MindBox Docs
Módulo de documentos dinámicos de MindBox
El módulo de documentos dinámicos nos permite generar documentos basados en plantillas personalizadas, lo cual nos da la posibilidad de crear cualquier tipo de documento que necesitemos, ya sea de estudiantes, aspirantes o personal que labora en la institución.
Para acceder es necesario dar clic en el menú Documentos > Dinámicos.
Nota: En caso de no visualizar el menú contacta a tu administrador del sistema para que te asigne los permisos necesarios.
Variables
Las variables son el medio por el cual podemos tener acceso a la información de los aspirantes, estudiantes y trabajadores de su institución, dichas variables podrán ser utilizadas en plantillas, lo cual permitirá generar infinidad de documentos.
Al incluir variables de nuestro catálogo de variables en la creación de una plantilla, estas serán reemplazada por los valores que obtenga de la base de datos de tu institución cuando se genere y descargue un documento.
Por ejemplo si necesitamos una constancia para estudiantes, podemos tener acceso a los datos de estos mediante las variables correspondientes, dichas variables serán reemplazadas por los datos de cada estudiante en cada documento generado.
Para acceder a las variables iremos al menú Documentos > Dinámicos > Variables. Desde esta pantalla podemos realizar la búsqueda de las variables dando clic en el botón Filtrar. Podemos buscar una variable usando cualquiera de los siguientes campos: grupo del documento, referencia de uso, variable o descripción de variable.
En la siguiente sección aparecerá una tabla con todas las variables a las que tenemos acceso. Dentro de dicha tabla podemos encontrar por cada variable los siguientes datos:
Grupo de documento: se refiere al tipo de documento (escolares, humanos o aspirantes).
Referencia de uso: posible uso que se le podría dar a la variable.
Inicio de Bloque: cuando lo que se espera es un conjunto de datos, es necesario indicar el inicio de bloque.
Variable: es el dato utilizado para acceder al valor almacenado en la base de datos.
Fin de Bloque: cuando lo que se espera es un conjunto de datos, es necesario indicar el fin de bloque.
Ejemplo de valor de salida: ejemplo del valor que puede retornar la variable.
Descripción de la variable: una breve texto descriptivo.
Valores que puede tomar: en algunos casos puede tomar ciertos valores definidos, por ejemplo vigente - no vigente.
Podemos tener acceso a variables dinámicas para: Alumnos:
Todos los datos de los alumnos.
Datos de grupos del alumno por periodo seleccionado.
Adeudos generales o por periodo.
Kardex del alumno (historial del alumno).
Información del periodo seleccionado.
Información de la carrera.
Información de datos socioeconómicos capturados.
Información de actividades complementarias.
Información de servicio social.
Información de residencias.
Información de boletas de calificaciones.
Información del certificado.
Personal:
Datos del personal.
Datos generales del personal.
Materias en el periodo en caso de ser docente.
Información del periodo activo.
Información del horario.
Información de plazas.
Información del departamento de adscripción.
Aspirantes:
Información del aspirante.
Información de datos socioeconómicos del aspirante.
Información de la carrera a la que quieren ingresar.
Información del periodo seleccionado.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos las variables como una herramienta que permite insertar texto dinámico en un documento. En este video, se explicaremos cómo crear y utilizar variables en plantillas para insertar información de manera automatizada.
Plantillas
Las plantillas son documentos con extensión .doc o .docx las cuales podrán contener variables y podrán ser usadas para las generación de documentos.
Se podrán importar 3 tipos de plantillas para generar documentos en MindBox:
Escolares: aquellas plantillas que servirán para generar documentos de alumnos.
Personal: aquellas plantillas que servirán para generar documentos del personal que labora en en la escuela.
Aspirantes: aquellas plantillas que servirán para generar documentos de aspirantes.
Para gestionar las plantillas iremos al menú Documentos > Dinámicos > Plantillas. Aquí aparecerán dos secciones, la primera sección es el panel para importar plantillas y la segunda corresponde a la lista de las plantillas creadas por el usuario. Desde ahí podremos descargar y borrar si lo requerimos.
La cantidad de plantillas que podemos importar es ilimitada.
Creación de plantillas
Para la creación de plantillas recomendamos el uso de Microsoft Word, ya que aunque tenemos la libertad de usar otros editores de texto como Google Docs o Apple Pages* (exportando la plantilla siempre con extensión .doc o .docx), no garantizamos que el funcionamiento de la plantilla sea el correcto, así como que los elementos agregados aparezcan de manera correcta en los documentos generados por MindBox.
Para la creación de nuestra plantilla, debemos crear un documento en el cual hagamos uso de las variables mencionadas anteriormente.
Al incluir este valor en nuestra plantilla, cuando se genere un documento basado en ella, esa variable será reemplazada por su valor en base de datos.
En seguida se muestra un ejemplo de cómo podemos usar estas variables en la creación de una plantilla, en el ejemplo siguiente se pretende generar el horario de cualquier docente de la institución.
Una vez que ya hemos creado el documento es importante guardarlo y exportarlo con la extensión .doc o .docx.
En seguida podemos ver un ejemplo de un documento generado usando la plantilla creada en el ejemplo anterior.
Recomendamos dar un nombre al la plantilla que permita identificarla fácilmente, ya que este será el nombre que aparecerá en el listado de plantillas en la columna nombre de archivo.
*Microsoft Word, Google Docs y Apple Pages son propiedad intelectual de sus respectivas empresas.
En el siguiente video te mostramos cómo crear plantillas personalizadas, para generar documentos dinámicos mediante el uso de variables.
