Organigrama
Gestión de puestos y departamentos
Última actualización
Gestión de puestos y departamentos
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Un organigrama muestra las relaciones jerárquicas y funcionales dentro de una organización, lo que facilita la identificación de roles, responsabilidades y la cadena de mando. En MindBox, puedes crear y personalizar el organigrama de tu institución, asignando posiciones a cada miembro del personal de acuerdo con su rol y departamento. Esto no solo mejora la gestión interna, sino que también permite una mejor toma de decisiones, optimización de recursos y mejora de la comunicación entre los diferentes niveles de la institución. MindBox te ayuda a mantener esta información organizada, actualizada y accesible, lo que es fundamental para el buen funcionamiento y crecimiento de tu institución.
Para una correcta estructuración del organigrama de tu institución es necesario el registro de puestos y departamentos que conforman la misma.
Cada puesto cumple un rol crucial en el funcionamiento de la institución, y en MindBox, puedes personalizar y ajustar estos puestos de acuerdo con la estructura y necesidades de tu organización.
Para el registro de los puestos que necesitará tu institución, nos dirigimos al menú Personal > Organigrama > Puestos.
Al ingresar a este apartado, se mostrará de manera predeterminada una lista completa de todos los puestos registrados en la plataforma. En este listado es posible observar algunos datos generales del puesto tales como la clave, el nombre del puesto, nivel de responsabilidad, tipo o categoría y la descripción de la función que desarrolla el personal. Además, la plataforma brinda la posibilidad de modificar los datos generales de los puesto de manera individual.
MindBox permite descargar los puestos que se han registrado en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
La información se puede filtrar por clave, nombre del puesto, nivel de responsabilidad, tipo o categoría y función. Una vez seleccionados los campos requeridos, se debe seleccionar el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. En cambio, si no se tiene ningún filtro activo y se selecciona el botón Descargar, se descargará la lista completa de los puestos que se tienen en el listado.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de los puestos registrados en la plataforma y su información general como la clave, el nombre del puesto, nivel de responsabilidad, tipo o categoría y la descripción de la función que desarrolla el personal.
Nota: es importante tener en cuenta que la cantidad de registros por archivo que puede descargar tu institución tiene un límite. Por lo que si aparece un mensaje como el siguiente al realizar una descarga de información, será necesario que se refine la búsqueda haciendo uso de los campos formulario de filtrado. De esta manera al reducir el número de registros que se descargarán, la plataforma permitirá la descarga.
Para llevar a cabo el registro de un puesto necesario en tu institución en MindBox, se seleccionará el botón Nuevo puesto del formulario Listar puestos disponibles.
Con esta selección, se mostrará un nuevo formulario donde se deberá ingresar la información correspondiente a los datos generales del puesto a registrar. Dentro de los campos a llenar, se encuentran los siguientes:
Clave: es un código o identificador único asignado al puesto. Este código puede ser alfanumérico y sirve para identificar el puesto dentro de la estructura organizacional de manera más eficiente, sobre todo cuando hay muchos puestos similares.
Puesto: es el título oficial del puesto. Este debe ser descriptivo y representar claramente las funciones que desempeña la persona en ese puesto. Algunos ejemplos pueden ser "Coordinador Académico", "Jefe de Recursos Humanos", o "Docente de Matemáticas". Es importante que el nombre sea lo suficientemente claro para que cualquier miembro de la institución lo comprenda.
Nivel: este campo define el rango de autoridad o responsabilidad del puesto dentro de la institución. Puede estar vinculado a la jerarquía organizacional y definir si es un cargo directivo, de mando medio, o de ejecución. Por ejemplo, un "Director General" tendría un nivel de responsabilidad superior al de un "Jefe de Departamento". Los niveles de responsabilidad para los puestos se pueden estructurar de la siguiente manera:
Nivel 1: Corresponde a los puestos de mayor responsabilidad en la institución, como la Dirección General.
Nivel 2: Incluye puestos de alta dirección o coordinación, como los Subdirectores o Coordinadores Generales.
Nivel 3: Refleja puestos de jefatura de departamento o supervisores que reportan a los niveles superiores.
Nivel 4: Se refiere a los puestos operativos o administrativos que están bajo las jefaturas de departamento.
A partir de este nivel, los puestos pueden seguir asignándose con números sucesivos.
Tipo: define la clasificación del puesto dentro de la organización. Puede ser administrativo, académico, operativo, de gestión, etc. Esta categoría ayuda a agrupar los puestos con funciones similares. Por ejemplo, en una institución educativa, un puesto podría ser "Docente" o "Administrativo", diferenciando entre los roles pedagógicos y los de soporte administrativo.
Función: en este campo se detallará qué tareas y responsabilidades específicas tendrá el personal en ese puesto. Es un resumen de las funciones diarias, los objetivos del puesto y las competencias necesarias. Por ejemplo, para un "Coordinador Académico", la descripción podría incluir la gestión de horarios de clases, la coordinación con los docentes, la revisión de planes de estudio, entre otras tareas clave.
Una vez lleno el formulario con la información correspondiente, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, si el puesto se ha creado correctamente la plataforma mostrará un mensaje de éxito.
Para editar los datos generales del puesto registrado anteriormente, será necesario realizar la búsqueda del puesto a modificar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el puesto en cuestión, se seleccionará el botón Editar.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos generales del puesto previamente ingresados, los cuales podrán ser modificados.
