Selección de Materias al Estudiante
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En muchos casos durante el proceso de inscripción, los estudiantes pueden beneficiarse de la orientación y asesoramiento proporcionados por el personal autorizado de tu institución para la selección de materias que se adecúen a su plan de estudios. Esto es especialmente importante para los estudiantes nuevos o aquellos que enfrentan desafíos específicos al determinar sus horarios académicos.
A través de MindBox, el personal correspondiente tiene la posibilidad de brindar asistencia personalizada al estudiante, teniendo en cuenta factores como los requisitos del plan de estudios, las preferencias individuales del estudiante y la disponibilidad de materias y grupos. Esta colaboración ayuda a garantizar que los estudiantes se inscriban en las materias más apropiadas para sus objetivos académicos y su progreso educativo.
Para poder brindarle el apoyo necesario al estudiante con su selección de materias, nos dirigimos al menú Estudiantes > Inscripciones > Selección de materias.
Es importante tener en cuenta que para poder llevar a cabo la selección de materias para un estudiante, es necesario ingresar con un usuario de administrador o autorizado para realizar dicha acción.
Para iniciar con la selección de materias al estudiante, se ingresará la matrícula del estudiante en cuestión en el formulario que aparece al acceder al apartado de selección de materias, y posteriormente se seleccionará el botón Siguiente.
Con ello, la plataforma mostrará una nueva pantalla en la que se mostrarán cuatro secciones:
La primera sección cuenta con los datos generales del estudiante tales como la matrícula, el nombre completo, el semestre que está por cursar y para el cual se seleccionarán las materias, la carrera que esta cursando, la especialidad asignada y el año de la retícula de la carrera. La segunda sección contiene la tabla de carga académica en la que se muestran los créditos mínimos y máximos permitidos a cargar. La tercera sección muestra el botón Ver movimientos de materias, del cual se hablará mas adelante. Y la cuarta sección muestra la retícula de la carrera con las materias disponibles para su selección con su respectivo botón de Registrar horario, el cual cumple la función correspondiente.
Cabe mencionar que esta retícula mostrará un código de color para cada materia dependiendo de su estatus. Los códigos de color que puede tomar cada materia son los siguientes:
Un código de color verde está asociado a una materia acreditada, esto es, que la materia ha sido aprobada satisfactoriamente por el estudiante en un periodo escolar anterior.
Un código de color morado está asociado a un estatus de cursando materia. Lo cual se refiere a que el estudiante está actualmente matriculado en la materia y está cursándola durante el periodo escolar actual.
Un código de color rosa está asociado a un estatus de reprobada cursando. Este estatus indica que el estudiante está cursando una materia que ya había reprobado anteriormente.
Un código de color café está asociado a un estatus de especial cursando. Lo cual se refiere a que el estudiante está cursando una materia que no acreditó en curso normal ni en repetición.
Un código de color amarillo está asociado a una materia cursada sin acreditar, esto es, que el estudiante ha cursado la materia pero no ha logrado acreditarla, ya sea porque no la ha aprobado o porque no completó los requisitos necesarios.
Un código de color naranja está asociado a un estatus de materia a curso especial. Lo cual se indica que es una materia que no acreditó en curso normal ni en repetición y debe volver a cursarla.
Un código de color rojo está asociado a un estatus de curso especial reprobado. Este estatus indica que el estudiante ha reprobado la materia que se cursó en especial.
Un código de color azul está asociado a una materia posible a seleccionar, es decir, indica que la materia está disponible para ser seleccionada por el administrador para el periodo escolar que esta en curso.
Un código de color gris está asociado a una materia no permitida hasta avance, es decir, que la materia no puede ser seleccionada para el estudiante hasta que se haya alcanzado cierto avance o completado ciertos requisitos previos en su plan de estudios.
Nota: si existen materias con un código de color amarillo (materia cursada sin acreditar), será necesario realizar la selección de estas materias antes de cualquier otra. Esto debido a que si se intenta seleccionar alguna otra sin antes cargar la materia cursada sin acreditar, la plataforma no permitirá seleccionarla y mostrará el siguiente mensaje: "Primero debe seleccionar las materias que tiene en repetición".
Teniendo en cuenta lo anterior, se hará clic en el botón Seleccionar de la materia que se desea dar de alta al estudiante.
Esta acción mostrará otra pantalla en la que se mostrará un listado de grupos posibles a seleccionar. Este listado contiene los datos generales del grupo tales como el nombre de la materia, la clave del grupo, el docente asignado, el campus, la capacidad del grupo y el aula, y el horario semanal de la materia. Una vez visualizado el grupo a elegir para el estudiante, se hará clic en el botón Seleccionar de la fila correspondiente.
