Registro de Pagos
Última actualización
Última actualización
MindBox cuenta con un módulo de registro de pagos, el cual permite registrar, visualizar y gestionar los pagos relacionados con las fichas de inscripción, reinscripciones, actividades o cursos durante el periodo de verano u otros conceptos financieros asociados a tu institución. Así como también, llevar a cabo la gestión de las condonaciones. De esta manera, se agiliza el proceso de inscripciones y reinscripciones en cada periodo.
MindBox ofrece una visión detallada de los pagos registrados mediante la generación de un listado completo. De manera que simplifica la visualización del estado actual de los pagos registrados, así como la gestión de los mismos.
Para ello, nos dirigimos al menú Pagos > Registro > Todos los Pagos.
En este apartado, se mostrará un formulario en el cual dependiendo de la selección y llenando campos, se generará un listado de pagos. Dentro de los campos posibles a seleccionar se encuentran los siguientes:
Periodo escolar: en este campo se seleccionará el periodo para los pagos que se requieren consultar. Cabe mencionar que este campo debe ser seleccionado solo o en conjunto con otro campo, para que la plataforma pueda generar el listado de pagos.
Número de control/Número de solicitud: en este campo se seleccionará el número de control o de solicitud del estudiante o aspirante cuyo pago se requiere consultar.
Nombre y apellido: en estos campos se escribirá el nombre o apellido del estudiante o aspirante cuyo pago se requiere consultar.
Concepto: en este campo es posible seleccionar el tipo de concepto por el cual se quiere realizar el filtro de pagos.
Estatus: en este campo es posible seleccionar el estatus del pago por el cual se requiere realizar la consulta.
Fecha de pago: en este campo es posible seleccionar la fecha en el que se liberó el pago, mostrando así el listado de pagos registrados como cuota pagada.
Recibo: al seleccionar este campo, se mostrará el pago registrado con el número de recibo ingresado.
De acuerdo a los datos ingresados en el formulario, MindBox aplicará un filtro y mostrará una lista con todos los pagos registrados que cumplan con las características indicadas. En el listado de pagos es posible observar la siguiente información:
Número: mostrará el número de control o número de solicitud del estudiante o aspirante, según sea el caso.
Nombre: proporcionará el nombre completo del estudiante o aspirante.
Concepto: indicará el concepto del pago registrado y seleccionado para cada estudiante o aspirante.
Monto: mostrará el monto configurado para un concepto de pago específico.
Estatus: mostrará la palabra Pagado sí el pago ya fue liberado, Parcial sí es que se realizó el registro de pago de alguna parcialidad y Sin pagar sí el pago solamente está programado pero aún no ha sido liberado.
Recibo: señala el número de recibo asignado sí este ya fue liberado, en caso contrario mostrará la palabra Sin recibo.
Fecha: indica la fecha y la hora en la que se realizó la liberación del pago, en caso contrario mostrará la palabra Sin fecha.
Usuario: mostrará el usuario del personal que realizó la programación o liberación del pago según sea el caso.
Además, el listado de pagos cuenta con un código de color que facilita la identificación de los pagos. Este código de color muestra los pagos liberados en color verde, los pagos liberados en parcialidades en color amarillo y los pagos sin liberar en color rojo.
Además, en este listado de pagos, se ofrece la posibilidad de consultar la referencia del pago, así como de editar o eliminar cada registro de manera individual. Estas acciones se realizan a través del botón Acciones habilitado en cada fila de la tabla, las cuales se detallarán más adelante.
MindBox permite descargar el listado de pagos que se han registrado en la plataforma de forma completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Se puede filtrar la información por periodo escolar, número de control o solicitud, nombre y apellido del estudiante o aspirante, concepto, estatus, fecha de pago, o bien, por número de recibo de pago. Una vez seleccionados los campos requeridos, se seleccionará el botón Filtrar.
