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# Asignación de Roles

Los roles son conjuntos de permisos que, al ser asignados a un usuario, le otorgan acceso a determinadas funciones dentro de la plataforma. Cada rol corresponde a opciones específicas del menú, por lo que al asignar un rol a un usuario, este podrá visualizar y acceder a esas opciones desde su cuenta. Esta configuración es clave para garantizar la seguridad, eficiencia y personalización de la plataforma, asegurando que cada usuario solo interactúe con las funciones que le corresponden, de acuerdo a sus responsabilidades dentro de la institución.

En este contexto, la **asignación de roles** a un usuario es un proceso crucial al configurar la plataforma <mark style="color:purple;">**MindBox**</mark>, ya que permite controlar de manera precisa qué áreas y funcionalidades estarán disponibles para cada usuario. En este apartado, se definen los niveles de acceso, permitiendo a los usuarios realizar acciones específicas según su rol.

{% hint style="info" %}
Es **importante** destacar que únicamente el administrador de la plataforma tiene la facultad de asignar roles a los usuarios. Esta responsabilidad exclusiva garantiza que cada usuario reciba los permisos apropiados y pueda acceder únicamente a las funciones y áreas de la plataforma que le corresponden según su rol. Al centralizar esta función, se refuerza la seguridad y se asegura que el uso de la plataforma sea controlado y coherente con las responsabilidades de cada usuario, contribuyendo así a mantener la integridad y el correcto funcionamiento de la plataforma.
{% endhint %}

Cabe mencionar que, antes de proceder con la asignación de roles a un usuario, es imprescindible haber registrado previamente dicho usuario en la plataforma. Si deseas obtener más detalles sobre el proceso de registro de usuarios, te recomendamos consultar la sección correspondiente: [Gestión de usuarios](/recursos-humanos/gestion-de-usuarios.md).

### Asignación de roles&#x20;

Una vez que se ha registrado un nuevo usuario en <mark style="color:purple;">**MindBox**</mark>, se podrá iniciar sesión en la plataforma utilizando el nombre del usuario y la contraseña registrada en la plataforma. Al ingresar, solo podrá tener acceso a tres opciones en el menú: inicio, opciones y ocultar menú.

<figure><img src="/files/u0pxFmLSYIdaJ5LC87wM" alt=""><figcaption><p>Perfil de usuario sin roles asignados.</p></figcaption></figure>

Para que este nuevo usuario pueda realizar diferentes acciones en <mark style="color:purple;">**MindBox**</mark>, será necesario llevar a cabo una asignación de sus respectivos roles y permisos, con los cuales podrá acceder a los menús de la plataforma que le corresponden.

Para llevar a cabo la **asignación de roles** al usuario, se debe iniciar sesión como **administrador** y dirigirse al menú <mark style="color:purple;">**`Personal > Usuarios > Roles y permisos`**</mark>.

<figure><img src="/files/oqmSxzKgsa6i2SqQ87fu" alt=""><figcaption><p>Acceso al apartado de gestión de usuarios en MindBox.</p></figcaption></figure>

Una vez que se accedió a este apartado, será necesario realizar la búsqueda del usuario a asignar los roles correspondientes a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario en cuestión, se seleccionará el botón <mark style="color:purple;">**Roles**</mark>.

<figure><img src="/files/u9yKoJfnLdpS9SGzyqA7" alt=""><figcaption><p>Selección de usuario para asignación de roles.</p></figcaption></figure>

Al seleccionar esta opción, se mostrará otra pantalla con dos secciones. En la primera se podrán visualizar los datos generales de la cuenta a realizar la asignación, mientras que en una segunda sección se mostrará un formulario que permitirá asignar los roles que se desean habilitar para el usuario en cuestión.&#x20;

<figure><img src="/files/s5hRajRs7AmbU709eo1U" alt=""><figcaption><p>Formulario de asignación de roles.</p></figcaption></figure>

Para comenzar con la asignación de roles, se navegará a través de las diferentes pestañas correspondientes a las categorías de roles disponibles. A medida que se explore cada categoría, se desplegarán los distintos roles asociados a cada una. Para asignar un rol a un usuario, simplemente se marcará el recuadro junto al rol que se desea habilitar, asegurando que se adapte a las funciones y responsabilidades de dicho usuario.

