Administración de Grupos
Última actualización
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Para iniciar con la administración de los grupos, es necesario tener en cuenta que ésta se compone de varios elementos y pasos previos para llevar a cabo su registro. Los componentes con que se debe contar previo a la creación de grupos, son los siguientes:
La materia de interés registrada.
La retícula personalizada.
Una vez que se tengan estos componentes, nos dirigimos al menú Cursos > Grupos > Administración.
Para obtener el listado de los grupos previamente creados o registrados para un periodo y carrera específicos, es necesario completar el formulario Administración de grupos, el cual se muestra en este apartado. Este formulario cuenta con varios campos que de acuerdo a la información ingresada, se generará un listado con información detallada de los grupos existentes. Los campos incluidos en el formulario son los siguientes:
Periodo: se indicará el periodo escolar al que pertenecen los grupos a visualizar.
Carrera/Retícula: se especificará la carrera con su respectivo año de retícula a la que pertenecen el o los grupos registrados.
Departamento: se indicará el departamento o área académica al que está adscrita la materia correspondiente al grupo.
Semestre: se seleccionará el semestre dentro del plan de estudios en el que se encuentra el grupo. Es posible elegir la opción Todos, si se requieren visualizar los grupos creados para todos los semestres.
Materia (clave interna): se ingresará el identificador único de la materia que es impartida en el grupo. Esta clave interna suele ser un código alfanumérico designado por la institución educativa.
Grupo: se ingresará el identificador único del grupo, el cual es un número o una combinación de letras y números que distingue al grupo de otros dentro del mismo periodo.
Campus: se indicará el campus o sede donde se registró el grupo. Esto es relevante en instituciones con múltiples sedes físicas, ya que permite identificar la ubicación específica del grupo dentro de la institución.
Una vez que se llenaron los campos con los datos de los grupos a visualizar, se seleccionará el botón Filtrar. Esto mostrará un listado con los siguientes apartados de la información general del grupo.
Datos del grupo: este apartado muestra el nombre de la materia registrada, la clave asignada del grupo, el semestre para el cual se creo dicho grupo, la carrera a la que pertenece, el nombre del campus (en caso de no haber seleccionado un campus aparecerá la leyenda Sin campus) y el idioma en el que se imparte la materia.
Ocupación/capacidad: este apartado muestra el número máximo de estudiantes que pueden ser asignados en el grupo y aula.
Ajuste: en este apartado será posible llevar a cabo el ajuste de la capacidad de estudiantes en el grupo.
Docente: en esta columna se indica el RFC y el nombre completo del docente asignado al grupo.
Horario semanal: este horario muestra las horas y días en los que se lleva a cabo las clases, prácticas u otras actividades relacionadas con la materia asignada al grupo.
Compartido: en la columna paralelo de, si el grupo visualizado es paralelo o compartido de algún otro grupo se mostrará la clave de la materia y del grupo del cual es paralelo; mientras que en la columna grupos paralelos, se mostrará el número de grupos paralelos que posee el grupo principal.
Gestión: este apartado brinda la posibilidad de editar o eliminar cada grupo registrado de forma individual.
Filtrar y descargar listado de grupos
MindBox permite descargar el listado de grupos que se han registrado en la plataforma mediante el filtrado y la descarga de los registros necesarios.
Se puede filtrar la información por periodo escolar, carrera y semestre principalmente, o bien, añadiendo algún otro campo como departamento, clave interna de la materia, grupo o campus. Además, es posible ordenar la información por carrera, materia, semestre o paralelos. Una vez seleccionados los campos requeridos, se seleccionará el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. Esta acción descargará la lista de los grupos que cumplan con las características de los campos seleccionados.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de los grupos con su respectiva información: periodo escolar, nombre de la materia, clave del grupo, estatus del grupo (activo o inactivo), capacidad del grupo, el número de estudiantes inscritos, el límite de estudiantes en el aula, el folio de las actas de calificación, el grupo del cual es paralelo, la clave de la carrera y el año de la retícula exclusivos del grupo, el docente asignado, el semestre al que pertenece el grupo, la clave de la carrera y el año de la retícula del grupo paralelo, el nombre de la carrera, el horario registrado, el campus asignado y el departamento.