También, es posible ordenar la información por número de control o solicitud, estatus, fecha de pago o número de recibo. Si no se tiene ningún filtro activo, la plataforma no desplegará el listado de pagos. Por ello, es necesario seleccionar el periodo escolar que se requiere consultar, ya sea solo o en conjunto con otro campo, y posteriormente seleccionar el botón Descargar. Esta acción descargará la lista de los pagos registrados que cumplan con las características de los campos seleccionados.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se podrá encontrar la lista de los pagos registrados e información general como el número de control o de solicitud, nombre del estudiante o aspirante, correo electrónico del estudiante o aspirante, carrera, concepto, monto, estatus, número de recibo, fecha de liberación, usuario y el monto pagado.
Para llevar a cabo el registro de pagos, el cual es necesario para la reinscripción de los estudiantes, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Cierre del periodo anterior
Es importante que antes de llevar a cabo el proceso de reinscripción y el registro de los pagos, se lleve a cabo un cierre de periodo para poder continuar.
Para conocer mas a detalle de como se realiza un cierre de periodo puede acceder al siguiente apartado:
Cierre de PeriodoPagos en el periodo actual
Es necesario corroborar el estatus de los pagos registrados para el periodo actual. De esta forma, se podrá llevar a cabo la programación de las órdenes de pago. Para ello, nos dirigimos al menú Pagos > Registro > Todos los pagos. Dentro de este apartado se mostrará un formulario en el cual se debe seleccionar el periodo para el cual se llevará a cabo la programación de pagos, y posteriormente se seleccionar el botón Filtrar.
Si al realizar la búsqueda de pagos en el periodo actual se muestra el mensaje, "No existen pagos registrados de acuerdo a tu búsqueda", significa que no hay ninguna orden de pago registrada y que además, no se han generado órdenes de inscripción para los estudiantes que se van a reinscribir en este periodo. Por lo tanto, el siguiente paso es llevar a cabo el orden de inscripción de los estudiantes. El orden de inscripción te permite generar bloques de estudiantes de forma que la plataforma los ordena acorde a su promedio, para que éstos puedan continuar con el proceso de inscripción; esto le indicará al estudiante en su perfil, cuándo y a qué hora puede llevar a cabo la selección de sus materias. Además, durante la generación del orden de inscripción, se lleva a cabo la generación y el registro de las órdenes de pago de inscripción.
Para ello, nos dirigimos al menú Estudiantes > Inscripciones > Orden de inscripción.
En este apartado, se desplegará un formulario en el cual es necesario seleccionar el periodo para el cual se realizará la programación del orden de inscripción, y posteriormente se debe seleccionar el botón Filtrar.
Ésta acción desplegará otro formulario en el cual se enlistan siete puntos a tomar en cuenta, dentro de los cuales destacan los siguientes:
Punto número 2: "El rango de horario de los bloques será aplicado por cada día del rango de fechas de manera uniforme." Lo cual significa que si las fechas de inicio y final son muy próximas y el número de estudiantes es grande, pueden haber algunas incidencias. Por lo cual, se recomienda programar los bloques en un rango de tiempo razonable, por ejemplo: de Lunes a Jueves de 9:00AM a 6:00PM. Ésta selección ayudará a agilizar el proceso de reinscripción y a tener un mejor control en tiempo real de los estudiantes.
Punto número 7: "Es posible que si la cantidad de estudiantes por hora es muy grande el sistema no le permita generar los bloques". Lo cual significa, que existe un número límite máximo de estudiantes por hora para poder generar el orden de inscripción. Por lo que, es importante que tener en cuenta el número de estudiantes que se tienen considerando todas las carreras. Es decir, la suma total de estudiantes no debe superar la cantidad límite establecida. En seguida se podrá ver cuál es el máximo de estudiantes que tu institución podrá inscribir por hora de acuerdo a la cantidad de estudiantes con los que cuenta.
| Matrícula | Límite de estudiantes que se pueden inscribir por hora |
|---|---|
Más de 6000 estudiantes | Podrá programar como máximo 200 estudiantes por hora. |
De 4000 a 6000 estudiantes | Podrá programar como máximo 180 estudiantes por hora. |
De 2000 a 4000 estudiantes | Podrá programar como máximo 150 estudiantes por hora. |
Menos de 2000 estudiantes | Podrá programar como máximo 120 estudiantes por hora. |
Tomando en cuenta lo anterior, se puede llevar a cabo la programación del orden de inscripción. Para ello, es necesario realizar la selección de información de los siguientes campos:
Fecha de inicio: fecha de inicio del orden de inscripción para la selección de materias.
