Conceptos de Pago
Configuración de conceptos de pago y montos.
Independientemente de si tu institución tiene configurado MindBox Pay y/o pago con referencia bancaria, será necesario configurar los conceptos de pago.
Los conceptos de pago son las diferentes categorías o conceptos asociados a transacciones económicas realizadas en la plataforma.
En MindBox se manejan cuatro conceptos que corresponden a diferentes procesos:
Fichas: corresponde al pago relacionado con la solicitud de ingreso a la institución, este concepto será mostrado solo a los aspirantes una vez que hayan realizado su solicitud de ficha.
Inscripción: abarca el pago necesario para continuar en el periodo escolar siguiente, este concepto será mostrado solo a los estudiantes una vez que haya generado una órden de inscripción.
Verano: se refiere al pago relacionado con actividades o cursos realizados durante el periodo de verano, este tipo de concepto se muestra a los estudiantes solo durante este tipo de periodo, de esta manera podrán seleccionar un concepto de acuerdo a la cantidad de materias que cursarán.
Otros: que engloba cualquier otro tipo de pago no específicamente incluido en las categorías anteriores. Este tipo de concepto lo podrán seleccionar los estudiantes desde su perfil y es independiente de los procesos de la institución.
Estos conceptos permiten clasificar y organizar las transacciones económicas realizadas en la plataforma, y a su vez permitirán que se completen ciertos procesos en la misma. En los apartados siguientes describiremos cómo llevar a cabo la configuración de cada uno de los conceptos.
Para configurar los diferentes conceptos de pago y sus montos iremos al menú Pagos > Configuración > Conceptos. En este menú nos aparecerá la pantalla de conceptos de pago, en la cual encontraremos un formulario de filtrado, la opción de crear nuevos conceptos, una lista con todos los conceptos creados y la opción de descargarla.
Nuevo concepto de pago
Para poder dar de alta los conceptos de pagos que tu institución necesitará, en la pantalla de conceptos de pago, debemos dar clic en el botón Nuevo, con lo cual nos aparecerá un formulario en el cual deberemos llenar los datos del concepto de pago, así como los montos del mismo. Los campos a llenar dependerán del tipo de pago (tipo de concepto) seleccionado. Pero los campos comúnes para los 4 tipos de conceptos serán los siguientes:
Datos del concepto de pago:
Tipo de pago: se refiere al tipo de concepto: Fichas, Inscripción,Verano u Otros. Este campo definirá los campos .
Descripción del pago: nombre o descripción que se le asignará al concepto de pago, esta ayudará a identificarlo y diferenciarlo de los demás conceptos.
Clave de movimiento: clave que se le asignará a los movimientos que se realicen bajo este tipo de concepto.
Carrera / Retícula: seleccionaremos si el concepto aplica para todas las carreras o para alguna en específico.
Estatus: seleccionaremos si el concepto estará Activo ó Inactivo. Esto solo aplica cuando el tipo de concepto es "Otro" e indicará si los estudiantes podrán tener acceso o no a solicitar un pago de este concepto desde su perfil.
Importante sobre el Estatus de un concepto
El ACTIVAR o DESACTIVAR cualquier concepto de tipo Fichas, Inscripción o Verano, no afectará la funcionalidad de la plataforma respecto a la generación automática de dichos conceptos. Es decir que estos conceptos aunque se desactiven, seguirán visibles dentro del proceso que así lo requiera.
Montos del concepto de pago:
Monto General: monto a pagar del concepto que estamos creando.
Monto modalidad abierto: monto a pagar por modalidad abierto, si se maneja este tipo de modalidad.
Monto modalidad distancia: monto a pagar por modalidad a distancia, si se maneja este tipo de modalidad.
Monto postgrado: monto a pagar por modalidad postgrado.
Clave general: clave general al concepto de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Clave modalidad abierto: clave para concepto por modalidad abierto de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Clave modalidad a distancia: clave para concepto por modalidad a distancia de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Clave postgrado: clave para concepto por postgrado de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Nota: en MindBox podremos configurar 4 tipos de montos dependiendo de la modalidad: modalidad general o escolarizado, modalidad abierto, modalidad a distancia y posgrado.
Se recomienda llenar los campos de montos y claves para las 4 modalidades aunque no se cuente con ellas.
