Reinscripción
Última actualización
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El proceso de reinscripción en una institución educativa es fundamental para garantizar la continuidad y gestión académica de los estudiantes. Este procedimiento consiste en la automatización de la inscripción de los estudiantes al periodo siguiente, a diferencia de la inscripción al primer periodo donde es necesario inscribir a los aspirantes, el proceso de reinscripción en MindBox permite que los estudiantes se inscriban por sí mismos, es decir que puedan seleccionar sus materias y horario para su siguiente periodo y realizar su pago de inscripción de manera autónoma y en línea, asegurando de esta manera su lugar para el siguiente periodo escolar.
MindBox es una plataforma robusta capaz de gestionar y automatizar este proceso para que sea realizado de una manera sencilla.
Durante este proceso, será necesaria la participación de diferentes departamentos de la institución y se deberán llevar a cabo una serie de pasos para que el proceso de reinscripción se realice de manera exitosa.
A continuación se describirán los pasos necesarios para llevar a cabo correctamente el proceso de reinscripción a cualquier otro periodo que no sea al primero.
Nota: los departamentos mencionados en cada uno de los pasos siguientes, se seleccionaron con base al ejemplo dado en asignación de roles. Por ello, cada uno de las actividades siguientes deberán ser realizadas por el/los usuarios con los roles correspondientes, según la asignación de roles que haya definido tu institución.
El primer paso del proceso de reinscripción es la configuración del momento en que los estudiantes podrán pagar su inscripción al nuevo periodo escolar, es decir, se seleccionará si el pago se realizará antes o después de su selección de materias.
Para esto, se accederá a la plataforma como usuario del Departamento de Servicios Escolares y nos dirigiremos al menú Escuela > Fechas > Periodos escolares.
En este apartado se seleccionará el botón Editar del periodo correspondiente (nuevo periodo), y en el campo ¿Cómo deseas que paguen la inscripción los estudiantes? se seleccionará la opción deseada. Si se selecciona la opción Pagar antes de inscripción, los estudiantes deberán realizar su pago antes de poder realizar su selección de materias. En caso contrario, si se selecciona la opción Pagar después de inscripción, la plataforma permitirá que los estudiantes se reinscriban (seleccionen materias) sin haber realizado su pago.
Nota: es importante que se tome en cuenta que el nuevo periodo ya debe estar creado.
El proceso de reinscripción que se describirá a continuación es para aquellas instituciones que requieren el pago antes de la reinscripción del estudiante, por lo tanto, se debe seleccionar la opción Pagar antes de inscripción.
Para conocer a detalle de como configurar el periodo escolar o de como crear un nuevo periodo, se puede acceder al siguiente enlace: Nuevo periodo escolar.
Posteriormente, será necesario que el encargado o usuario del Departamento de Recursos Financieros lleve a cabo la configuración de los conceptos de pago, la definición de los montos a pagar de reinscripción para los estudiantes y la fecha límite en que éstos podrán acceder a realizar su pago. En caso de que se realicen condonaciones, éstas se deberán configurar en este paso.
Para ello, nos dirigimos al menú Pagos > Configuración > Conceptos.
Es importante conocer que el campo Tipo de pago para el concepto de pago de reinscripción debe ser de tipo Inscripción.
Para conocer a detalle sobre como configurar los conceptos de pago correspondientes, se puede acceder al siguiente enlace: Conceptos de pago.
Para configurar la fecha de pago de inscripción, nos dirigimos al menú Pagos > Configuración > Fechas de inscripciones. Apartado donde se seleccionará la fecha límite de pago de la reinscripción.
Es importante mencionar, que esta fecha es compartida con la fecha límite de pago de inscripción a primer semestre.
Para conocer a detalle sobre como configurar la fecha de pago de inscripción, se puede acceder al siguiente enlace: Fecha de pago de inscripción.
Una vez que se definió cuándo deberán realizar su pago los estudiantes y que los conceptos, montos y fecha de pago están configurados, será necesario crear cada uno de los grupos (y grupos paralelos en caso de ser necesario) con su respectivo horario para los estudiantes. Es decir, toda materia ofertada para cada periodo ofertado en el periodo especificado, ya sean pares o impares deberán tener su propio grupo por cada carrera abierta en este periodo.
Para el registro de los grupos como usuario del Departamento de Servicios Escolares, nos dirigimos al menú Cursos > Grupos > Administración.