Al realizar la selección del grupo correspondiente, la plataforma indicará si el estudiante se ha inscrito correctamente al grupo. Además, mostrará un recordatorio para no olvidar finalizar la inscripción al terminar de cargar los grupos mediante la selección del botón Registrar horario. Esto último en caso de que la materia seleccionada sea la última por seleccionar. Caso contrario, se continuará con la selección de materias. Para ello, una vez que se inscribió al estudiante al grupo, se seleccionará el botón Atrás.
Al volver a la retícula de la selección de materias, se mostrará una nueva sección justo arriba de la retícula de la carrera con los grupos de las materias seleccionadas hasta el momento. En esta sección se mostrará el listado de los grupos seleccionados para el estudiante. Este listado mostrará la información general del grupo, tal como el nombre y la clave de la materia, el docente asignado a la misma, la clave del grupo, el número de créditos de la materia y el horario semanal de la misma. Asimismo, en la ultima fila del listado se podrá visualizar el número de créditos totales que se han seleccionado.
Además, será posible ver que la materia seleccionada pasará de un código de color azul a morado, indicando que esa materia estará siendo cursada en el periodo en curso.
Una vez que se terminó de dar de alta la materia, se procede con el alta de una segunda, tercera o enésima materia siguiendo el mismo procedimiento antes descrito desde la selección de botón Seleccionar de la materia a registrar. Una vez que se terminó de dar de alta cada una de las materias deseadas para el estudiante, este apartado se verá algo como en la siguiente imagen.
Al terminar de seleccionar todas las materias, se seleccionará el botón Registrar horario, el cual se encuentra justo en la parte superior de la retícula.
Con ello, la plataforma indicará si el horario ha sido registrado con éxito. De esta forma el estudiante quedará inscrito en cada una de las materias y podrá realizar la descarga de su carga académica.
Es importante que al terminar de realizar la selección de las materias, se seleccione el botón Registrar horario, ya que de no ser así el estudiante no aparecerá en las listas de estudiantes inscritos en las materias.
Para llevar a cabo la eliminación de las materias que se dieron de alta, o bien, que ya han sido registradas para el estudiante, se ubicará en la sección de Grupos seleccionados hasta el momento. Una vez que se tiene ubicada la materia a retirar, se seleccionará el botón Eliminar de la fila correspondiente.
Con ello, la plataforma indicará si el grupo asociado a la materia que se requería retirar fue eliminado correctamente.
Del mismo modo, es posible llevar a cabo la eliminación de todas las materias de forma masiva para que sea posible volver a realizar la selección y registro de las materias. Para ello, se seleccionará el botón Eliminar todos de la parte superior derecha del listado.
Con ello, la plataforma indicará si se ha eliminado de forma correcta y será posible volver a realizar la selección de las materias para el estudiante.
Si se requiere ver los movimientos que en dado caso realizó el estudiante, o bien, algún miembro del personal autorizado acerca de la alta, baja o inscripción de las materias, se seleccionará el botón Ver movimientos de materias.
Esta acción abrirá un recuadro con un listado de todos los movimientos realizados. Este listado contiene la clave y nombre de la materia, la clave del grupo al que pertenece, la fecha y hora en la que se realizó el movimiento o la modificación, el tipo de operación o movimiento y el nombre registrado para el usuario, o en su caso, la matrícula del estudiante. Existen tres tipos de operación o movimientos dentro de la plataforma, los cuales son los siguientes: alta, baja e inscripción de materia.
La alta de una materia se refiere al proceso inicial de selección de materias, indicando que la materia ha sido elegida, pero aún no se ha completado el registro formal. Esto puede suceder si no se ha seleccionado el botón Registrar horario al finalizar la selección de materias, o si aún no se ha concluido con dicha selección.
Por otro lado, la inscripción de una materia confirma que ésta ha sido correctamente registrada en la plataforma. Esto ocurre al seleccionar el botón Registrar horario al finalizar el proceso de selección de materias.
Finalmente, la baja de una materia indica que ésta ha sido eliminada del registro, ya sea antes o después de haber completado el proceso de registro de la materia.
Los mensajes de aviso que proporciona la plataforma, garantizan una experiencia fluida y eficiente tanto para los usuarios como para el equipo administrativo. Estos pueden variar desde simples notificaciones hasta alertas importantes, juegan un papel fundamental en la comunicación y el funcionamiento general del sistema.
En esta sección, exploraremos los diferentes tipos de avisos que pueden surgir, brindando consejos sobre cómo abordarlos adecuadamente y proporcionando recursos para resolver cualquier problema que pueda surgir durante el uso de la plataforma.
Grupo disponible para el periodo:
Si al seleccionar una materia, se muestra el siguiente mensaje:
Este aviso indica que se ha seleccionado una materia que no cuenta con un grupo creado. Por lo tanto, será necesario realizar el proceso correspondiente para el registro del grupo.