Para este ejemplo se marcarán algunos de los roles de la categoría de Escuela y Cursos.

<div><figure><img src="/files/1tzcKvECSmEGP13DZBQd" alt=""><figcaption><p>Asignación de roles a un usuario categoría escuela.</p></figcaption></figure> <figure><img src="/files/1k9U8qywHYQhKvsl3hZM" alt=""><figcaption><p>Asignación de roles a un usuario categoría cursos.</p></figcaption></figure></div>

Una vez marcados los roles requeridos, se seleccionará el botón <mark style="color:purple;">**Guardar**</mark><mark style="color:purple;">.</mark> Con ello, la plataforma indicará si los roles del usuario se han guardado correctamente y el usuario podrá tener acceso a las opciones del menú correspondientes a los apartados seleccionados cuando acceda a su cuenta en  <mark style="color:purple;">**MindBox**</mark>.

{% hint style="info" %}
**Nota:** una vez asignados los roles, es necesario que el usuario en cuestión **cierre sesión** **y vuelva a ingresar** para que se puedan visualizar correctamente los apartados correspondientes a los roles asignados.
{% endhint %}

A continuación, se presenta la cuenta del usuario con los roles previamente asignados en el ejemplo proporcionado.

<div><figure><img src="/files/wiEvRM6gRqUhyTTO1t3B" alt=""><figcaption><p>Roles de la categoría escuela asignados al usuario.</p></figcaption></figure> <figure><img src="/files/bFfNMN5IPIwJ0TBmN0PC" alt=""><figcaption><p>Roles de la categoría cursos asignados al usuario.</p></figcaption></figure></div>

### Desactivación de roles

Para **remover** los roles asignados a un usuario será necesario realizar la búsqueda del usuario a remover su asignación de roles a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario en cuestión, se seleccionará el botón <mark style="color:purple;">**Roles**</mark>.

<figure><img src="/files/u9yKoJfnLdpS9SGzyqA7" alt=""><figcaption><p>Selección del usuario para desactivación de roles.</p></figcaption></figure>

Esta selección mostrará nuevamente el formulario de asignación de roles que permitirá desmarcar los roles que se desean desactivar para el usuario en cuestión.&#x20;

<figure><img src="/files/2GqOfzFQ92hWSAiRZZT1" alt=""><figcaption><p>Desactivación de roles al usuario de la categoría escuela.</p></figcaption></figure>

Una vez desmarcada la casilla correspondiente al rol que se requiere retirar, se seleccionará el botón <mark style="color:purple;">**Guardar**</mark>. Con esta acción, el usuario dejará de visualizar las opciones del menú que hayamos desmarcado.

<figure><img src="/files/XxumMYFupCGYw3dXRwDf" alt=""><figcaption><p>Usuario con el menú de escuela desactivada.</p></figcaption></figure>

### Ejemplo de asignación de roles

A continuación, se muestra un **ejemplo** de cómo se pueden asignar roles en <mark style="color:purple;">**MindBox**</mark>, agrupados por departamentos para facilitar una mejor organización de las actividades que desempeñan los usuarios. Es importante señalar que este es solo un modelo de referencia y no implica que tu institución deba seguir esta estructura.

<mark style="color:purple;">**MindBox**</mark> ofrece total flexibilidad para definir los roles de cada usuario según las necesidades específicas de la institución. Además, es importante destacar que la asignación de roles es una tarea exclusiva de la persona o equipo encargado de **administrar** la plataforma dentro de la institución, garantizando que los usuarios tengan acceso adecuado y seguro a las herramientas y secciones correspondientes.

