Conceptos de Pago
Configuración de conceptos de pago y montos.
Independientemente de si tu institución tiene configurado pago en línea y/o con referencia bancaria, será necesario configurar los conceptos de pago.
El término conceptos de pago se refiere a las diferentes categorías o conceptos asociados a transacciones económicas realizadas en la plataforma. En MindBox se manejan cinco tipos conceptos de pagos que corresponden a diferentes procesos:
Fichas: corresponde al pago relacionado con la solicitud de ingreso a la institución, este concepto será mostrado solo a los aspirantes una vez que hayan realizado su solicitud de ficha.
Inscripción: abarca el pago necesario para continuar en el periodo escolar siguiente, este concepto será mostrado solo a los estudiantes una vez que hayan generado una orden de inscripción.
Verano: se refiere al pago relacionado con actividades o cursos realizados durante el periodo de verano, este tipo de concepto se muestra a los estudiantes solo durante este tipo de periodo, de esta manera la plataforma les permitirá la selección de solo un concepto de pago de acuerdo a la cantidad de materias o créditos que cursarán.
Otros: engloba cualquier otro tipo de pago no incluido en las categorías anteriores. Este tipo de concepto lo podrán solicitar los estudiantes desde su perfil y es independiente de los procesos de internos de la institución.
Aspirantes: incluye cualquier otro pago dentro del proceso de nuevo ingreso solicitado a los aspirantes, tal como el pago para el registro del aspirante dentro del curso propedéutico.
Estos conceptos permiten clasificar y organizar las transacciones económicas realizadas en la plataforma, y a su vez permitirán que se completen ciertos procesos en la misma. En los apartados siguientes se describirá cómo llevar a cabo la configuración de cada uno de los conceptos.
Para configurar los diferentes conceptos de pago y sus montos, nos dirigimos al menú Pagos > Configuración > Conceptos.
En este apartado aparecerá la pantalla de conceptos de pago, en la cual se mostrará un formulario de filtrado, el botón Nuevo para la creación de nuevos conceptos, un listado de los conceptos registrados y el botón correspondiente para la descarga de los conceptos.
Registro de concepto de pago
Para poder dar de alta, o bien, llevar a cabo el registro de los conceptos de pago que tu institución necesitará, en el formulario de conceptos de pago, se debe seleccionar el botón Nuevo, con lo cual aparecerá un nuevo formulario en el cual se ingresarán los datos del concepto de pago, así como los montos del mismo. Los campos a llenar dependerán del tipo de concepto seleccionado. Sin embargo, los campos comunes a seleccionar para los 5 tipos de conceptos son los siguientes:
Datos del concepto de pago:
Tipo de pago: se refiere al tipo de concepto: Fichas, Inscripción, Verano, Otros o Aspirantes. Este campo definirá los campos siguientes.
Descripción del pago: se ingresará el nombre o descripción que se le asignará al concepto de pago, esta ayudará a identificarlo y diferenciarlo de los demás conceptos.
Clave de movimiento: se refiere a la clave que se le asignará a los movimientos que se realicen bajo este tipo de concepto.
Carrera / Retícula: se seleccionará si el concepto aplica para todas las carreras, en caso contrario, se seleccionará la carrera en específico a la cual se creará el concepto.
¿Los estudiantes pueden solicitar el pago?: se seleccionará si el concepto podrá ser visible o no para los estudiantes. Este campo solo aplica cuando el tipo de concepto es Otro e indicará si los estudiantes podrán tener acceso o no a solicitar un pago de este concepto desde su perfil.
Es Importante tener en cuenta que el campo ¿Los estudiantes pueden solicitar el pago? solo tendrá función para el tipo de concepto Otros.
Por lo que el seleccionar la opción Si o No en cualquier concepto de tipo Fichas, Inscripción o Verano, no afectará la funcionalidad de la plataforma respecto a la visualización de dichos conceptos. Es decir, que estos conceptos aunque se marquen como que No se pueden solicitar por los estudiantes, seguirán visibles dentro del proceso que así lo requiera.
Montos del concepto de pago:
Monto general: se ingresará el monto a pagar del concepto que estamos creando.
