Certificado de Estudios
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El certificado de estudios es un documento oficial que respalda el historial académico de un estudiante, especificando las materias cursadas, las calificaciones obtenidas, los créditos acumulados, y el periodo en el que se llevaron a cabo los estudios. Este documento es esencial para diversos trámites, como procesos de titulación, validaciones académicas, postulaciones a programas educativos, o solicitudes laborales. En este contexto, MindBox cuenta con un apartado especializado dentro de su módulo de generación de documentos, el cual permite gestionar de manera eficiente la generación de certificados de estudios. Este apartado ofrece la flexibilidad de emitir certificados tanto de forma individual por estudiante, como en bloque para grupos completos, facilitando así la administración académica de las instituciones educativas.
Para llevar a cabo la generación del certificado de estudios de los estudiantes de manera individual, nos dirigimos al menú Documentos > Certificados > Por estudiante.
Al acceder a este apartado, se presenta un formulario destinado a la generación de los certificados de estudios para un estudiante en específico. Este formulario incluye los siguientes campos:
Fecha de emisión: este campo permite seleccionar la fecha en la que se emitirá el certificado.
Fecha de registro: este campo está destinado a especificar la fecha de registro del documento.
Fecha de equivalencia: en caso de convalidación de estudios, se utiliza este campo para indicar la fecha de dicha equivalencia.
Número de registro: campo que sirve para ingresar el número único de registro asignado al documento.
Libro y foja: espacios donde se detallan el libro y la foja en los cuales estará registrado el documento en los archivos escolares.
Periodo: campo que permite seleccionar el periodo académico al que corresponde el certificado.
Iniciales del Jefe del Departamento de Servicios Escolares: aquí se ingresarán las iniciales del responsable de emitir el documento.
Texto adicional: espacio destinado para incluir comentarios o aclaraciones adicionales, como información sobre convalidación de estudios.
Impresoras: este campo es de utilidad para seleccionar la configuración de márgenes de la impresora asignada para realizar la impresión directa del certificado.
Campos específicos en caso de duplicado o reposición del certificado:
Nombre del Director(a): espacio para ingresar el nombre del responsable del plantel en caso de que se trate de una reposición o duplicado del certificado de estudios del estudiante.
Director o Directora: campo que permite seleccionar si el nombre pertenece al Director o a la Directora de la institución.
Información del estudiante:
Número de matrícula: este campo permite ingresar el número de matrícula del estudiante para el que se generará el certificado. Es posible agregar múltiples números de control para incluir a varios estudiantes al seleccionar el botón +, el cual se encuentra en la parte superior izquierda de este campo.
Tipo de Certificado: en este campo se podrá especificar si el certificado es Normal, de Reposición o Duplicado, utilizando los botones de opción.
Nota: es fundamental considerar que, al utilizar este apartado para la generación de certificados de estudios de múltiples estudiantes, los datos ingresados en los campos Número de libro y foja serán replicados en los certificados de todos los estudiantes seleccionados. Por lo tanto, se debe verificar que esta información sea válida y consistente para todos los certificados generados en el bloque, asegurando que no haya discrepancias que puedan comprometer la autenticidad o validez de los documentos emitidos.
Una vez completados los campos requeridos para la generación del certificado de estudios del estudiante en cuestión, se seleccionará el botón Siguiente.
Con esta selección se generará la vista previa del documento en formato PDF del certificado de estudios del estudiante listo para su descarga o impresión.
En la primera sección del documento, se presentan los datos oficiales del instituto, como el nombre del director o directora y la clave oficial de la institución, lo que otorga legitimidad al certificado. También se incluye una introducción que detalla el propósito del documento, el nombre del estudiante, el programa académico y el periodo de estudios cursado por el estudiante.
La segunda sección del certificado contiene un listado exhaustivo de las asignaturas que forman parte del plan de estudios. Estas asignaturas se presentan con información clave, como el nombre de la materia, la calificación obtenida por el estudiante y el valor en créditos asignado a cada materia.
En una sección complementaria, se proporciona un resumen de los créditos totales acumulados en comparación con el total requerido para completar el programa académico. También se incluye el promedio general del estudiante, que representa su desempeño global durante su trayectoria educativa.
Finalmente, el documento concluye con los datos de registro, como el número de control, registro, libro y foja en los que el certificado queda asentado en los registros oficiales del departamento de servicios escolares. También incluye el lugar y la fecha de emisión, y el espacio para la firma del director o directora del plantel, y para un cotejo o sello adicional que autentica el documento.
Para llevar a cabo la generación del certificado de estudios de múltiples estudiantes, nos dirigimos al menú Documentos > Certificados > Por bloque.
Ahora bien, si se desea generar el certificado de estudios por bloque o para un grupo grande de estudiantes, es necesario contar primero con un archivo CSV. Este archivo debe contener las siguientes columnas en el orden siguiente: número de matrícula, número de registro, libro, foja, folio, iniciales del Jefe del Departamento de Servicios Escolares. Es importante que todas las columnas no cuenten con algún título.
Una forma de generar este archivo, es a través de una hoja de cálculo de Excel. En esta hoja de cálculo se ingresarán los datos como se mencionó anteriormente, y al momento de guardar el archivo se deberá seleccionar la opción Valores separados por comas (.csv). También es posible generar este archivo en cualquier editor de texto, siguiendo la misma estructura, pero con los valores separados por comas.
Una vez que se tiene el archivo CSV con la información requerida, se seleccionará en el formulario Emisión de certificados por bloque, los campos siguientes:
Fecha de emisión: este campo permite especificar la fecha en la que se emitirán los certificados. Es un campo obligatorio y generalmente debe reflejar la fecha actual o aquella asignada oficialmente para la emisión de los documentos.
Fecha de registro: en este campo se ingresará la fecha en la que los certificados se registrarán en los libros oficiales del departamento escolar. Es un dato indispensable para asegurar que la emisión del certificado esté debidamente registrada.
Fecha Equivalencia: campo que se utiliza en casos donde los certificados incluyen estudios equivalentes o convalidaciones. Aquí se debe indicar la fecha en la que se llevó a cabo dicha equivalencia, si aplica.
Periodo: este campo define el periodo académico al que corresponde la emisión de los certificados, de forma que garantiza que los certificados reflejen el periodo correcto de estudios.
Impresora: en este campo es posible seleccionar la configuración de márgenes del dispositivo o sistema de impresión configurado para emitir los certificados. Este paso asegura que los documentos físicos se impriman correctamente y con los estándares requeridos.
Archivo CSV: es un campo clave para la generación de los certificados en bloque. Aquí se debe cargar un archivo en formato CSV que contenga la información de los estudiantes para los que se emitirán los certificados. Es importante que el archivo cumpla con el formato establecido para asegurar que el proceso sea exitoso.
Una vez que el archivo CSV se cargue en la plataforma, se debe seleccionar el botón Imprimir.
Con esta selección se generará la vista previa de los certificados de estudios de los estudiantes en formato PDF listos para su descarga o impresión.
