Firma de Horarios
Última actualización
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A través del apartado de firma de horarios, MindBox permite configurar los departamentos del personal involucrado en el proceso de validación y firma de los horarios del personal académico y administrativo. A través de esta herramienta, es posible definir qué áreas serán responsables de la firma del documento, así como establecer a qué departamentos se les entregará una copia del mismo. Esto garantiza un flujo de trabajo organizado y una distribución adecuada de la información dentro de la institución.
Para llevar a cabo el registro o modificación de los campos de firmas que aparecerán en los horarios, nos dirigimos al menú Personal > Recursos humanos > Firma de horarios.
Al acceder a este apartado, se mostrará por defecto un listado con la configuración de firmas previamente establecidas en la plataforma. En este listado, se podrá visualizar el departamento responsable de expedir el documento, así como los tres departamentos del personal cuyos nombres y cargos aparecerán debajo del espacio destinado para la firma en el documento. Además, se indicarán los departamentos receptores, es decir, aquellas áreas que recibirán una copia del documento, garantizando una distribución adecuada de la información.
Además, en este apartado es posible realizar una búsqueda de firmas de acuerdo a los datos ingresados en el formulario, los cuales pueden ser la clave interna del departamento, o bien, el nombre del departamento. Una vez aplicado el filtro, se mostrará una lista con todas las configuraciones de las firmas del departamento indicado.
Para realizar el alta o el registro de una nueva configuración de firmas, se seleccionará el botón Nueva firma.
Esta selección mostrará un nuevo formulario que permitirá configurar los departamentos del personal que aparecerán en los documentos expedidos a través de MindBox. Para ello, es necesario llenar el formulario correspondiente con la siguiente información:
Departamento: hace referencia al departamento que expedirá el documento, en este caso el horario.
Primera firma: hace mención del espacio de firma que se integrará en el documento. En este campo, es necesario seleccionar el departamento del encargado de área que expedirá la firma.
Segunda firma: señala el segundo espacio de firma que se integrará en el documento. En este campo, es necesario seleccionar el departamento de un segundo encargado de área que expedirá una segunda firma.
Tercera firma: hace referencia a un tercer espacio de firma que se integrará en el documento. En este campo, es necesario seleccionar el departamento de un tercer encargado de área que expedirá una tercera firma. En caso de no requerir una tercera forma para el documento, se seleccionará la opción Ninguna del listado que ofrece el campo.
Primera copia: hace referencia al jefe de departamento a quien se le entregará una copia del documento.
Segunda copia: hace mención de un segundo jefe de departamento a quien se le entregará una segunda copia del documento.
Una vez configurados los campos con los departamentos correspondientes, se seleccionará el botón Guardar. De esta manera, la configuración se integrará al listado de firmas de horarios y será posible llevar a cabo la impresión del documento con los espacios de las firmas del personal correspondiente.
Para editar la configuración de firmas de horarios de un departamento en particular, se buscará el departamento a modificar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene al departamento en cuestión, se seleccionará el botón Editar.
Esta selección mostrará un formulario con la configuración previa establecida. Para realizar una modificación en alguno de los campos, simplemente se elegirá el departamento deseado para el campo en cuestión. Una vez modificada la información, se seleccionará el botón Guardar. De esta manera, la configuración se integrará al listado de firmas de horarios reflejando las modificaciones realizadas y será posible llevar a cabo la impresión del documento con los espacios de las firmas del personal correspondiente.
A continuación, se presenta un ejemplo de un horario del personal generado a través de MindBox, el cual incluye la configuración de firmas establecida en el ejemplo anterior. Este documento refleja la distribución de horarios y asignaciones del personal, junto con los espacios designados para las firmas correspondientes, asegurando un proceso de validación adecuado.
Enseguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos paso a paso cómo cargar las firmas en el sistema para los horarios docentes y administrativos.
Es importante señalar que, al ingresar un departamento en los campos Firma 1, Firma 2 y Firma 3, la plataforma recuperará automáticamente el nombre previamente registrado en el apartado . De esta manera, al expedir el horario del personal, la última sección del documento incluirá el espacio destinado para las firmas, acompañado de los nombres y cargos de los jefes de departamento configurados en este apartado, garantizando así la correcta validación del documento.
