Asignación de Roles
Asignación de roles de usuario dentro de MindBox
Los roles son conjuntos de permisos que, al ser asignados a un usuario, le otorgan acceso a determinadas funciones dentro de la plataforma. Cada rol corresponde a opciones específicas del menú, por lo que al asignar un rol a un usuario, este podrá visualizar y acceder a esas opciones desde su cuenta. Esta configuración es clave para garantizar la seguridad, eficiencia y personalización de la plataforma, asegurando que cada usuario solo interactúe con las funciones que le corresponden, de acuerdo a sus responsabilidades dentro de la institución.
En este contexto, la asignación de roles a un usuario es un proceso crucial al configurar la plataforma MindBox, ya que permite controlar de manera precisa qué áreas y funcionalidades estarán disponibles para cada usuario. En este apartado, se definen los niveles de acceso, permitiendo a los usuarios realizar acciones específicas según su rol.
Es importante destacar que únicamente el administrador de la plataforma tiene la facultad de asignar roles a los usuarios. Esta responsabilidad exclusiva garantiza que cada usuario reciba los permisos apropiados y pueda acceder únicamente a las funciones y áreas de la plataforma que le corresponden según su rol. Al centralizar esta función, se refuerza la seguridad y se asegura que el uso de la plataforma sea controlado y coherente con las responsabilidades de cada usuario, contribuyendo así a mantener la integridad y el correcto funcionamiento de la plataforma.
Cabe mencionar que, antes de proceder con la asignación de roles a un usuario, es imprescindible haber registrado previamente dicho usuario en la plataforma. Si deseas obtener más detalles sobre el proceso de registro de usuarios, te recomendamos consultar la sección correspondiente: Gestión de usuarios.
Asignación de roles
Una vez que se ha registrado un nuevo usuario en MindBox, se podrá iniciar sesión en la plataforma utilizando el nombre del usuario y la contraseña registrada en la plataforma. Al ingresar, solo podrá tener acceso a tres opciones en el menú: inicio, opciones y ocultar menú.
Para que este nuevo usuario pueda realizar diferentes acciones en MindBox, será necesario llevar a cabo una asignación de sus respectivos roles y permisos, con los cuales podrá acceder a los menús de la plataforma que le corresponden.
Para llevar a cabo la asignación de roles al usuario, se debe iniciar sesión como administrador y dirigirse al menú Personal > Usuarios > Roles y permisos.
Una vez que se accedió a este apartado, será necesario realizar la búsqueda del usuario a asignar los roles correspondientes a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario en cuestión, se seleccionará el botón Roles.
Al seleccionar esta opción, se mostrará otra pantalla con dos secciones. En la primera se podrán visualizar los datos generales de la cuenta a realizar la asignación, mientras que en una segunda sección se mostrará un formulario que permitirá asignar los roles que se desean habilitar para el usuario en cuestión.
Para comenzar con la asignación de roles, se navegará a través de las diferentes pestañas correspondientes a las categorías de roles disponibles. A medida que se explore cada categoría, se desplegarán los distintos roles asociados a cada una. Para asignar un rol a un usuario, simplemente se marcará el recuadro junto al rol que se desea habilitar, asegurando que se adapte a las funciones y responsabilidades de dicho usuario.
Para este ejemplo se marcarán algunos de los roles de la categoría de Escuela y Cursos.
Una vez marcados los roles requeridos, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si los roles del usuario se han guardado correctamente y el usuario podrá tener acceso a las opciones del menú correspondientes a los apartados seleccionados cuando acceda a su cuenta en MindBox.
Nota: una vez asignados los roles, es necesario que el usuario en cuestión cierre sesión y vuelva a ingresar para que se puedan visualizar correctamente los apartados correspondientes a los roles asignados.
A continuación, se presenta la cuenta del usuario con los roles previamente asignados en el ejemplo proporcionado.
Desactivación de roles
Para remover los roles asignados a un usuario será necesario realizar la búsqueda del usuario a remover su asignación de roles a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario en cuestión, se seleccionará el botón Roles.
Esta selección mostrará nuevamente el formulario de asignación de roles que permitirá desmarcar los roles que se desean desactivar para el usuario en cuestión.
Una vez desmarcada la casilla correspondiente al rol que se requiere retirar, se seleccionará el botón Guardar. Con esta acción, el usuario dejará de visualizar las opciones del menú que hayamos desmarcado.
Ejemplo de asignación de roles
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se pueden asignar roles en MindBox, agrupados por departamentos para facilitar una mejor organización de las actividades que desempeñan los usuarios. Es importante señalar que este es solo un modelo de referencia y no implica que tu institución deba seguir esta estructura.
MindBox ofrece total flexibilidad para definir los roles de cada usuario según las necesidades específicas de la institución. Además, es importante destacar que la asignación de roles es una tarea exclusiva de la persona o equipo encargado de administrar la plataforma dentro de la institución, garantizando que los usuarios tengan acceso adecuado y seguro a las herramientas y secciones correspondientes.
