Asignación de Permisos
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La asignación de permisos en MindBox es una herramienta clave para controlar el acceso a la información dentro de la plataforma, garantizando que los usuarios solo accedan a los datos y funciones que son relevantes para su rol. Existen dos tipos principales de permisos que se pueden gestionar:
Permisos sobre departamentos: estos permiten a los usuarios acceder únicamente a la información y funciones relacionadas con los departamentos para los cuales se les han asignado permisos. Esto asegura que cada usuario pueda gestionar solo la información de los departamentos específicos en los que tiene autorización, manteniendo la seguridad y privacidad de los datos de otras áreas.
Permisos sobre carreras: los usuarios con este tipo de permisos tienen la capacidad de acceder y gestionar exclusivamente la información vinculada a los programas académicos para los cuales han sido autorizados. Este enfoque garantiza que cada usuario se limite a las áreas académicas específicas, evitando el acceso a otras carreras o programas fuera de su responsabilidad.
A través de esta gestión de permisos, MindBox ofrece un control preciso y adaptable, asegurando que la información esté debidamente protegida y solo disponible para quienes realmente la necesitan.
Es importante destacar que únicamente el administrador de la plataforma tiene la facultad de asignar permisos a los usuarios. Esta responsabilidad exclusiva garantiza que cada usuario reciba los permisos apropiados y pueda acceder únicamente a las funciones y áreas de la plataforma que le corresponden según su rol. Al centralizar esta función, se refuerza la seguridad y se asegura que el uso de la plataforma sea controlado y coherente con las responsabilidades de cada usuario, contribuyendo así a mantener la integridad y el correcto funcionamiento de la plataforma.
Cabe mencionar que, antes de proceder con la asignación de permisos a un usuario, es imprescindible haber registrado previamente dicho usuario en la plataforma, así como haber realizado la asignación de sus roles. Si deseas obtener más detalles sobre el proceso de registro de los usuarios y de la asignación de sus roles, te recomendamos consultar la sección correspondiente: Gestión de usuarios - Asignación de roles.
Para llevar a cabo la asignación de permisos al usuario, se debe iniciar sesión como administrador y dirigirse al menú Personal > Usuarios > Roles y permisos.
Una vez que se accedió a este apartado, será necesario realizar la búsqueda del usuario a asignar los permisos a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario en cuestión, se seleccionará el botón Permisos.
Al seleccionar esta opción, se mostrará otra pantalla en la cual encontraremos tres secciones: En la primera se podrán visualizar los datos generales de la cuenta a realizar la asignación, mientras que en una segunda y tercera sección se mostrará un formulario que permitirá asignar los permisos sobre los departamentos y carreras que se desean habilitar para el usuario en cuestión.
En seguida se mostrará detalladamente como llevar a cabo la asignación de cada uno de los dos tipos de permisos:
Los permisos sobre departamentos permiten a los usuarios acceder únicamente a la información y funciones relacionadas con los departamentos para los cuales se les han asignado permisos.
Esto garantiza que cada usuario pueda acceder y gestionar únicamente la información relevante a los departamentos específicos en los que tiene autorización. Por ejemplo, poder asignar materias que dependen de un departamento sobre el que se tienen permisos asignados.
En este apartado se presentará un formulario con dos campos clave que deben configurarse y guardarse por separado. Estos campos son los siguientes:
Departamento Administrativo: aquí se debe seleccionar el departamento administrativo sobre el cual el usuario tendrá permisos. Esto permitirá que el usuario acceda y gestione exclusivamente la información y funciones relacionadas con ese departamento, como recursos humanos, finanzas, o servicios escolares, según sea el caso.
Departamento Académico: en este campo se debe seleccionar el departamento académico al que se le asignarán permisos al usuario. Esto otorgará acceso a la gestión de información académica específica, como materias, grupos y actividades relacionadas con ese departamento.
Es importante tener en cuenta que la plataforma solo permite guardar un permiso a la vez. Por lo tanto, cada vez que se seleccione un permiso sobre un departamento administrativo o académico, se debe seleccionar el botón Guardar.
Para iniciar con la asignación de permisos, solo bastará seleccionar el departamento de la lista desplegable del campo correspondiente.
Una vez realizada esta elección se seleccionará el botón Guardar. Con ello, se habilitará un listado de permisos sobre los departamentos asignados por debajo del formulario de asignación.
Este listado cuenta con la clave y descripción del departamento al cual se le asigna el permiso, la clave y descripción del departamento del cual depende el departamento asignado, el tipo de departamento (administrativo o académico), y el nivel y subnivel de jerarquía.
Para este ejemplo se seleccionarán los permisos sobre el departamento administrativo de Servicios Escolares y sobre el departamento académico Desarrollo Académico. Esta asignación permitirá a al usuario acceder a la información de únicamente de estos dos departamentos.
