Cierre de Periodo
Para lograr la correcta transición de un periodo escolar a otro, MindBox realiza una serie de acciones transparentes para el usuario donde genera estadísticas, documentación y otros procesos de manera automatizada.
Desde el menú Escuela > Fechas > Cierre de periodo encontraremos una pantalla en la cual podemos realizar dos tipos de cierre: el cierre/apertura del sistema (funciona como un interruptor que controla el acceso a MindBox) y el cierre completo el cual debemos ejecutar antes de iniciar un nuevo periodo. En seguida explicaremos cada uno.
Cierre Completo
El cierre completo de un periodo activo es un procesos muy importante para una institución, ya que es la última operación que se debe de realizar antes de cambiar de un periodo a otro y en este proceso se realizan una serie de pasos indispensables para que el nuevo periodo de manera exitosa.
Se recomienda efectuar el cierre completo de periodo al menos 2 días antes del comienzo del nuevo periodo. Esto nos brindará un margen para realizar nuevamente el cierre completo por si ocurre algún inconveniente. Cabe mencionar que podemos realizar el cierre completo del periodo más de una vez siempre y cuando no haya iniciado el nuevo periodo.
Para realizar el cierre completo, debemos seleccionar en el tipo de cierre la opción Cierre completo. Al seleccionar esta opción nos aparecerá una tabla con todos los pasos que se realizarán durante el cierre completo y también podremos ver una columna llamada Ejecución la cual nos permite activar o desactivar la ejecución de cada paso de manera independiente, marcando o desmarcando la casilla correspondiente. Por default todas las casillas aparecerán activadas.
La ejecución de cada paso de manera independiente es útil en las siguientes situaciones:
Si ya se efectuó el cierre completo y, por alguna razón, se modificaron calificaciones, es posible ejecutar únicamente los pasos 2,3 y 6 para actualizar adecuadamente la información escolar de los estudiantes.
Si se quiere hacer un cierre completo de un periodo de verano, es necesario desmarcar la casilla número 5 para evitar el incremento de semestre de los estudiantes.
En seguida explicaremos cada uno de los pasos que se realizan durante un cierre completo y que preparan la plataforma para funcionar correctamente en el nuevo periodo. Estos pasos son realizados por la plataforma de manera automática.
Paso 1: Cierre del sistema
Se cierra el acceso a cualquier usuario que no sea administrativo, por tal motivo docentes y estudiantes no podrán acceder a la plataforma.
Paso 2: Paso de calificaciones a kardex
En este punto todas las calificaciones que se han registrado como calificaciones finales se trasladan al kardex de los estudiantes.
Paso 3: Cálculo de promedios
Basados en las calificaciones finales que se trasladaron al kardex, la plataforma realiza el cálculo de todos los promedios de los estudiantes.
Paso 4: Actualización de egresados
A los estudiantes que han acréditado el 100% de créditos de su carrera, se les actualiza el estatus a "egresado".
Paso 5: Actualización del periodo
Se actualiza el semestre de los estudiantes, es decir se suma 1 a su semestre actual. Por ejemplo si el estudiante acaba de finalizar su tercer semestre, se actualizará para indicar que el estudiante se encuentra cursando el cuarto semestre.
Este paso solo se realiza una vez por periodo, si el cierre se ejecuta más de una vez ya no se realizará este incremento en las demás ejecuciones.
Si se quiere hacer un cierre completo de un periodo de verano, es necesario desmarcar la casilla número 5 para evitar el incremento de semestre de los estudiantes.
Paso 6: Cambio de estatus
Se realiza automáticamente el cambio de estatus de los estudiantes de acuerdo a la información de su kardex, de esta forma si algún estudiante entra en los parámetros de un estatus especial como: baja por exceso de periodos, baja por especiales reprobados, etc. la plataforma lo detectara y le asignará el estatus correspondiente.
Paso 7: Apertura del sistema
Finalmente se habilitará de nuevo el acceso al sistema y al iniciar el nuevo periodo tanto los estudiantes como docentes podrán ver reflejados los pasos del cierre completo que se realizaron.
Antes de dar clic en el botón Ejecutar cierre debemos asegurarnos de que se cumplan algunos requisitos indispensables para el cierre exitoso del periodo actual:
Requisito 1: Verificar que el sistema se encuentre abierto.
Debemos asegurarnos que el sistema se encuentre abierto, ya que si se realizó una Apertura/Cierre de sistema y este se encuentra cerrado, no se podrá abrir en el nuevo periodo. Para verificar esto seleccionaremos la opción Cierre/Apertura del sistema, con lo cual aparecerá un texto inmediatamente abajo indicándonos si el acceso al sistema se encuentra abierto o cerrado.