Grupo con lugares disponibles:
Si al seleccionar una materia, se muestra la información del grupo con un código de color rojo como en la siguiente imagen:
Esto indica que el grupo está cerrado, es decir, que ya no hay un lugar disponible para el estudiante al cual se le está haciendo la selección de materias. Si se requiere que el estudiante lleve a cabo dicha materia en el grupo marcado como cerrado, será necesario realizar un ajuste en la capacidad del grupo. De forma que se habilite un lugar para el estudiante, de lo contrario no podrá hacer selección de la materia.
Materia de prerrequisito:
Si al seleccionar una materia, aparece el siguiente mensaje:
Este mensaje indica que el estudiante no ha cursado o no ha acreditado la materia configurada en la retícula de la carrera como prerrequisito para la materia que se seleccionó. Por lo tanto, si es necesario que el estudiante curse la materia seleccionada sin haber cursado la materia de prerrequisito, se le debe asignar una autorización académica de tipo cursar materia requisitada para que se pueda dar de alta e inscribir la materia.
Créditos mínimos:
Si al dar de alta una materia para todo el semestre, se selecciona el botón Registrar horario y la plataforma muestra el siguiente mensaje:
Esto indica que se intentó cargar una materia que cuenta con menos créditos de los que son permitidos, los cuales se muestran en la tabla de carga permitida.
Por lo tanto, si es necesario que el estudiante curse la materia seleccionada porque no puede agregar más materias, ya que posiblemente es la última materia que le resta por cursar al estudiante; se le debe asignar una autorización académica de tipo créditos mínimos. De forma que el campo de Carga mínima permitida sea reajustado para que se pueda dar de alta e inscribir la materia.
Créditos máximos:
Si al terminar con la selección de materias, se hace clic en el botón Registrar horario y la plataforma muestra el siguiente mensaje:
Este aviso indica que se intentaron registrar varias materias, de forma que en total se excede el número máximo de créditos de los que son permitidos, los cuales se muestran en la tabla de carga permitida.
Por lo tanto, si es necesario que el estudiante curse toda materia seleccionada sin la posibilidad de dar de baja alguna de las materias seleccionadas; se le debe asignar una autorización académica de tipo créditos máximos. De forma que el campo de Carga máxima permitida sea reajustado para que se puedan dar de alta e inscribir todas las materias seleccionadas.
Cruce de materia:
Si al seleccionar una materia, aparece el siguiente mensaje:
Este mensaje indica que se ha seleccionado una materia cuyo horario cruza con el de otra materia previamente seleccionada. Por lo tanto, si es necesario que el estudiante curse la materia seleccionada sin importar que los horarios se traslapen ya sea de forma parcial o completa, se le debe asignar una autorización académica de tipo cruce de materia de forma que se pueda dar de alta e inscribir la materia, y el estudiante pueda cursarla.
Créditos suficientes:
Si al seleccionar una materia, aparece el siguiente mensaje:
Este aviso indica que el estudiante no ha aprobado los créditos necesarios configurados en la materia seleccionada de la retícula como créditos de prerrequisito. Por lo tanto, si es necesario que el estudiante curse la materia seleccionada sin haber aprobado los créditos de prerrequisito, se le debe asignar una autorización académica de tipo desbloquear retícula para que se pueda dar de alta e inscribir la materia y de esta forma el estudiante pueda cursarla.
Si al seleccionar una materia, se muestra el siguiente mensaje:
Esto indica que en la retícula del estudiante posee alguna materia con código de color amarillo, el cual está asociado a una materia cursada sin acreditar, esto es, que el estudiante ha cursado la materia pero no ha logrado acreditarla. Por lo que debe ser seleccionada antes de elegir alguna otra materia disponible. En caso de que esa materia no pueda ser seleccionada porque en ese semestre no se encuentre un grupo abierto que oferte la materia, se le debe asignar una autorización académica de tipo desbloquear retícula para que se pueda dar de alta e inscribir alguna otra materia sin la necesidad de elegir la que se encuentra sin acreditar.
Es de suma importancia tener precaución al realizar la asignación de la autorización académica de tipo desbloquear retícula, en lo que respecta a la selección de materias. Esta autorización otorga la capacidad de seleccionar cualquier materia sin restricciones, lo que significa que se pueden elegir materias independientemente del semestre o cumplimiento de requisitos como créditos necesarios o prerrequisitos. Además, durante el periodo de selección de materias, esta autorización permite al estudiante realizar modificaciones en su selección sin las restricciones antes mencionadas por parte de la plataforma.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo ayudar a tus estudiantes con su selección de materias y a autorizar ciertas materias con algunas restricciones.
