Variables Dinámicas
Última actualización
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Las variables dinámicas son el medio por el cual es posible tener acceso a la información de los aspirantes, estudiantes y personal de la institución, dichas variables podrán ser utilizadas en las plantillas, lo cual permitirá generar infinidad de documentos.
Al incluir las variables de nuestro catálogo en la plantilla a generada a través del editor de texto Word, éstas serán reemplazada por los valores que obtenga de la base de datos de tu institución cuando se genere y descargue el documento en cuestión.
Para acceder al catálogo de variables con las que cuenta MindBox, nos dirigimos al menú Documentos > Dinámicos > Plantillas.
Nota: en caso de no visualizar el apartado de documentos dinámicos contacta a tu administrador de la plataforma para que realice la asignación de los permisos correspondientes.
Al acceder al apartado de variables se mostrarán dos secciones en las cuales se podrá acceder y seleccionar. En la primera sección, se mostrará un formulario en el cual al ingresar el valor a buscar de acuerdo al grupo del documento, referencia de uso, nombre de variable o descripción de la misma, se mostrará un listado de variables que se adecúe al valor ingresado. Mientras que en una segunda sección, por defecto se mostrará el listado completo de variables con las que cuenta la plataforma.
Para realizar la búsqueda de las variables que se necesitan para el documento a generar, se ingresará el valor en cuestión en el formulario y posteriormente se seleccionará el botón Filtrar.
Esta selección mostrará un listado con todas las variables que cumplan con las características del valor ingresado. Este listado mostrará la siguiente información por cada variable mostrada:
Grupo de documento: este campo define el tipo de documento al que pertenece la variable, tal como escolares (aquellas variables relacionadas con los estudiantes), personal (variables relacionadas con el personal administrativo o docente), aspirantes (candidatos o futuros estudiantes) y datos comunes (aquellas variables que proporcionan información relevante y frecuentemente utilizada para estudiantes, aspirantes o personal administrativo).
Referencia de uso: indica el uso potencial de la variable, es decir, dónde y cómo se puede aplicar en la plantilla para cumplir con la finalidad deseada. Ayuda a orientar el diseño del documento para utilizar adecuadamente la variable.
Inicio de Bloque: parte de la variable que se utiliza cuando se espera obtener un conjunto de datos (por ejemplo, varias asignaturas de un estudiante). Esta parte de la variable marca el inicio del bloque que agrupa esos datos, permitiendo la generación de listas o tablas dentro del documento.
Variable: es el dato clave que permite acceder a la información almacenada en la base de datos. Esta variable actúa como un conector que extrae el valor específico para mostrarlo en el documento.
Fin de Bloque: similar al inicio del bloque, esta parte de la variable marca el fin del conjunto de datos. Se utiliza para delimitar claramente la agrupación de información en el documento, asegurando que solo los datos esperados sean incluidos.
Ejemplo de valor de salida: este campo proporciona un ejemplo del valor que la variable devolverá cuando se utilice. Sirve como referencia para entender qué tipo de información retornará la variable, como por ejemplo el valor "Juan Pérez" se obtendrá al utilizar una variable de nombre.
Descripción de la variable: muestra un texto breve que ofrece una explicación clara de lo que representa la variable facilitando comprender su propósito.
Valores que puede tomar: debido a que algunas variables pueden tener valores predefinidos, este campo lista los posibles valores que una variable puede retornar, como por ejemplo "vigente/ no vigente", "aprobado/reprobado", entre otros.
En cambio, si se desea visualizar el listado de toda variable con la que cuenta la plataforma se debe seleccionar el botón Mostrar.
Dentro del catálogo de variables se pueden encontrar aquellas relacionadas con los siguientes campos de datos:
| Estudiantes | Personal |
|---|---|
Datos generales | Datos generales |
Datos socioeconómicos | Información laboral |
Datos académicos | Información sobre el horario |
Datos del programa académico | Datos del curso impartido por el docente |
Información sobre el horario | Información para la gestión del curso |
Adeudos generales o por periodo | |
Kárdex o historial de calificaciones | |
Datos del certificado de estudios | |
Información de boletas de calificaciones | |
Información de actividades complementarias | |
Información de servicio social | |
Información de residencias |
| Datos comunes | Aspitantes |
|---|---|
Fechas | Datos generales |
Datos del periodo | Datos del programa académico |
Información del Documento | Datos socioeconomicos |
Datos del centro de trabajo o instituto | Periodo de fichas |
Datos del director o rector | |
Datos del jefe de control escolar | |
Banco usado por la institución | |
Imagen QR | |
Fotografía |
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos las variables como una herramienta que permite insertar texto dinámico en un documento. En este video, te explicaremos cómo crear y utilizar variables en plantillas para insertar información de manera automatizada.
