Periodo de Verano
Configuración de periodo de verano
El periodo de verano es una etapa académica especial que permite a los estudiantes adelantar, regularizar o reforzar materias en un tiempo reducido en comparación con un periodo regular. Debido a sus particularidades, como una duración más corta y una carga académica intensiva, su configuración en la plataforma requiere especial atención. Por ello, es fundamental establecer adecuadamente sus fechas, registros de pago, entre otros procesos para asegurar un desarrollo óptimo del periodo.
Si tu institución ofrece cursos durante el periodo de verano, es fundamental seguir una serie de pasos para garantizar su correcta configuración en la plataforma.
CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Es necesario tener en cuenta que este proceso requiere la intervención de distintos usuarios con permisos y roles específicos, los cuales han sido definidos previamente por la institución.
En MindBox existen cinco tipos de conceptos de pago correspondientes a diferentes procesos. Para el periodo de verano, en el campo Tipo de pago debe configurarse exclusivamente el tipo Verano, ya que solo los pagos registrados bajo este concepto permitirán a los estudiantes inscribirse al periodo de verano.
Cuando un estudiante se inscribe al periodo de verano, únicamente puede seleccionar un solo concepto de pago, dicho concepto permite elegir únicamente el número de materias definido para ese concepto de pago.
Los estudiantes podrán llevar a cabo su inscripción a verano hasta que se haya hecho el cierre de periodo escolar previo (ej. Enero - Junio 25).
Si se realiza la configuración de la fecha límite de pago para el periodo de verano antes de efectuar el cierre del periodo Enero - Junio 25, una vez cerrado, es importante verificar que la fecha asignada al periodo de verano no haya sido modificada.
En seguida se explicarán los pasos para configurar la plataforma para el periodo de verano:
1. Configuración del periodo de verano
El primer paso para configurar la plataforma para el periodo de verano, es el registro correcto del propio periodo. Para ello, nos dirigimos al menú Escuela > Fechas > Periodos escolares.
Al ingresar al apartado de gestión de periodos escolares en MindBox, se mostrará un formulario a través del cual se podrá llevar a cabo el registro de un nuevo periodo. Para ello, se seleccionará el botón Nuevo Periodo.
Al seleccionar la opción para registrar un nuevo periodo, se desplegará un formulario que permitirá configurar todos los detalles necesarios para registrar el periodo de verano.
Para la configuración del periodo de verano, es fundamental completar cada campo del formulario con la información correspondiente, prestando especial atención al campo Periodo del año, ubicado en la primera sección del formulario.
En este campo, es importante seleccionar la opción Periodo 2, siempre y cuando la institución maneje dos periodos semestrales al año y un periodo de verano. Esto permitirá que la plataforma se adapte correctamente a un periodo de tiempo reducido en comparación con un periodo regular.
Para completar la captura de información en los demás campos del formulario de registro del nuevo periodo, puede consultar el siguiente enlace, donde se explica en detalle cada uno de los campos: Registro de un nuevo periodo.
Una vez terminada la configuración del periodo de verano, se seleccionará el botón Guardar, el cual se encuentra en la parte inferior derecha del formulario. Con esto, la plataforma indicará si los datos del periodo fueron actualizados, finalizando así el registro del periodo de verano.
2. Configuración de conceptos de pago
Una vez configurado el periodo de verano es posible llevar a cabo el registro de los conceptos de pago, o bien, verificar que la configuración de los mismos se haya realizado correctamente. Para esto, nos dirigimos al menú Pagos > Configuración > Conceptos.
Es importante tener en cuenta que en MindBox se manejan cinco tipos conceptos de pagos, cada uno asociado a diferentes procesos:
Fichas: corresponde al pago relacionado con la solicitud de ingreso a la institución.
Inscripción: abarca el pago necesario para continuar en el periodo escolar siguiente.
Verano: se refiere al pago relacionado con actividades o cursos realizados durante el periodo de verano, este tipo de concepto se muestra a los estudiantes solo durante este tipo de periodo, de esta manera la plataforma les permitirá la selección de un solo concepto de pago de acuerdo a la cantidad de materias o créditos que cursarán.
Otros: engloba cualquier otro tipo de pago no incluido en las categorías anteriores.
Aspirantes: incluye cualquier otro pago dentro del proceso de nuevo ingreso solicitado a los aspirantes.
Por lo tanto, para el periodo de verano, se deberá configurar y utilizar únicamente los conceptos de pago de tipo Verano, ya que la plataforma solo reconocerá los pagos registrados y liberados bajo este concepto para permitir la selección de materias de verano.
Al ingresar al apartado de gestión de conceptos de pago en MindBox, se mostrará un formulario a través del cual se podrá llevar a cabo el registro de un concepto de pago de verano. Para ello, se seleccionará el botón Nuevo.
Esta selección abrirá un formulario para ingresar los datos correspondiente de al concepto de pago de tipo verano. Los campos a seleccionar son los siguientes:
Tipo de pago: en este campo se deberá seleccionar la opción Verano, con lo cual el formulario se actualizará y definirá los campos siguientes.