Fecha final: fecha final del orden de inscripción para la selección de materias.
Bloque inicial: hora en la que iniciará el primer bloque de estudiantes a realizar la selección de materias.
Bloque final: hora en la que finalizará el último bloque de estudiantes a realizar la selección de materias.
Ordenar por: este campo muestra dos opciones para ordenar a los estudiantes, por promedio del semestre anterior y por promedio aritmético de la carrera. Lo cual indica que los estudiantes serán ordenados para la selección, ya sea por el promedio del semestre inmediato anterior o aritmético de la carrera.
Penalización por evaluación docente no realizada: en este campo se puede elegir si los estudiantes que no realizaron la evaluación docente reciban o no penalización, de forma que aquellos que estén penalizados se colocan al final de la lista de inscripción.
Programar los pagos: en este campo da la opción de que a la par de generar el orden de inscripción, se genere las órdenes de pago siempre y cuando se seleccione la opción Si, en caso contrario no se realizará el registro.
Nota: las fechas de inicio y final del orden de inscripción se pueden establecer desde la configuración del periodo, en el menú Escuela > Fechas > Periodos escolares. Si se realizó esta acción al configurarse el periodo escolar, las fechas aparecerán de forma automática. En cambio, si no se realizó esta configuración, se podrá llevar acabo la selección de las fechas en este apartado, o en su caso, la modificación de las mismas.
En el mismo formulario, se muestra el botón Mostrar carreras programables. Al seleccionar éste, se desplegará un recuadro con las carreras disponibles para programar, así como el número de estudiantes que pueden ser programados, los que aún no han sido programados y los que ya se encuentran programados. Para seleccionar a los estudiantes de las carreras que se desean programar, se debe marcar el recuadro correspondiente en la última columna de cada carrera a la que se requiera hacer la programación, o bien seleccionar todos a la vez marcando el primer recuadro de la tabla. Una vez seleccionadas las carreras, se seleccionará el botón Programar. Esto generará los bloques de inscripción con una separación de 1 hora entre cada bloque, de forma que la plataforma dividirá el número total de estudiantes de las carreras seleccionadas entre el número de bloques generados y los asignará a cada bloque de mayor a menor promedio del estudiante, según el orden elegido.
Este orden de inscripción puede ser eliminado al seleccionar el botón Limpiar, de forma que es posible volver a realizar la programación del orden de inscripción en caso de ser necesario. Para ello, simplemente se seleccionará el botón Mostrar carreras programables y posteriormente marcar las casillas correspondientes a las carreras que se desean limpiar del orden. Es posible elegir todas las carreras o solo algunas, según sea necesario.
Una vez asignados los estudiantes en su respectivo bloque, al seleccionar el botón Inspeccionar de alguno de ellos, se mostrará una tabla con el número de control y nombre de los estudiantes que se encuentran en el bloque, la carrera a la que pertenecen, el ciclo o semestre, el promedio del semestre anterior, el promedio aritmético de la carrera, el estatus del pago de inscripción y la hora en que le tocará al estudiante realizar la selección de materias.
En este punto, ya se generaron las órdenes de pago de los estudiantes de las carreras seleccionadas. Por lo tanto, el estudiante podrá observar su orden de pago en su perfil, y también al departamento correspondiente le será posible verificar el registro del pago. Esto último, lo podrá realizar a través del menú Pagos > Registro > Todos los pagos. En este apartado, se llenará el formulario con el periodo correspondiente, y posteriormente se seleccionará el botón Filtrar. De esta forma se generará un listado de órdenes de pagos generados para los estudiantes que fueron programados.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo generar paso a paso las órdenes de inscripción para los estudiantes.
La vía por la cual se generaron las órdenes de pago de reinscripción que se explica en el apartado anterior, es una acción extra adjunto al proceso de la generación del orden de inscripción. Sin embargo, existe un proceso general por el cual se lleva a cabo el registro de las órdenes de pago. Este proceso incluye el pago de las fichas de inscripción, reinscripciones, cursos durante el periodo de verano u otros conceptos financieros asociados a tu institución.
