Organigrama
Gestión de puestos y departamentos
El organigrama es la categorización y distribución del personal en puestos que componen la estructura organizacional de la institución.
Para una correcta estructuración del organigrama de tu institución es necesario la creación de puestos y departamentos que conforman la misma.
Gestión de Puestos
Para crear los puestos que necesitará nuestra institución, iremos al menú Personal > Organigrama > Puestos, desde aquí podremos ver el listado de puestos, crear un nuevo puesto, descargar la lista con los puestos y editar puestos.
Listado de puestos
En la tabla con el listado de puestos, aparecerán todos los puestos que hemos creado. Cada uno de los puestos está formado por los siguientes datos:
Clave: clave del puesto.
Nombre del puesto: nombre del puesto
Nivel: nivel del puesto se refiere al nivel de responsabilidad que tiene el puesto. Por ejemplo un puesto de nivel ejecutivo tendría un nivel más alto de responsabilidad y autoridad que un puesto de nivel operativo.
Tipo: categoría o tipo de puesto, por ejemplo puesto de tiempo completo, medio tiempo o por proyecto.
Función: función que desarrolla el personal con este puesto dentro de la institución.
Filtrar y descargar puestos
MindBox permite descargar el listado de puestos que se han registrado en la plataforma, podemos descargar la lista completa de puestos creados o filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Podremos filtar por clave del puesto, nombre del puesto, nivel, tipo o función del puesto mediante el formulario de la parte superior, basta con llenar los campos deseados y dar clic en el botón Filtrar.
Si no tenemos ningún filtro activo y damos clic en el botón Descargar, se descargará la lista completa de puestos que tenemos en el listado. En caso de tener algun filtro se descargará solo la información filtrada usando el mismo botón de Descargar.
La plataforma nos descargará un archivo XLSX en el cual podremos encontrar la lista de puestos.
La cantidad de registros por archivo que puede descargar tu institución tiene un límite de acuerdo a su plan contratado. Por lo tanto si te aparece un mensaje como el siguiente al intentar descargar tu información, será necesario que refines más tu búsqueda haciendo uso del formulario de filtrado, para de esta manera reducir el número de registros que se descargarán.
En caso de requerir un incremento en el límite de registros, te recomendamos comunicarte con tu administrador para que se ponga en contacto con nuestra área de ventas.
Crear puesto
Para crear los puestos con los que cuenta nuestra institución, nos centraremos en formulario de filtrado que se encuentra en la parte superior de la pantalla de gestión de puestos. Daremos clic al botón Nuevo puesto.
Nos abrirá un formulario con los campos que describimos anteriormente en Listado de puestos: clave, nombre del puesto, nivel, tipo y función del puesto.
Una vez lleno el formulario con dichos campos daremos clic en el botón Guardar si el puesto se ha creado correctamente recibiremos un mensaje de éxito por parte de la plataforma.
Editar puesto
Para editar un puesto seguimos en el menú Personal > Organigrama > Puestos.
En el listado de puestos buscaremos el puesto que queremos editar, una vez localizado nos iremos a la columna editar y daremos clic al botón Editar. Esto nos llenará los campos del formulario de la parte superior (formulario de creación de puestos) con los datos del puesto a editar.
Realizaremos los cambios necesarios al puesto y posteriormente daremos clic en el botón Guardar. Si el guardado se realiza correctamente la plataforma nos enviará un mensaje de éxito.
Gestión de Departamentos
Para llevar una gestión de los departamentos que conforman nuestra institución iremos al menú: Personal > Organigrama > Departamentos, aquí podremos encontrar un listado con los departamentos que hemos creado, la opción para crear un nuevo departamento, la opción de filtrar y descargar departamentos, y también podremos editar los ya creados.
Listado de departamentos
En la tabla con el listado de departamentos, aparecerán todos los departamentos que hemos creado. Cada una de las filas corresponde a un departamento, cada uno de los cuales está formado por los siguientes datos:
Clave del departamento oficial: clave oficial del departamento.