Importante: al habilitar la opción asignar permisos de jefe, el usuario tendrá control total sobre todos los departamentos, tanto administrativos como académicos. Esto significa que se cargarán automáticamente los permisos para acceder y gestionar la información de todos los departamentos, otorgando al usuario una visión completa y capacidad de gestión integral en la plataforma.
Nota: una vez terminada la asignación de permisos a usuario en cuestión, este debe cerrar su sesión en MindBox e ingresar nuevamente, de esta manera podrá acceder a la información sobre a la que se le han asignado los permisos.
Los usuarios con este tipo de permisos tienen la capacidad de acceder y gestionar exclusivamente la información vinculada a los programas académicos para los cuales han sido autorizados.
Esto asegura que cada usuario maneje exclusivamente la información relevante a los programas específicos a las que tiene acceso, garantizando así un control preciso sobre los datos académicos. Cabe destacar que un usuario puede tener permisos sobre una o más carreras. Por ejemplo, un usuario con permisos asignados sobre los programas de Ingeniería Informática y Electrónica, podrá consultar información detallada sobre los estudiantes inscritos en esos programas académicos autorizados, manteniendo la seguridad y confidencialidad del resto de la información.
Para asignar los permisos sobre un programa académico será necesario elegir dicho programa de la lista desplegable del campo Clave/Carrera y posteriormente seleccionar el botón Guardar.
Una vez guardado el permiso sobre el programa académico seleccionado, se habilitará un listado con los programas académicos sobre las que se tienen permisos asignados. Si se requieren otorgar el permiso sobre más de un programa académico, se deberá repetir el mismo procedimiento con cada programa sobre la cual se requiere asignar los permisos.
Importante: al habilitar la opción asignar permisos de jefe, el usuario tendrá control total sobre todos los programas académicos registrados en la plataforma. Esto significa que se cargarán automáticamente los permisos para acceder y gestionar la información de todo programa, otorgando al usuario una visión completa y capacidad de gestión integral en la plataforma.
Nota: una vez terminada la asignación de permisos a usuario en cuestión, este debe cerrar su sesión en MindBox e ingresar nuevamente, de esta manera podrá acceder a la información sobre a la que se le han asignado los permisos.
Para habilitar el acceso total a la información ya sea sobre los departamento administrativo o académico, o bien, sobre los programas académicos registrados en la plataforma, será necesario seleccionar la opción Asignar permisos de jefe de la lista desplegable del campo correspondiente al permiso a otorgar. Para este ejemplo, se asignarán los permisos de jefe sobre los programas académicos.
Posteriormente, es necesario seleccionar el botón Guardar, con lo cual se cargará de forma automática el listado de todo programa académico registrado en la plataforma de manera que el usuario podrá tener acceso completo a la información de cada uno de los programas.
Para remover los permisos asignados a un usuario será necesario realizar la búsqueda del usuario a remover su asignación a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario en cuestión, se seleccionará el botón Permisos.
MindBox ofrece dos maneras de eliminar permisos asignados a un usuario: de forma individual, donde se pueden eliminar los permisos de uno en uno, permitiendo un control más específico sobre las autorizaciones; o de forma completa, eliminando todos los permisos asignados de una sola vez, ideal para situaciones en las que se requiere un restablecimiento total de accesos. Esta flexibilidad facilita la gestión de usuarios y garantiza que los permisos se ajusten de manera precisa a las necesidades de la institución.
Para eliminar un permiso de manera individual, solo es necesario localizarlo en el listado del formulario correspondiente, ya sea en el apartado de permisos sobre departamento o en el de permisos sobre carreras, y posteriormente seleccionar el botón Eliminar.
Con ello, el usuario dejará de tener el permiso correspondiente al departamento o programa académico que le fue retirado.
Este proceso permite gestionar de manera sencilla y precisa los accesos de cada usuario, asegurando que se ajusten a sus funciones dentro de la institución.
Para eliminar todos los permisos asignados, tanto sobre departamentos como sobre carreras, es necesario seleccionar el botón Eliminar permisos, el cual se encuentra dentro del recuadro de información de los datos de la cuenta. Esta opción permite eliminar de forma rápida y completa todos los accesos otorgados al usuario, simplificando la gestión de permisos en situaciones que requieren un restablecimiento total.
Esta acción eliminará todos los permisos asignados al usuario, restableciendo los formularios de asignación de permisos a su estado inicial. Con ello, el usuario quedará sin acceso a las áreas e información previamente asignadas, permitiendo una nueva asignación de permisos si se requiere.
Es importante mencionar que, una vez eliminados los permisos, estos no podrán ser restaurados automáticamente. Si el usuario necesita contar nuevamente con los permisos retirados, será necesario realizar la asignación de permisos desde cero, siguiendo el procedimiento habitual de configuración.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo activar, desactivar y eliminar los permisos de usuarios en MindBox, esto permitirá limitar su acceso a ciertas funciones en la plataforma, garantizando así que la información manejada esté siempre segura y que sólo los usuarios con los permisos para realizar una acción podrá acceder a ella.