Nota: para registrar pagos con diferentes conceptos a la reinscripción, no es necesario efectuar un cierre de periodo previo, a diferencia del registro de pagos de reinscripción.
Este proceso que permite generar o programar el pago correspondiente para cada estudiante o aspirante, se puede realizar a través del menú Pagos > Registro > Todos los Pagos. En este apartado, se mostrará un formulario en el que se ubicará y seleccionará el botón Programar pagos.
Esta acción dirigirá a otra pantalla en la cual se pueden observar un apartado con dos opciones diferentes para realizar la programación del pago. Esta puede ser de forma individual, llenando el campo Por estudiante, o bien, de forma masiva seleccionando un archivo con extensión CSV en el campo Por bloque.
Si se requiere programar un pago de manera individual, en el formulario Programación de pagos, se seleccionará la información de los campos siguientes:
Periodo: se seleccionará el periodo para el cual el pago va a ser programado.
Concepto: se seleccionará de la lista desplegable el concepto configurado para el pago de la ficha de examen de ingreso, reinscripción, curso en verano u otro concepto; el cual ya tiene asignado un monto específico.
Número de control/Número de solicitud: se ingresará el número de contrtol del estudiante en su caso el número de solicitud del aspirante.
Una vez que se llenaron los campos correspondientes, se seleccionará el botón Programar. La plataforma le indicará que se ha programado el pago correctamente para el aspirante/estudiante. Al regresar al apartado de Registro de pagos, se realizará un filtro de información en el formulario llenando los campos siguientes:
Periodo escolar: se elegirá el periodo escolar que se seleccionó al programar el pago.
Número de control/Número de solicitud: se ingresará el número de solicitud o de control del aspirante o estudiante al que se le registró el pago.
Concepto: se seleccionará el concepto con el que se realizó el registro del pago individual.
Una vez que se llenaron los campos mencionados se seleccionará el botón Filtrar. Esto mostrará el pago del aspirante/estudiante registrado con un código de color rojo, indicando que está pendiente por pagar por parte del aspirante/estudiante y de liberar por parte del área correspondiente.
Ahora bien, si se desea programar un pago de forma masiva o para un grupo grande de estudiantes/aspirantes, es necesario contar primero con un archivo CSV. Este archivo debe contener los números de solicitud o de control en una columna, y en otra el monto a pagar (el cual puede ser opcional). Ambas columnas no deben de contar con algún título. Esta estructura se puede observar al seleccionar el botón ver estructura del archivo o bien, descargando el archivo al seleccionar el enlace Descargar archivo ejemplo.
Una forma de generar este archivo, es a través de una hoja de cálculo de excel. En esta hoja de cálculo se ingresarán los datos como se mencionó anteriormente, y al momento de guardar el archivo se deberá seleccionar la opción Valores separados por comas (.csv). También es posible generar este archivo en cualquier editor de texto, siguiendo la misma estructura, pero con los valores separados por comas.
Una vez que se tiene el archivo CSV con la información requerida, se seleccionarán en el formulario Programación de pagos, los campos siguientes:
Periodo: se seleccionará el periodo para el cual se programarán los pagos.
Concepto: se seleccionará de la lista desplegable el concepto configurado para el pago de la ficha de examen de ingreso, reinscripción, curso en verano u otro concepto; el cual ya tiene asignado un monto específico.
Posteriormente, se seleccionará el botón Seleccionar archivo, se cargará el archivo a la plataforma y se seleccionará el botón Programar.
Al realizar la programación de los pagos, la plataforma le indicará que se han cargado los pagos y que es necesario que se verifique en el listado que se hayan programado correctamente. Al regresar al apartado de Registro de pagos, se realizará un filtro de información en el formulario llenando los campos siguientes:
Periodo escolar: se elegirá el periodo escolar que se seleccionó al programar los pagos.
Concepto: se seleccionará el concepto con el que se realizó el registro del pago en bloque.
