Inscripción a Primer Periodo
El proceso de inscripción es uno de los más importantes en las instituciones educativas, con MindBox este proceso se puede realizar de manera más efectiva y sobretodo en línea. Este proceso implica la coordinación de varios departamentos, así como una serie de pasos organizados y eficientes para que el estudiante de nuevo ingreso pueda completar su inscripción de manera exitosa.
Desde la configuración del nuevo periodo hasta la confirmación de pagos, cada paso está diseñado para facilitar una experiencia fluida y efectiva que asegure a cada estudiante un inicio académico sin contratiempos. Este sistema integrado no solo simplifica el proceso administrativo, sino que también garantiza que los estudiantes puedan acceder fácilmente a la información y recursos necesarios en cada etapa de su inscripción.
A continuación se describirán los pasos necesarios para llevar a cabo correctamente el proceso de inscripción a primer periodo. Cabe mencionar que a través de MindBox, las inscripciones a primer periodo y las reinscripciones a cualquier otro se realizan un poco diferente.
Nota: los departamentos mencionados en cada uno de los pasos siguientes, se seleccionaron con base al ejemplo dado en asignación de roles. Por ello, cada uno de las actividades siguientes deberán ser realizadas por el/los usuarios con los roles correspondientes, según la asignación de roles que haya definido tu institución.
Proceso de inscripción
Dentro de MindBox es posible configurar la plataforma para que de acuerdo a tu institución, se lleve a cabo el proceso de inscripción realizando el pago correspondiente con el número de ficha de los aspirantes, o bien, con la matrícula de tus estudiantes.
En el siguiente diagrama se podrá visualizar el proceso de inscripción a primer periodo, incluyendo los pasos que lleva a cabo el aspirante o estudiante.
En seguida se mostrarán los pasos a seguir para configurar tu proceso de inscripciones a primer periodo desde MindBox.
1. Configuración de pago de inscripción
El primer paso a realizar es verificar que dentro de la configuración de la escuela, a la cual se accede a través del menú Escuela > Configuración > Datos de la escuela y de la pestaña Configuración; se tenga configurada la forma en la que se generará la orden de pago ya sea con el número de ficha del aspirante o con la matrícula del estudiante.
Si se selecciona la opción Con número de aspirante en el campo Pago de nuevo ingreso, una vez que el aspirante fue aceptado, se realizará el registro de forma automática de la referencia de pago de inscripción a primer periodo. De esta forma, el aspirante tendrá que hacer el pago correspondiente antes de que se lleve a cabo su inscripción.
En cambio, si se elige la opción Con matrícula en el campo Pago de nuevo ingreso, una vez que el aspirante sea matriculado se registrará de forma automática de la referencia de pago de inscripción a primer periodo. De esta forma, el ahora ya estudiante tendrá que hacer el pago correspondiente antes de que se lleve a cabo su inscripción.
2. Conceptos de pago
Posteriormente, será necesario que el encargado o usuario del Departamento de Recursos Financieros lleve a cabo el registro o la verificación de los conceptos de pago y los montos a pagar para los estudiantes de primer periodo. Cabe mencionar que este paso puede realizarse en cualquier momento del proceso, siempre y cuando sea antes de llevar a cabo la aceptación y matriculación de los aspirantes, según sea el caso.
Nota: en caso de haber condonaciones, éstas también deben configurarse en este paso.
Para ello, nos dirigimos al menú Pagos > Configuración > Conceptos. Cabe señalar que el campo tipo de pago para el concepto de pago de inscripción de nuevo ingreso o de ingreso a primer periodo debe ser de tipo Inscripción.
Para conocer a detalle sobre como configurar los conceptos de pago correspondientes, se puede acceder al siguiente enlace: Conceptos de pago.
Asimismo, también se debe configurar la fecha de pago de inscripción. Para esto, nos dirigimos al menú Pagos > Configuración > Fechas de inscripciones. Apartado donde se seleccionará la fecha límite de pago de la inscripción a primer periodo.
Para conocer a detalle sobre como configurar la fecha de pago de inscripción, se puede acceder al siguiente enlace: Fecha de pago de inscripción.