Nota: es recomendable que las materias del periodo de una carrera específica no tengan horarios superpuestos, para que los estudiantes no tengan cruces entre ellas. En caso de abrir más de dos grupos por materia, es importante asegurarse de que no haya traslape de horarios entre las materias dentro del mismo set de materias.
Para conocer a detalle cómo registrar los grupos con su respectivo horario o cómo crear un grupo paralelo, puede acceder a los siguientes enlaces: Administración de grupos - Grupo paralelo.
MindBox permite definir si se mostrarán los grupos y horarios creados a los estudiantes antes de que estos puedan acceder a realizar su selección de materias, de manera que tengan más tiempo para crear su horario de la mejor manera y la selección de materias sea más rápida. O bien, definir que solo puedan acceder a visualizarlos durante su selección de materias.
Para configurar en que momento se mostrarán los grupos y horarios a los estudiantes, nos dirigimos al menú Escuela > Configuración > Datos de la escuela y posteriormente seleccionar la pestaña Configuración.
Dentro de este apartado, si se desea que los estudiantes puedan acceder a ver los grupos antes de que sea su fecha y hora de selección de materias, se seleccionará la opción Si en el campo ¿Los estudiantes puedan ver los grupos disponibles?, de lo contrario se deberá seleccionar la opción No.
El siguiente paso a realizar es la asignación de los docentes a los grupos correspondientes. Es importante mencionar que los docentes que estarán impartiendo las materias ofertadas deberán estar registrados en la plataforma antes de realizar su asignación a grupo.
Si su institución lo requiere MindBox permite el préstamo temporal de docentes de un área o departamento académico a otro, para conocer más acerca de como realizar los préstamos de docentes, se puede acceder al siguiente enlace: Préstamo de docentes.
Para realizar la asignación de docentes a grupos, es necesario acceder a la plataforma como usuario del Departamento Académico al que pertenece el docente. Una vez dentro nos dirigimos al menúPersonal > Docente > Asignación a grupo.
Para conocer el proceso de asignación de docentes a los grupos ofertados, puede acceder al siguiente enlace: Asignación de docente.
Posteriormente, como usuario del Departamento de División de Estudios y/o como coordinador de carrera será necesario configurar el orden en que se reinscribirán los estudiantes. Este proceso, permitirá generar bloques de estudiantes de manera automática, ordenados acorde a su promedio del periodo anterior, o con base a su promedio aritmético de la carrera, dando prioridad a los de más alto promedio al momento de realizar su selección de materias.
En este paso se podrá definir la fecha de inicio y final de reinscripción, así como los horarios en que los estudiantes se inscribirán por bloque generado, también se podrá elegir si se ordenarán por su promedio del periodo anterior o con base a su promedio aritmético de la carrera. De esta forma, automáticamente se le indicará al estudiante en su perfil, cuándo y a qué hora podrá llevar a cabo la selección de sus materias.
Además, durante la generación del orden de inscripción, se definir si se llevará a cabo la generación y el registro de las órdenes de pago de reinscripción. Para ello, será necesario seleccionar la opción Si dentro del campo ¿Desea programar los pagos?. En caso contrario, la programación de los pagos se tendrá que realizar manualmente.
Para llevar a cabo el orden de inscripción, nos dirigimos al menú Estudiantes > Inscripciones > Orden de inscripción.
Para conocer a detalle cómo configurar y generar la orden de reinscripción de los estudiantes, se puede acceder al siguiente enlace: Orden de inscripción.
Una vez que se realizó la programación del orden de reinscripción, se registrarán las órdenes de pago de todos los estudiantes programados de forma automática, con lo cual los estudiantes podrán ver la información para poder realizar su pago en su perfil de MindBox, mientras que el personal autorizado lo podrá verificar a través del menú Pagos > Registro > Todos los pagos.
Para conocer cómo visualizar las órdenes de pago de los estudiantes programadas durante la generación del orden de inscripción, se puede acceder al siguiente enlace: Registro de pagos.
Una vez que se definió el orden de reinscripción y se generaron las órdenes de pago, el estudiante podrá realizar la consulta de la fecha y la hora en que podrá llevar a cabo su selección de materias y podrá acceder a pagar su inscripción a través de su perfil en el menú Reinscripción > Datos de reinscripción.
El estudiante tendrá que realizar el pago para poder continuar con el proceso de reinscripción en caso de que se haya configurado de esta manera, solo así podrá acceder a realizar su selección de materias en la fecha y hora que le fueron asignadas.
