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Conceptos de Pago

Configuración de conceptos de pago y montos.
Independientemente de si tu institución tiene configurado MindBox Pay y/o pago con referencia bancaria, será necesario configurar los conceptos de pago.
Los conceptos de pago son las diferentes categorías o conceptos asociados a transacciones económicas realizadas en la plataforma.
En MindBox se manejan cuatro conceptos que corresponden a diferentes procesos:
  • Fichas: corresponde al pago relacionado con la solicitud de ingreso a la institución, este concepto será mostrado solo a los aspirantes una vez que hayan realizado su solicitud de ficha.
  • Inscripción: abarca el pago necesario para continuar en el periodo escolar siguiente, este concepto será mostrado solo a los estudiantes una vez que haya generado una órden de inscripción.
  • Verano: se refiere al pago relacionado con actividades o cursos realizados durante el periodo de verano, este tipo de concepto se muestra a los estudiantes solo durante este tipo de periodo, de esta manera podrán seleccionar un concepto de acuerdo a la cantidad de materias que cursarán.
  • Otros: que engloba cualquier otro tipo de pago no específicamente incluido en las categorías anteriores. Este tipo de concepto lo podrán seleccionar los estudiantes desde su perfil y es independiente de los procesos de la institución.
Estos conceptos permiten clasificar y organizar las transacciones económicas realizadas en la plataforma, y a su vez permitirán que se completen ciertos procesos en la misma. En los apartados siguientes describiremos cómo llevar a cabo la configuración de cada uno de los conceptos.
Para configurar los diferentes conceptos de pago y sus montos iremos al menú Pagos > Configuración > Conceptos. En este menú nos aparecerá la pantalla de conceptos de pago, en la cual encontraremos un formulario de filtrado, la opción de crear nuevos conceptos, una lista con todos los conceptos creados y la opción de descargarla.
Pantalla de conceptos de pago.