Una vez seleccionados los campos mencionados, se seleccionará el botón Filtrar y se mostrará el listado de pagos de los aspirantes/estudiantes registrados con un código de color rojo, indicando que están pendientes por pagar por parte de los aspirantes/estudiantes, y de liberar por parte del área correspondiente.
En MindBox es posible llevar a cabo la gestión de las condonaciones, las cuales eximen a los estudiantes de la obligación de pagar el total o parcialmente una cuota a las que deben hacer frente. De forma, que es posible registrar pagos de reinscripción o inscripción con montos diferentes a los definidos sin la necesidad de registrarlos como un pago parcial. Este pago será registrado como un pago completo y permitirá al estudiante continuar con su proceso de inscripción de manera normal.
Para llevar a cabo el registro de las condonaciones, nos dirigimos al menú Pagos > Registro > Todos los pagos. En este apartado se mostrará un formulario dentro del cual se seleccionará el botón Programar pagos.
Esta acción, mostrará un formulario en el cual se podrá observar un apartado con dos opciones diferentes para realizar la programación del pago. Esta puede ser de forma individual, llenando el campo Por estudiante, o bien, de forma masiva seleccionando un archivo con extensión CSV en el campo Por bloque.
Si se requiere programar un pago de manera individual, en el formulario Programación de pagos, se seleccionarán los campos siguientes:
Periodo: se seleccionará el periodo para el cual se programará el pago de condonación.
Concepto: se seleccionará de la lista desplegable el concepto configurado para la condonación; el cual ya tiene asignado un monto específico.
Número de control/Número de solicitud: se ingresará el número de control del estudiante o en su caso el número de solicitud del aspirante.
Una vez que se llenaron los campos correspondientes, se seleccionará el botón Programar. La plataforma le indicará que se ha programado el pago correctamente para el estudiante. Al regresar al apartado de Registro de pagos, se realizará un filtro de información en el formulario llenando los campos siguientes:
Periodo escolar: se elegirá el periodo escolar que se seleccionó al programar el pago por condonación.
Número de control/Número de solicitud: se ingresará el número de solicitud o de control del aspirante o estudiante al que se le registró el pago.
Concepto: se seleccionará el concepto por condonación.
Una vez llenos los campos mencionados, se seleccionará el botón Filtrar. Esta acción permitirá mostrar el pago del estudiante registrado con un código de color rojo, indicando que está pendiente por pagar por parte del aspirante y de liberar por parte del área correspondiente.
Ahora bien, si se requiere programar un pago de condonación de forma masiva o para un grupo grande de estudiantes, es necesario contar primero con un archivo CSV. Este archivo debe contener los números de solicitud o de control en una columna y en otra el monto a pagar (el cual puede ser opcional). Ambas columnas no deben de contar con algún título. Esta estructura se puede observar al seleccionar el botón ver estructura del archivo o bien, descargando el archivo al seleccionar el enlace Descargar archivo ejemplo.
Una forma de generar este archivo, es a través de una hoja de cálculo de excel. En esta hoja de cálculo se ingresarán los datos como se mencionó anteriormente, y al momento de guardar el archivo se debe seleccionar la opción Valores separados por comas (.csv). También es posible generar este archivo en cualquier editor de texto, siguiendo la misma estructura, pero con los valores separados por comas.
Una vez que se tiene el archivo CSV con la información requerida, se seleccionarán en el formulario Programación de pagos, los campos siguientes:
Periodo: se seleccionará el periodo para el cual se programarán los pagos por condonación.
Concepto: se seleccionará de la lista desplegable el concepto de condonación, el cual ya tiene asignado un monto específico.
Posteriormente, se seleccionará el botón Seleccionar archivo, se cargará el archivo a la plataforma y se seleccionará el botón Programar.
Al realizar la programación de los pagos, la plataforma le indicará que se han cargado los pagos por condonación y que es necesario verificar en el listado de pagos que se hayan programado correctamente. Al regresar al apartado de Registro de pagos, se realizará un filtro de información en el formulario llenando los campos siguientes:
Periodo escolar: se elegirá el periodo escolar que se seleccionó al programar los pagos por condonación.
Concepto: se seleccionará el concepto por condonación.