Monto modalidad abierto: se ingresará el monto a pagar por modalidad abierto, si se maneja este tipo de modalidad.
Monto modalidad distancia: se ingresará el monto a pagar por modalidad a distancia, si se maneja este tipo de modalidad.
Monto postgrado: se ingresará el monto a pagar por modalidad de postgrado.
Clave general: se ingresará la clave general al concepto de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Clave modalidad abierto: se ingresará la clave para concepto por modalidad abierto de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Clave modalidad a distancia: se ingresará la clave para concepto por modalidad a distancia de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Clave postgrado: se ingresará la clave para concepto por postgrado de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Nota: en MindBox se podrán configurar 4 tipos de montos dependiendo de la modalidad: modalidad general o escolarizado, modalidad abierto, modalidad a distancia y posgrado.
Se recomienda llenar los campos de montos y claves para las diferentes modalidades aunque no se cuente con ellas.
En seguida se mostrará la configuración específica que se debe realizar para cada uno de los tipos de conceptos de pago que se pueden registrar en MindBox.
Este tipo de concepto de pago permitirá recibir pagos para las fichas de solicitud de nuevo ingreso a la institución. Este se mostrará automáticamente a los aspirantes una vez que hayan realizado su solicitud de ficha.
Es importante recordar que cambiar el estatus del campo ¿Los estudiantes pueden solicitar el pago? en este tipo de concepto, no evitará que este se visualice durante el proceso que sea requerido. En este caso aunque se seleccione la opción No, la orden de pago se mostrará a los aspirantes una vez que realicen la solicitud de ficha.
Para configurar un concepto de pago de tipo Fichas, se debe elegir la opción Fichas en el campo denominado Tipo de pago. De esta manera, se podrá establecer y personalizar los parámetros específicos relacionados con el pago de solicitud de fichas en la plataforma.
Para este tipo de concepto de pago no se cuenta con ningún campo extra a llenar, bastará con especificar los datos mencionados en Registro de concepto de pago.
El tipo de concepto de pago Inscripción, se utiliza para los pagos que se deben realizar durante el proceso de inscripciones de cada periodo. Este se mostrará automáticamente a los estudiantes una vez que se haya generado un orden de inscripción, o bien, la inscripción por bloque de los estudiantes de nuevo ingreso.
Es importante recordar que cambiar el estatus del campo ¿Los estudiantes pueden solicitar el pago? en este tipo de concepto, no evitará que este se visualice durante el proceso de inscripciones. En este caso aunque se seleccione la opción No, la orden de pago se mostrará a los estudiantes una vez que se realice el orden de inscripción o la inscripción por bloque.
Para configurar un concepto de tipo Inscripción, se debe elegir la opción Inscripción en el campo denominado Tipo de pago.
Este tipo de concepto de pago debe de ir ligado a un semestre, por el cual para este tipo de concepto aparecerá un nuevo campo llamado Semestre, en el que se debe especificar el número del semestre además de todos los datos correspondientes al concepto y a los montos de pago necesarios para dicho semestre y la/las carreras seleccionados tal como se mencionó anteriormente en Registro de concepto de pago.
Nota: si los costos de las diferentes carreras ofertadas en tu institución varían, será necesario configurar un concepto de pago por cada semestre por cada carrera ofertada. Para esto seleccionaremos en el campo Carrera/Retícula la opción de la carrera que se desee configurar para el concepto que estamos creando y el semestre al cual se aplicará ese concepto.
En caso de que los costos de las carreras ofertadas sean iguales, se podrá seleccionar la opción Todas en el campo Carrera/Retícula, y se deberá configurar un monto por cada semestre.
El tipo de concepto de pago Verano corresponde a la inscripción al curso durante el periodo de verano. Con este tipo de concepto, se podrán crear los conceptos que se requieran de este tipo para cubrir las variaciones de acuerdo a la cantidad de materias o créditos que podrá tomar el estudiante durante el verano. Una vez creado un concepto de este tipo, este se podrá estar visible para que el estudiante pueda seleccionarlo y de esta forma solicitar su inscripción al curso.