Clave del departamento: clave del departamento.
Descripción del departamento: descripción que se le quiera dar al departamento.
Clave del departamento del cual depende: se refiere a la clave del departamento ubicado en un nivel jerárquico superior.
Nivel: nivel de jerarquía que tendrá dentro de la institución, esos niveles serían los siguientes: Nivel 1: El nivel más alto de la jerarquía, es decir la dirección.
Nivel 2: El segundo nivel en la jerarquía serían los comités.
Nivel 3: El segundo nivel en la jerarquía se refiere a las subdirecciones.
Nivel 4: El cuarto nivel correspondería a los departamentos académicos.
A partir de este nivel los demás pueden tener cualquier número siguiendo la jerarquía sin afectar el funcionamiento de la plataforma, pero es importante respetar los primero 4 niveles.
Tipo de departamento: un departamento puede de tipo A o P para los administrativos y de tipo D para los departamentos de tipo docente.
Cabe mencionar que cada departamento creado genera una tabla y a su vez forma parte de la tabla del departamento del que depende, es decir las tablas forman una estructura jerárquica en forma de árbol. Algunos departamentos, como la dirección, no dependen de ningún otro.
En la siguiente imagen se muestra un ejemplo, en el cual se puede observar como el departamento de Subdirección Académica tiene su propia tabla, y a su vez aparece como parte de la tabla del departamento Dirección, departamento del cual depende.
Filtrar y descargar departamentos
MindBox permite descargar el listado de departamentos que se han registrado en la plataforma, podemos descargar la lista completa de departamentos creados o filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Podremos filtar por clave del departamento oficial, clave de departamento, descripción del departamento, clave del departamento del que depende, nivel y tipo de departamento mediante el formulario de la parte superior, basta con llenar los campos deseados y dar clic en el botón Filtrar.
Si no tenemos ningún filtro activo y damos clic en el botón Descargar, se descargará la lista completa de departamentos que tenemos en el listado. En caso de tener algun filtro se descargará solo la información filtrada usando el mismo botón de Descargar.
La plataforma nos descargará un archivo XLSX en el cual podremos encontrar la lista de departamentos registrados en la plataforma.
La cantidad de registros por archivo que puede descargar tu institución tiene un límite de acuerdo a su plan contratado. Por lo tanto si te aparece un mensaje como el siguiente al intentar descargar tu información, será necesario que refines más tu búsqueda haciendo uso del formulario de filtrado, para de esta manera reducir el número de registros que se descargarán.
En caso de requerir un incremento en el límite de registros, te recomendamos comunicarte con tu administrador para que se ponga en contacto con nuestra área de ventas.
Crear departamento
Para dar de alta los departamentos que componen la estructura nuestra institución nos iremos al formulario Listar Departamentos el cual se ubica arriba de nuestro listado de departamentos, en la parte inferior de este daremos clic al botón Nuevo Departamento.
Al dar clic al botón Nuevo Departamento, la plataforma nos enviará a otro formulario, el cual se compone por los campos: Clave de departamento oficial, clave de departamento, descripción del departamento, clave del departamento del que depende, nivel y tipo de departamento. Dichos datos los describimos en Listado de departamentos.
Una vez llenos los campos del formulario daremos clic en el botón Guardar, la plataforma nos mostrará un mensaje de que la creación de nuestro departamento ha sido exitosa, podremos encontrar el nuevo departamento en el Listado de departamentos.
Editar departamento
Para editar un departamento iremos al Listado de departamentos, localizaremos el departamento que queremos editar en la tabla y daremos clic en el botón Editar. A continuación nos llenará el formulario de Crear departamento con los datos del departamento que queremos editar. Una vez realizados los cambios necesarios daremos clic en el botón Guardar.
Video Tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo configurar el organigrama de tu institución en MindBox. Te mostramos los pasos para crear los diferentes puestos y departamentos que conforman tu institución. Además, te explicamos cómo establecer la jerarquía de los puestos y cómo personalizar la información que aparece en cada uno de ellos.
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