Una vez que se llenaron los campos mencionados, se seleccionará el botón Filtrar, lo cual mostrará el listado de pagos de los aspirantes/estudiantes registrados con un código de color rojo, indicando que están pendientes por pagar por parte de los aspirantes/estudiantes, y de liberar por parte del área correspondiente.
Una vez que se realizó el registro del pago o de los pagos de forma individual o en bloque, se crean de forma automática las referencias de pago. Estas referencias de pago, tanto el aspirante como el estudiante puede visualizarla en su perfil. En caso de que alguno de los aspirantes o estudiantes no pueda visualizarla, es posible ver e imprimir dicha referencia. Para ello, es necesario realizar la búsqueda del pago del aspirante/estudiante en cuestión, y seleccionar el botón Acciones. Del listado de opciones que despliega este botón, se seleccionará la opción Referencia.
Una vez que se seleccione la opción Referencia, se mostrará otra pantalla en la que se podrá ver la referencia de pago generada. Esta referencia de pago contiene el número de control/solicitud, nombre completo del estudiante/aspirante, el concepto de pago, el nombre del banco al cual se le realizará el pago, número de sucursal del banco, nombre del servicio, la clave del convenio, la referencia bancaria, el monto a pagar y la fecha límite de pago. Además, al seleccionar el botón Imprimir recibo, se mostrará el archivo PDF generado del recibo de pago para impresión.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo se lleva a cabo el registro pagos de manera individual y de forma masiva o por bloque, mediante un archivo CSV. Asimismo, encontrarás como llevar a cabo la impresión de la referencia de pago.
Una vez que el aspirante o estudiante realizó el pago correspondiente, es necesario llevar a cabo la liberación del pago para que el estudiante pueda continuar con su proceso de selección de materias. MindBox te brinda la opción de liberar un pago ya sea en una sola exhibición o bien, en parcialidades, y que se pueda realizar de forma individual o masiva.
Esta modalidad de liberación te brinda la flexibilidad de permitir que los estudiantes continúen su proceso de inscripción realizando el pago en partes o cuotas, en lugar de hacer un pago completo de una sola vez. Es importante destacar que esta modalidad de liberación se lleva a cabo de manera individual, y que el pago puede dividirse en un número específico de cuotas para cada estudiante, según sea necesario.
Para ello, nos dirigimos al menú Pagos > Registro > Todos los Pagos, donde se realizará la búsqueda del estudiante al que se requiere liberar el pago en parcialidades. Ésta búsqueda se llevará a cabo seleccionando en el formulario el periodo y el número de control/solicitud o nombre y apellido del estudiante al que se le realizará la liberación del pago. Una vez que se realizó el filtrado del estudiante y se tiene en pantalla el pago a liberar, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Editar.
Posteriormente, se mostrará un formulario en el que se encuentran los datos del recibo de pago como el concepto y el monto a pagar; y los campos del pago efectuado, los cuales se llenarán de la siguiente forma:
Número de recibo: se registrará el número proporcionado por el estado de cuenta del banco si es que se utilizan pagos referenciados, o de los recibos proporcionados por los estudiantes si es que se reciben depósitos a cuenta.
Pago parcial: ya que este pago se liberará por parcialidades, se debe seleccionar la opción Si.
Pago por: aquí se observarán el monto o los montos que se vayan registrando dependiendo de las parcialidades acordadas entre la institución y el estudiante.
Una vez que se llenaron los campos correctamente, se seleccionará el botón Guardar. Esto generará el listado con los pagos parciales registrados debajo del formulario. En este listado se podrá observar el número identificador del pago, la cantidad abonada al total del pago, la fecha y hora en la que se realizó el registro del pago, el usuario que realizó el movimiento, el total de la cantidad abonada al pago y el monto restante a pagar.
Al volver al apartado de Pagos, si se realiza la búsqueda del registro de pago que se liberó por parcialidad, se puede observar que el código de color pasó de estar en rojo a amarillo, lo cual indica que se ha generado el pago parcial. Con ello, el estudiante o aspirante puede continuar con su proceso de inscripción.
Ahora bien, para realizar el registro de una segunda o tercera parcialidad sin ser ésta la última, se debe realizar nuevamente el proceso descrito anteriormente. En cambio, si se requiere realizar una segunda parcialidad y ésta será la última, se llevará a cabo el siguiente procedimiento.
