El formulario de registro de un nuevo periodo escolar en MindBox está diseñado para facilitar la captura de la información clave del periodo, como sus fechas de inicio y término, nombre oficial, estatus, y otros datos esenciales para garantizar su correcta integración en la plataforma. El apartado de configuración de periodos escolares permite personalizar cada periodo de acuerdo con las necesidades académicas y administrativas, asegurando un control eficiente y preciso de las actividades escolares.
Para llevar a cabo el registro de un nuevo periodo escolar, nos dirigimos al menú Escuela > Fechas > Periodos escolares.
Al ingresar al apartado de gestión de periodos escolares en MindBox, se mostrará un formulario a través del cual se podrá llevar a cabo el registro de un nuevo periodo. Para ello, se seleccionará el botón Nuevo Periodo.
Al seleccionar la opción para crear un nuevo periodo, se desplegará un formulario que permitirá configurar todos los detalles necesarios para registrar el nuevo periodo académico.
A continuación, se explicarán de manera detallada cada una de las secciones y campos que deben completarse, asegurando que la configuración sea precisa y acorde a los requisitos de la institución.
En esta sección inicial, se configurarán los datos generales del periodo escolar. Cada campo es esencial para garantizar que el periodo se registre correctamente y sea funcional en la plataforma. A continuación, se describen en detalle los elementos que deben completarse:
Año: en este campo se debe ingresar el año en el que se creará el periodo académico. Este dato es clave para organizar los periodos dentro del calendario escolar.
Periodo del año: en este campo se seleccionará una de las opciones disponibles según el número de periodos académicos que maneje la institución. El número de periodos puede variar dependiendo del modelo educativo (1 periodo: si la institución cuenta con un ciclo escolar anual; 2 periodos: si opera bajo un esquema de semestres; 3 periodos: si utiliza cuatrimestres o incluye un periodo de verano adicional bajo el esquema de semestres). En caso de que la institución maneje 2 semestres con un periodo de verano, será posible elegir entre las siguientes opciones:
Periodo 1: correspondiente al periodo Enero – Junio.
Periodo 2: correspondiente al Verano, utilizado para cursos impartidos durante las vacaciones largas.
Periodo 3: correspondiente al periodo Agosto – Diciembre.
Para conocer a detalle donde es posible configurar cuántos periodos escolares tendrá la institución al año, puedes consultar el siguiente enlace: Configuración adicional.
Nombre: es el nombre completo con el que se identificará al periodo en la plataforma y en documentos oficiales. Este nombre será visible en certificados, constancias y otros documentos académicos.
Nombre corto: es un nombre abreviado que se utilizará en documentos donde el espacio para mostrar el periodo es limitado.
Inicio: fecha que definirá el inicio del periodo en la plataforma. Esta fecha no se reflejará en documentos oficiales. Es diferente a la fecha de inicio de clases, que se capturará en una sección que se especificará más adelante.
Término: fecha que define el fin del periodo en la plataforma. Al igual que la fecha de inicio, esta fecha no aparecerá en documentos oficiales y es independiente de la fecha de término de clases, que se capturará más adelante.
Días de Clase: indica la cantidad total de días de clase que abarcará el periodo. Este campo es importante para cálculos internos de la plataforma y planificación académica.
¿Habilitado en Búsquedas?: este campo permite decidir si el periodo estará activo o inactivo en la plataforma: Si se elige la opción habilitado, el periodo estará visible y disponible para su consulta y selección en los diferentes menús de la plataforma. En cambio, si se elige la opción deshabilitado, el periodo será invisible en los menús de consulta y administración, y su periodo de fichas estará oculto.
Nota: las fechas de inicio y término del periodo especificadas en el formulario para configurar los datos del periodo determinan los días de operación del periodo en MindBox, pero no se reflejarán en documentos oficiales. Estas fechas deben abarcar el tiempo total necesario para realizar todas las actividades administrativas y académicas relacionadas con el periodo, desde su apertura hasta su cierre completo, asegurando así una correcta gestión del ciclo escolar.
