Periodo de Verano
Configuración de periodo de verano
Si tu institución ofrece cursos durante el periodo de verano, será necesario que sigas los siguientes pasos para configurar el periodo de verano correctamente. Cabe aclarar que durante este proceso participan diferentes usuarios con permisos y roles específicos definidos por tu institución.
Paso 1: Creación de periodo de verano
Para crear el periodo de verano iremos al menú Escuela > Fechas > Periodos escolares, donde crearemos un nuevo periodo desde el botón Nuevo Periodo.
En esta pantalla nos encargaremos de llenar diferentes secciones que nos permitirán crear el periodo de verano. En seguida te mostramos las secciones a completar.
Sección 1: Datos del periodo
En esta primera sección vamos a configurar los datos generales del periodo:
Año del periodo.
Periodo del año: se debe seleccionar la opción Periodo 2 la cual es para verano.
Importante: la opción de Periodo 2, se usa única y exclusivamente para periodos de verano.
Nombre: nombre largo, por ejemplo: VERANO/2023.
Nombre corto: ejemplo VERANO.
Inicio y Término del periodo.
Días de clase del periodo.
¿Habilitado en búsquedas?
Si necesitas conocer un poco más sobre a que se refiere cada uno de estos campos visita la sección datos de periodo en Nuevo Periodo, donde te explicamos a detalle cada uno de ellos.
Recuerda que no debes dejar días “sin periodo” y que no debe haber días que se crucen entre periodos.
Sección 2: Datos de inscripciones
A través de este apartado se podrá configurar la información de inscripciones necesaria para que sus estudiantes puedan seleccionar materias de verano y para que los administradores puedan crear y editar grupos.
Aquí deberemos configurar los siguientes campos:
¿Cómo deseas que paguen la inscripción los estudiantes?
¿Desea activar las inscripciones para los administradores?
¿Desea activar la creación de grupos para los administradores?
Inicio de selección de materias.
Término de selección de materias.
Tiempo de selección de materias.
Si necesitas conocer un poco más sobre a que se refiere cada uno de estos campos visita la sección datos de inscripciones en Nuevo Periodo, donde te explicamos a detalle cada uno de ellos.
Sección 3: Procesos académicos
Aunque los campos de este apartado no son obligatorios te recomendamos que los captures.
Los campos a llenar son:
Inicio captura de calificaciones.
Inicio encuesta estudiantil.
Término encuesta estudiantil.
Si necesitas conocer un poco más sobre a que se refiere cada uno de estos campos visita la sección procesos académicos en Nuevo Periodo, donde te explicamos a detalle cada uno de ellos.
Sección 4: Otras fechas
En la parte inferior encontraremos una serie de espacios para configurar las múltiples fechas que gobiernan las actividades de la institución. Los campos a llenar son los siguientes:
Inicio y término de clases
Inicio y término de vacaciones regulares
Inicio y término de vacaciones de semana santa.
Si necesitas conocer un poco más sobre a que se refiere cada uno de estos campos visita la sección otras fechas en Nuevo Periodo, donde te explicamos a detalle cada uno de ellos.
Una vez llenas las secciones anteriores, daremos clic en el botón Guardar con lo cual se creará el periodo de verano que configuramos. Si este se creó correctamente aparecerá en el listado de periodos.
Paso 2: Creación de conceptos de pago
Una vez creado nuestro periodo de verano el siguiente paso será crear los conceptos para programar los pagos de nuestro periodo para esto iremos al menú Pagos > Configuración > Conceptos.
En esta pantalla daremos clic al botón Nuevo para crear nuestro concepto de verano, lo cual abrirá un formulario para ingresar los datos de nuestro concepto de verano. Aquí indicaremos si el concepto es por una materia o dos materias, así como el monto del concepto.
Para conocer más sobre la creación de conceptos de verano y conocer que se refieren cada uno de los campos del formulario de creación de conceptos de pago vea la sección Conceptos de Pago.
Una vez llenos los campos del formulario anterior, bastará con dar clic al botón Guardar, con esto se creará nuestro concepto para el periodo de verano.
Es posible registrar más de un concepto, en seguida se muestra un ejemplo de dos conceptos de verano creados, uno para una materia y otro para dos materias.
Con el registro de los conceptos para verano quedan configurados los montos para las órdenes de pago que se generan automáticamente en la plataforma. De esta manera el estudiante podrá ver los montos correspondientes.
Paso 3: Activación de solicitud de materias de verano
En este paso verificaremos que en la configuración de la escuela se tenga activada la opción que permitirá a los estudiantes solicitar materias de verano. Para esto nos iremos al menú Escuela > Configuración > Datos de la escuela.
Una vez en ese menú nos iremos a la pestaña de Configuración ahí localizaremos el campo ¿Los estudiantes pueden solicitar materias de verano?, en este campo debe estar seleccionada la opción Si.
Con la configuración anterior, el estudiante podrá solicitar materias de verano desde su cuenta.
Paso 4: Configuración de fecha límite de pago
A continuación es necesario configurar la fecha de pago para inscripciones, lo cual delimitará hasta cuando el estudiante podrá realizar el pago de su inscripción a verano. Si se está usando pago por referencias esta fecha delimitará hasta cuándo es válida la referencia. Si se tiene configurado MindBox Pay, los estudiantes tendrán hasta esta fecha para realizar su pago en línea.
Para establecer la fecha límite de pagos para el periodo de verano que estamos configurando, es necesario ir al menú Pagos > Configuración > Fecha de inscripciones, nos aparecerá un formulario en el cual debemos llenar los campos Año, Mes y Día correspondientes a la fecha límite de pago. Posteriormente presionamos el botón Guardar con esto quedará establecida la fecha límite de pago.
