Cierre de Periodo
El cierre de un periodo escolar en MindBox es un proceso clave para garantizar una transición fluida y ordenada hacia el siguiente ciclo académico. Durante este proceso, la plataforma ejecuta una serie de acciones automatizadas y transparentes para el usuario, como la generación de estadísticas académicas, la consolidación de documentación oficial y el registro de datos históricos. Estas acciones aseguran que toda la información del periodo concluido quede correctamente almacenada y lista para consultas futuras, además de preparar la plataforma para la operación eficiente del nuevo periodo. Este mecanismo facilita la gestión académica y administrativa, reduciendo errores y optimizando tiempos.
Para llevar cabo un correcto cierre de periodo, es necesario tener en cuenta que ésta se compone de algunas consideraciones y pasos previos para concluir adecuadamente el periodo. Algunas de estas actividades pueden incluir la generación de actas finales, la evaluación de los resultados académicos, la entrega de calificaciones al departamento correspondiente, la actualización de registros, la planificación del siguiente periodo, entre otros.
Antes de comenzar con el proceso, es necesario considerar lo siguiente:
Una vez que se tiene esto en cuenta y muy importante el periodo escolar siguiente, se puede iniciar con el proceso de cierre de periodo. Para ello, nos dirigimos al menú Escuela > Fechas > Cierre de periodo.
Al acceder al apartado de cierre de periodo, se mostrará un formulario a través del cual se podrán llevar a cabo dos tipos de cierre: el cierre/apertura del sistema, el cual funciona como un interruptor que controla el acceso a MindBox; y el cierre completo, el cual se debe ejecutar antes de iniciar un nuevo periodo.
En caso de que el periodo escolar siguiente no esté registrado y/o habilitado, o si el usuario se encuentra dentro de las fechas correspondientes al siguiente periodo, la plataforma no permitirá realizar el cierre del periodo actual. Por ejemplo, si se desea cerrar el periodo Agosto-Diciembre 2024, pero la fecha en la que se está realizando el cierre es 10 de enero de 2025, una fecha ya perteneciente a la configuración del periodo Enero-Junio 2025, la plataforma bloqueará el cierre. Esto garantiza que los periodos estén correctamente configurados y sincronizados para evitar errores administrativos o inconsistencias en la transición entre ciclos escolares.
Cierre/Apertura del sistema
El Cierre/Apertura de sistema es otro tipo de cierre con el que cuenta MindBox, que restringe el acceso del personal y estudiantes a la plataforma durante el tiempo en que se encuentre cerrado. Esta herramienta funciona como un interruptor de control que puede activarse en cualquier momento, impidiendo el acceso a MindBox mientras la plataforma permanece en este estado.
Este cierre resulta especialmente útil cuando se necesita realizar actualizaciones o ajustes en la plataforma sin interferencias, evitando que los usuarios realicen acciones simultáneamente. En este sentido, puede considerarse un "modo mantenimiento", diseñado para garantizar la estabilidad e integridad de la plataforma durante procesos administrativos críticos.
Cierre de la plataforma
Para impedir el acceso temporalmente la plataforma, se debe seleccionar la opción Cierre/Apertura del sistema del campo Tipo de cierre.
Con ello, el formulario se ampliará mostrando el estado actual de la plataforma. Para proceder con el cierre de la misma, se seleccionar el botón Cerrar sistema.
Con esta selección, la plataforma mostrará un mensaje resaltado en color verde indicando que el estado de la plataforma se cambió correctamente de abierta a cerrada.
Una vez que la plataforma se encuentre cerrada, tanto el personal como los estudiantes visualizarán un mensaje de que la plataforma se encuentra en mantenimiento al ingresar a su perfil en MindBox.
Apertura de la plataforma
Para reanudar el acceso del personal y de los estudiantes a la plataforma, se seleccionará la opción Cierre/Apertura del sistema del campo Tipo de cierre.
Con ello, el formulario se ampliará mostrando el estado actual de la plataforma. Para proceder con la apertura de la misma, se seleccionar el botón Abrir sistema.
Con esta selección, la plataforma mostrará un mensaje resaltado en color verde indicando que el estado de la plataforma se cambió correctamente de cerrada a abierta. De esta manera, se habilitará nuevamente el acceso a la plataforma del personal y estudiantes
Es importante asegurarse de abrir el acceso a la plataforma antes del inicio de un nuevo periodo. De lo contrario, si un nuevo periodo comienza mientras la plataforma permanece cerrada, será necesario activar el periodo anterior para habilitar el acceso a la plataforma del periodo en curso y garantizar el ingreso al nuevo periodo.