#### 1. Departamento de Desarrollo Académico

Departamento usualmente enfocado a apoyar a individuos en su paso por el rol de aspirantes y estudiantes de nuevo ingreso, con la capacidad de establecer la comunicación de la institución entre el aspirante en su posible nuevo ingreso a la institución.

<details>

<summary>Funciones realizadas en este Departamento</summary>

**Administración de Aspirantes**

* Gestión de Aspirantes
* Especifica las carreras a promocionar
* Genera estadísticas de los aspirantes
  * Aulas
  * Escuelas de procedencia
  * Pagos de fichas
* Administra los exámenes de ingreso
  * Asigna aulas para aplicar el examen
  * Configura datos para pago del examen
  * Registra escuelas de procedencia
* Apertura de fechas para los aspirantes
* Define los mensajes que aparecen durante el proceso de registro del aspirante

**Genera los reportes de evaluación docente**

* Reportes por carrera
* Define las fechas de aplicación de la evaluación docente a realizar por los alumnos
* Genera reportes y resultados

**Tutorías**

* Asigna tutores a los grupos

**Administra el curso propedéutico**

* Genera los periodos comprendidos
* Crea grupos
* Define las materias del curso
* Asigna aspirantes a los grupos
* Define horarios

</details>

<details>

<summary>Roles Sugeridos</summary>

**Rol Aspirantes**

* Proceso de ingreso
  * Listado de aspirantes
  * Generar matrícula
* Configuración
  * Periodo de fichas
  * Asignación de aulas
  * Pasos a seguir
* Propedéutico
  * Asignación
  * Periodos
  * Grupos
  * Materias
  * Horarios

**Rol Escuelas**

* Periodo de Fichas

**Rol Estudiantes**

* Tutores
  * Por búsqueda
  * Por bloque

**Rol Estadísticas**

* Aspirantes
  * Pago de fichas
  * Aulas
  * Campus
  * Escuelas
* Evaluaciones
  * Departamentos
  * Docentes
  * Reportes
  * Carreras que evalúan
  * Fechas de evaluación

</details>

#### 2. Departamento de División de Estudios

Departamento usualmente enfocado a la creación de grupos, asignación de horarios y aulas a los mismos y a crear bloques para los nuevos ingresos (para una asignación más rápida), auxilia y da seguimiento a la reinscripción de estudiantes, selección de materias, en caso de que se requiera puede dar autorizaciones.

<details>

<summary>Funciones realizadas en este Departamento</summary>

**Administración de Grupos y horarios**

* Hacer la planeación de los grupos de cada periodo por carrera

**Dar seguimiento al proceso de reinscripción**

* Administrar y dar seguimiento al orden de selección de materias
* Apoyo con problemas de selección de materias por alumno
* Dar autorizaciones académicas para que el alumno pueda seleccionar sus grupos
* Reprogramar fechas de selección de materias a los alumnos

**Nuevo ingreso**

* Genera los bloques de materias para los grupos de nuevo ingreso con la carga base
* Asigna estos bloques de materia a los alumnos de nuevo ingreso

**Consulta de información para toma de decisiones**

* Información de alumnos
* Información de aulas
* Generar listas de grupos
* Consultar estadísticas para realizar sus actividades

**Generar documentos**

* Impresión de aulas
* Actas del periodo
* Listas de asistencia
* Cargas académicas
* Imprimir información de la retícula

</details>

<details>

<summary>Roles Sugeridos</summary>

**Rol Escuela**

* Configuración
  * Aulas
  * Campus
  * Inicio estudiantes

**Rol Cursos**

* Grupos
  * Administración
  * Bloque de materias
  * Listas de inscritos

**Rol Estudiantes**

* Inscripciones
  * Selección de materias
  * Autorizaciones
  * Asignación por bloque
  * Orden de reinscripción
  * Fechas de selección

