Gestión del personal
Gestión de personal administrativo y docente, generación de credencial y reinicio de contraseña.
Última actualización
Gestión de personal administrativo y docente, generación de credencial y reinicio de contraseña.
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El apartado de gestión del personal en MindBox ofrece a las instituciones una herramienta integral para administrar y gestionar toda la información relacionada con su personal docente, administrativo y de servicios. Desde este apartado, es posible llevar a cabo la gestión de datos personales y de credenciales.
Para acceder a la Gestión de Personal en MindBox, nos dirigimos al menú Personal > Recursos humanos > Gestión de personal.
Al ingresar a este apartado, se mostrará de manera predeterminada una lista completa de todo el personal registrado en la plataforma, incluyendo tanto al personal activo como al inactivo o dado de baja.
Para facilitar su identificación, la plataforma asigna un código de color según el estatus de cada empleado: verde para el personal activo y rojo para el inactivo. Además, se ofrecen opciones de filtrado para una búsqueda más eficiente, permitiendo localizar rápidamente a los empleados según su estatus o cualquier otro criterio relevante.
En este listado es posible observar algunos datos generales del personal como el número de empleado, RFC, nombre completo, nombramiento, género y estatus.
Además, la plataforma brinda la posibilidad de generar la credencial y modificar los datos personales, laborales y académicos del personal de manera individual.
MindBox permite descargar información del personal que se ha registrado en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
La información se puede filtrar por RFC, nombre o apellidos del personal, así como por su estatus. También es posible ordenar la información por RFC y nombre del personal. Una vez seleccionados los campos requeridos, se debe seleccionar el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. En cambio, si no se tiene ningún filtro activo y se selecciona el botón Descargar, se descargará la lista completa del personal que se tiene en el listado.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de los empleados registrados en la plataforma y su información general como el RFC, CURP, número de empleado, nombre completo, nombramiento, fecha de ingreso a la subsecretaría, fecha de ingreso a gobierno, fecha de ingreso a la SEP, fecha de ingreso al plantel, domicilio, número de teléfono, género, estado civil, fecha de nacimiento, nivel de estudios, estudios, correo electrónico, estatus, departamento y academia.
Nota: es importante tener en cuenta que la cantidad de registros por archivo que puede descargar tu institución tiene un límite. Por lo que si aparece un mensaje como el siguiente al realizar una descarga de información, será necesario que se refine la búsqueda haciendo uso de los campos formulario de filtrado. De esta manera al reducir el número de registros que se descargarán, la plataforma permitirá la descarga.
Para dar de alta a un administrativo o docente en MindBox, se seleccionará el botón Crear nuevo del formulario Gestión del personal.
Con esta selección, se mostrará un nuevo formulario donde se deberá ingresar la información correspondiente a los datos generales, escolares y laborales del personal. Cada uno de estos apartados contiene diferentes campos que será necesario completar para poder dar de alta al personal (administrativo o docente) de tu institución.
Apellido(s): en este campo se ingresarán los apellidos completos del personal, tal como aparecen en los documentos oficiales.
Nombre(s): en este campo se deberán ingresar los nombres completos del personal, asegurándose de que coincidan con sus documentos oficiales.
CURP: Clave Única de Registro de Población, se debe ingresar la CURP, que es un identificador único de cada persona en México.
RFC: Registro Federal de Contribuyentes. En este campo se ingresará en mayúsculas el RFC del personal, que es utilizado para cuestiones fiscales. Además, este RFC servirá como usuario para acceder a su cuenta en MindBox. En caso de que el empleado trabaje por honorarios, la terminación deberá ser "000" para excluirlo de la estructura educativa oficial y sus horarios.
Estado: se seleccionará el estado de la república mexicana donde reside el personal, de una lista desplegable.
Fecha de nacimiento: se seleccionará la fecha de nacimiento de un calendario desplegable. Este dato es importante para registrar la edad y datos biográficos del empleado.
Sexo: se seleccionará el género del personal (masculino o femenino), como parte de la información demográfica.
Estado civil: aquí se elegirá el estado civil del personal, como soltero, casado, entre otros, desde una lista desplegable.
Calle y número: se deberá ingresar la dirección completa del domicilio del personal, especificando la calle y el número exterior e interior si aplica.