Nuevo concepto de pago

Para poder dar de alta los conceptos de pagos que tu institución necesitará, en la pantalla de conceptos de pago, debemos dar clic en el botón Nuevo, con lo cual nos aparecerá un formulario en el cual deberemos llenar los datos del concepto de pago, así como los montos del mismo. Los campos a llenar dependerán del tipo de pago (tipo de concepto) seleccionado. Pero los campos comúnes para los 4 tipos de conceptos serán los siguientes:
Datos del concepto de pago:
  • Tipo de pago: se refiere al tipo de concepto: Fichas, Inscripción,Verano u Otros. Este campo definirá los campos .
  • Descripción del pago: nombre o descripción que se le asignará al concepto de pago, esta ayudará a identificarlo y diferenciarlo de los demás conceptos.
  • Clave de movimiento: clave que se le asignará a los movimientos que se realicen bajo este tipo de concepto.
  • Carrera / Retícula: seleccionaremos si el concepto aplica para todas las carreras o para alguna en específico.
  • Estatus: seleccionaremos si el concepto estará Activo ó Inactivo. Esto solo aplica cuando el tipo de concepto es "Otro" e indicará si los estudiantes podrán tener acceso o no a solicitar un pago de este concepto desde su perfil.
Importante sobre el Estatus de un concepto
El ACTIVAR o DESACTIVAR cualquier concepto de tipo Fichas, Inscripción o Verano, no afectará la funcionalidad de la plataforma respecto a la generación automática de dichos conceptos. Es decir que estos conceptos aunque se desactiven, seguirán visibles dentro del proceso que así lo requiera.
Montos del concepto de pago:
  • Monto General: monto a pagar del concepto que estamos creando.
  • Monto modalidad abierto: monto a pagar por modalidad abierto, si se maneja este tipo de modalidad.
  • Monto modalidad distancia: monto a pagar por modalidad a distancia, si se maneja este tipo de modalidad.
  • Monto postgrado: monto a pagar por modalidad postgrado.
  • Clave general: clave general al concepto de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
  • Clave modalidad abierto: clave para concepto por modalidad abierto de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
  • Clave modalidad a distancia: clave para concepto por modalidad a distancia de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
  • Clave postgrado: clave para concepto por postgrado de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Formulario para generar nuevo concepto.
Nota: en MindBox podremos configurar 4 tipos de montos dependiendo de la modalidad: modalidad general o escolarizado, modalidad abierto, modalidad a distancia y posgrado.
Se recomienda llenar los campos de montos y claves para las 4 modalidades aunque no se cuente con ellas.
En seguida te mostraremos la configuración que deberás realizar para cada uno de los tipos de conceptos de pago que se pueden crear en MindBox.
Fichas
Inscripción
Verano
Otros
Este concepto de pago nos permitirá recibir pagos de las fichas para solicitud de nuevo ingreso a la institución. Este se mostrará automáticamente a los aspirantes una vez que hayan realizado su solicitud de ficha.
No olvidemos que cambiar el Estatus de este tipo de concepto, no evitará que este se generé automáticamente en el proceso que sea requerido. En este caso aunque un concepto de tipo Fichas se encuentre inactivo, este se mostrará a los aspirantes una vez que realicen la solicitud de ficha.
Para configurar un concepto de tipo Fichas, simplemente debemos elegir la opción Fichas en el campo denominado Tipo de pago. De esta manera, podremos establecer y personalizar los parámetros específicos relacionados con el pago de solicitud de fichas en nuestra plataforma.
Concepto de tipo Fichas.
Para este caso no se hay ningún campo extra a llenar. Bastará con especificar los datos mencionados en Nuevo concepto de pago.
El concepto de tipo Inscripción es el pago que se debe realizar durante el proceso de inscripciones de cada periodo. Este se mostrará automáticamente a los estudiantes una vez que haya generado una órden de inscripción.
No olvidemos que cambiar el Estatus de este tipo de concepto, no evitará que este se generé automáticamente en el proceso que sea requerido. En este caso aunque un concepto de tipo Inscripción se encuentre inactivo, este se mostrará a los estudiantes una vez generada su orden de inscripción.
Para configurar un concepto de tipo Inscripción, debemos elegir la opción Inscripción en el campo denominado Tipo de pago.
Concepto tipo Inscripción.
Este tipo de concepto de pago debe de ir ligado a un semestre, motivo por el cual para este tipo de concepto nos aparecerá un nuevo campo llamado Semestre, en el cual especificaremos todos los datos de concepto y los montos de pago necesarios para el semestre y la/las carreras seleccionados. Si se tiene duda sobre los otros campos visiteNuevo concepto de pago.
Si los costos de las diferentes carreras ofrecidas por tu institución varían, es necesario configurar un concepto por cada semestre de cada carrera. Para esto seleccionaremos en el campo Carrera/Retícula la opción de la carrera que se desee configurar para el concepto que estamos creando y el semestre al cual se aplicará ese concepto.
En caso de que los costos de las carreras ofrecidas sean iguales, habrá que seleccionar en el campo Carrera/Retícula la opción Todas, y se deberá configurar un monto por cada semestre.
El concepto de tipo Verano corresponde a la inscripción de los cursos durante el periodo de verano. Se podrá crear la cantidad de conceptos que se requieran de este tipo, para cubrir las variaciones de acuerdo a la cantidad de materias que podrá tomar el estudiante en verano. Una vez creado un concepto de este tipo, este se generará automáticamente para que el estudiante pueda seleccionarlo.
No olvidemos que cambiar el Estatus de este tipo de concepto, no evitará que este se generé automáticamente en el proceso que sea requerido. En este caso aunque un concepto de tipo Inscripción se encuentre inactivo, este se mostrará a los estudiantes.
Para este tipo de conceptos nos aparecerán dos nuevos campos:
Número de materias: cantidad de materias que el estudiante podrá seleccionar en verano.
Residencias/Servicio Social: al activar esta casilla solo se contemplará una materia aunque en el campo número de materias se indiquen más. Se activará esta casilla en caso de que se requiera crear un concepto de verano para servicio social o residencias específicamente.
Concepto tipo Verano.
El concepto de tipo Otros servirá para la generación de pagos individuales únicos por conceptos diferentes a los mencionados anteriormente. Este tipo de concepto lo usaremos para pagos que no son periódicos y que no afectan a ningún proceso dentro de la plataforma. Por ejemplo el pago de constancias, título o examen de titulación.
A diferencia de otros conceptos, para este caso debemos especificar un mínimo de porcentaje de avance reticular que deberán cumplir los estudiantes para que puedan solicitar un pago por este concepto. Es por eso que se agrega el siguiente campo a llenar:
Porcentaje de avance reticular: corresponde al avance reticular del estudiante en el cual se mostrará el tipo de concepto especificado. Por ejemplo un concepto para Título o para examen de titulación, sólo podrá ser visible aquellos estudiantes que cumplan con el 100% de avance reticular.
Concepto de tipo Otros.