Cierre completo del periodo
El cierre completo de un periodo activo es un proceso crucial, ya que representa la última operación necesaria antes de la transición a un nuevo periodo. Durante este procedimiento, se ejecutan una serie de pasos fundamentales que aseguran que toda la información del periodo finalizado quede correctamente consolidada, permitiendo que el nuevo periodo comience de manera ordenada y exitosa.
Paso 1: verificación de detalles pendientes
El primer paso a seguir es verificar que no existan detalles o procesos pendientes para realizar el cierre de periodo. Para ello, se ubicará la cinta amarilla y seleccionará el botón Mostrar.
Esta selección mostrará un formulario a través del cual, se podrán revisar los siguientes procesos pendientes:
A continuación, se explicará a qué se refiere cada uno de esos procesos y cómo es posible resolverlos de manera sencilla y efectiva.
En la pestaña Docentes sin registrar calificación, se muestra el número de docentes que aún no han completado la captura de calificaciones finales y/o no han enviado las calificaciones al departamento correspondiente. Esto se debe a que no seleccionaron el botón Enviar, disponible en el apartado de captura de calificaciones finales dentro de su perfil.
Si se selecciona la pestaña, la plataforma mostrará una tabla con la información general de los docentes que no han realizado la captura y/o envío de las calificaciones finales.
Para resolver este detalle pendiente, se debe asegurar de que los docentes del listado realicen la captura de calificaciones finales de sus estudiantes y al finalizar seleccionen el botón Enviar antes de proceder con el cierre del periodo.
De lo contrario, cuando se realice el cierre de periodo, los estudiantes que no cuentan con una calificación tendrán la o las materias sin aprobar y el estatus del mismo no se actualizará de forma correcta. Con lo que posteriormente se requerirá de una autorización para su captura.
Una vez que se revisaron y resolvieron los procesos pendientes, se seleccionará el botón Atrás y se podrá continuar con el siguiente paso.
Paso 2: selección del tipo de cierre
Para realizar el cierre completo, se debe seleccionar la opción Cierre completo en el campo el tipo de cierre del formulario con el que cuenta el apartado.
Esta selección ampliará el formulario y permitirá seleccionar o verificar los pasos que MindBox realizará de forma automática durante el cierre.
Por defecto, todos los pasos estarán habilitados para su ejecución. Sin embargo, la plataforma permite una configuración flexible, permitiendo al usuario activar o desactivar cada paso de forma individual según las necesidades específicas del proceso. Esto se puede realizar simplemente marcando o desmarcando la casilla correspondiente, ofreciendo así un control personalizado sobre las acciones a ejecutar.
Para realizar el cierre completo de un periodo escolar por primera vez, únicamente será necesario verificar que todos los pasos estén marcados. Esto garantizará que la plataforma ejecute todas las acciones necesarias para consolidar la información del periodo que finaliza y preparar la plataforma para el inicio del nuevo ciclo escolar.
A continuación, se explicará cada uno de los pasos que se ejecutan durante un cierre completo y cómo contribuyen a que la plataforma funcione correctamente en el nuevo periodo.
1 - Cierre del sistema
Restringe el acceso a cualquier usuario que no sea administrativo, asegurando que no se realicen modificaciones durante el proceso de cierre.
2 - Paso de calificaciones a Kardex
Traslada todas las calificaciones finales registradas al kardex o historial académico de los estudiantes.
3 - Cálculo de promedios
Calcula automáticamente los promedios de los estudiantes con base en las calificaciones trasladadas al kardex.
4 - Actualización de egresados
Actualiza el estatus de los estudiantes que han acreditado el 100% de los créditos de su carrera, cambiándolos de Activo a Egresado.
5 - Actualización del periodo
Incrementa en 1 el semestre actual de los estudiantes. Por ejemplo, un estudiante de tercer semestre pasará a cuarto semestre posterior al cierre del periodo. *Nota: este paso solo se ejecuta una vez por periodo. Para cierres de periodo de verano, es necesario desmarcar este paso para evitar el incremento del semestre.
6 - Cambio de estatus
Realiza el cambio de estatus de los estudiantes según la información de su kardex (por ejemplo, Activo con especiales o Baja definitiva por alcanzar el número máximo semestres permitido).
7 - Apertura del sistema
Habilita de nuevo el acceso a la plataforma para estudiantes y docentes, reflejando los cambios realizados durante el cierre. *Nota: si no se selecciona, la plataforma permanecerá cerrada y ningún usuario podrá acceder, excepto el administrador.
Una vez verificados los pasos necesarios para el cierre del periodo, se seleccionará el botón Ejecutar cierre que aparece en la parte inferior derecha.
Con esta selección la plataforma mostrará información sobre el avance de las operaciones por realizar e indicará cuando haya finalizado.