Colonia: en este campo se ingresará la colonia o vecindario donde está ubicada la residencia del personal.
Código postal: se ingresará el código postal correspondiente a la dirección del personal, para completar la ubicación postal.
Localidad: se indicará la localidad o barrio donde se ubica el domicilio, para especificar con mayor precisión su ubicación geográfica.
Teléfono: se ingresará el número de contacto telefónico a 10 dígitos, que será usado para comunicaciones oficiales con el personal.
Correo electrónico: en este campo se proporcionará el correo electrónico del personal, el cual será utilizado para recibir notificaciones y comunicados importantes.
Fotografía: se seleccionará un archivo de imagen en formato aceptado (JPG o PNG) para cargar una foto oficial del personal que será usada en la plataforma para identificación visual. Además, será utilizada para la generación de la credencial correspondiente, por lo que se recomienda que sea de frente, con el rostro reconocible y sin filtros.
Escolaridad: en este campo se seleccionará el nivel de estudios más alto alcanzado por el personal (por ejemplo, licenciatura, maestría, doctorado). Esto ayuda a categorizar al personal según su formación académica.
Estudios: aquí se ingresa el nombre de la carrera o especialidad cursada por el personal. Este campo permite especificar en qué área del conocimiento o disciplina se ha formado la persona.
Nombramiento: este campo permite seleccionar si el trabajador tendrá un nombramiento de tipo Administrativo o Docente. En ambos casos, se creará un perfil en la plataforma al que podrán acceder usando su RFC. La diferencia clave entre estos perfiles es que al Docente se le podrá asignar grupos, permitirle gestionar y dar seguimiento académico a los estudiantes. Los administrativos, por su parte, tendrán acceso a las herramientas relacionadas con la gestión administrativa.
Departamento de adscripción: este campo indica a qué departamento pertenece el trabajador, es decir, quién es su autoridad inmediata o superior dentro de la institución. Esta información es clave para la organización jerárquica y los procesos internos.
Departamento Académico: cada departamento académico tiene asignaturas específicas. Este campo permite seleccionar de qué departamento podrá impartir clases el trabajador, en caso de tener un nombramiento como docente. Si el docente necesita impartir materias de otro departamento, será necesaria una autorización especial.
Ingreso a Gobierno: se refiere a la fecha en que el trabajador ingresó al sistema de gobierno. Este campo utiliza un formato de 6 dígitos: los primeros 4 corresponden al año y los últimos 2 al número de quincena.
Ingreso a SEP: similar al campo anterior, este indica el ingreso del trabajador a la Secretaría de Educación Pública (SEP) con un formato de 6 dígitos: los primeros 4 para el año y los últimos 2 para la quincena.
Ingreso a Subsecretaría: también en formato de 6 dígitos, este campo registra el ingreso del trabajador a la Subsecretaría, especificando el año (primeros 4 dígitos) y la quincena (últimos 2 dígitos).
Ingreso a Plantel: este campo refleja el ingreso del trabajador a la institución en particular (plantel), usando el mismo formato de 6 dígitos para año y quincena.
Número de empleado: en este campo se asignará un número único de empleado a cada trabajador para fines de identificación interna. Este número es necesario para el seguimiento de los trabajadores dentro de la institución.
Estatus del Empleado: en este campo se seleccionará el estado actual del trabajador. Si el empleado está activo en el periodo actual, se elegirá "Activo." Otras opciones del menú desplegable permitirán seleccionar el estatus apropiado, según la situación actual del empleado (baja, permiso, jubilación, etc.).
Una vez capturada la información correspondiente del personal en cuestión, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, el docente o administrativo pasará a formar parte del listado de personal y la plataforma mostrará un mensaje como el siguiente, en el cual indicará que la operación se realizó de forma exitosa y proporcionará la contraseña de acceso para el personal registrado.
Una vez registrado el personal (administrador o docente), podrá iniciar sesión en MindBox utilizando su RFC como nombre de usuario y la contraseña generada por la plataforma.
Es importante guardar la contraseña generada en un lugar seguro y no compartirla con nadie. En caso de que se requiera, el personal puede cambiarla desde el menú Opciones > Cambiar Contraseña, de su cuenta en la plataforma.