Es importante asegurarse de que no se dejen días sin periodo y que los periodos no se crucen entre sí. Por ejemplo, si un periodo finaliza el 31 de diciembre, el siguiente deberá comenzar de manera inmediata el 1 de enero. Esto garantiza una continuidad en las operaciones académicas y administrativas dentro de la plataforma, evitando errores o conflictos en la gestión de datos.
En esta sección, se configurará la información necesaria para habilitar el proceso de inscripción de los estudiantes (selección de materias) y las funciones administrativas para crear y editar grupos. A continuación, se detallan los campos a configurar:
¿Cómo deseas que paguen la inscripción los estudiantes?: este campo define si el pago de inscripción debe realizarse antes o después de la inscripción:
Pago antes de inscripción: al seleccionar esta opción MindBox controlará el proceso, permitiendo la inscripción únicamente a los estudiantes que hayan completado y liberado su pago.
Pago después de inscripción: al seleccionar esta opción, el control de pagos deberá realizarse manualmente. Los estudiantes que no realicen el pago tendrán que ser dados de baja. Para facilitar este proceso, desde el menú Consulta > Estudiantes > Orden de inscripción, será posible consultar el listado de estudiantes inscritos que no han completado su pago de inscripción. Esto permitirá llevar un seguimiento preciso y tomar las acciones necesarias.
Para conocer a detalle como consultar el listado de estudiantes inscritos que no han completado su pago de inscripción, puedes consultar el siguiente enlace: Consulta del orden de inscripción.
¿Desea activar las inscripciones para los administradores?: permite decidir si los administradores pueden realizar la selección de materias en nombre de los estudiantes. Esta opción es útil cuando un estudiante no puede completar su inscripción. Por defecto, esta opción se encontrará activada, si se desactiva seleccionando la opción No, los administradores no podrán cargar materias a los estudiantes
Para conocer a detalle como brindarle el apoyo necesario al estudiante con su selección de materias, puedes consultar el siguiente enlace: Selección de materias al estudiante. Es importante tener en cuenta que el personal podrá realizar esta acción siempre y cuando tenga permisos sobre la carrera del estudiante en cuestión y tenga acceso al menú Estudiantes > Inscripciones > Selección de materias.
¿Desea activar la creación de grupos para los administradores?: este campo permite habilitar o deshabilitar la opción de que los administradores puedan registrar, editar o eliminar grupos y gestionar sus horarios. Por defecto, esta opción se encontrará activada, si se desactiva seleccionando la opción No, los administradores no podrán gestionar los grupos.
Fechas y tiempos para la selección de materias:
Inicio de selección de materias: se ingresará la fecha en la que los estudiantes podrán comenzar su inscripción.
Término de selección de materias: se ingresará la fecha límite para que los estudiantes realicen su inscripción.
Tiempo de selección de materias: se ingresará el tiempo máximo asignado para que cada estudiante complete la selección de sus materias. Por defecto se tiene establecido un tiempo de 2 horas, pero se puede ajustar según las necesidades de la institución.
Aunque no es obligatorio llenar los campos de esta sección al momento de crear un nuevo periodo, estos datos son esenciales para procesos como la captura de calificaciones y la encuesta estudiantil. Por ello, se recomienda configurar estos campos preferentemente al momento de crear el periodo o, como máximo, antes de iniciar con las evaluaciones o la captura de calificaciones. A continuación, se describen los campos de esta sección:
Inicio de captura de calificaciones: se ingresará la fecha a partir de la cual los docentes podrán comenzar a capturar las calificaciones finales de los estudiantes. La captura será accesible únicamente desde esta fecha y permanecerá disponible hasta que: el docente registre la calificación y envíe sus calificaciones, o bien, se realice el cierre del periodo. Es importante mencionar que una vez registradas las calificaciones, no podrán modificarse a menos que exista una autorización docente para su corrección.