Es importante recordar que cambiar el estatus del campo ¿Los estudiantes pueden solicitar el pago? en este tipo de concepto, no evitará que éste se visualice para su selección durante el periodo de verano. En este caso aunque se seleccione la opción No, el concepto de pago se mostrará a los estudiantes para su selección y solicitud.
Para configurar un concepto de tipo Verano, se debe elegir la opción Verano en el campo denominado Tipo de pago. Para este tipo de concepto aparecerán dos nuevos campos:
Número de materias: en este campo se ingresará la cantidad de materias que el estudiante podrá solicitar cursar al realizar el pago a través de ese concepto generado.
Residencias/Servicio Social: en caso de que se requiera que algún estudiante deba llevar a cabo su servicio social o residencia profesional específicamente durante el verano, será necesario crear un concepto de pago específico para ello y se deberá al marcar esta casilla. De esta forma solo se podrá contemplar una materia aunque en el campo Número de materias se ingrese un número mayor a 1.
Es fundamental destacar que los estudiantes solo podrán seleccionar un concepto de pago a través de la plataforma. Además, el personal autorizado no podrá crear un concepto de pago adicional de tipo verano para los estudiantes que lo requieran. Por lo tanto, es crucial configurar correctamente las materias que pueden ser solicitadas bajo cada concepto de pago.
El tipo de concepto de pago Otros servirá para la generación de pagos individuales únicos por conceptos diferentes a los mencionados anteriormente. Este tipo de concepto se puede utilizar para pagos que no son periódicos y que no afectan a ningún proceso dentro de la plataforma, como por ejemplo el pago de constancias, título o examen de titulación.
Para configurar un concepto de tipo Otros, se debe elegir la opción Otros en el campo denominado Tipo de pago.
A diferencia de los demás conceptos, cambiar el estatus del campo ¿Los estudiantes pueden solicitar el pago?, evitará o no que éste se visualice para su selección por los estudiantes. En este caso si se selecciona la opción No, el concepto de pago no se mostrará a los estudiantes para su selección y solicitud.
Además, para este tipo de concepto de pago aparecerá el siguiente campo:
Porcentaje de avance reticular: se podrá especificar o no un mínimo de porcentaje de avance reticular que los estudiantes deben cumplir para que puedan solicitar un pago por este concepto. Por ejemplo, un concepto para la generación de su título o la solicitud de su examen de titulación, sólo podrá ser visible para aquellos estudiantes que cumplan con el 100% de avance reticular. De forma, que aunque esté visible pasa su solicitud solo los que cumplan con este parámetro puedan visualizarlo.
El tipo de concepto de pago Aspirantes, puede ser de utilidad para el registro de pagos adicionales al de la solicitud de fichas como por ejemplo, si se requiere hacer un pagó para el registro del estudiante al curso propedéutico. Este se mostrará automáticamente a los aspirantes durante su proceso de admisión.
Es importante recordar que cambiar el estatus del campo ¿Los estudiantes pueden solicitar el pago? en este tipo de concepto, no evitará que este se visualice durante el proceso de nuevo ingreso. En este caso aunque se seleccione la opción No, la orden de pago se mostrará a los aspirantes durante su proceso de admisión.
Para configurar un concepto de tipo Aspirantes, se debe elegir la opción Aspirantes en el campo denominado Tipo de pago. De esta manera, se podrá establecer y personalizar los parámetros específicos relacionados con el pago de solicitud de fichas en la plataforma.
Para este tipo de concepto de pago no se cuenta con ningún campo extra a llenar, bastará con especificar los datos mencionados en Registro de concepto de pago.
Una vez que se llenó el formulario de nuevo concepto con la información correspondiente, se debe seleccionar el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si se ha guardado correctamente y el concepto de pago pasará a formar parte de los procesos correspondientes dentro de la plataforma, mostrándole a los estudiantes o aspirantes el concepto y monto correspondientes.
Importante: durante el registro de los conceptos de pago, es recomendable contar con un concepto de pago de tipo Fichas, Inscripción (por semestre) y Aspirantes si son configurados para todas las carreras. Esto asegura que la plataforma funcione sin problemas en la generación de órdenes de pago. Si se necesita establecer un nuevo monto para un concepto de pago que difiera del periodo anterior, será posible editar el concepto registrado previamente.
