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MindBox Docs

Módulo de documentos dinámicos de MindBox
El módulo de documentos dinámicos permite generar documentos basados en plantillas personalizadas por el usuario, lo cual da la posibilidad de crear cualquier tipo de documento que se necesite, ya sea de estudiantes, personal que labora en la escuela o de aspirantes.
Para acceder es necesario dar clic en el menú Documentos > Dinámicos.

Variables

Para acceder a las variables es necesario ir al menú Documentos > dinámicos > variables
Las variables son los valores a los que se puede tener acceso desde la base de datos de MindBox, dichos valores podrán ser utilizados en plantillas, con lo cual se tendrá la libertad de crear cualquier documento necesario.
Por ejemplo si se necesita una constancia de un alumno, se podrá tener acceso a los datos de este mediante las variables correspondientes.
Dentro de la pantalla de variables en la primera sección se podrá realizar la búsqueda de las variables. Pudiendo buscar usando cualquiera de los siguientes campos: grupo del documento, referencia de uso, variable o descripción de variable.
Cuadro de búsqueda de variables para documentos dinámicos
En la siguiente sección aparecerá una tabla con todas las variables a las que se tienen acceso. Dentro de dicha tabla se pondrán encontrar por cada variable los siguientes datos:
Grupo de documento: se refiere al tipo de documento(escolares, humanos o aspirantes).
Referencia de uso: posible uso que se le podría dar a la variable.
Inicio de Bloque: cuando lo que se espera es un conjunto de datos, es necesario indicar el inicio de bloque.
Variable: es el dato utilizado para acceder al valor almacenado en la base de datos.
Fin de Bloque: cuando lo que se espera es un conjunto de datos, es necesario indicar el fin de bloque.
Ejemplo de valor de salida: ejemplo del valor que puede retornar la variable.
Descripción de la variable: una breve texto descriptivo.
Valores que puede tomar: en algunos casos puede tomar ciertos valores definidos, por ejemplo vigente-no vigente.
Lista de variables para documentos dinámicos

Plantillas

Para acceder a las plantillas es necesario ir al menú Documentos > dinámicos > plantillas
Las plantillas son documentos con extensión .doc o .docx los cuales podrán contener variables y podrán ser usadas para las creación de documentos.
Se podrán generar 3 tipos de plantillas para generar documentos:
Escolares: aquellas plantillas que servirán para generar documentos de alumnos.
Personal: aquellas plantillas que servirán para generar documentos del personal que labora en en la escuela.
Aspirantes: aquellas plantillas que servirán para generar documentos de aspirantes.
Dichas plantillas podrán ser importadas en Documentos > dinámicos > plantillas.
Aquí aparecerán dos secciones, la primera sección es el panel para importar plantillas y la segunda corresponde a la lista de las plantillas creadas por el usuario. Desde ahí se podrán descargar y borrar si se requiere.
Lista de plantillas creadas por el usuario
Cabe aclarar que la cantidad de plantillas permitidas de acuerdo al plan es por escuela, no por usuario.

Creación de plantillas

Para la creación de plantillas se recomienda el uso de Microsoft Word, ya que aunque se tiene la libertad de usar otros editores de texto como Google Docs o Apple Pages* (exportando la plantilla siempre con extensión .doc o .docx), no se garantiza que el funcionamiento de la plantilla sea el correcto, así como que los elementos agregados aparezcan de manera correcta.
Se crea el documento que servirá como plantilla, en el caso del texto que se requiere sea dinámico, será necesario hacer uno de las variables que mencionamos anteriormente.
Para poder usar una variable en una plantilla es necesario ir a Documentos > dinámicos > variables, buscar la variable que se requiera y copiar el valor de la columna Variable el cual luce similar a ${nombre_de_variable}, para copiar basta con dar click al pequeño botón que aparece al lado de la variable
.
Al incluir este valor en la plantilla, cuando se genere un documento, esa variable será reemplazada por su valor en base de datos. En seguida se muestra un ejemplo de cómo se pueden usar estas variables en la creación de una plantilla, en la cual se pretende generar el horario de cualquier docente.​
Ejemplo de uso de variables en una plantilla
Una vez que ya se tiene el documento es importante guardarlo o exportarlo con la extensión .doc o .docx.
Se recomienda dar un nombre al archivo que permita identificarlo fácilmente, ya que este será el nombre que aparecerá en el listado de plantillas.
*Microsoft Word, Google Docs y Apple Pages son propiedad intelectual de sus respectivas empresas.

