Nuevo Periodo
Para crear un nuevo periodo iremos al menú Escuela > Fechas > Periodos escolares, donde crearemos un nuevo periodo dando clic en el botón Nuevo Periodo.
En esta pantalla nos encargaremos de llenar diferentes secciones que nos permitirán crear un nuevo periodo. En seguida te explicaremos cada una de las secciones a completar.
Datos del periodo
En esta primera sección vamos a configurar los datos generales del periodo:
Año: año en que se creará el periodo.
Periodo del año: elegiremos una de las 3 opciones de acuerdo al periodo que deseamos crear:
Periodo 1: el periodo Enero – Junio
Periodo 2: Verano, el periodo contemplado para los cursos de Verano durante las vacaciones largas.
Periodo 3: el periodo de Agosto - Diciembre.
Nombre: nombre con el que se identificará al periodo, este nombre aparecerá impreso en los documentos que así lo requieran, un ejemplo podría ser "ENERO-JUNIO/2024".
Nombre corto: nombre corto para identificar el periodo, se usará en documentos donde el espacio designado para mostrar el periodo sea más pequeño, un ejemplo podría ser "ENE-JUN/24".
Inicio: la fecha de inicio de periodo, esta indicará la fecha en la cual se comenzarán operaciones del periodo en MindBox, esta fecha no aparecerá en documentos oficiales a diferencia de la fecha de inicio de clases la cual capturaremos en la sección Otras fechas .
Término: la fecha de término de periodo, esta indicará la fecha en la cual se terminarán operaciones del periodo en MindBox, esta fecha no aparecerá en documentos oficiales a diferencia de la fecha de término de clases la cual capturaremos en la sección Otras fechas .
Días de clase: indicamos la cantidad de días de clases que abarca el periodo.
¿Habilitado en búsquedas?: esta opción nos permitirá habilitar o deshabilitar dicho periodo para su uso en los diferentes menús de la plataforma.
Un periodo deshabilitado será invisible desde todos los menús de consulta y administración, así mismo su periodo de fichas se ocultará.
Un periodo habilitado estará activo para su consulta y selección en diferentes secciones de la plataforma.
Las fechas de inicio y término especificadas definen los días de operación en MindBox, estas no se verán impresas en documentos. Estas fechas deben contemplar el tiempo en el que se realizarán todas las operaciones del periodo, desde su inicio hasta su cierre completo.
Recuerde que NO se deben dejar días “sin periodo” y que NO debe haber días que se crucen entre periodos, por ejemplo, si tu periodo termina el día 31 de Diciembre, entonces el siguiente periodo deberá comenzar sin excepción, el día 1 de Enero.
Datos de inscripciones
En esta sección configuraremos la información necesaria para que los estudiantes puedan realizar su inscripción (seleccionar materias) y para que los administradores puedan crear y editar grupos.
¿Cómo deseas que paguen la inscripción los estudiantes?: este campo permite definir si el pago se deberá realizar antes o despues de la inscripción de los estudiantes.
Si se selecciona pago antes de inscripción, MindBox llevará un control del proceso, permitiendo la inscripción únicamente a aquellos estudiantes que hayan completado su pago y cuyo pago haya sido liberado.
Si se selecciona pago después de inscripción, se deberá llevar un control manual de los estudiantes que han realizado sus pagos y de los que no, para saber si se deberán dar de baja en caso de falta de pago. Desde el menú
Estudiantes > Inscripciones > Orden de inscripciónse puede revisar los estudiantes inscritos que no han pagado.
¿Desea activar las inscripciones para los administradores?: este campo permite activar o desactivar la posibilidad de que los administradores puedan realizar selección de materias de un estudiante, en caso de que este no pueda realizarla por su cuenta. El administrador podrá realizar esta acción siempre y cuando tenga permisos sobre la carrera del estudiante y tenga acceso al menú
Estudiantes > Inscripciones > Selección de materias. Por default la opción estará activa.¿Desea activar la creación de grupos para los administradores?: este campo permite activar o desactivar la posibilidad de que los administradores puedan crear, editar o eliminar grupos, así como los horarios correspondientes a los mismos. Por default esta opción estará activa.
