Periodo de Fichas
Configuración del periodo de fichas para aspirantes.
Configuración del periodo de fichas para aspirantes.
El periodo de fichas se refiere al lapso en el que los aspirantes pueden acceder a la plataforma para generar una solicitud de ingreso y, posteriormente, obtener una ficha para el examen de admisión. A través de MindBox, se puede gestionar y definir los parámetros clave para el proceso de admisión de nuevos aspirantes. Ya que permite que la institución pueda configurar las fechas del periodo de fichas, determinar si contará con examen de admisión presencial o no, definir la fecha del examen y seleccionar los programas académicos que serán ofertados. Esta configuración es esencial para garantizar un proceso de nuevo ingreso organizado, permitiendo que los aspirantes cuenten con la información y herramientas necesarias para completar su inscripción de manera adecuada.
Para llevar a cabo la configuración del periodo de fichas, nos dirigimos ir al menú Aspirantes > Configuración > Periodo de fichas.
Nota: es importante destacar que el periodo de fichas se crear de manera automática al registrar un nuevo periodo escolar, adoptando el mismo nombre que dicho periodo.
Al ingresar al apartado de configuración de los periodos de fichas en MindBox, se mostrará un formulario a través del cual se podrá llevar a cabo la búsqueda de un periodo en particular, así como el listado de los periodos registrados en la plataforma. Este listado cuenta con el año al que pertenece el periodo, el nombre del periodo de fichas (similar al nombre del periodo escolar) y las fechas de inicio y término del periodo.
Además, la plataforma permite llevar a cabo la edición y/o configuración de la información general de los periodos de fichas de manera individual.
MindBox permite descargar el listado de los periodos de fichas registrados en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
La información se puede filtrar por año, nombre del periodo de fichas. Además, se puede ordenar la información por año, nombre, fecha de inicio y fecha de término. Una vez seleccionados los campos requeridos, se debe seleccionar el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. En cambio, si no se tiene ningún filtro activo y se selecciona el botón Descargar, se descargará la lista completa de todos los periodos de fichas registrados.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de los periodos de fichas registrados en la plataforma, junto con información clave sobre cada uno de ellos. Este archivo incluirá la clave del periodo, compuesta por cuatro dígitos que representan el año y un dígito adicional que indica el periodo específico (1 para Enero-Junio, 2 para Verano y 3 para Agosto-Diciembre). También mostrará el nombre del periodo, las fechas de inicio y término del periodo de fichas, así como la fecha límite de pago para la inscripción de los aspirantes y la fecha programada para el examen de admisión. Además, si la institución ha configurado un examen presencial, el archivo permitirá visualizar la opción de impresión de fichas; en caso contrario, aparecerá un "No" en este campo. También se incluirá la fecha de creación del periodo de fichas, que corresponde al momento en que se registró el periodo escolar, y la fecha de configuración o actualización del periodo de fichas, reflejando cualquier modificación realizada en la plataforma.
Para llevar a cabo la configuración o actualización de los datos del periodo de fichas, se realizará la búsqueda del periodo a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el periodo de fichas a modificar, se seleccionará el botón Editar de la fila correspondiente.
Es importante tener en cuenta que el periodo de fichas se refiere exclusivamente al lapso en el que los aspirantes pueden realizar sus solicitudes de fichas, y no al periodo en el que finalmente ingresarán a la institución.
Por ejemplo, un aspirante puede solicitar su ficha durante el periodo Enero-Junio, pero su ingreso estará programado para el periodo Agosto-Diciembre. Esta distinción es clave para una correcta planificación y gestión del proceso de admisión.
Esta selección desplegará dos formularios diferentes para la configuración del periodo de fichas. En el primer formulario, se podrá realizar la configuración de los datos generales del periodo de fichas, asegurando que todos los parámetros esenciales queden correctamente establecidos. En el segundo formulario, será posible habilitar los programas académicos que estarán disponibles para los aspirantes o, en su caso, deshabilitar aquellos que no estarán disponibles para su selección. Además, en esta sección se podrá asignar el número de lugares disponibles para cada programa académico, permitiendo un control preciso de la oferta educativa.
Este formulario permite definir los parámetros esenciales para organizar y gestionar adecuadamente el proceso de solicitud de ingreso de los aspirantes. A continuación, se describen los campos con los que cuenta:
Inicio de fichas: se seleccionará la fecha en la que comienza el periodo en el que los aspirantes podrán generar solicitudes y obtener fichas para el examen de admisión.
Término de fichas: se ingresará la fecha en la que finalizará el periodo para que los aspirantes puedan realizar sus solicitudes y obtener fichas.
Fecha de aplicación del examen: se seleccionará la fecha programada para llevar a cabo el examen de admisión. Este campo se puede omitir en caso de que la institución no lleve a cabo un examen de admisión.