Importar plantillas

Dentro de la pantalla de plantillas en la primera sección se podrán importar las plantillas. Para lo cual será necesario asignarle un nombre que permita identificarla, así como especificar el tipo de uso que se le dará a dicha plantilla (escolares, humanos o aspirantes).
Panel de carga de plantillas para documentos dinámicos
Las plantillas cargadas solo serán visibles para el usuario que las importó, por lo tanto solo dicho usuario podrá hacer uso de ellas para crear documentos.

Generación de documentos

Antes de poder generar un documento, es necesario tener una plantilla con la cual se creará el documento. Como se mencionó se podrán crear documentos en base a las plantillas creadas, para lo cual se categorizaron en 3 diferentes tipos: escolares, personal y aspirantes. Dependiendo de que documento se requiera crear se deberá acceder al menú correspondiente.

Personal

En el menú Documentos > dinámicos > personal se podrán generar y descargar documentos con las plantillas que se hayan importado de tipo personal, dichos documentos corresponden al personal que labora en tu institución, y es por eso que los campos requeridos son plantilla, RFC, periodo y fecha de emisión.
Panel de generación de documentos dinámicos para personal
Una vez llenados los campos y habiendo seleccionado la plantilla, dar click en el botón Generar, con lo cual se generará y descargará el documento. En seguida se muestra un documento generado en base a la plantilla creada en la sección de Creación de plantillas, en el cual se creó una plantilla que genera el horario de un docente.
Documento dinámico generado y descargado desde MindBox
Como se observa al generar un documento se reemplazan variables por sus valores obtenidos de la base de datos. Con la plantilla cargada se podrán descargar cantidad ilimitada de documentos.

Escolares

En el menú Documentos > dinámicos > escolares se podrán generar y descargar documentos con las plantillas que se hayan importado de tipo escolares, dichos documentos corresponden a los alumnos, y es por eso que los campos a llenar corresponden a datos de los estudiantes.
Los campos requeridos son plantilla, número de control, periodo y fecha de emisión.
Así mismo se tiene dos campos extras, dirigido a y organización, correspondientes al destinatario si fuera necesario, por ejemplo para una constancia de traslado.
Panel de generación de documentos dinámicos para escolares
Una vez llenados los campos y habiendo seleccionado la plantilla, dar click en el botón Generar, con lo cual se generará y descargará el documento.

Aspirantes

En el menú Documentos > dinámicos > aspirantes se podrán generar y descargar documentos con las plantillas que se hayan importado de tipo aspirantes, las cuales como su nombre lo dice son documentos que se podrán emitir en base a los datos de un aspirante. Por lo cual los datos requeridos son: plantilla número de solicitud, periodo y fecha de emisión.
Panel de generación de documentos dinámicos para aspirantes
Una vez llenados los campos y habiendo seleccionado la plantilla, dar click en el botón Generar, con lo cual se generará y descargará el documento.

Beneficios

  1. 1.
    100% personalizable.
    • Encabezado
    • Pie de página
    • Marcas de agua
    • Contenido del documento
    • Referencias a la norma
    • etc.
  2. 2.
    Posibilidad de descargar el documento resultante.
  3. 3.
    Posibilidad de editar el documento resultante antes de imprimir.
  4. 4.
    Plantillas con diseños de distintos años, 2019, 2020,2021, 2022, etc.
  5. 5.
    Creación de plantillas nuevas y no incluidas en las constancias en la versión estándar de Mindbox.
  6. 6.
    Descargas e impresión de documentos ilimitados.
  7. 7.
    Administración de plantillas por usuario.
  8. 8.
    Llenado automático de datos con solo un click.