Inicio de selección de materias: fecha en la cual los estudiantes podrán entrar a inscribirse (seleccionar materias).
Término de selección de materias: fecha límite en la cual los estudiantes podrán entrar a inscribirse (seleccionar materias).
Tiempo de selección de materias: tiempo designado para que el estudiante pueda acceder a la plataforma a seleccionar sus materias, por default se le asignan 2 horas pero se puede configurar de acuerdo a las necesidades.
Procesos académicos
No es obligatorio para la creación de un nuevo periodo, llenar los campos de la sección de Procesos Académicos, sin embargo estos son necesarios para algunos procesos como la captura de calificaciones y encuesta estudiantil, por lo que es recomendable capturarlos al menos unos días antes de comenzar con el proceso inscripción.
Los campos a llenar en esta sección son los siguientes:
Inicio captura de calificaciones: se refiere a la fecha en la cual se podrán comenzar a capturar las calificaciones finales. La captura de calificaciones finales solo será accesible para el docente a partir de la fecha configurada y hasta que el docente registre la calificación, o en su defecto hasta que se realice el cierre del periodo. Cabe mencionar que una vez capturada la calificación, no se puede modificar a menos que haya una autorización.
Inicio de encuesta estudiantil: fecha a partir de la cual los estudiantes podrán tener acceso a realizar la evaluación docente y la evaluación departamental.
Término encuesta estudiantil: fecha límite en la cual los estudiantes podrán tener acceso a realizar la evaluación docente y la evaluación departamental.
La evaluación docente y la evaluación departamental son instrumentos de evaluación que se proveen al estudiante para medir el desempeño de los trabajadores, de tal forma que mientras el sistema no se encuentre dentro de las fechas establecidas, estas encuestas serán inaccesibles.
Otras fechas
En la parte inferior encontraremos la sección llamada otras fechas, en la cual podemos configurar algunas otras fechas importantes para las actividades de la institución.
La campos a definir en esta sección son los siguientes:
Inicio de clases: fecha oficial del inicio de periodo, esta fecha aparecerá impresa en los documentos donde así lo requieran, cabe aclarar que esta fecha no limita el acceso ni el funcionamiento de la plataforma.
Término de clases: fecha oficial del término de periodo, esta fecha aparecerá impresa en los documentos donde así lo requieran, cabe aclarar que esta fecha no limita el acceso ni el funcionamiento de la plataforma.
Inicio de vacaciones regulares: fecha de inicio del periodo vacacional. Esta fecha aparecerá impresa en los documentos que lo requieran, pero no tiene impacto en el funcionamiento o acceso a la plataforma.
Término de vacaciones regulares: fecha de término del periodo vacacional. Esta fecha aparecerá impresa en los documentos que lo requieran, pero no tiene impacto en el funcionamiento o acceso a la plataforma.
Inicio de vacaciones de s.santa: fecha de inicio del periodo vacacional correspondiente a Semana Santa. Esta fecha aparecerá impresa en los documentos que lo requieran, pero no tiene impacto en el funcionamiento o acceso a la plataforma.
Término de vacaciones de s.santa: fecha de término del periodo vacacional correspondiente a Semana Santa. Esta fecha aparecerá impresa en los documentos que lo requieran, pero no tiene impacto en el funcionamiento o acceso a la plataforma.
Una vez terminada la configuración de todos los campos mencionados en las diferentes secciones, debemos dar clic en el botón Guardar, el cual se encuentra en la parte inferior derecha. Con esto finalizaremos la creación del nuevo periodo escolar.
Nota: Una vez creado un nuevo periodo, MindBox creará de manera automática un nuevo Periodo de Fichas, el cual podemos ver cómo configurar en la sección Periodo de Fichas.
No olvidemos que si se deshabilita el periodo creado, también dejará de ser visible el periodo de fichas correspondiente al periodo escolar.
Video Tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial en el que te mostraremos cómo crear un nuevo periodo en MindBox. Te explicaremos paso a paso cómo configurar los parámetros necesarios para realizar correctamente la apertura de un periodo y cómo editarlo en caso que sea necesario.
Última actualización