**Rol Consultas**

* Estudiantes
  * Datos de estudiantes
  * Avance de créditos
  * Adeudos
  * Residencias
  * Orden de inscripción
* Aulas
  * Horarios
  * Disponibilidad
  * Grupos
    * Listado

**Rol Estadísticas**

* Cursos
  * Análisis de materias
  * Índices de reprobación
  * Promedios por carrera
* Indicadores
  * Trayectoria
  * Reprobación
  * Programa asignatura
  * Estudiantes
    * Inscritos
    * Reprobación
    * Graduados
    * Avance reticular

**Rol Documentos**

* Dinámicos
  * Plantillas
  * Variables
  * Escolares
  * Personal
  * Aspirantes
* Estudiantes
  * Cargas académicas
  * Mejores promedios
  * Boletas
* Aulas

  * Horarios

</details>

#### 3. Jefes de Academia

Departamento usualmente enfocado al seguimiento y apoyo al rendimiento docente, tanto en puntualidad, como en cumplimiento del mismo en los objetivos académicos.

<details>

<summary>Funciones realizadas en este Departamento</summary>

**Gestión de actividades académicas de los docentes**

* Asignación de docentes a grupos
* Gestión de horarios de docentes y administrativos de la academia

**Solicitud de cursos de capacitación docente**

**Captura de necesidades y justificaciones por superávit para la estructura educativa**

**Realizar consultas de datos de:**

* Alumnos
* Grupos
* Ocupación de aulas
* Docentes
* Aulas

**Consulta de estadísticas para las acreditaciones y procesos internos**

* Análisis de materias
* Índices de reprobación
* Promedios
* Inscripciones
* Reporte de fichas pagadas para las carreras que oferta la academia

**Imprime reportes de:**

* Mejores promedios
* Ocupación de aulas
* Visualiza las actas de calificaciones
* Listas de asistencia
* Cargas académicas de los estudiantes
* Retículas de las carreras

**Genera diplomas de los talleres y constancias de participación en eventos académicos**

&#x20;

</details>

<details>

<summary>Roles Sugeridos</summary>

**Rol Personal**

* Docente
  * Horarios
  * Asignación a grupos
  * Préstamo de área
  * Reiniciar contraseña

**Rol Cursos**

* Grupos
  * Lista de asistencia

**Rol consultas**

* Estudiantes
  * Datos de estudiantes
* Aulas
  * Disponibilidad
  * Horarios
* Grupos
  * Listado

**Rol Estadísticas**

* Cursos
  * Promedios por carrera
* Estudiantes
  * Inscritos
  * Reprobación
  * Edades
  * Graduados

</details>

#### 4. Departamento de Recursos Humanos

Departamento usualmente enfocado al control y gestión administrativo del personal académico y/o administrativo, ya sea en horario, encuestas, asignación de algún ID laboral (Institucional o gubernamental, plazas en algunos casos), organización departamental y de organigrama.

<details>

<summary>Funciones realizadas en este Departamento</summary>

**Gestión de personal**

* Alta y baja de personal docente y administrativo
* Modificación de datos personales
* Actualización de estatus
* Asignación de plazas
* Asignación a puestos administrativos

**Gestión de plazas**

* Dar de alta plazas administrativas y docentes
* Definir la estructura de la plaza

**Administración de horarios del personal administrativo y docente**

**Definir el organigrama de la institución**

* Departamentos
* Puestos
* Definir los perfiles de los jefes
* Administrar firmas digitales del personal

</details>

<details>

<summary>Roles Sugeridos</summary>

**Rol personal**

* Docente
  * Datos generales
  * Horarios
* Administrativo
  * Horarios
* Recursos humanos
  * Gestión del personal
  * Asignación de plazas
  * Asignación de puestos
  * Asignación de jefes
  * Alta de firmas para horarios y credenciales
* Plazas
  * Listado
  * Unidades
  * Categorías
* Organigrama
  * Puestos
  * Departamentos

