que vinculan documentos administrativos y académicos con los lineamientos y regulaciones oficiales del sistema educativo en México. Su importancia radica en garantizar que todos los procesos institucionales cumplan con las disposiciones legales y normativas establecidas por las autoridades educativas, asegurando transparencia y validez en la documentación generada.
MindBox cuenta con un apartado especializado donde es posible configurar las referencias y códigos normativos aplicables a un listado de documentos generados por la plataforma. Esta funcionalidad permite estandarizar la documentación institucional, facilitando su identificación y cumplimiento con los marcos regulatorios correspondientes.
Es importante tener en cuenta que la configuración de referencias a la norma solo es aplicable a documentos internos, como la gestión del curso, el reporte de seguimiento, los horarios. No se puede asignar una referencia normativa a documentos oficiales destinados a terceros, como certificados o constancias.
Para llevar a cabo la configuración de las referencias a la norma en los diferentes documentos, nos dirigimos al menú Documentos > Calidad > Referencias a la norma.
Al acceder a este apartado, se mostrará por defecto un listado de documentos que genera la plataforma con la configuración de referencias y códigos normativos previamente establecidos. Además, la plataforma permite gestionar qué normativas se asociarán a cada documento, asegurando que cumplan con los estándares educativos y administrativos requeridos.
Para llevar a cabo el registro de una nueva normativa, se seleccionará el botón Nueva normativa del formulario que se muestra al acceder a este apartado.
Esta selección mostrará un nuevo formulario en el cual será posible ingresar el nombre de la normativa que se establecerá como activa para asegurar la calidad en la gestión de documentos.
Una vez que se ingresó el nombre de la nueva normativa, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si la normativa se ha registrado correctamente.
Además, si se vuelve a seleccionar el botón Nueva normativa, se podrá visualizar el registro de la normativa en la parte inferior del formulario de registros.
Una vez registrada la normativa, es necesario establecerla como activa. Para ello, se debe acceder al formulario principal del apartado y localizar el campo Normativa Activa. A continuación, se seleccionará la normativa correspondiente del listado desplegable del campo Normativa activa.
Posteriormente, para su aplicación en la plataforma y definirla como la norma predeterminada, será necesario seleccionar el botón Establecer.
En caso de que el listado de documentos no cuente con la referencia a la norma del documento que se requiere configurar, se podrá llevar a cabo su registro. Para esto, se seleccionará el botón Nuevo del formulario principal del apartado.
Esta selección mostrará un nuevo formulario que permitirá configurar la referencia a la norma de un documento. Este formulario cuenta con múltiples campos a ingresar información. No obstante, lo primero que se tendrá que realizar es la configuración de la imagen de pie de página. Para esto, se debe seleccionar el botón Nueva imagen.
Es importante señalar que la imagen cargada para el pie de página en este apartado no se visualizará en los documentos. Sin embargo, su selección es un requisito necesario para registrar correctamente la referencia a la norma en el documento correspondiente dentro de la plataforma.
Al realizar esta selección, se desplegará un nuevo formulario para la carga de la imagen de pie de página. En este formulario, se deberá ingresar el nombre del pie de página y proceder con la carga de la imagen correspondiente. Cabe destacar que esta imagen puede ser genérica, ya que no se visualizará en ningún documento, pero es un requisito para completar el registro de la referencia a la norma.
Una vez que se tiene el nombre y la imagen cargada en el formulario, será necesario seleccionar el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si la imagen de pie de página se guardó correctamente y la incorporará en un listado de imágenes que se mostrará por debajo del formulario.
Una vez que se tiene la imagen que funge como requisito en el registro de la referencia a la norma, será posible proceder con dicho registro. Para ello, se seleccionará el botón Atrás y posteriormente, se seleccionará nuevamente el botón Nuevo del formulario principal del apartado.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario que permitirá configurar la referencia a la norma de un documento. Los campos a seleccionar son los siguientes:
Nombre del documento: se seleccionará el tipo de documento desde la lista desplegable para el cual se registrará la referencia a la norma.
Referencia: se ingresará el identificador o descripción de la norma que se asociará al documento. Este campo ayuda a estandarizar los documentos con base en las regulaciones aplicables.
Código: se asignará el código único que identifica la norma dentro del sistema. Permite una mejor organización y referencia de las regulaciones aplicadas a los documentos.
Imagen de pie de página: se seleccionará el archivo de imagen asociado al pie de página de la referencia normativa. Aunque la imagen no se visualizará en los documentos, es un requisito obligatorio para completar el registro.
Una vez que se ha completado el formulario en su totalidad, se seleccionará el botón Guardar. Con esto, la plataforma indicará si se ha guardado la configuración del documento de manera correcta y la incorporará al listado de documentos.
Para editar una referencia a la norma de un documento configurado previamente, se seleccionará el botón Editar del documento correspondiente.
Al realizar esta selección, se desplegará nuevamente el formulario de registro, mostrando los datos previamente capturados. Estos datos podrán ser modificados según sea necesario, permitiendo ajustar la información de la referencia normativa del documento de manera precisa. Una vez realizados los cambios pertinentes, se seleccionará el botón Guardar.
Con esto, la plataforma indicará si se ha guardado la configuración del documento de manera correcta y la incorporará al listado de documentos, reflejando las modificaciones realizadas.
A continuación, se presenta el horario del personal y el reporte de seguimiento docente generados a través de MindBox, los cuales incluyen la configuración de referencia a la norma establecida en los ejemplos anteriores.