Hora de aplicación del examen: se seleccionará la hora en la que dará inicio el examen de admisión. Este campo se puede omitir en caso de que la institución no lleve a cabo un examen de admisión.
Fecha límite de pago: se ingresará la fecha límite en la que los aspirantes podrán realizar el pago correspondiente a la ficha de admisión.
Examen presencial: permite configurar si el examen de admisión se llevará a cabo de manera presencial o no. Esta configuración es clave, ya que determina las acciones necesarias en el proceso de gestión del examen:
Opción "Sí": cuando se selecciona esta opción, se habilitan una serie de configuraciones adicionales que serán necesarias para organizar el examen presencial. Esto incluye la configuración de los pasos que los aspirantes deberán seguir, la asignación de aulas, el registro de folios del examen y la habilitación de la impresión de fichas. Estas configuraciones son indispensables para garantizar que el proceso presencial se desarrolle de manera organizada. Los detalles de estos procesos se explicarán mas adelante.
Opción "No": si se elige esta opción, significa que el examen será en línea o no se requerirá un examen. En este caso, las configuraciones mencionadas anteriormente, como la asignación de aulas, los folios de examen y la impresión de fichas, no serán necesarias. Por lo tanto, estas opciones se ocultarán automáticamente en el perfil del administrador, simplificando el proceso de configuración.
Este campo proporciona flexibilidad para adaptar el proceso de examen según las necesidades de la institución, optimizando los recursos y facilitando la gestión de acuerdo con el formato elegido.
Es importante destacar que las fechas del periodo de fichas pueden ser modificadas sin que esto afecte las fechas del periodo escolar, ya que ambos periodos son independientes entre sí.
Los aspirantes tendrán la posibilidad de solicitar fichas únicamente dentro del periodo de fechas establecido. Fuera de este rango de tiempo, el acceso a la plataforma para realizar solicitudes de fichas estará inhabilitado, asegurando que el proceso se lleve a cabo en el tiempo definido por la institución.
El siguiente formulario permite gestionar qué programas académicos estarán disponibles para los aspirantes y cuántos lugares tendrán disponibles en cada uno. Cada fila del formulario corresponde a un programa específico, y cada uno cuenta con los siguientes campos configurables que son clave para la administración del proceso de fichas:
Estatus: este campo definirá si una carrera se encontrará "Abierta" o "Cerrada" durante el periodo de fichas:
Abierta: si se selecciona esta opción, la carrera estará visible para los aspirantes y podrá ser seleccionada al momento de generar su ficha.
Cerrada: si se selecciona esta opción, la carrera no estará disponible para los aspirantes durante el periodo de fichas en cuestión.
Total de lugares: en este campo se indicará la cantidad de fichas disponibles para cada carrera.
Para configurar la cantidad de fichas como ilimitada, se debe ingresar un 0 en este campo. Esto permitirá que los aspirantes seleccionen la carrera sin limitación de cupos.
Para configurar una cantidad limitada, se debe ingresar el número deseado de fichas disponibles. Los aspirantes podrán seleccionar la carrera siempre y cuando queden lugares disponibles.
Nota: si un aspirante selecciona una carrera con cupo limitado, la plataforma le mostrará junto con sus datos para realizar el pago, el número de lugares restantes en la carrera seleccionada. Por lo tanto, se recomienda informar a los aspirantes que el registro no garantiza su lugar; únicamente al realizar el pago se confirmará su lugar en la carrera.
Una vez terminada la configuración de los datos y habilitados los programas académicos del periodo de fichas, se seleccionará el botón Guardar.
Una vez realizada la configuración, la plataforma indicará si el periodo de fichas y los programas académicos se han guardado correctamente. Como parte de la actualización de la información, los programas académicos configurados como Abiertos cambiarán su código de color de rojo a verde, indicando que han sido habilitados correctamente en la plataforma y estarán disponibles para la selección de los aspirantes.
Por el contrario, las carreras configuradas como Cerradas cambiarán su código de color de verde a rojo, señalando que han sido deshabilitadas y no estarán disponibles para ser seleccionadas por los aspirantes durante el periodo de fichas.
Este cambio visual facilita la identificación rápida del estado de cada programa académico, asegurando que la configuración del periodo sea clara y precisa tanto para los administradores como para la plataforma.
Una vez que el periodo de fichas ha sido configurado, los aspirantes podrán acceder a la plataforma para solicitar su ficha y llenar su solicitud de ingreso, siempre y cuando se encuentren dentro de las fechas programadas establecidas durante la configuración del periodo de fichas. Este proceso garantiza que solo los aspirantes registrados dentro del periodo válido puedan avanzar en el proceso de admisión.
En seguida dejamos un video tutorial en el cual te mostramos de manera sencilla cómo configurar el periodo de fichas para examen de admisión. También te mostramos cómo establecer la configuración para un examen presencial y no presencial.