Inicio de encuesta estudiantil: se seleccionará la fecha a partir de la cual los estudiantes tendrán acceso a las encuestas, que incluyen:
Evaluación docente: encuesta para evaluar el desempeño de los profesores.
Evaluación departamental: encuesta para medir la calidad de los servicios administrativos y académicos.
Término de encuesta estudiantil: se seleccionará la fecha límite para que los estudiantes puedan completar las encuestas mencionadas. Es importante tener en cuenta que mientras la plataforma esté fuera de las fechas configuradas, las encuestas permanecerán inaccesibles.
Nota: la evaluación docente y la evaluación departamental son herramientas importantes para medir el desempeño de los docentes y servicios administrativos, permitiendo a la institución identificar áreas de mejora. Configurar estas fechas asegura que los estudiantes puedan participar en el proceso de evaluación de manera organizada y dentro del periodo establecido.
En la parte inferior del formulario se encuentra la última sección del apartado, donde es posible configurar otras fechas importantes relacionadas con las actividades de la institución. Aunque no es obligatorio completar esta información, se recomienda hacerlo, ya que puede ser útil para generar documentos como constancias y otros reportes oficiales. A continuación, se describen los campos de esta sección:
Inicio de clases: en este campo es posible ingresar la fecha oficial del inicio del periodo académico. Esta fecha aparecerá impresa en los documentos que lo requieran, pero no afecta el acceso ni el funcionamiento de la plataforma.
Término de clases: en este campo es posible ingresar la fecha oficial del término del periodo académico. Esta fecha también aparecerá en documentos oficiales donde sea requerida, sin limitar el acceso o funcionamiento de la plataforma.
Inicio de vacaciones regulares: en este campo es posible ingresar la fecha de inicio del periodo vacacional general. Aparecerá en documentos oficiales que lo requieran, pero no impactará el funcionamiento o acceso a la plataforma.
Término de vacaciones regulares: en este campo es posible ingresar la fecha de término del periodo vacacional general. Al igual que la fecha de inicio, estará disponible en documentos oficiales donde sea requerida sin afectar la operatividad de la plataforma.
Inicio de vacaciones de Semana Santa: en este campo es posible ingresar la fecha de inicio del periodo vacacional correspondiente a Semana Santa. Esta fecha será visible en documentos oficiales que lo requieran pero no influirá en el acceso ni en el uso de la plataforma.
Término de vacaciones de Semana Santa: en este campo es posible ingresar la fecha de término del periodo vacacional de Semana Santa. También se imprimirá en los documentos requeridos, sin impacto en el funcionamiento de la plataforma.
Una vez terminada la configuración de todos los campos mencionados en las diferentes secciones, se seleccionará el botón Guardar, el cual se encuentra en la parte inferior derecha del formulario.
Con esto, la plataforma indicará si los datos del periodo fueron actualizados finalizando el registro del nuevo periodo escolar. Además, la plataforma creará de manera automática un nuevo periodo de fichas, el cual se podrá visualizar y configurar a través del menú Aspirantes > Configuración > Periodo de fichas.
Para conocer a detalle como llevar a cabo la configuración del periodo de fichas, puedes consultar el siguiente enlace: Configuración del periodo de fichas.
Es importante tener en cuenta que si marcó el periodo registrado como deshabilitado, no estará visible el periodo de fichas correspondiente.
Para editar un periodo escolar, se realizará su búsqueda ya sea a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el periodo a modificar, se seleccionará el botón Acciones de la fila correspondiente y posteriormente la opción Editar.
Esta selección mostrará nuevamente el formulario con los datos previamente cargados, los cuales podrán ser modificados.
Una vez realizadas las modificaciones pertinentes, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si los datos fueron actualizados correctamente y el periodo pasará a formar parte del listado con sus respectivas modificaciones.
En seguida te compartimos un video tutorial en el que te mostraremos cómo registrar un nuevo periodo escolar en MindBox. Te explicaremos paso a paso cómo configurar los parámetros necesarios para realizar correctamente la apertura de un periodo y cómo editarlo en caso que sea necesario.