Se realizará la búsqueda del estudiante al que se requiere registrar la última parcialidad del pago. Una vez que se realizó el filtrado del estudiante y se tiene en pantalla el pago a liberar, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Editar.
Esto le llevará a la pantalla en la que se muestra el registro de pagos realizados y el formulario para el registro de pagos. En este formulario se ingresará la siguiente información:
Pago parcial: ya que esta vez será la última parcialidad del pago, se seleccionará la opción No. Esto le indica al sistema que se completó el pago total de la orden de pago, desbloqueando así el candado de seguridad para liberar el pago.
Pago por: aquí se registrará el monto restante de acuerdo a las parcialidades registradas.
Una vez que se llenaron los campos correctamente, se seleccionará el botón Guardar. Esto generará un nuevo registro de pago en el listado con los pagos parciales registrados debajo del formulario. De forma que en esta tabla se puede observar, que la cantidad total de las parcialidades coincide con el monto a pagar y el monto restante se encuentra en cero, indicando que el pago ha sido completamente liberado.
Al volver al apartado de Pagos, si se busca el registro de pago que se liberó completamente en parcialidades, se podrá observar que el código de color pasó de estar en amarillo a verde, lo cual indica que ha cubierto el pago en su totalidad.
La liberación de pagos de forma individual, es muy similar a la modalidad de liberación de pagos por parcialidades. Para llevarla a cabo, nos dirigimos al menú Pagos > Registro > Todos los Pagos. En este apartado se realizará la búsqueda del estudiante al que se requiere liberar el pago. Ésta búsqueda se realizará seleccionando en el formulario el periodo y el número de control/solicitud o nombre y apellido del estudiante. Una vez que se realizó el filtrado del estudiante y se tiene en pantalla el pago a liberar, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Editar.
Posteriormente, se mostrará un formulario en el que se encuentran los datos del recibo de pago como el concepto y el monto a pagar, y los campos del pago efectuado, los cuales se llenarán de la siguiente forma:
Número de recibo: se registrará el número proporcionado por el estado de cuenta del banco si es que se utilizan pagos referenciados, o el número de los recibos proporcionados por los estudiantes si es que se reciben depósitos a cuenta.
Pago parcial: ya que este pago se liberará en una sola exhibición, se debe seleccionar la opción No.
Pago por: aquí se registrará el monto asignado y pagado por el estudiante.
Una vez que se llenaron los campos correctamente, se seleccionará el botón Guardar y se generará una tabla con el pago registrado debajo del formulario. En este listado se puede observar el número identificador del pago, la cantidad del pago, la fecha y hora en la que se realizó el registro del pago, el usuario que realizó el movimiento, el total de la cantidad pagada y el monto restante en cero.
Al volver al apartado de Pagos, si se busca el registro de pago que se liberó en una sola exhibición, se podrá observar que el código de color pasó de estar en rojo a verde, lo cual indica que se ha liberado el pago. Con ello, el estudiante o aspirante podrá continuar con su proceso de inscripción.
La liberación de pagos por bloque permite llevar a cabo la liberación de múltiples pagos al mismo tiempo, en lugar de hacerlo individualmente. Este proceso suele utilizarse cuando se requiere liberar una gran cantidad de pagos de manera eficiente y rápida. Sin embargo, debe llevarse a cabo con precaución y siguiendo el procedimiento establecido para garantizar la precisión y la integridad de los datos financieros.
Para ello, en el menú Pagos > Registro > Todos los Pagos, se seleccionará el botón Liberar pagos dentro del formulario que se muestra en pantalla.
Al realizar la selección del botón, se mostrará otro formulario en el que se podrá realizar la liberación de los pagos de forma masiva.
Para ello, es necesario contar primero con un archivo CSV. Este archivo debe contener los números de solicitud o de control en una columna, el monto a pagar en una segunda columna y el número de recibo en una tercera columna. Es importante que las columnas no contengan ningún título. Esta disposición se mostrará al seleccionar el botón ver estructura del archivo, o bien, descargando el archivo al seleccionar el enlace Descargar archivo ejemplo.