Para registrar un nuevo grupo, se ingresará el periodo escolar al cual se abrirá el grupo, la carrera y semestre al que pertenecerá. Una vez que se eligieron los datos correspondientes, se seleccionará el botón Nuevo grupo del formulario Administración de grupos.
Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva pantalla en la que se mostrará el formulario para crear un nuevo grupo. En este formulario, se muestran los datos seleccionados previamente para la creación del grupo. Además, contiene otros campos que se deben llenar con la información correspondiente. Los campos con los que cuenta el formulario son los siguientes:
Materia: se elegirá una materia del listado de materias disponibles para la carrera y el semestre seleccionados previamente.
Grupo: se ingresará el identificador único del grupo, el cual debe ser un número o una combinación de hasta 3 letras y números que distinguirá al grupo de otros dentro del mismo periodo.
Capacidad: se indicará la capacidad máxima de estudiantes que pueden ser admitidos en el grupo antes de que se considere lleno.
Idioma: se indicará el idioma en el que se impartirá la materia o se lleve a cabo la instrucción en el grupo.
Limite del aula: se indicará el límite máximo de capacidad del aula asignada al grupo. Indicará el número máximo de estudiantes que pueden ocupar el aula durante las clases del grupo.
Campus: se indicará el campus o sede donde se registrará el grupo. Esto es relevante en instituciones con múltiples sedes físicas, ya que permite identificar la ubicación específica del grupo dentro de la institución y para que los estudiantes de diferentes campus no se puedan inscribir al grupo. Si tu institución no maneja campus, se seleccionará la opción Todos.
Nota: se recomienda siempre configurar la capacidad del grupo con un número menor al del límite del aula para tener el espacio suficiente para los ajustes posteriores que se lleguen a requerir.
Una vez que se llenaron los campos con los datos generales del grupo, se seleccionará el botón Siguiente. De esta forma, la plataforma indicará si el grupo se ha guardado correctamente y mostrará otra pantalla en la que se podrá llevar a cabo el registro del horario para la materia y grupo que se están registrando.
Para realizar la asignación del horario a la materia seleccionado y grupo en registro, se seleccionará el rango de horario para dividir la cuadrícula de horario en bloques de 1 hora, 30 min o 10 min, de acuerdo a las necesidades de la institución. Para ello, sólo se debe elegir el tamaño de los bloques en el campo rango de horario del formulario Asignar horario al grupo.
Una vez seleccionado el rango de horario, se iniciará con el registro del horario. Existen dos formas de asignar el horario: la primera involucra el uso de una sola aula para toda la semana y la segunda involucra el registro del horario por día para una o más aulas.
Para ingresar el horario de una aula para toda la semana, se seleccionará el aula en el campo Aula el cual se encuentra en la parte superior izquierda de la columna Semana. Una vez seleccionada el aula, pueden ocurrir dos escenarios:
Que se muestre la cuadrícula con un horario previamente registrado. Esto ocurre cuando se ha seleccionado un horario para la misma aula pero para un grupo diferente. Si los bloques del horario aparecen con un código de color rojo, indica que esos bloques no pueden ser seleccionados. En cambio, si los bloques aparecen con un código de color naranja, indica que es posible seleccionarlo, ya que el aula está configurada de forma que permite cruces o empalmes.
Que muestre la cuadrícula sin horarios previamente registrados. Esto ocurre cuando el aula no tienen ningún horario registrado para ningún otro grupo.
Teniendo en cuenta lo anterior, una vez que se eligió el aula, se seleccionarán los bloques de hora en los cuales se impartirá la materia. Esta selección marcará de color verde los bloques de hora, de forma que se distinga del registro de horario del otro grupo.