1. Departamento de Desarrollo Académico
Departamento usualmente enfocado a apoyar a individuos en su paso por el rol de aspirantes y estudiantes de nuevo ingreso, con la capacidad de establecer la comunicación de la institución entre el aspirante en su posible nuevo ingreso a la institución.
Funciones realizadas en este Departamento
Administración de Aspirantes
Gestión de Aspirantes
Especifica las carreras a promocionar
Genera estadísticas de los aspirantes
Aulas
Escuelas de procedencia
Pagos de fichas
Administra los exámenes de ingreso
Asigna aulas para aplicar el examen
Configura datos para pago del examen
Registra escuelas de procedencia
Apertura de fechas para los aspirantes
Define los mensajes que aparecen durante el proceso de registro del aspirante
Genera los reportes de evaluación docente
Reportes por carrera
Define las fechas de aplicación de la evaluación docente a realizar por los alumnos
Genera reportes y resultados
Tutorías
Asigna tutores a los grupos
Administra el curso propedéutico
Genera los periodos comprendidos
Crea grupos
Define las materias del curso
Asigna aspirantes a los grupos
Define horarios
Roles Sugeridos
Rol Aspirantes
Proceso de ingreso
Listado de aspirantes
Generar matrícula
Configuración
Periodo de fichas
Asignación de aulas
Pasos a seguir
Propedéutico
Asignación
Periodos
Grupos
Materias
Horarios
Rol Escuelas
Periodo de Fichas
Rol Estudiantes
Tutores
Por búsqueda
Por bloque
Rol Estadísticas
Aspirantes
Pago de fichas
Aulas
Campus
Escuelas
Evaluaciones
Departamentos
Docentes
Reportes
Carreras que evalúan
Fechas de evaluación
2. Departamento de División de Estudios
Departamento usualmente enfocado a la creación de grupos, asignación de horarios y aulas a los mismos y a crear bloques para los nuevos ingresos (para una asignación más rápida), auxilia y da seguimiento a la reinscripción de estudiantes, selección de materias, en caso de que se requiera puede dar autorizaciones.
Funciones realizadas en este Departamento
Administración de Grupos y horarios
Hacer la planeación de los grupos de cada periodo por carrera
Dar seguimiento al proceso de reinscripción
Administrar y dar seguimiento al orden de selección de materias
Apoyo con problemas de selección de materias por alumno
Dar autorizaciones académicas para que el alumno pueda seleccionar sus grupos
Reprogramar fechas de selección de materias a los alumnos
Nuevo ingreso
Genera los bloques de materias para los grupos de nuevo ingreso con la carga base
Asigna estos bloques de materia a los alumnos de nuevo ingreso
Consulta de información para toma de decisiones
Información de alumnos
Información de aulas
Generar listas de grupos
Consultar estadísticas para realizar sus actividades
Generar documentos
Impresión de aulas
Actas del periodo
Listas de asistencia
Cargas académicas
Imprimir información de la retícula
Roles Sugeridos
Rol Escuela
Configuración
Aulas
Campus
Inicio estudiantes
Rol Cursos
Grupos
Administración
Bloque de materias
Listas de inscritos
Rol Estudiantes
Inscripciones
Selección de materias
Autorizaciones
Asignación por bloque
Orden de reinscripción
Fechas de selección
Rol Consultas
Estudiantes
Datos de estudiantes
Avance de créditos
Adeudos
Residencias
Orden de inscripción
Aulas
Horarios
Disponibilidad
Grupos
Listado
Rol Estadísticas
Cursos
Análisis de materias
Índices de reprobación
Promedios por carrera
Indicadores
Trayectoria
Reprobación
Programa asignatura
Estudiantes
Inscritos
Reprobación
Graduados
Avance reticular
Rol Documentos
Dinámicos
Plantillas
Variables
Escolares
Personal
Aspirantes
Estudiantes
Cargas académicas
Mejores promedios
Boletas
Aulas
Horarios
3. Jefes de Academia
Departamento usualmente enfocado al seguimiento y apoyo al rendimiento docente, tanto en puntualidad, como en cumplimiento del mismo en los objetivos académicos.