Guardar monto de pago

Una vez lleno el formulario de creación de nuevo concepto, debemos guardar la configuración realizada, para esto daremos clic en el botón Guardar del formulario.
Una vez creado el concepto de pago, la plafatorma mostrará automáticamente el concepto y montos especificados, en los procesos correspondientes dentro de la plataforma, mostrándole a los estudiantes o aspirantes el concepto y monto correspondientes.

Listado de conceptos de pago

En la pantalla de conceptos de pago, podremos encontrar una tabla con el listado de conceptos de pago que hemos creado.
Cada fila corresponde a un concepto el cual cuenta con los siguientes datos:
Tipo: el tipo de concepto.
Descripción: nombre o descripción del concepto.
Monto principal: el monto principal definido en el concepto
Pagos: cantidad de pagos realizados bajo ese concepto.
Carreras: carreras a las que se aplicará el concepto.
Estatus: indica si el concepto se encuentra activo o inactivo.
Importante sobre el Estatus de un concepto
El ACTIVAR o DESACTIVAR cualquier concepto de tipo Fichas, Inscripción o Verano, no afectará la funcionalidad de la plataforma respecto a la generación automática de dichos conceptos. Es decir que estos conceptos aunque se desactiven, seguirán visibles dentro del proceso que así lo requiera.
Y las opciones de editar y borrar en cada uno de los conceptos.
Lista de conceptos registrados.
En este listado los conceptos que se encuentren activos se mostrarán en verde y los inactivos en rojo.

Descargar lista de conceptos de pago

Desde la pantalla de conceptos de pago, podremos descargar la lista de conceptos de pago que hemos creado, bastará con dar clic en el botón de Descargar y en automático la plataforma generará y descargará un archivo .xlsx.
Para descargar la lista de conceptos de pago, dar clic en el botón Descargar.
El archivo .xlsx contendrá una tabla con todos los conceptos de pagos que hemos creado, cada uno con sus datos correspondientes.
Ejemplo de archivo .xlsx del listado de conceptos de pago.

Editar concepto de pago

Es posible editar un concepto de pago desde el Listado de conceptos de pago, basta con localizar el concepto que deseamos modificar y dar clic al botón Editar .
Editar concepto de pago.
Lo anterior nos desplegará el formulario para editar los datos del concepto.
Formulario para editar un concepto.
Se podrán editar todos los datos de un concepto de pago, a excepción del Tipo de pago. Por tal motivo el campo aparece como deshabilitado, garantizando que no haya errores en los procesos para los que se haya definido este concepto.

Eiminar concepto de pago

Es posible eliminar un concepto de pago desde el Listado de conceptos de pago, basta con localizar el concepto que deseamos eliminar, dar clic al botón Acciones y luego seleccionar la opción de Eliminar.
Eliminar concepto.
La plataforma no permitirá que se elimine un pago que ya ha sido procesado(liberado o pagado). Si por algún motivo deseamos eliminar un pago que ya ha sido procesado debemos primero editarlo,eliminar el número de recibo y guardar cambios, de esta manera el pago aparecerá en rojo y la plataforma permitirá eliminar el pago.
Tener cuidado de dar clic al botón borrar del concepto correcto, ya que la plataforma no pedirá confirmación y no se podrá recuperar.

Video Tutorial

En seguida te compartimos un video tutorial en el que te mostraremos las dos formas de recibir los pagos en Mindbox. Te mostraremos cómo crear los diferentes conceptos de pago y cómo configurar los montos por modalidad y cómo agregar claves para el sistema contable.