El estudiante podrá visualizar las diferentes opciones de pago proporcionadas por su institución, ya sea a través de MindBox Pay, o bien, a través de referencia bancaria.
Cabe mencionar que al utilizar MindBox Pay para recibir pagos, se podrá proporcionar diferentes métodos de pago a los estudiantes:
Tarjetas VISA, MASTER CARD y AmericanExpress.
Pago con Apple Pay.
Pago en OXXO.
Si el estudiante realizó su pago a través de MindBox Pay, su pago se liberará de forma automática. De lo contrario será necesario proceder con su liberación manual, permitiendo así que el estudiante pueda llevar a cabo su reinscripción (la selección de sus materias). Para la liberación de pagos deberemos acceder a la plataforma como usuario del Departamento de Recursos Financieros, una vez dentro nos dirigimos al menúPagos > Registro > Todos los pagos.
Para conocer a detalle el proceso de liberación de pagos acceda al siguiente enlace: Liberación de pagos.
Una vez que los pagos de reinscripción fueron liberados, los estudiantes son responsables de verificar en su perfil la hora y fecha asignada para realizar su reinscripción (selección de materias). Es importante recordar que si se habilitó que la opción en la que los estudiantes pueden ver los grupos disponibles antes de su selección de materias, estos podrán visualizar la lista de grupos y horarios ofertados para el periodo a cursar, con lo cual podrán armar su horario con más tiempo y realizar su selección de materias más rápido.
Para que el estudiante pueda verificar su información de reinscripción, se dirigirá al menú Reinscripción > Datos de reisncripción a través de su perfil en la plataforma.
Una vez que sea fecha y hora de reinscripción del estudiante, MindBox permitirá el acceso al estudiante a seleccionar sus materias a través de su perfil. Para ello, el estudiante debe ingresar al menú Reinscripción > Selección de materias.
Es importante que una vez que el estudiante termine con el proceso de selección de materias, seleccione el botón Registrar horario, ya que si no se realiza este paso el estudiante solo quedará preinscrito y no parecerá en listas de asistencia ni de calificaciones del docente, por lo que tampoco se le podrá asignar calificación al final del curso.
Una vez terminado el proceso de reinscripción, el estudiante podrá visualizar y verificar su carga académica (horario) desde su perfil a través del apartado En curso.
En caso de existir algún problema o inconveniente durante la selección de las materias, el estudiante deberá acudir a la institución, o bien, ponerse en contacto con su coordinador de carrera para que éste pueda llevar a cabo las acciones pertinentes.
En ocasiones puede ser que el estudiante tenga problemas durante su reinscripción tales que la plataforma no deja que seleccione ciertas materias o que termine su registro de horario. Dentro de estos problemas se encuentran los empalmes entre los grupos de materias, la selección de créditos de más o de menos, entre otras acciones que le impiden al estudiante continuar con el proceso.
Ante esta situación, el personal encargado puede llevar a cabo una autorización académica de acuerdo al inconveniente que presenta el estudiante, de forma que el estudiante pueda continuar con su reinscripción.
Para poder llevar a cabo dichas autorizaciones, nos dirigimos al menú Estudiantes > Inscripciones > Autorizaciones.
Para conocer a detalle sobre como realizar una autorización académica para el estudiante en cuestión, se puede acceder al siguiente enlace: Autorizaciones académicas.
Si durante el proceso de reinscripción, los estudiantes presentan dificultades para realizar su selección de materias que no pueden ser solucionadas con alguna autorización académica. El coordinador de la carrera, o bien, personal autorizado de su institución puede llevar a cabo la selección de materias para el estudiante.
Para poder brindarle el apoyo necesario al estudiante con su selección de materias, nos dirigimos al menú Estudiantes > Inscripciones > Selección de materias.
Para conocer a detalle sobre como realizar la selección de materias para el estudiante en cuestión, se puede acceder al siguiente enlace: Selección de materias al estudiante.
Nota: en caso de que la reinscripción no se pueda llevar a cabo dentro de fecha y hora asignada en el orden de inscripción, será necesario acceder al menú Estudiantes > inscripciones > Fechas de selección. Dentro de este apartado se le puede asignar un nuevo horario de selección de materias al estudiante independientemente de si la reinscripción la realiza el estudiante en cuestión o el personal autorizado.
