Gestión de Usuarios
Última actualización
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La gestión de usuarios en MindBox es una herramienta fundamental para garantizar el control y la seguridad de la plataforma. Este apartado permite a las instituciones educativas administrar de manera eficiente el personal que puede acceder a la plataforma, asegurando que cada usuario tenga asignados roles y permisos específicos acorde a sus responsabilidades. A través de esta gestión, es posible limitar el acceso a determinadas funciones y datos, asegurando la privacidad de la información sensible.
Para llevar a cabo la gestión de tus usuarios en MindBox nos dirigimos al menú Personal > Usuarios > Roles y permisos.
Al ingresar a este apartado, se mostrará de manera predeterminada una lista completa de todos los usuarios registrados en la plataforma incluyendo tanto a los usuarios activos como a los inactivos. Para facilitar su identificación, la plataforma asigna un código de color según el estatus de cada usuario: verde para los usuarios activos y rojo para los inactivos.
Este listado proporciona información clave para la gestión de cada uno de ellos. Entre los datos principales se encuentran:
ID: identificador único del usuario en la plataforma.
Usuario: nombre del usuario que se utiliza para acceder a la plataforma.
Nombre: rol o cargo que ocupa dentro de la institución (ej. Auxiliar administrativo, Coordinador).
Último login: fecha y hora en la que el usuario accedió por última vez a la plataforma.
Además, la plataforma brinda la posibilidad de actualizar la información general del usuario y activar o desactivar sus cuentas según sea necesario, ya sea para restringir su acceso cuando corresponda o para reactivarlo cuando vuelva a ser requerido.
La plataforma también permite asignar o modificar los roles del usuario y gestionar qué funciones y secciones puede ver o acceder cada uno de ellos según su rol dentro de la institución. Para obtener más información detallada sobre estas funcionalidades, puedes consultar los apartados específicos: Asignación de roles y Asignación de permisos, donde se explica cómo gestionar el acceso y las responsabilidades de cada usuario.
Para llevar a cabo el registro de un nuevo usuario en MindBox, se seleccionará el botón Crear nuevo del formulario de administración de usuarios.
Con esta selección, se mostrará un nuevo formulario donde se deberá ingresar la información correspondiente a los datos generales del usuario a registrar. Dentro de los campos a llenar, se encuentran los siguientes:
Nombre de usuario: se añadirá un identificador único con el que el usuario accederá a la plataforma. Debe ser una cadena de texto de entre 5 y 30 caracteres, sin espacios. Solo se permiten letras, números y guiones, lo que garantiza que el nombre de usuario sea compatible con las reglas de la plataforma.
Nombre de la cuenta: se ingresará un nombre visible o de referencia que permitirá identificar más fácilmente al usuario dentro de la plataforma. A diferencia del nombre de usuario, este puede ser más descriptivo y no tiene restricciones de formato.
Contraseña: para garantizar la seguridad, la contraseña debe tener un mínimo de 8 caracteres, incluyendo al menos una letra mayúscula, un número y un caracter especial. Esto asegura que la contraseña sea fuerte y difícil de vulnerar.
Repite la contraseña: en este campo es obligatorio para confirmar que la contraseña ingresada es correcta. Debe coincidir exactamente con la contraseña previamente ingresada para evitar errores de ingreso.
Una vez lleno el formulario con la información correspondiente, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, si el usuario se ha registrado correctamente la plataforma mostrará un mensaje de éxito y pasará a formar parte del listado de usuarios.
Una vez registrado el nuevo usuario es recomendable volver al listado de usuarios de forma que se verifique que el usuario recién registrado se encuentra activo y/o con un código de color verde.
Una vez que se haya registrado el usuario, éste podrá iniciar sesión en la plataforma utilizando su usuario y contraseña ingresada y registrada en la plataforma.
Para editar los datos generales del usuario previamente registrado, será necesario realizar la búsqueda del usuario a modificar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario en cuestión, se seleccionará el botón Editar.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos generales del usuario previamente ingresados, los cuales podrán ser modificados.
Una vez realizadas las modificaciones pertinentes, se seleccionará el botón Guardar. Con lo cual, la plataforma indicará si se han guardado los datos correctamente.
Los usuarios una vez que han sido registrados no se podrán eliminar, sin embargo, si se requiere que a alguno de ellos se les restrinja el acceso a la plataforma, es posible desactivarlo.
Para desactivar un usuarios existente, se realizará su búsqueda a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario a deshabilitar, se debe seleccionar el botón Desactivar de la fila correspondiente.
Con ello, el usuario pasará a un estado inactivo y se mostrará en el listado de usuarios con un código de color rojo, restringiendo su acceso a la plataforma.
De esta forma cuando el usuario que ha sido desactivado intente acceder a su cuenta, la plataforma no le permitirá el acceso y le mostrará un mensaje de error indicando que su usuario no existe o se encuentra inactivo.
Para habilitar o activar un usuario desactivado, se realizará su búsqueda a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario a habilitar, se debe seleccionar el botón Activar de la fila correspondiente.
Con ello, el usuario pasará a un estado activo y se mostrará en el listado de usuarios con un código de color verde, habilitando de nuevo su acceso a la plataforma.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo crear nuevos usuarios en MindBox y te detallamos los pasos necesarios.