Una vez realizadas las modificaciones pertinentes, se seleccionará el botón Guardar. Con lo cual, la plataforma indicará si se han guardado los datos correctamente.
Los departamentos dentro de un organigrama son las divisiones funcionales que agrupan a los empleados y recursos según sus responsabilidades y tareas específicas.
Para el registro de los departamentos que conformarán tu institución, nos dirigimos al menú Personal > Organigrama > Departamentos.
Al ingresar a este apartado, se mostrará de manera predeterminada muestra una tabla detallada de los departamentos oficiales de una institución organizada por niveles jerárquicos y tipos de departamento. Los departamentos se mostrarán divididos en secciones principales, tales como la Dirección y las Subdirecciones Académica, de Planeación, entre otras.
Cada departamento tiene asignada una clave oficial y una clave interna, junto con una breve descripción, su nivel de responsabilidad dentro de la estructura organizativa (nivel jerárquico) y su tipo de departamento, que puede ser administrativo o académico. Además, se pueden incluir departamentos más específicos como el de Ciencias Básicas, Metal Mecánica, así como divisiones como la de Postgrado e Investigación.
Además, la plataforma brinda la posibilidad de modificar los datos generales de cada departamento de manera individual.
MindBox permite descargar los departamentos que se han registrado en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
La información se puede filtrar por clave interna y oficial del departamento, nombre del departamento, clave del departamento del que depende, nivel de responsabilidad y tipo de departamento. Una vez seleccionados los campos requeridos, se debe seleccionar el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. En cambio, si no se tiene ningún filtro activo y se selecciona el botón Descargar, se descargará la lista completa de los departamentos que se tienen en la tabla.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de los departamentos registrados en la plataforma y su información general como la clave del departamento del que depende, la clave oficial e interna del departamento, el nombre del departamento, el nivel de responsabilidad y el tipo o categoría correspondiente.
Nota: es importante tener en cuenta que la cantidad de registros por archivo que puede descargar tu institución de acuerdo al plan contratado tiene un límite. Por lo que si aparece un mensaje como el siguiente al realizar una descarga de información, será necesario que se refine la búsqueda haciendo uso de los campos formulario de filtrado. De esta manera al reducir el número de registros que se descargarán, la plataforma permitirá la descarga.
Para llevar a cabo el registro de un departamento necesario en tu institución, se seleccionará el botón Nuevo departamento del formulario Listar departamentos.
Con esta selección, se mostrará un nuevo formulario donde se deberá ingresar la información correspondiente a los datos generales del departamento a registrar. Dentro de los campos a llenar, se encuentran los siguientes:
Clave del departamento oficial: esta es la clave oficial asignada al departamento por la institución, necesaria para la identificación formal dentro de la estructura organizacional.
Clave del departamento: se refiere a un código único interno que identifica al departamento en la plataforma, utilizado para su gestión administrativa y académica.
Descripción del departamento: es el título oficial del departamento. Este debe ser descriptivo y representar claramente las funciones, responsabilidades o actividades que lleva a cabo el departamento.
Clave del departamento del que depende: este campo señala la clave del departamento superior del cual depende el departamento en cuestión, indicando su posición dentro de la estructura jerárquica de la institución.
Nivel: define la jerarquía dentro de la institución. Los niveles principales se estructuran de la siguiente manera:
Nivel 1: corresponde a la Dirección, el nivel más alto en la jerarquía.
Nivel 2: este nivel lo ocupan los comités que supervisan áreas específicas.
Nivel 3: se refiere a las Subdirecciones, las cuales gestionan grandes áreas operativas o académicas.
Nivel 4: corresponde a los Departamentos Académicos que gestionan materias, docentes, y carreras.
A partir del Nivel 4, los departamentos pueden continuar asignándose niveles adicionales para organizar mejor la estructura jerárquica interna sin afectar el funcionamiento de la plataforma, siempre que se respete el esquema básico de los primeros cuatro niveles.
Tipo de departamento: esta categoría define el tipo de departamento, diferenciando entre: A o P para los departamentos administrativos, y D para los departamentos docentes o académicos, responsables de la parte educativa.
Es importante destacar que cada departamento registrado generará su propia tabla y/o se integrará en la tabla del departamento del cual depende, formando así una estructura jerárquica organizada. Esta estructura refleja claramente la relación entre los departamentos, facilitando la gestión. Además, es posible registrar departamentos independientes, como la Dirección, que no dependen de ningún otro departamento dentro de la jerarquía institucional.
Una vez lleno el formulario con la información correspondiente, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si el departamento se ha registrado correctamente.
Para editar los datos generales del departamento registrado previamente, será necesario realizar la búsqueda del departamento a modificar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el departamento en cuestión, se seleccionará el botón Editar de la fila correspondiente.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos generales del departamento previamente ingresados, los cuales podrán ser modificados.
Una vez realizadas las modificaciones pertinentes, se seleccionará el botón Guardar. Con lo cual, la plataforma indicará si se han guardado los datos correctamente.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo configurar el organigrama de tu institución en MindBox. Te mostramos los pasos para crear los diferentes puestos y departamentos que conforman tu institución. Además, te explicamos cómo establecer la jerarquía de los puestos y cómo personalizar la información que aparece en cada uno de ellos.