Importar plantillas
Dentro de la pantalla de plantillas en la primera sección, podemos importar las plantillas creadas. Para cargar una nueva plantilla debemos asignarle un nombre que permita identificarla de las demás, así mismo debemos especificar el tipo de uso que se le dará a dicha plantilla (escolares, humanos o aspirantes).
Las plantillas cargadas solo serán visibles para el usuario que las importó, por lo tanto solo dicho usuario podrá hacer uso de ellas para generar documentos.
Plantillas Gratis
Enseguida te dejamos la liga para descargar algunas plantillas gratis que hemos creado especialmente para ti y tu institución.
Estos son solo algunos ejemplos de plantillas que puedes cargar a tu plataforma MindBox, puedes tomarlas como referencia para crear las que necesites, incluso puedes editar esas y adaptarlas al diseño de tu institución, agregar o quitar lo que necesites. Recuerda que el único límite es su imaginación.
En el siguiente video te mostramos cómo utilizar plantillas para generar documentos de manera automatizada y personalizada.
Generación de documentos
Antes de poder generar un documento, debemos tener una plantilla cargada a partir de la cual la plataforma generará dicho documento. Como mencionamos anteriormente podemos generar documentos en base a las plantillas importadas, y estas se categorizan en 3 diferentes tipos: escolares, personal y aspirantes. Dependiendo de qué documento deseemos generar, debemos acceder al menú correspondiente. En seguida explicaremos cómo funciona cada uno de estos menús.
Personal
En el menú Documentos > Dinámicos > Personal podemos generar y descargar documentos con las plantillas que se hayan importado de tipo personal. Podemos generar documentos para cualquier trabajador proporcionando los siguientes datos: plantilla, RFC, periodo y fecha de emisión.
Una vez llenos los campos y habiendo seleccionado la plantilla, daremos clic en el botón Generar, con lo cual se generará y descargará el documento que incluirá los datos del trabajador indicado. En seguida se muestra un ejemplo de documento generado en base a la plantilla creada en la sección de Creación de plantillas.
Como podemos observar, al generar un documento, se reemplazan las variables de la plantilla por sus valores obtenidos de la base de datos. Con la plantilla cargada podemos generar una cantidad ilimitada de documentos.
Escolares
En el menú Documentos > Dinámicos > Escolares podemos generar y descargar documentos con las plantillas que se hayan importado de tipo escolares. Podemos generar documentos para cualquier estudiante proporcionando los siguientes datos: plantilla, número de control, periodo y fecha de emisión.
Así mismo podemos ver dos campos extras, dirigido a y organización correspondientes al destinatario, si fuera necesario. Por ejemplo para una constancia de traslado.
Una vez llenos los campos y habiendo seleccionado la plantilla, daremos clic en el botón Generar, con lo cual se generará y descargará el documento.
Aspirantes
En el menú Documentos > Dinámicos > Aspirantes podemos generar y descargar documentos con las plantillas que hayamos importado de tipo aspirantes. Podemos generar documentos para cualquier aspirante proporcionando los siguientes datos: plantilla, número de solicitud, periodo y fecha de emisión.
Una vez llenos los campos y habiendo seleccionado la plantilla, daremos clic en el botón Generar, con lo cual se generará y descargará el documento, el cual contendrá la información del aspirante indicado.
El siguiente video, muestra cómo generar un documento utilizando una plantilla previamente creada y cómo visualizarlo.
Beneficios
Documentos 100% personalizables. Podemos incluir los siguientes elementos en nuestras plantillas personalizadas.
Encabezado
Pie de página
Marcas de agua
Contenido del documento
Referencias a la norma
etc.
Posibilidad de descargar el documento generado.
Posibilidad de editar el documento generado antes de imprimirlo.
Posibilidad de generar documentos con diseños de distintos años, 2019, 2020,2021, 2022, etc.
Creación de plantillas nuevas y no incluidas en las constancias en la versión estándar de MindBox.
Descarga e impresión de documentos ilimitados.
Administración de plantillas por usuario.
Llenado automático de datos con solo un clic.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos documentos puedo generar o descargar con MindBox Docs? La cantidad de documentos a generar y descargar es ilimitada, así mismo el número de plantillas.
¿Cuántos plantillas puedo crear y cargar a MindBox Docs? La cantidad de plantillas que podemos cargar a la plataforma es ilimitada.
¿Puedo usar las plantillas que otro usuario creó desde su cuenta? No, las plantillas creadas serán accesibles solo para el usuario que las creó. En caso de querer usar la misma plantilla que otro usuario, este deberá descargarla desde su cuenta, y tu deberás cargarla a tu cuenta desde el panel de cargar plantilla.
¿Qué datos se pueden llenar en automático al generar un documento? Los datos que se llenarán automáticamente serán los correspondientes a las variables que se hayan agregado a la plantilla. Dicha variable será reemplazada por su valor siempre y cuando este sea encontrado en la base de datos de tu institución, de lo contrario no se imprimirá en el documento que se genere.
¿Qué pasa si la variable que requiero no se encuentra en la biblioteca de variables? En el caso de que la variable que se requiera no se encuentre en nuestra biblioteca de variables, será necesario ponerse en contacto a través del correo de soporte, posteriormente se evaluará la petición para analizar si es posible que dicha variable sea agregada a la biblioteca de variables.
En caso de que una variable no se encuentre en la biblioteca de variables, y esta sea usada en una plantilla, los documentos generados a partir de dicha plantilla mostrarán un espacio vacío en el lugar donde se colocó la variable.
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