En caso de que no se haya anotado la contraseña de acceso con el cual el personal podrá acceder a su perfil en la plataforma será posible reiniciarla. Para conocer más a detalle sobre como reiniciar la contraseña de acceso del personal, puedes consultar el siguiente enlace: Reinicio contraseña del personal.
Para conocer más a detalle sobre como el personal puede acceder a su perfil e ingresar o modificar sus datos generales y personales, puedes consultar el siguiente enlace: Mis datos.
Para editar los datos generales del personal docente o administrativo será necesario realizar la búsqueda del personal a modificar su información a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene al personal en cuestión, se seleccionará el botón Editar.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos generales del personal previamente ingresados, los cuales podrán ser modificados a excepción del RFC.
Además, se habilitará un nuevo formulario en el cual se podrá relacionar el mismo personal registrado con otros RFC.
Este formulario de relación de personal permite vincular a este empleado con más de un RFC, con el objetivo de validar cruces de horarios de una mejor manera entre distintas cuentas. Esto permitirá al administrador tener un mejor control de las diferentes cuentas de este trabajador desde un mismo lugar. Para agregar una relación es necesario seleccionar de la lista desplegable el RFC que se quiere vincular al actual, y posteriormente se seleccionará el botón Agregar.
Esta selección, mostrará el personal relacionado en la parte inferior del formulario. Además, es posible agregar más de una relación, llevando a cabo el procedimiento descrito anteriormente.
Una vez realizadas las modificaciones pertinentes, o bien, las relaciones necesarias, se seleccionará el botón Guardar.
Para dar de baja al personal administrativo o docente en MindBox, será necesario realizar la búsqueda del personal a dar de baja a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene al personal en cuestión, se seleccionará el botón Editar.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos generales del personal previamente ingresados. Dentro de este formulario se ubicará el apartado de Información laboral y posteriormente el campo Estatus empleado.
En este campo se seleccionará de la lista desplegable la opción que corresponda al estatus de baja apropiado, según su situación actual. Una vez realizada esta selección, se deben guardar los cambios a través del botón Guardar.
Con ello, la plataforma indicará si los datos se han guardado de forma correcta y el registro del personal pasará a formar parte del listado de personal con un código de color rojo con el estatus del empleado correspondiente.
Para generar la credencial del personal administrativo o docente de forma individual en MindBox, será necesario realizar la búsqueda del personal a generar su credencial a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene al personal en cuestión, se seleccionará el botón Credencial de la fila correspondiente.
Esta selección permite generar una credencial en formato PDF para llevar a cabo su descarga e impresión.
Nota: recuerda que el diseño de las credenciales físicas tanto del personal como de los estudiantes se puede configurar de acuerdo a las necesidades de tu institución. Para mayor información puedes acceder al siguiente enlace: Credenciales.
Para reiniciar o restablecer la contraseña del personal administrativo o docente en caso de pérdida u olvido, la plataforma MindBox ofrece una opción segura y eficiente para realizar este proceso.
Para llevar a cabo el reinicio de la contraseña del personal docente, nos dirigimos al menú Personal > Docentes > Reiniciar contraseña.
Al acceder a este apartado se mostrará un formulario en el cual al seleccionar al personal docente de la lista desplegable, será posible reiniciar su contraseña de acceso a su cuenta en MindBox.
Una vez que se seleccionó el docente en cuestión, se seleccionará el botón Siguiente.
Con esta selección, la plataforma mostrará un mensaje en el cual indicará que la operación se realizó de forma exitosa y proporcionará la contraseña de acceso restablecida para el docente en cuestión.
Para llevar a cabo el reinicio de la contraseña del personal administrativo, nos dirigimos al menú Personal > Administrativos > Reiniciar contraseña.
Al acceder a este apartado se mostrará un formulario en el cual al seleccionar al personal administrativo de la lista desplegable, será posible reiniciar su contraseña de acceso a su cuenta en MindBox.
Una vez que se seleccionó el docente en cuestión, se seleccionará el botón Siguiente.
Con esta selección, la plataforma mostrará un mensaje en el cual indicará que la operación se realizó de forma exitosa y proporcionará la contraseña de acceso restablecida para el administrativo en cuestión.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo se realiza la gestión del personal en MindBox. Así mismo, te explicaremos cómo se pueden generar nuevas contraseñas para el personal, en caso de que la hayan olvidado o necesite cambiarla por alguna razón.