Una vez que se terminó de seleccionar el horario de la materia, se seleccionará el botón Guardar ubicado debajo del campo Aula, es decir, en la columna Semana donde se seleccionó el aula. Con ello, la plataforma indicará si el horario se ha guardado de forma correcta y los bloques seleccionados pasaran de un código de color verde a un código de color azul.
Nota: si se selecciona alguna de las horas marcadas en azul que pertenecen al horario del grupo en cuestión, se desplegará un recuadro con la información de la materia, grupo y aula registrada. Mientras que si se selecciona alguna de las horas marcadas en rojo que pertenecen al horario de otro grupo, se desplegará un recuadro con el RFC del docente asignado, la materia, el grupo y aula registrada.
Si se requiere realizar una modificación en el horario, se debe seleccionar el botón Limpiar de la columna Semana. Esta acción eliminará el horario previamente registrado, de forma que se pueda volver a capturar el horario semanal con las modificaciones pertinentes.
Al finalizar con el registro del horario acorde a las necesidades de la materia se seleccionará el botón Finalizar. Con ello, la plataforma volverá a mostrar la página principal del apartado y el grupo recientemente creado con su respectivo horario.
Ahora bien, para ingresar el horario de por día con aulas diferentes o no, se debe tener en cuenta que al seleccionar una aula, pueden ocurrir dos escenarios:
Que se muestre la cuadrícula con un horario previamente registrado. Esto ocurre cuando se ha seleccionado un horario para la misma aula pero para un grupo diferente. Si los bloques del horario aparecen con un código de color rojo, indica que esos bloques no pueden ser seleccionados. En cambio, si los bloques aparecen con un código de color naranja, indica que es posible seleccionarlo, ya que el aula está configurada de forma que permite cruces o empalmes.
Que muestre la cuadrícula sin horarios previamente registrados. Esto ocurre cuando el aula no tienen ningún horario registrado para ningún otro grupo.
Teniendo en cuenta lo anterior, se procede con la selección del aula y el horario. En seguida se muestran los pasos a seguir para poder registrar el siguiente horario en diferentes aulas: Lunes 12:00-14:00, Martes 11:00-13:00 y Miércoles 11:00-13:00.
Para poder registrar ese horario, lo primero que se debe realizar es la selección del aula en el campo Aula de la columna Lunes, una vez seleccionada el aula se mostrará alguno de los dos escenarios descritos previamente, con lo cual se decide si se continua con el aula elegida o se cambia. Posteriormente, se seleccionarán los bloques de hora en los cuales se impartirá la materia ese día, que en nuestro ejemplo son de 12:00-14:00. Esta selección marcará de color verde los bloques de hora seleccionados. Ya que se marcaron los bloques de horas correspondientes al día Lunes, se seleccionará el botón Guardar de la columna Lunes. Lo cual mostrará un cambio en el código de color de los bloques de verde a azul. Con ello, se habrá registrado el horario del día Lunes y se podrá proceder con el registro del horario para el día Martes.
Para registrar el horario del día Martes, se seleccionará el aula de la columna Martes y los bloques de hora en los cuales se impartirá la materia ese día, que en nuestro ejemplo son de 11:00-13:00. Esta selección marcará de color verde los bloques de hora seleccionados. Ya que se marcaron los bloques de horas correspondientes al día Martes, se seleccionará el botón Guardar de la columna Martes. Con lo que se habrá registrado el horario de ese día y se puede proceder con el registro del horario para el día Miércoles siguiendo el mismo procedimiento que se empleó previamente.
Nota: cada que se registre el horario por día incluso si es con la misma aula se debe hacer su respectivo guardado por día de la semana.
En MindBox ahora es posible registrar dos aulas diferentes para la misma materia en el mismo día, por ejemplo que el día lunes se dé la materia de 3B3-Química orgánica de 12:00-14:00 en el aula ISC y de 15:00-16:00 en el aula Z9.
Nota: para poder registrar el horario en dos aulas diferentes en un mismo día, es necesario guardar los cambios para una aula antes de continuar con el registro del horario de la otra.
