Asignación de Aulas para Examen
Asignación de aulas para examen de nuevo ingreso.
Última actualización
Asignación de aulas para examen de nuevo ingreso.
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La correcta asignación de aulas es un paso fundamental en el proceso de nuevo ingreso, ya que permite organizar y programar los espacios físicos de la institución donde se llevarán a cabo los exámenes de admisión.
Si durante la configuración del periodo de fichas se seleccionó la opción de examen presencial, será necesario definir y asignar las aulas en las que los aspirantes presentarán su evaluación. Esta configuración garantiza un control eficiente del proceso, evitando confusiones y asegurando que cada aspirante tenga un lugar asignado en las instalaciones.
Se recomienda realizar la asignación de aulas en una fecha cercana a la fecha programada para el examen de admisión. De esta manera, se podrá contar con un número de aspirantes más preciso, lo que permitirá una planificación más eficiente y optimizada de los espacios disponibles.
Tener una estimación más exacta del total de aspirantes registrados facilitará una mejor distribución de las aulas, evitando asignaciones innecesarias o insuficientes.
Para consultar la cantidad de aspirantes registrados y gestionar mejor la asignación de aulas, puedes acceder al siguiente enlace: Gestión de aspirantes.
Para definir las aulas para la aplicación del examen de admisión, nos dirigimos al menú Aspirantes > Configuración > Asignación de aulas.
Al acceder a este apartado, se mostrará un formulario diseñado para la administración y consulta de las aulas asignadas en cada uno de los periodos escolares registrados en la plataforma.
Para llevar a cabo la asignación de aulas, primero se deberá seleccionar el periodo escolar correspondiente al periodo de fichas en el que se realizará el examen de admisión y posteriormente, se debe seleccionar el botón Filtrar.
Esta selección mostrará un nuevo formulario, lo que permitirá visualizar y definir las aulas disponibles para la aplicación del examen por carrera ofertada. Los campos a seleccionar son los siguientes:
Carrera: hace referencia a la carrera a la que se le asignará un aula, lo que significa que los aspirantes de dicha carrera presentarán su examen en el aula designada en los siguientes campos.
Aula / Capacidad: se seleccionará de la lista desplegable el aula donde los aspirantes de la carrera elegida realizarán su examen de admisión. En dicho listado desplegable, será posible observar la capacidad del aula, lo cual indica el número máximo de personas que puede albergar.
Lugares disponibles: en este campo se especificará la cantidad de lugares que estarán habilitados para el examen en el aula seleccionada. Este número no necesariamente debe coincidir con la capacidad total del aula, permitiendo ajustes en función de la organización y necesidades específicas del proceso de admisión.
Una vez que se llenaron los campos con los datos generales del aula, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si el aula se guardó correctamente y la mostrará en un listado de aulas con la información de interés.
Nota: este proceso deberá realizarse para todas las carreras que han sido ofertadas hasta cubrir la demanda de las solicitudes recibidas y garantizar que todos los aspirantes tengan un espacio asignado para presentar su examen de admisión.
Es importante destacar que la asignación de aulas a los aspirantes se realizará de forma automática en el momento en que a cada aspirante se le genere su folio de examen. La plataforma asignará el aula correspondiente según la carrera seleccionada por el aspirante, asegurando una distribución organizada y eficiente de los espacios disponibles.
Para llevar a cabo la consulta de la asignación de aulas, se seleccionará el periodo escolar correspondiente al periodo de fichas que se requiere consultar y posteriormente, se seleccionará el botón Filtrar.
Esta selección mostrará un listado con las aulas que han sido asignadas en el periodo seleccionado. Este listado cuenta con el nombre del aula, la capacidad del aula, la carrera a la cual fue asignada el aula para el examen de admisión, el periodo escolar al cual pertenece la asignación, los lugares configurados para el examen de admisión y el número de estudiantes que se encuentran registrados en el aula.
Además, la plataforma brinda la posibilidad de editar o eliminar cada asignación de forma individual, así como también descargar la información general de los aspirates registrados en cada aula.
Filtrar y descargar listado de aulas asignadas
MindBox permite descargar el listado de aulas que se han registrado en la plataforma de forma completa, o bien, filtrar y descargar la información general de los aspirates registrados en cada aula.
Si se requiere descargar el listado de aulas asignadas para el examen de admisión en un determinado periodo, se seleccionará el botón Descargar del formulario Asignación de aulas para examen de ingreso.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual, se encontrará el listado de las aulas asignadas al periodo de fichas asociado al periodo escolar seleccionado. Además, es posible observar información adicional tal como el aula asignada, la capacidad de aspirantes que puede albergar, carrera a la que esta asignada el aula, periodo escolar consultado, los lugares disponibles para presentar el examen y el número de aspirantes registrados en el aula.
En cambio, si se requiere descargar el listado de aspirates registrados un aula asignada en particular, se seleccionará el botón Descargar de la fila correspondiente al aula a consultar.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual, se encontrará el listado de aspirates registrados un aula asignada en particular.Además, es posible observar información adicional tal como el aula y periodo escolar consultados, el número de solicitud y nombre completo del aspirante, la carrera a la que esta asignada el aula, el correo electrónico y el número de teléfono del aspirante, y el folio de examen asignado.
Para editar los datos generales de un aula previamente asignada, se realizará su búsqueda en el listado de las mismas. Una vez que se tiene el aula a modificar, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Editar de la fila correspondiente.
Esta acción mostrará nuevamente la información del aula previamente cargados en el formulario Programar aula, de los cuales solo se podrá modificar el campo lugares disponibles.
Una vez realizadas las modificaciones necesarias, se seleccionará el botón Guardar. De esta forma la plataforma indicará si la información del aula se ha guardado correctamente y pasará a formar parte del listado de aulas asignadas con las modificaciones realizadas.
Nota: si se requiere cambiar el aula o la carrera asignada, será necesario eliminar la asignación existente y crear una nueva asignación con los datos actualizados según los requerimientos. Esto garantizará que la información sea precisa y que los aspirantes sean ubicados correctamente en el aula correspondiente.
Para eliminar una de las aulas asignadas, se realizará su búsqueda en el listado de las mismas. Una vez que se tiene el aula a retirar, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Eliminar de la fila correspondiente.
De esta forma, la plataforma confirmará que el aula ha sido eliminada correctamente y ya no estará disponible para el registro de los estudiantes en el proceso de asignación de espacios para el examen de admisión.
Es importante tener especial cuidado al eliminar una asignación de aula, ya que la plataforma no solicitará confirmación previa y la eliminará de manera instantánea.
Además, la plataforma no validará si el aula asignada tiene aspirantes registrados al momento de su eliminación. Por esta razón, se recomienda verificar cuidadosamente que la asignación que se desea eliminar sea la correcta.
En caso de eliminar una asignación que ya tenga aspirantes registrados, la plataforma eliminará automáticamente el aula asignada para esos aspirantes. En consecuencia, será necesario asignarles manualmente una nueva aula, asegurando que todos los aspirantes tengan un espacio designado para presentar su examen de admisión.
En el siguiente video te mostraremos cómo asignar aulas para el examen de admisión de tu institución. También te mostraremos cómo editar, eliminar y descargar la información relacionada con estas asignaciones.