Precios

Se tienen 3 diferentes paquetes que tu escuela puede contratar.
Paquete Básico
Paquete Intermedio
Paquete Avanzado
10 Plantillas
30 Plantillas
50 Plantillas
$1,999.00/mes o paga solo 10 meses al año
$4,999.00/mes o paga solo 10 meses al año
$7,999.00/mes o paga solo 10 meses al año
Si quieres conocer el paquete que tu escuela tiene contratado, ve al menú Escuela > Configuración > Suscripción. Ahí en el panel datos de tu suscripción actual podrás encontrar todos los detalles.
El costo por paquete corresponderá a la periodicidad de tu suscripción de MindBox, es decir si tu suscripción de MindBox es mensual, el costo de tu paquete de documentos dinámicos contratados se cobrará el valor mensual indicado. El número de plantillas permitidas dependerá del plan contratado, los documentos que generes y descargues con esas plantillas son ilimitados, así como el número de usuarios que puede hacer uso de esta función.
Cabe aclarar que la cantidad de plantillas por paquete contratado es por escuela, no por usuario. En caso de requerir más plantillas, se deberá actualizar al siguiente paquete.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos documentos puedo generar o descargar si contrato MindBox Docs?
Una vez contratado cualquiera de los paquetes de MindBox Docs, la cantidad de documentos a generar y descargar es ilimitada.
Lo que es limitado es el número de plantillas cargadas. Dicho número de plantillas está limitado por el paquete contratado.
¿Puedo usar las plantillas que otro usuario creó desde su cuenta?
No, las plantillas creadas serán accesibles solo para el usuario que las creó. En caso de querer usar la misma plantilla que otro usuario, este deberá descargarla desde su cuenta, y tu deberás cargarla a tu cuenta desde el panel de cargar plantilla.
Importante tomar en cuenta que así sean dos plantillas idénticas, si son cargadas al sistema, estas contarán como 2 diferentes.
¿Cada usuario podrá cargar el número de plantillas indicado en el paquete?
No, la cantidad de plantillas permitidas de acuerdo al paquete es por escuela, no por usuario.
¿Qué pasa si ya llegué al límite de plantillas y quiero agregar más?
En este caso se deberá actualizar al siguiente paquete. Si el paquete contratado es el paquete avanzado, se deberá contactar a nuestro asesor de ventas para armar un paquete a la medida.
¿Cómo elijo si mi paquete lo pago mensual o anualmente?
La periodicidad el pago de tu paquete se elige de manera automática en base a la periodicidad de tu suscripción de MindBox. Así pues, si tu suscripción de MindBox es mensual, el costo de tu paquete se cobrará según lo indicado mensualmente.
¿Si no contrato MindBox Docs podré seguir generando documentos?
Si, aún tendrás acceso a los documentos ya incluidos en tu plan contratado. Cabe aclarar que dichos documentos no son personalizables y en caso de requerir cualquier modificación a los mismo se deberá contratar un paquete de documentos dinámicos. ¿Qué datos se pueden llenar en automático al generar un documento? Los datos que se llenarán automaticamente serán los correspondientes a las variables que se hayan agregado a la plantilla. Dicha variable será llenada siempre y cuando su valor sea encontrado en la base de datos de tu escuela, de lo contrario no se imprimirá en el documento que se genere.
¿Qué pasa si la variable que requiero no se encuentra en la biblioteca de variables? En el caso de que la variable que se requiera no se encuentre en nuestra biblioteca de variables, será necesario ponerse en contacto a través del correo de soporte, posteriormente se evaluará la petición para ver si es posible que dicha variable sea agregada a la biblioteca de variables. En caso de que una variable no se encuentre en la biblioteca de variables, y esta sea usada en una plantilla, los documentos generados a partir de dicha plantilla mostrarán un espacio vacío en el lugar donde se colocó la variable.