</details>

#### 5. Departamento de Servicios Escolares/Control Escolar

<details>

<summary>Funciones realizadas por este Departamento</summary>

**Administración de planes curriculares**

* Administración de materias
* Administración de especialidades
* Administración de carreras
* Administración de retículas

**Administración de periodos escolares**

**Cierre del semestre**

**Preparar siguiente semestre**

* Generar orden de reinscripción

**Gestión de alumnos**

* Administración de alumnos
* Gestión de adeudos
* Gestión de nips de acceso

**Gestión de nuevo ingreso**

* Validación de aspirantes
* Generar nuevos números de control

**Autorizar corrección de calificaciones finales a docentes**

**Gestión de credenciales para el alumnado**

* Subir fotos
* Impresión de credenciales
* Administración de firmas

**Generar documentación**

* Constancias
* Certificados
* Cargas académicas
* Listas de asistencia
* Mejores promedios

**Generar reportes**

* Trayectoria
* Reprobación

</details>

<details>

<summary>Roles Sugeridos</summary>

**Rol de Escuela**

* Fechas
  * Periodos escolares
  * Cierre periodo

**Rol de Curso**

* Planes
  * Carreras
  * Especialidades
  * Materias
  * Retículas
* Grupos
  * Listas de inscritos

**Rol Estudiantes**

* Gestión
  * Alta y modificación
  * Adeudos
  * Servicio médico
  * Titulados
  * Reiniciar nip
* Credenciales
  * Subir foto
  * Impresión
  * Firma

**Rol Aspirantes**

* Proceso de ingreso
  * Aceptar ingresos
  * Generar matrícula

**Rol Consultas**

* Estadísticas
  * Datos generales
  * Avance de créditos
  * Adeudos
  * Residencias

**Rol Estadísticas**

* Cursos
  * Análisis de materias
  * Índices de reprobación
  * Promedios por carrera
* Estudiantes
  * Inscritos
  * Reprobación
  * Edades
  * Graduados

**Rol Documentos**

* Estudiantes
  * Cargas académicas
  * Mejores promedios
  * Boletas
* Calidad
  * Folios para actas

</details>

#### 6. Departamento de Recursos Financieros

<details>

<summary>Funciones realizadas en este Departamento</summary>

**Administración de Recursos Económicos**

* Gestión de Adeudos y Pagos
* Especifica montos a cobrar a estudiantes/aspirantes segun la carrera que escojan
* Genera estadísticas de cobros a:
  * Aspirantes
  * Estudiantes
  * Extras internos (por ejemplo cursos)
* Puede aplicar montos diferentes por concepto de condonaciones/becas
* Define los mensajes que aparecen durante el proceso de registro del aspirante

**Gestiona algunos detalles de inscripciones**

* Fecha limite de pago de reinscripciones
* Opcion de exportar informacion de pagos de inscripciones para importar en sistema de facturación

</details>

<details>

<summary>Roles Sugeridos</summary>

**Rol Estudiantes**

* Gestión
  * Adeudos

Registro

* Datos generales
* Monitoreo

**Rol Pagos**

* Registro
  * Datos generales
  * Monitoreo
  * Horarios
* Facturación
  * Horarios
  * Asignación de plazas
* Recursos Humanos
  * Asignación de puestos
  * Asignación de jefes
  * Alta de firmas
* &#x20;Plazas
  * Listado
  * Unidades
  * Categorías
* Organigrama
  * Puestos
  * Departamento

</details>

### Video Tutorial

En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo asignar diferentes roles a cada usuario creado en <mark style="color:purple;">**MindBox**</mark>, lo que permite limitar su acceso a ciertas funciones y áreas de la plataforma. Además, te mostramos cómo quitar estos roles en caso de que sea necesario, permitiendo ajustar los permisos de cada usuario según sus necesidades.

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=gPs4zu7I1sk>" %}