Descripción del pago: se ingresará el nombre o descripción que se le asignará al concepto de pago, esta ayudará a identificarlo y diferenciarlo de los demás conceptos de tipo verano.
Clave de movimiento: se refiere a la clave que se le asignará al movimiento que se realice bajo este tipo de concepto.
Carrera/Retícula: se seleccionará si el concepto aplica para todas las carreras. En caso contrario, se seleccionará la carrera en específico a la cual se creará el concepto.
¿Los estudiantes pueden solicitar el pago?: en este campo se seleccionará la opción No ya que este campo aplica únicamente cuando el tipo de concepto es Otro.
Número de materias: en este campo se ingresará la cantidad de materias que el estudiante podrá solicitar cursar al realizar el pago a través de ese tipo de concepto.
Es fundamental destacar que los estudiantes solo podrán seleccionar un concepto de pago a través de la plataforma. Además, el personal autorizado no podrá crear un concepto de pago adicional de tipo verano para los estudiantes que lo requieran. Por lo tanto, es crucial configurar correctamente las materias que pueden ser solicitadas bajo cada concepto de pago.
Residencias/Servicio Social: en caso de que se requiera que algún estudiante deba llevar a cabo su servicio social o residencia profesional específicamente durante el verano, será necesario crear un concepto de pago específico para ello y se deberá al marcar esta casilla. De esta forma solo se podrá contemplar una materia aunque en el campo Número de materias se ingrese un número mayor a 1.
Monto General: se ingresará el monto a pagar del concepto que estamos creando.
Monto modalidad abierto: se ingresará el monto a pagar por modalidad abierto, si se maneja este tipo de modalidad.
Monto modalidad distancia: se ingresará el monto a pagar por modalidad a distancia, si se maneja este tipo de modalidad.
Monto postgrado: se ingresará el monto a pagar por modalidad de postgrado.
Clave general: se ingresará la clave general al concepto de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Clave modalidad abierto: se ingresará la clave para concepto por modalidad abierto de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Clave modalidad a distancia: se ingresará la clave para concepto por modalidad a distancia de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Clave postgrado: se ingresará la clave para concepto por postgrado de acuerdo a la clave del sistema contable que se utilice.
Para conocer más sobre el registro de conceptos de tipo verano se puede acceder al siguiente enlace: Configuración de conceptos de pago.
Una vez seleccionada la información correspondiente, se seleccionará el botón Guardar, con esto se registrará el concepto de pago para el periodo de verano.
Es posible registrar múltiples conceptos de pago de tipo verano. Sin embargo, el estudiante solo podrá seleccionar uno de ellos por periodo de verano.
Además, al registrar los conceptos de pago para este periodo, una vez que el estudiante elija el concepto de pago según el número de materias a cursar, la plataforma generará las órdenes de pago de manera automática, permitiéndole visualizar el monto correspondiente.
3. Configuración de fecha límite de pago
Para completar la configuración del periodo de verano, es esencial establecer la fecha límite de pago para la inscripción. Esta fecha definirá el plazo máximo en el que los estudiantes podrán realizar el pago de su inscripción a verano.
Si se utiliza pago por referencias, esta fecha determinará hasta cuándo la referencia será válida.
Si está configurado MindBox Pay, los estudiantes tendrán hasta esta fecha para efectuar su pago en línea.
Para establecer la fecha límite del pago de inscripción para el periodo de verano próximo, nos dirigimos al menú Pagos > Configuración > Fecha de inscripciones.
Al acceder a este apartado, se mostrará un formulario en el cual se debe elegir la fecha límite de pago de inscripción, especificando el año, mes y día en el campo correspondiente.
Una vez que se ingresó la fecha, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma confirmará la actualización exitosa de la fecha de inscripción y la registrará en la parte inferior del formulario, asegurando así la configuración de la fecha límite de pago de inscripciones.
4. Cierre de periodo Enero-Junio
Una vez que ha finalizado el periodo Enero - Junio y se encuentre a pocos días de iniciar el periodo de verano, es necesario realizar el cierre completo del periodo en curso. Para ello, nos dirigimos al menú Escuela > Fechas > Cierre de periodo.
El cierre completo de un periodo consta de una serie de pasos fundamentales que aseguran que toda la información del periodo finalizado quede correctamente consolidada, permitiendo que el nuevo periodo comience de manera ordenada y exitosa. En seguida se mostrará un resumen de los pasos a seguir para poder llevar a cabo un correcto cierre de periodo.
Paso 1: verificación de detalles pendientes a través del botón Mostrar. Si se tienen detalles o procesos pendientes, es necesario resolverlos antes de proceder con el cierre.
Paso 2: selección del tipo de cierre "Cierre completo"
Paso 3: verificar que los pasos del 1 al 7 se encuentren seleccionados para el cierre del periodo.
Paso 4: llevar a cabo el cierre del periodo Enero-Junio a través de la selección del botón Ejecutar cierre que aparece en la parte inferior derecha.
Se recomienda ampliamente que antes de realizar el proceso, visites la sección Cierre de periodo, donde encontrarás información clave para garantizar un cierre exitoso del periodo actual. Revisarla te ayudará a evitar errores y asegurar que todo se lleve a cabo de manera correcta.