Con esto, se habrá completado el cierre del periodo actual y la plataforma estará lista para iniciar el nuevo periodo de manera ordenada y sin inconsistencias.
Es importante tener en cuenta que, en este punto, algunos datos de los estudiantes pueden no mostrarse actualizados de inmediato, pero estos se reflejarán correctamente una vez que el nuevo periodo inicie y la plataforma procese toda la información correspondiente.
Errores comunes al ejecutar un cierre completo
Al realizar un cierre completo, es fundamental asegurarse de que todos los procesos previos se han llevado a cabo correctamente, ya que cualquier error puede generar inconsistencias en la información y afectar el registro académico. Sin embargo, es común que surjan problemas debido a omisiones, falta de validación de datos o la ejecución prematura del cierre.
En este apartado, abordaremos los errores más frecuentes al llevar a cabo este procedimiento y cómo prevenirlos para garantizar un cierre exitoso y sin contratiempos.
ERROR 1: no haber registrado/habilitado el nuevo periodo
Un error común durante el proceso de cierre completo de periodo es no haber creado o habilitado el nuevo periodo antes de cerrar el actual.
Para evitar este inconveniente, es fundamental asegurarse de que el nuevo periodo esté registrado y habilitado en la plataforma. Para registrar y habilitar el nuevo periodo, no dirigimos al menú Escuela > Fechas > Periodos Escolares y genera el nuevo periodo con las fechas y configuraciones correspondientes. Esto garantizará una transición fluida entre ciclos académicos y evitará bloqueos o inconsistencias en la plataforma.
ERROR 3: ejecutar el cierre completo con detalles pendientes
Si se realiza un cierre completo del periodo con detalles pendientes, podrían generarse errores e inconsistencias en la información. Este problema puede ocurrir, por ejemplo, cuando el cierre se ejecuta demasiado pronto y los docentes aún no han subido todas las calificaciones.
Por esta razón, se recomienda realizar el cierre uno o dos días antes de la finalización del periodo. Esto permitirá contar con toda la información necesaria y disponer de un pequeño margen para realizar ajustes y ejecutar el cierre nuevamente si es necesario.
Para evitar este inconveniente, es necesario revisar los detalles o procesos pendientes. Para esto selecciona el botón Mostrar de la cinta amarilla que se encuentra en la parte superior del formulario de cierre.
Para visualizar los detalles pendientes selecciona cada una de las pestañas. A continuación te proporcionamos información de utilidad para resolverlos antes del cierre de periodo:
Docentes que no han registrado calificaciones finales: asegúrate de que todos tus docentes hayan registrado calificaciones finales y las hayan enviado a través de la selección del botón Enviar habilitado en el apartado correspondiente dentro de su perfil en la plataforma.
Materias con créditos no trasladables: asegúrate de que no haya materias que deban formar parte del kárdex y de ser así estas no se trasladarán. Para que la materia se traslade al kardex, será necesario acceder a la configuración de la retícula y verificar que la materia que deseas trasladar tenga asignado un orden en el certificado.
Estudiantes activos: este número sirve únicamente para confirmar y verificar que coincida con tu matrícula actual.
Estudiantes sin finalizar inscripción: aquí se mostrarán aquellos estudiantes que NO finalizaron correctamente su inscripción a través de la selección del botón Registrar horario al momento de hacer su selección de materias. Para resolver este detalle, se debe reasignar una fecha de selección de materias a los estudiantes y asegurarse de que se finalice el registro del horario seleccionando el botón Registrar horario.
Si ya se realizó el cierre de periodo completo sin haber resuelto los detalles pendientes, será necesario activar el periodo anterior siguiendo el procedimiento que se menciona en la solución en el Error 4.
Una vez resueltos los detalles pendientes, podrás ejecutar nuevamente el cierre de periodo completo dejando seleccionadas los pasos necesarios de acuerdo a los cambios que realizaste, así mismo siempre debes dejar seleccionados los pasos 1 Cierre de sistema y 7 Apertura de sistema y desmarcar el paso 5 Actualización del periodo, esto para evitar que se realicen cambios mientras se ejecuta el cierre e incrementar nuevamente un grado a los estudiantes.
No olvides que antes de ejecutar el cierre debes asegúrate de que no se encuentre activo el nuevo periodo, de ser así sigue las indicaciones de la solución del Error 2.
Video Tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo realizar los dos tipos de cierre en MindBox. En primer lugar, te explicamos el cierre completo, que implica cerrar todas las actividades del periodo escolar, para preparar la plataforma para el nuevo periodo escolar. Después, te mostraremos el cierre/apertura, que es un proceso que funciona como un cierre temporal o pausa de la plataforma sin hacer cambios en la información.
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