Generación de Documentos
MindBox cuenta con un apartado de generación de documentos dentro del módulo de Documentos Dinámicos, donde se podrán generar documentos a partir de las plantillas personalizadas que previamente fueron creadas y cargadas en la plataforma. Este apartado te permite automatizar la creación de documentos oficiales, como constancias, certificados o reportes, utilizando las variables dinámicas que extraen la información de la base de datos institucional. Con solo unos clics, podrás generar documentos personalizados para estudiantes, personal o aspirantes, asegurando que se adapten perfectamente a las necesidades de tu institución de manera rápida y eficiente.
Como se mencionó anteriormente, es posible generar documentos basados en las plantillas cargadas, las cuales se categorizan en tres tipos: Escolares, Personal y Aspirantes. Para generar el documento adecuado, simplemente se debe acceder al menú correspondiente según el tipo de documento que se requiera crear.
A continuación, se detallará cómo funciona cada uno de estos menús y cómo utilizar cada categoría para optimizar la creación de documentos personalizados, asegurando que la información se gestione de manera eficiente y organizada según el tipo de usuario o grupo al que esté dirigido.
Escolares
Dentro del apartado de Estudiantes, se podrá llevar a cabo la generación de documentos personalizados relacionados con los estudiantes de tu institución, utilizando las plantillas previamente importadas. Aquí se podrán generar constancias, certificados de estudios, boletas de calificaciones y otros documentos académicos de manera rápida y automatizada, asegurando que la información de cada estudiante se integre correctamente a partir de las variables dinámicas configuradas en la plantilla.
Para ello, nos dirigimos al menú Documentos > Dinámicos > Estudiantes.
Al acceder al apartado de generación de documentos de escolares, se mostrará un formulario en el cual se debe ingresar la información correspondiente. Dentro de los campos a llenar se encuentran:
Plantilla: en este campo se seleccionará de la lista desplegable la plantilla personalizada que se utilizará para generar el documento. La plantilla previamente importada contiene el diseño y las variables necesarias para la generación automática de los datos correspondientes.
Número de matrícula: es el identificador único del estudiante. Al ingresar este número, la plataforma extraerá automáticamente la información del estudiante desde la base de datos y la insertará en las variables de la plantilla para generar el documento.
Periodo escolar: en este campo se seleccionará el periodo escolar que se desea reflejar en el documento, por ejemplo, "Enero-Junio 2024". Esto permite a la plataforma obtener datos relacionados con el rendimiento o la situación académica del estudiante en ese periodo.
Fecha de emisión: en este campo se indicará la fecha en la que se emite el documento a partir del calendario desplegable en el formulario, la cual aparecerá en el documento generado.
Dirigido a: este es un campo opcional que puede ser de utilidad para especificar la persona o entidad a quien va dirigido el documento, como un funcionario, otra institución o el propio estudiante. Esta información aparecerá en el encabezado del documento.
Organización: en este campo (opcional) se especificará el nombre de la institución educativa o cualquier otra organización relevante que deba aparecer en el documento, garantizando que el destinatario sepa quién emite el documento.
Una vez que se completó el formulario con la información correspondiente, se seleccionará el botón Generar.
Con esta selección, se iniciará la descarga del documento generado. En seguida se muestra un ejemplo de una constancia de estudios generada a partir de la plantilla creada y cargada anteriormente.
Personal
Dentro del apartado de Empleados, se podrá llevar a cabo la generación de documentos relacionados con el personal que labora en la institución. Aquí, utilizando las plantillas personalizadas previamente cargadas, se podrán crear fácilmente documentos como constancias laborales, contratos, asignaciones de horarios, entre otros. Este apartado permite gestionar de manera eficiente toda la documentación relacionada con el equipo administrativo y docente, asegurando que la información sea precisa y esté actualizada.
Para ello, nos dirigimos al menú Documentos > Dinámicos > Empleados.
Al acceder al apartado de generación de documentos del personal, se mostrará un formulario en el cual se debe ingresar la información correspondiente. Dentro de los campos a llenar se encuentran:
Plantilla: se refiere al archivo predefinido que se utilizará para generar el documento. Se debe seleccionar de la lista desplegable el nombre de la plantilla personalizada que previamente se ha cargado en la plataforma y que contiene las variables correspondientes al personal.
RFC: en este campo se ingresará la clave del Registro Federal de Contribuyentes del empleado. Este campo identifica al personal y permite extraer la información correspondiente de la base de datos para generar el documento.
Periodo: en este campo se seleccionará el periodo escolar que se desea reflejar en el documento, por ejemplo, "Enero-Junio 2024". Esto permite a la plataforma obtener datos del personal en ese periodo.
Fecha de emisión: se seleccionará del calendario desplegable la fecha en que se generará y emitirá el documento. Este campo asegura que el documento esté marcado con la fecha correcta, lo que es crucial para su validez oficial.
Listar cursos: este campo permite seleccionar los cursos asignados al docente, de manera que la plataforma extraiga automáticamente la información correspondiente a cada curso. Esto es útil si el documento requiere detallar los cursos que el docente imparte, facilitando la inclusión de estos datos de forma precisa y rápida en documentos como constancias de asignación, reporte de gestión del curso, reportes de actividades, o evaluaciones docentes.
Una vez que se completó el formulario con la información correspondiente, se seleccionará el botón Generar.
Con esta selección, se iniciará la descarga del documento generado. En seguida se muestra un ejemplo de un horario generada a partir de la plantilla creada y cargada anteriormente.
Aspirantes
Dentro del apartado de Aspirantes, se podrá llevar a cabo la generación de documentos personalizados para los candidatos que desean ingresar a tu institución. A partir de las plantillas importadas, será posible crear documentos como cartas de aceptación, fichas de registro, y constancias de resultados de manera rápida y automatizada, asegurando que toda la información relevante de los aspirantes esté bien organizada y actualizada.
Para ello, nos dirigimos al menú Documentos > Dinámicos > Aspirantes.
Al acceder al apartado de generación de documentos de los aspirantes, se mostrará un formulario en el cual se debe ingresar la información correspondiente. Dentro de los campos a llenar se encuentran:
Plantilla: este campo permite seleccionar la plantilla personalizada que se utilizará para generar el documento. Se debe seleccionar de la lista desplegable el nombre de la plantilla personalizada que previamente se ha cargado en la plataforma y que contiene las variables correspondientes al documento que desea generar, como una carta de aceptación o constancia de resultados.
Número de solicitud: este campo hace referencia al folio asignado a cada aspirante durante su proceso de admisión. Al ingresar el número de solicitud, la plataforma extraerá la información específica de ese aspirante para completar automáticamente las variables dentro del documento generado.
Periodo: corresponde al ciclo académico en el que el aspirante está solicitando ingreso. Este campo permite especificar el periodo (por ejemplo, Enero-Junio 2024) para que el documento incluya la información del ciclo que se está consultando.
Fecha de emisión: este campo permite establecer la fecha en la que se genera el documento. Esta fecha quedará registrada en el documento oficial como la fecha de emisión, y debe ser seleccionada a partir del calendario desplegable del formulario.
Una vez que se completó el formulario con la información correspondiente, se seleccionará el botón Generar.
Video tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial te mostramos cómo generar un documento utilizando una plantilla previamente creada y cómo visualizar el documento generado.
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