5. Liberación de pagos
Una vez que el estudiante haya solicitado las materias de verano a cursar desde su perfil en MindBox, la plataforma generará automáticamente el recibo de pago correspondiente al concepto de pago seleccionado.
Con el pago correspondiente del estudiante, será necesario llevar a cabo la liberación del mismo de forma que el estudiante pueda proceder con la selección de materias y grupos de verano. Para ello, nos dirigimos al menú Pagos > Registro > Todos los Pagos.
Es importante tener en cuenta que la liberación de pagos se realizará de forma automática para aquellos pagos efectuados a través de MindBox Pay. En cambio, si los pagos son realizados mediante referencia o en caja requerirán una liberación manual para que sean procesados correctamente.
En este apartado, se mostrará un formulario en el cual dependiendo de la selección y llenando campos, se generará un listado de pagos. Dentro de los campos posibles a seleccionar se encuentran los siguientes:
Periodo escolar: en este campo se seleccionará el periodo configurado para verano que se requiere consultar. Cabe mencionar que este campo puede ser seleccionado solo o en conjunto con otro campo, para que la plataforma pueda generar el listado de pagos.
Número de control/Número de solicitud: en este campo se seleccionará el número de matrícula o de solicitud del estudiante o aspirante cuyo pago se requiere consultar.
Nombre y apellido: en estos campos se escribirá el nombre o apellido del estudiante o aspirante cuyo pago se requiere consultar.
Concepto: en este campo es posible seleccionar el concepto configurado para verano por el cual se quiere realizar el filtro de pagos.
Estatus: en este campo es posible seleccionar el estado del pago por el cual se requiere realizar la consulta.
MindBox brinda la opción de liberar los pago ya sea en una sola exhibición o bien, en parcialidades, y que se pueda realizar de forma individual o masiva. En seguida se mostrará un resumen de los pasos a seguir para poder liberar los pagos de forma individual y masiva.
Liberación de pago individual: una vez que se realizó el filtrado del estudiante y se tiene en pantalla el pago a liberar, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Editar.
Con lo anterior, se mostrará un formulario en el cual se deberá ingresar la información correspondiente a los campos: Número de recibo y Pago por. Finalmente, se seleccionará el botón Guardar de forma que el pago quede liberado.
Liberación de pagos en bloque: para la liberación de pagos por bloque, se debe seleccionar el botón Liberar pagos, del formulario que se encuentra al acceder al apartado de registro de pagos.
Esta selección mostrará un nuevo formulario a través del cual se podrán liberar los pagos de forma masiva. Para ello, es necesario contar primero con un archivo CSV. Este archivo debe contener los números de matrícula en una columna, el monto a pagar en una segunda columna y el número de recibo en una tercera columna. Es importante que las columnas no contengan ningún título.
Una vez que se tiene el archivo CSV con la información requerida, se seleccionarán los campos siguientes:
Periodo escolar: se seleccionará el periodo de verano al cual pertenecen los pagos a liberar.
Tipo de pago: se seleccionará de la lista desplegable el tipo de pago de Inscripción.
Posteriormente, se seleccionará el botón Seleccionar archivo, se cargará el archivo a la plataforma y se seleccionará el botón Cargar.
Una vez que los pagos hayan sido liberados el estudiante podrá proceder con la selección de materias y grupos de verano.
Si un estudiante modifica la cantidad de materias que cursará en verano, será necesario eliminar el registro de pago anterior y generar un nuevo pago con el concepto de pago de tipo verano correspondiente. Esto asegurará que el monto reflejado en la plataforma sea el correcto según la nueva selección del estudiante.
6. Cierre de periodo de verano
Una vez que ha finalizado el periodo de verano y se encuentre a pocos días de iniciar el periodo Agosto - Diciembre, es necesario realizar el cierre completo del periodo en curso con una ligera modificación. Para ello, nos dirigimos al menú Escuela > Fechas > Cierre de periodo.
El cierre completo de un periodo consta de una serie de pasos fundamentales que aseguran que toda la información del periodo finalizado quede correctamente consolidada, permitiendo que el nuevo periodo comience de manera ordenada y exitosa. En seguida se mostrará un resumen de los pasos a seguir para poder llevar a cabo un correcto cierre de periodo.
Paso 1: verificación de detalles pendientes a través del botón Mostrar. Si se tienen detalles o procesos pendientes, es necesario resolverlos antes de proceder con el cierre.
Paso 2: selección del tipo de cierre "Cierre completo"
Paso 3: verificar que los pasos del 1 al 7 excepto el paso 5, se encuentren seleccionados para el cierre del periodo de verano.
Para el cierre del periodo de verano, es crucial desmarcar la casilla del paso número 5 correspondiente a la Actualización de periodo.
Esto evitará que se realice el incremento de semestre de los estudiantes, ya que dicho ajuste solo debe aplicarse en periodos normales y no en el periodo de verano.
Paso 4: llevar a cabo el cierre del periodo de verano a través de la selección del botón Ejecutar cierre que aparece en la parte inferior derecha.
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