Paso 5: Realización de pago
Una vez realizados los pasos anteriores, el estudiante podrá acceder a su cuenta en MindBox y desde el menú Pagos > Historial, podrá solicitar su pago a verano de acuerdo a la cantidad de materias que tomará. Al solicitar su pago, este se programará en automático y aparecerá en la lista de pagos, desde donde el estudiante podrá pagarlo.
El estudiante podrá realizar el pago en línea o imprimir su referencia para realizarlo en ventanilla dependiendo de que tipo de pago tenga configurado su institución. Si en tu institución el pago debe ser en caja, se deberá programar y liberar manualmente el pago.
Pago con MindBox Pay
En el pago electrónico a través de MindBox Pay los estudiantes podrán realizar el pago desde su perfil de estudiante. Les aparecerá una pantalla como la siguiente, en la cual podrán visualizar la información del pago a realizar y podrán seleccionar diferentes métodos de pago en línea. Si deseas conocer como recibir pagos a través de MindBox Pay consulta nuestra sección MindBox Pay donde te explicamos como funciona este módulo.
Pago con referencia bancaria
En el caso de que se tenga configurado el sistema de referencias, el estudiante verá una pantalla como la siguiente, en la cual se mostrarán los datos de su pago así como el número de referencia, con el cual el estudiante deberá acudir al banco correspondiente a realizar el pago antes de la fecha límite establecida en el paso anterior.
Si el estudiante realiza el pago en línea usando MindBox Pay la liberación de este pago se hará de manera automática.
Paso 6: Cierre de periodo Ene/Jun
En este paso es necesario realizar el cierre completo del Periodo Enero/Junio para ello nos dirigimos al menú Escuela > Fechas > Cierre de periodo.
El cierre completo de un periodo consta de una serie de operaciones que preparan la plataforma para funcionar de manera correcta en el periodo posterior. En seguida te mostramos un resumen de las acciones que se ejecutan durante este proceso.
Visita la sección Cierre de periodo para conocer el proceso completo que implica el cierre de periodo, así como las recomentaciones para hacer un cierre exitoso.
Cierre del sistema.
Paso de calificaciones a kardex.
Cálulo de promedios.
Actualiza egresados.
Actualización del periodo.
Cambio de estatus de los estudiantes.
Apertura del sistema.
Nuevamente te recomendamos visitar la sección Cierre de periodo, para descubrir como hacer un cierre exitoso del periodo actual.
Paso 7: Liberación de pagos
La liberación de pagos se hará de manera automática para los pagos realizados usando MindBox Pay. En el caso de los pagos con referencia y los pagos en caja, será necesario realizar la liberación manual de los mismos.
Para realizar la liberación de pagos es necesario ir al menú Pagos > Registro > Todos los Pagos, aquí deberemos filtrar por periodo escolar, para que se nos muestren los pagos del periodo de verano que queremos liberar, para el siguiente ejemplo realizamos el filtrado para el periodo VERANO/2023.
La liberación de pagos en MindBox se puede realizar de dos formas: liberando pagos de manera individual o liberando pagos por bloques. En seguida explicaremos cada uno.
Liberar pago individual
Para realizar la liberación de pago de manera individual es necesario ubicar el pago que queremos liberar de la lista de pagos que nos aparece en la parte inferior. Y una vez ubicado presionaremos el botón de Acciones correspondiente al pago que queremos liberar, con lo cual se desplegará un menú, en este menú seleccionaremos la opción Editar.
Con lo anterior nos aparecerá un formulario en el cual debemos llenar los campos Número de recibo y Monto, presióonaremos el botn Guardar para que el pago quede liberado.
Liberar pagos por bloque
Para la liberación de pagos por bloque, tenemos que dar clic al botón Liberar pagos, el cual nos mostrará un nuevo formulario que nos permitirá hacer una carga masiva de pagos a liberar, mediante un archivo CSV.
El archivo CSV deberá estar compuesto por 3 columnas sin encabezado, las cuales son: número de solicitud o número de control, monto y número de recibo.
En este formulario debemos seleccionar el periodo para el cual se liberarán los pagos, en este caso VERANO/2023, así como el tipo de pago que sería inscripción.
Una vez cargado el archivo CSV y llenos los campos anteriores, daremos clic en el botón Guardar.
Los pagos incluidos en el CSV serán liberados y aparecerán en verde en el listado de pagos registrados.
Una vez que los pagos hayan sido liberados el estudiante podrá hacer su inscripción a verano y podrá realizar su selección de grupos y materias correspondientes al mismo.
Es necesario tener previamente configurados los grupos, de esta manera los estudiantes podrán seleccionarlos. Para configurar grupos visite la sección Grupos.
Problemas frecuentes
En caso de que el estudiante cambie de opinión respecto a la cantidad de materias que tomará en verano, será necesario eliminar el adeudo anterior y programar un nuevo pago.
Paso 8: Cierre de periodo de verano
Cuando se termina el periodo de verano se debe hacer el cierre del mismo, para esto será necesario ir al menú Escuela > Fechas > Cierre de periodo.
Se realizará el mismo proceso que el Paso 6: Cierre de periodo Ene/Jun solo que en esta ocasión será necesario seleccionar el periodo de verano del cual haremos el cierre.
Para el cierre de un periodo de verano es de suma importancia desactivar la casilla del paso número 5 correspondiente a la Actualización de periodo, de esta manera no se realizará el incremento de semestre de los estudiantes, el cual solo debe incrementarse en periodos normales.
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