Atención de Mensajes
Última actualización
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El apartado de atención de mensajes dentro del módulo de comunicación estudiantil en MindBox es una herramienta diseñada para que el personal autorizado de la institución pueda responder de manera eficiente las dudas, comentarios o solicitudes enviadas por los estudiantes. Este apartado permite gestionar las conversaciones de forma organizada, brindando la posibilidad de mantenerlas abiertas para seguimiento continuo o cerrarlas una vez que la consulta haya sido atendida satisfactoriamente, según las políticas y necesidades de la institución. Además, en este apartado es posible adjuntar archivos a las conversaciones, lo que facilita el envío de documentos relevantes para resolver las solicitudes de los estudiantes. Esta funcionalidad fomenta una comunicación directa y efectiva entre estudiantes y administración, mejorando la atención y el vínculo institucional.
Para proceder y mantener comunicación directa con los estudiantes de tu institución a través de mensajes internos, nos dirigimos al menú Estudiantes > Comunicación > Atender mensajes.
Al acceder al apartado de atención de mensajes de los estudiantes, es posible observar un listado de mensajes. Este listado incluye datos clave para identificar al estudiante, como su número de matrícula, nombre completo y fotografía. También proporciona una vista previa del mensaje enviado por el estudiante o de la respuesta proporcionada por el personal, en caso de haberla.
Además, se muestra el estado actual de la conversación, que puede ser Abierto o Cerrado, acompañado de la fecha y hora correspondientes. Para facilitar su identificación, la plataforma utiliza códigos de color: verde para las conversaciones activas, que aún pueden recibir mensajes adicionales tanto del estudiante como de la institución, y rojo para las conversaciones concluidas, que ya no permiten el envío de nuevos mensajes en esa interacción.
Adicionalmente, en la parte superior del listado de mensajes se encuentra un formulario que permite acotar la búsqueda de mensajes por tipo de mensaje, número de matrícula y programa académico, lo que facilita la navegación entre mensajes de diferentes categorías o remitentes. Esto le permite al personal autorizado acceder rápidamente a las solicitudes, dudas o comentarios de los estudiantes, optimizando la comunicación y seguimiento en la plataforma.
Para atender los mensajes de forma individual, simplemente se debe seleccionar uno de los mensajes marcados como abiertos o pendientes.
Esta selección mostrará un ventana de mensajes, en la que se pueden visualizar detalles importantes de la conversación, como el tipo de mensaje seleccionado y datos clave para identificar al estudiante. También se muestra el mensaje recibido acompañado de información relevante, como la fecha, la hora y el nombre del estudiante que actúa como remitente.
En la parte inferior, se encuentra un recuadro de texto destinado a redactar y enviar nuevos mensajes, lo que permite mantener una comunicación directa, fluida y continua con el estudiante, asegurando un intercambio eficiente de información.
Una vez ingresada la respuesta correspondiente, se seleccionará el botón Enviar. Con ello, la plataforma indicará si el mensaje se envió de forma exitosa y lo registrará en la ventana de mensajes.
Nota: es importante destacar que, aunque las respuestas se generan en tiempo real, esta comunicación no funciona como mensajería instantánea. Para visualizar nuevos mensajes, el personal de la institución, debe ingresar manualmente a la conversación, ya que la plataforma no muestra notificaciones.
Una vez que haya concluido la conversación, el personal puede cambiar el estado de la misma de Abierto a Cerrado. Para esto, se debe seleccionar el botón Cerrar, el cual se encuentra en la parte superior derecha de la ventana de mensajes.
Con esta selección, la plataforma indicará si la conversación se ha cerrado, con lo cual tanto el estudiante como el personal no podrán continuar comunicándose a través de esa ventana de mensajes. Por lo que si el estudiante necesita retomar el contacto con la institución, deberá iniciar una nueva conversación.
Al regresar al apartado de atención de mensajes, será posible observar que el estado de la conversación ha cambiado de Abierto a Cerrado. Asimismo, la conversación se reubicará en una posición inferior dentro del listado, por debajo de aquellas que aún permanecen abiertas.
Para adjuntar un archivo a un mensaje, es necesario tener abierta la ventana de conversación del estudiante al que se enviará el archivo. A continuación, se debe seleccionar el ícono de adjunto (representado por un clip) ubicado en la interfaz de la conversación.
Al seleccionar el ícono de adjunto, la plataforma habilitará la opción para elegir y cargar el archivo deseado desde el dispositivo. Una vez que el archivo esté seleccionado y cargado, será necesario añadir un mensaje y posteriormente seleccionar el botón Enviar para completar el envío.
Es importante destacar que la plataforma no proporciona una vista previa del archivo adjunto y, además, solo permite enviar un archivo por mensaje, de forma que si se adjuntan dos archivos de manera consecutiva, solo se conservará el último archivo seleccionado.
Una vez que se ha enviado el mensaje, la plataforma indicará si el mensaje se ha enviado al estudiante correctamente y será posible visualizar el archivo adjunto al mensaje enviado.