Funciones realizadas en este Departamento
Gestión de actividades académicas de los docentes
Asignación de docentes a grupos
Gestión de horarios de docentes y administrativos de la academia
Solicitud de cursos de capacitación docente
Captura de necesidades y justificaciones por superávit para la estructura educativa
Realizar consultas de datos de:
Alumnos
Grupos
Ocupación de aulas
Docentes
Aulas
Consulta de estadísticas para las acreditaciones y procesos internos
Análisis de materias
Índices de reprobación
Promedios
Inscripciones
Reporte de fichas pagadas para las carreras que oferta la academia
Imprime reportes de:
Mejores promedios
Ocupación de aulas
Visualiza las actas de calificaciones
Listas de asistencia
Cargas académicas de los estudiantes
Retículas de las carreras
Genera diplomas de los talleres y constancias de participación en eventos académicos
Roles Sugeridos
Rol Personal
Docente
Horarios
Asignación a grupos
Préstamo de área
Reiniciar contraseña
Rol Cursos
Grupos
Lista de asistencia
Rol consultas
Estudiantes
Datos de estudiantes
Aulas
Disponibilidad
Horarios
Grupos
Listado
Rol Estadísticas
Cursos
Promedios por carrera
Estudiantes
Inscritos
Reprobación
Edades
Graduados
4. Departamento de Recursos Humanos
Departamento usualmente enfocado al control y gestión administrativo del personal académico y/o administrativo, ya sea en horario, encuestas, asignación de algún ID laboral (Institucional o gubernamental, plazas en algunos casos), organización departamental y de organigrama.
Funciones realizadas en este Departamento
Gestión de personal
Alta y baja de personal docente y administrativo
Modificación de datos personales
Actualización de estatus
Asignación de plazas
Asignación a puestos administrativos
Gestión de plazas
Dar de alta plazas administrativas y docentes
Definir la estructura de la plaza
Administración de horarios del personal administrativo y docente
Definir el organigrama de la institución
Departamentos
Puestos
Definir los perfiles de los jefes
Administrar firmas digitales del personal
Roles Sugeridos
Rol personal
Docente
Datos generales
Horarios
Administrativo
Horarios
Recursos humanos
Gestión del personal
Asignación de plazas
Asignación de puestos
Asignación de jefes
Alta de firmas para horarios y credenciales
Plazas
Listado
Unidades
Categorías
Organigrama
Puestos
Departamentos
5. Departamento de Servicios Escolares/Control Escolar
Funciones realizadas por este Departamento
Administración de planes curriculares
Administración de materias
Administración de especialidades
Administración de carreras
Administración de retículas
Administración de periodos escolares
Cierre del semestre
Preparar siguiente semestre
Generar orden de reinscripción
Gestión de alumnos
Administración de alumnos
Gestión de adeudos
Gestión de nips de acceso
Gestión de nuevo ingreso
Validación de aspirantes
Generar nuevos números de control
Autorizar corrección de calificaciones finales a docentes
Gestión de credenciales para el alumnado
Subir fotos
Impresión de credenciales
Administración de firmas
Generar documentación
Constancias
Certificados
Cargas académicas
Listas de asistencia
Mejores promedios
Generar reportes
Trayectoria
Reprobación
Roles Sugeridos
Rol de Escuela
Fechas
Periodos escolares
Cierre periodo
Rol de Curso
Planes
Carreras
Especialidades
Materias
Retículas
Grupos
Listas de inscritos
Rol Estudiantes
Gestión
Alta y modificación
Adeudos
Servicio médico
Titulados
Reiniciar nip
Credenciales
Subir foto
Impresión
Firma
Rol Aspirantes
Proceso de ingreso
Aceptar ingresos
Generar matrícula
Rol Consultas
Estadísticas
Datos generales
Avance de créditos
Adeudos
Residencias
Rol Estadísticas
Cursos
Análisis de materias
Índices de reprobación
Promedios por carrera
Estudiantes
Inscritos
Reprobación
Edades
Graduados
Rol Documentos
Estudiantes
Cargas académicas
Mejores promedios
Boletas
Calidad
Folios para actas
6. Departamento de Recursos Financieros
Funciones realizadas en este Departamento
Administración de Recursos Económicos
Gestión de Adeudos y Pagos
Especifica montos a cobrar a estudiantes/aspirantes segun la carrera que escojan
Genera estadísticas de cobros a:
Aspirantes
Estudiantes
Extras internos (por ejemplo cursos)
Puede aplicar montos diferentes por concepto de condonaciones/becas
Define los mensajes que aparecen durante el proceso de registro del aspirante
Gestiona algunos detalles de inscripciones
Fecha limite de pago de reinscripciones
Opcion de exportar informacion de pagos de inscripciones para importar en sistema de facturación
Roles Sugeridos
Rol Estudiantes
Gestión
Adeudos
Registro
Datos generales
Monitoreo
Rol Pagos
Registro
Datos generales
Monitoreo
Horarios
Facturación
Horarios
Asignación de plazas
Recursos Humanos
Asignación de puestos
Asignación de jefes
Alta de firmas
Plazas
Listado
Unidades
Categorías
Organigrama
Puestos
Departamento
Video Tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo asignar diferentes roles a cada usuario creado en MindBox, lo que permite limitar su acceso a ciertas funciones y áreas de la plataforma. Además, te mostramos cómo quitar estos roles en caso de que sea necesario, permitiendo ajustar los permisos de cada usuario según sus necesidades.
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