Una forma de generar este archivo, es a través de una hoja de cálculo de excel. En esta hoja de cálculo se ingresarán los datos como se mencionó anteriormente, y al momento de guardar el archivo se debe seleccionar la opción Valores separados por comas (.csv). También es posible generar este archivo en cualquier editor de texto, siguiendo la misma estructura, pero con los valores separados por comas.
Una vez que se tiene el archivo CSV con la información requerida, se seleccionarán en el formulario Programación de pagos, los campos siguientes:
Periodo escolar: se seleccionará el periodo en el que se encuentran los pagos a liberar.
Tipo de pago: se seleccionará de la lista desplegable el tipo de pago que se requiere liberar.
Posteriormente, se seleccionará el botón Seleccionar archivo, se cargará el archivo a la plataforma y se seleccionará el botón Cargar.
Al realizar la liberación de los pagos, la plataforma le indicará que se han cargado los pagos, y que es necesario que se verifique en el listado de pagos que se hayan liberado correctamente. Al regresar al apartado de Registro de pagos, se realizará un filtro de información en el formulario llenando los campos siguientes:
Periodo escolar: se seleccionará el periodo escolar ingresado para la liberación de pagos.
Concepto: se seleccionará el concepto con el que se realizó la liberación de los pagos en bloque.
Una vez que se llenaron los campos mencionados se seleccionará el botón Filtrar. Esto mostrará el listado de pagos de los aspirantes/estudiantes liberados con un código de color verde, lo que indica que los pagos han sido liberados correctamente.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo se lleva a cabo la liberación de pagos en parcialidades y de forma masiva o por bloque mediante un archivo CSV.
La eliminación de pagos puede ser una acción necesaria por diversas razones, como errores en el registro de pagos, pagos duplicados, cancelaciones de transacciones, o cambios en las circunstancias que requieren la reversión de los pagos. Hay que tener en cuenta que cuando se elimina un pago, se debe realizar de manera cuidadosa y siguiendo los procedimientos establecidos para garantizar la integridad y precisión de los registros financieros.
Para eliminar un pago, nos dirigimos al menú Pagos > Registro > Todos los Pagos. En este apartado, será posible llevar a cabo la eliminación de pagos registrados y procesados.
Nota: la eliminación de pagos solo se puede llevar a cabo de forma individual en caso de ser necesario. Si se requiere una eliminación masiva de pagos puede contactar al equipo de soporte para llevar a cabo dicho proceso.
Para eliminar un pago registrado, es decir, que solo se generó la orden de pago pero no ha sido liberado, solo basta con buscar el pago a eliminar, seleccionar el botón Acciones y elegir la opción Eliminar de la lista desplegable. Una vez eliminado el registro de pago, la plataforma le indicará que el pago se ha eliminado correctamente.
En cambio, si se requiere eliminar un pago procesado, es decir, un pago que ha sido programado y liberado, al seleccionar la opción Eliminar del botón Acciones, la plataforma marcará Error y evitará la eliminación del pago.
Para proceder con su eliminación, se seleccionará el botón Acciones y se elegirá la opción Editar. Esto abrirá otro formulario donde se encuentra la información del recibo de pago, y el pago o los pagos registrados (en caso de ser un pago liberado en parcialidades).
En este nuevo formulario es necesario eliminar los elementos que hacen que el pago sea procesado como lo es el número de recibo. Por lo que se eliminará el número de recibo y posteriormente se seleccionará el botón Guardar. Esto hará que la plataforma le indique si el pago fue guardado correctamente.
Al regresar al apartado de Registro de Pagos y buscar el número de recibo (el cual previamente se eliminó para desbloquear una función que permite eliminar pagos dentro del sistema), se observa que el estado del pago ha cambiado de color verde, que indica un pago procesado, a color rojo. Este cambio señala que el pago ya no está procesado y puede ser eliminado. Para ello, se debe seleccionar el botón Acciones y luego la opción Eliminar. Una vez realizada esta acción, la plataforma confirmará que el pago se ha eliminado correctamente.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo se lleva a cabo la correcta eliminación de pagos procesados.