3. Registro de grupos
También, será necesario crear cada uno de los grupos (y paralelos en caso de ser necesarios) con su respectivo horario para los estudiantes de primer periodo. Es decir, toda materia ofertada para primer periodo deberá tener su propio grupo por cada carrera abierta en este periodo. Cabe mencionar que este paso puede realizarse en cualquier momento del proceso, siempre y cuando sea antes de llevar a cabo la asignación de los docentes a sus respectivos grupos.
Para el registro de los grupos como usuario del Departamento de Servicios Escolares, nos dirigimos al menú Cursos > Grupos > Administración.
Nota: es recomendable que las materias del primer periodo de una carrera específica no tengan horarios superpuestos, para poder agruparlas dentro de un bloque. En caso de abrir más de dos grupos por materia, es importante asegurarse de que no haya traslape de horarios entre las materias que pertenecerán al mismo bloque.
Para conocer a detalle de como registrar los grupos con su respectivo horario o de como solicitar un grupo paralelo, se puede acceder a los siguientes enlaces: Administración de grupos - Grupo paralelo.
4. Asignación de docente al grupo
Una vez que se registraron los grupos, el siguiente paso a realizar es la asignación de los docentes a los grupos correspondientes. Cabe mencionar que los docentes que estarán impartiendo las materias ofertadas en el primer periodo deberán estar registrados en la plataforma previamente.
Cabe señalar, que MindBox permite el préstamo temporal de docentes de un área o departamento académico a otro, para conocer más acerca de como realizar los préstamos de docentes, se puede acceder al siguiente enlace: Préstamo de docentes.
Para dicha asignación docente como usuario del Departamento Académico al que pertenece el docente a realizar la asignación, nos dirigimos al menú Personal > Docente > Asignación a grupo.
Para conocer a detalle sobre como realizar las asignaciones de los docentes a los grupos correspondientes, se puede acceder al siguiente enlace: Asignación de docente.
6. Bloques de materias
Una vez que se tienen las materias dentro de los grupos y los docentes asignados a estos, el Departamento de División de Estudios debe realizar los bloques de materias. Esto es, seleccionar las materias que el estudiante llevará en primer periodo de forma que se agrupen en un bloque por carrera. Para ello, nos dirigimos al menú Cursos > Grupos > Bloques de materias.
Para conocer a detalle sobre como realizar los bloques de materias para los estudiantes de primer periodo, se puede acceder al siguiente enlace: Bloques de materias.
Nota: en este punto del proceso si la configuración se realizó con pago con número de aspirante, ya se debieron haber aceptado a los aspirantes y éstos haber realizado el pago correspondiente. En cambio, si se realizó la configuración del pago con matrícula los aspirantes ya debieron haber sido aceptados, matriculados y los ahora ya estudiantes haber realizado el pago correspondiente.
7. Liberación del pago
Una vez que el aspirante o estudiante realizó el pago correspondiente, será necesario proceder con su liberación.
Para dicha liberación del pago como usuario del Departamento de Recursos Financieros, nos dirigimos al menú Pagos > Registro > Todos los pagos.
Para conocer a detalle sobre como realizar la liberación del pago correspondiente a la inscripción a primer periodo, se puede acceder al siguiente enlace: Liberación de pagos.
En caso de que el pago se haya realizado con MindBox Pay, la liberación de dicho pago se realizará de forma automática, con lo cual el estudiante podrá obtener al instante el derecho a su inscripción.
Para conocer más sobre como realizar la configuración de este módulo de pagos, se puede acceder al siguiente enlace: MindBox Pay.
Nota: en este punto del proceso si la configuración se realizó con pago con número de aspirante, los aspirantes ya deben estar matriculados de manera que la plataforma permita su inscripción por bloque.
8. Inscripción por bloque
Una vez que los aspirantes hayan sido matriculados y se haya liberado el pago correspondiente, se podrá realizar la asignación de los estudiantes al bloque, es decir, se realizará la inscripción de los estudiantes a primer periodo a través de los bloques de materias anteriormente registrados.
Para ello, como usuario del Departamento de División de Estudios nos dirigimos al menú Estudiantes > Inscripciones > Asignación por bloque.
Para conocer a detalle sobre como llevar a cabo la inscripción de los estudiantes de primer periodo, se puede acceder al siguiente enlace: Asignación de estudiantes al bloque.
9. Carga de materias
Una vez que se ha realizado la inscripción por bloque de los estudiantes, éstos podrán realizar la consulta del horario de su carga académica a través de su perfil en la plataforma.
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