Si se requiere realizar una modificación en el horario de alguno de los días, se debe seleccionar el botón Limpiar de la columna del día en cuestión. Esta acción eliminará el horario previamente registrado para ese día en particular, de forma que se pueda volver a capturar el horario con las modificaciones pertinentes.
En cambio, si se requiere eliminar todo el horario registrado se debe seleccionar el botón Limpiar de la columna Semana. Esta acción eliminará el horario de toda la semana previamente registrado, de forma que se pueda volver a capturar con las modificaciones pertinentes.
Nota: si se selecciona alguna de las horas marcadas en azul que pertenecen al horario del grupo en cuestión, se desplegará un recuadro con la información de la materia, el grupo y cada una de las aulas que fueron registradas.
Una vez que se terminó de registrar y guardar el horario por día, se seleccionará el botón Finalizar. Con lo cual quedará registrado el horario para el grupo y materia en cuestión. Al finalizar con el registro del horario, la plataforma volverá a mostrar la página principal del apartado y el grupo recientemente creado con su respectivo horario.
Para editar un grupo existente, se realizará su búsqueda ya sea mediante su filtrado a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos.
Una vez que se tiene el grupo a modificar, si se requiere ampliar la capacidad del grupo se ubicará la casilla de la columna Ajuste y se ingresará el nuevo número máximo de estudiantes permitidos en el grupo. Es importante recordar, que este número debe ser menor a la capacidad del aula. Posteriormente se seleccionará el botón Aplicar y con ello quedará modificada la capacidad del grupo.
En cambio, si se requiere hacer una modificación en los datos generales del grupo como el límite del aula, el idioma o el campus; o en el horario, se seleccionará el botón Editar de la fila correspondiente.
Esta acción abrirá nuevamente el formulario con los datos generales del grupo previamente cargados como la capacidad del grupo, el límite del aula, el campus o el idioma, los cuales podrán ser modificados. Una vez realizadas las modificaciones necesarias, se seleccionará el botón Siguiente. Si no se realizó ninguna modificación en esta sección porque lo que se requiere editar es el horario, se seleccionará de igual manera el botón Siguiente.
Esto mostrará de nuevo la cuadrícula con el horario previamente cargado para el grupo seleccionado. En este apartado podrá ser eliminado el horario a través del botón Limpiar de forma que se pueda llevar a cabo el registro del horario con sus modificaciones.
Si se requiere realizar una modificación en el horario de forma semanal, es decir, utilizando una sola aula para toda la semana se seleccionará el botón Limpiar de la columna Semana. Esta acción eliminará el horario previamente registrado de toda la semana, de forma que se pueda volver a capturar.
En cambio, si se requiere realizar una modificación en el horario de alguno de los días, se debe seleccionar el botón Limpiar de la columna del día en cuestión. Esta acción eliminará el horario previamente registrado para ese día en particular, de forma que se pueda volver a capturar.
Una vez que se terminó de registrar y guardar el horario con sus modificaciones pertinentes, se seleccionará el botón Finalizar. De esta forma la plataforma indicará si el horario se ha guardado correctamente y pasará a formar parte del listado con las modificaciones realizadas.
Para eliminar un grupo existente, se realizará su búsqueda ya sea mediante su filtrado a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el grupo a retirar, se seleccionará el botón Eliminar de la fila correspondiente.
Nota: es importante destacar que la eliminación de los grupos es una acción irreversible, por lo que es necesario tener precaución al llevar a cabo esta eliminación.
Una vez eliminado el grupo, la plataforma indicará si el grupo ha sido eliminado correctamente. Cabe mencionar que la eliminación de un grupo es posible siempre y cuando no tenga estudiantes inscritos; de lo contrario no se podrá eliminar y la plataforma lo indicará.
En seguida te compartimos un video donde te explicamos cómo crear, editar y modificar grupos en MindBox. Además, te mostramos cómo asignar horarios a cada grupo para que puedan ser programados en los horarios correspondientes.