En seguida te mostraremos la configuración que deberás realizar para cada uno de los tipos de conceptos de pago que se pueden crear en MindBox.
Este concepto de pago nos permitirá recibir pagos de las fichas para solicitud de nuevo ingreso a la institución. Este se mostrará automáticamente a los aspirantes una vez que hayan realizado su solicitud de ficha.
No olvidemos que cambiar el Estatus de este tipo de concepto, no evitará que este se generé automáticamente en el proceso que sea requerido. En este caso aunque un concepto de tipo Fichas se encuentre inactivo, este se mostrará a los aspirantes una vez que realicen la solicitud de ficha.
Para configurar un concepto de tipo Fichas, simplemente debemos elegir la opción Fichas en el campo denominado Tipo de pago. De esta manera, podremos establecer y personalizar los parámetros específicos relacionados con el pago de solicitud de fichas en nuestra plataforma.
Para este caso no se hay ningún campo extra a llenar. Bastará con especificar los datos mencionados en Nuevo concepto de pago.
Guardar monto de pago
Una vez lleno el formulario de creación de nuevo concepto, debemos guardar la configuración realizada, para esto daremos clic en el botón Guardar del formulario.
Una vez creado el concepto de pago, la plafatorma mostrará automáticamente el concepto y montos especificados, en los procesos correspondientes dentro de la plataforma, mostrándole a los estudiantes o aspirantes el concepto y monto correspondientes.
Listado de conceptos de pago
En la pantalla de conceptos de pago, podremos encontrar una tabla con el listado de conceptos de pago que hemos creado.
Cada fila corresponde a un concepto el cual cuenta con los siguientes datos:
Tipo: el tipo de concepto.
Descripción: nombre o descripción del concepto.
Monto principal: el monto principal definido en el concepto
Pagos: cantidad de pagos realizados bajo ese concepto.
Carreras: carreras a las que se aplicará el concepto.
Estatus: indica si el concepto se encuentra activo o inactivo.
Importante sobre el Estatus de un concepto
El ACTIVAR o DESACTIVAR cualquier concepto de tipo Fichas, Inscripción o Verano, no afectará la funcionalidad de la plataforma respecto a la generación automática de dichos conceptos. Es decir que estos conceptos aunque se desactiven, seguirán visibles dentro del proceso que así lo requiera.
Y las opciones de editar y borrar en cada uno de los conceptos.
En este listado los conceptos que se encuentren activos se mostrarán en verde y los inactivos en rojo.
Descargar lista de conceptos de pago
Desde la pantalla de conceptos de pago, podremos descargar la lista de conceptos de pago que hemos creado, bastará con dar clic en el botón de Descargar y en automático la plataforma generará y descargará un archivo .xlsx.
El archivo .xlsx contendrá una tabla con todos los conceptos de pagos que hemos creado, cada uno con sus datos correspondientes.
Editar concepto de pago
Es posible editar un concepto de pago desde el Listado de conceptos de pago, basta con localizar el concepto que deseamos modificar y dar clic al botón Editar .
Lo anterior nos desplegará el formulario para editar los datos del concepto.
Se podrán editar todos los datos de un concepto de pago, a excepción del Tipo de pago. Por tal motivo el campo aparece como deshabilitado, garantizando que no haya errores en los procesos para los que se haya definido este concepto.
Eiminar concepto de pago
Es posible eliminar un concepto de pago desde el Listado de conceptos de pago, basta con localizar el concepto que deseamos eliminar, dar clic al botón Acciones y luego seleccionar la opción de Eliminar.
La plataforma no permitirá que se elimine un pago que ya ha sido procesado(liberado o pagado). Si por algún motivo deseamos eliminar un pago que ya ha sido procesado debemos primero editarlo,eliminar el número de recibo y guardar cambios, de esta manera el pago aparecerá en rojo y la plataforma permitirá eliminar el pago.
Tener cuidado de dar clic al botón borrar del concepto correcto, ya que la plataforma no pedirá confirmación y no se podrá recuperar.
Video Tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial en el que te mostraremos las dos formas de recibir los pagos en Mindbox. Te mostraremos cómo crear los diferentes conceptos de pago y cómo configurar los montos por modalidad y cómo agregar claves para el sistema contable.
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