Listado de conceptos de pago
MindBox ofrece una visión detallada de los conceptos de pagos registrados mediante la generación de un listado completo. De manera que simplifica la visualización del número de pagos realizados bajo cada uno de los conceptos registrados, así como la gestión de los mismos.
En este apartado, se mostrará un formulario en el cual dependiendo de la selección y llenando campos, se generará un listado de conceptos de pagos. Dentro de los campos posibles a seleccionar se encuentran los siguientes:
Tipo de concepto: se refiere al tipo de concepto de pago, el cual puede ser de Fichas, Inscripción, Verano, Otros o Aspirantes.
Concepto: este campo filtrará aquellos conceptos con el nombre o descripción ingresado, el cual se asignó al concepto de pago durante su registro.
De acuerdo a los datos ingresados en el formulario, MindBox aplicará un filtro y mostrará una lista con todos los conceptos de pagos registrados que cumplan con las características indicadas. Además, será posible ordenar la información por tipo de concepto, nombre o monto.
Dentro del listado de conceptos de pagos que nos proporciona la plataforma, es posible observar la siguiente información:
Tipo: mostrará el tipo de concepto de pago, el cual puede ser de Fichas, Inscripción, Verano, Otros o Aspirantes.
Descripción: mostrará el nombre o descripción que le fue asignado al concepto durante su registro.
Monto principal: indicará el monto principal definido en el concepto durante su registro.
Pagos: mostrará la cantidad de pagos realizados bajo ese concepto.
Carrera: mostrará la carrera en específico para la cual el concepto fue registrado, o bien, la palabra Todas si es que el concepto de pago fue configurado para toda carrera ofertada en la institución.
Además, la plataforma brinda la posibilidad de editar o eliminar cada concepto de pago registrado de forma individual, a través de su selección en el botón Acciones.
Filtrar y descargar listado de conceptos de pago
MindBox permite descargar el listado de conceptos de pago que se han registrado en la plataforma de forma completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Se puede filtrar la información por tipo de concepto y concepto. Una vez seleccionados los campos requeridos, se seleccionará el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. Esta acción descargará la lista de los conceptos de pago registrados que cumplan con las características de los campos seleccionados.
Con ello, la plataforma descargará un archivo .xlsx en el cual, se encontrará el listado de los conceptos de pago registrados con su respectiva información: tipo de concepto de pago, descripción o nombre del concepto, el monto y la clave general, el monto y la clave para la modalidad abierta, el monto y la clave para la modalidad a distancia, el monto y la clave de postgrado, el semestre (en caso de que sea un concepto de tipo Inscripción), la carrera (en caso de que esté configurado para todas las carreras saldrá la leyenda No aplica), el avance reticular (en caso de que sea un concepto de tipo Otros y esté configurado un porcentaje) y el estatus del concepto de pago.
Edición de concepto de pago
Para editar un concepto de pago existente, se realizará su búsqueda ya sea mediante el filtrado de los conceptos de pago a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el concepto a modificar, se seleccionará el botón Acciones de la fila correspondiente y posteriormente la opción Editar.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos del concepto de pago previamente cargados, los cuales podrán ser modificados a excepción del tipo de concepto de pago. Una vez realizadas las modificaciones necesarias, se seleccionará el botón Guardar.
Eliminación de concepto de pago
Para eliminar un concepto de pago existente, se realizará su búsqueda ya sea mediante el filtrado de los conceptos de pago a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el concepto de pago a retirar, se seleccionará el botón Acciones de la fila correspondiente y posteriormente la opción Eliminar.
Con ello, la plataforma indicará si el concepto se ha eliminado correctamente.
Es importante tener cuidado al eliminar del concepto, ya que la plataforma no pedirá confirmación y no se podrá recuperar. Además, es necesario tener en cuenta que si el concepto contaba con pagos asociados, una vez que se elimine el concepto de pago los registros de pago con ese concepto serán eliminados.
Video Tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial en el que te mostraremos las dos formas de recibir los pagos en MindBox. Te mostraremos cómo crear los diferentes conceptos de pago y cómo configurar los montos por modalidad y cómo agregar claves para el sistema contable.
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