Requisito 2: Verificar detalles del periodo
Antes de realizar el cierre completo debemos comprobar que todas las tareas correspondientes al periodo actual se hayan finalizado, de esta manera garantizaremos que no haya inconsistencias de información y que el cierre se realice exitosamente. Para ello daremos clic en el botón Mostrar que se encuentra en la cinta amarilla, esto nos mostrará los procesos pendientes que se deben verificar antes del cierre.
En la pantalla de detalles del cierre de periodo podremos observar los siguientes detalles que nos indican los procesos pendientes.
Docentes sin registrar calificación: el número mostrado en este indicador nos dirá cuántos docentes no han realizado el registro de calificaciones finales. Si damos clic en este nos mostrará una tabla con la información de los docentes que aún no han realizado la captura de calificaciones finales.
Debemos asegurarnos de que estos docentes que aparecen en esta lista realicen la captura de calificaciones finales de sus estudiantes antes de cerrar periodo.
Materias con créditos no trasladables: nos mostrará la cantidad de materias que no tengan orden de certificados. Al dar clic en este nos mostrará una lista de materias que no tengan orden de certificado, esto quiere decir que no formarán parte del kardex, aunque tengan calificación asingada.
Si se desea que alguna de las materia que aparece en esta lista aparezca en el kardex podrá ajustarla en el menú Cursos > Planes > Retícula.
Estudiantes activos: nos muestra la estadística de los estudiantes activos que se hayan inscrito o no, procura comparar los activos con los inscritos para poder actualizar el estatus de estudiantes como sea requerido.
Estudiantes que no han finalizado su inscripción: nos indica la cantidad de estudiantes que no registraron su horario en el proceso de selección de materias y quedaron como una preinscripción. Estos estudiantes no aparecerán en las listas de grupos y no podrán recibir calificación, por lo que es importante resolver su situación antes de realizar el cierre. Si damos clic en esta opción podremos conocer los detalles de los estudiantes y darles seguimiento.
Una vez cumplidos los requisitos anteriores y si estamos seguros de realizar el cierre completo daremos clic en el botón Ejecutar cierre que aparece en la parte inferior derecha.
La plataforma nos mostrará información sobre el avance de las operaciones por realizar y nos indicará cuando haya finalizado. Con esto habremos realizado el cierre completo del periodo actual y estaremos listos para iniciar el nuevo periodo.
En este punto algunos datos de los estudiantes no aparecerán actualizados, pero se reflejarán cuando se inicie el nuevo periodo.
Cierre/Apertura del sistema
El Cierre/Apertura de sistema evita el acceso de cualquier docente o estudiante a la plataforma durante el lapso que permanezca cerrado el sistema, este tipo de cierre se puede realizar en cualquier momento ya que actúa como un interruptor que controla el acceso a Mindbox, impidiendo la entrada de docentes y estudiantes cuando se encuentre cerrado. Se podría interpretar como un "modo mantenimiento".
Es de utilidad cuando se requiere realizar alguna actualización o movimiento dentro de la plataforma sin que los estudiantes o docentes realicen acciones simultáneas.
Cerrar sistema
Para cerrar el sistema seleccionaremos la opción Cierre/Apertura del sistema en el campo tipo de cierre y posteriormente daremos clic en el botón Cerrar sistema.
Si el cierre se realiza correctamente nos aparecerá un mensaje en color verde indicando que el estatus del sistema se cambió correctamente.
Una vez cerrado el sistema los estudiantes y docentes visualizarán el siguiente mensaje desde sus cuentas.
Abrir sistema
Para realizar la apertura del sistema seleccionaremos la opción Cierre/Apertura del sistema en el campo tipo de cierre y posteriormente daremos clic en el botón Abrir sistema.
Si se sealiza correctamente esta acción nos aparecerá un mensaje en color verde indicando que el estatus del sistema se cambió correctamente y que el sistema se encuentra actualmente abierto, de igual manera se habilitará nuevamente el acceso a la plataforma.
El cierre/apertura se debe realizar solo sobre un mismo periodo activo, por lo cual debemos tener cuidado de volver a aperturar el acceso al sistema antes de que inicie un nuevo periodo. De lo contrario al iniciar un nuevo periodo con el acceso al sistema cerrado, se deberá regresar al periodo anterior para aperturar el sistema y poder tener acceso en el nuevo.
Video Tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo realizar los dos tipos de cierre de periodo en MindBox. En primer lugar, te explicamos el cierre completo, que implica cerrar todas las actividades del periodo escolar, para preparar la plataforma para el nuevo periodo escolar. Después, te mostraremos el cierre/apertura, que es un proceso que funciona como una pausa del sistema sin hacer cambios en la información.
Última actualización
