Gestión de Materias
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Las materias son los pilares fundamentales sobre los que se construye la experiencia educativa en cualquier institución. Representan el núcleo del plan de estudios, proporcionando el contenido y los conocimientos específicos que los estudiantes adquieren a lo largo de su formación académica. Por tanto, la gestión efectiva de las materias es esencial para garantizar la calidad y la coherencia del programa educativo.
En este contexto, MindBox proporciona a los administradores la capacidad de gestionar efectivamente el catálogo de materias de acuerdo a las necesidades específicas de la institución y los programas académicos ofrecidos.
Para llevar a cabo la gestión de estas materias, nos dirigimos al menú Cursos > Planes > Materias.
En este apartado, se muestra por defecto un listado de materias de los cursos regulares que se han registrado. Este listado incluye la siguiente información:
Clave: un identificador único asignado a la materia dentro de la institución. Esta clave se utiliza para identificar de manera precisa a la materia en la base de datos.
Nombre completo: es el nombre completo de la materia tal como aparecerá en los registros y documentos oficiales.
Nombre abreviado: es una versión corta del nombre completo de la materia, que se utiliza en lugares donde el espacio es limitado.
Nivel escolar: indica el nivel educativo al que está destinada la materia, como bachillerato, licenciatura o posgrado.
Tipo: determina la naturaleza o el propósito de la materia, como curricular base, curricular optativa, extracurricular o curricular de especialidad.
Área académica: indica el área temática o el departamento académico al que pertenece la materia.
Kardex: muestra si la materia se ha incluido en el kardex de algún estudiante o no.
Además, la plataforma brinda la posibilidad de editar o eliminar cada materia registrada de forma individual.
Filtrar y descargar listado de materias
MindBox permite descargar el listado de materias que se han registrado en la plataforma de forma completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Se puede filtrar la información por área académica, clave de la materia, nombre completo y nivel escolar en el que será impartida. Una vez seleccionados los campos requeridos, se seleccionará el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. Esta acción descargará la lista de las materias registradas que cumplan con las características de los campos seleccionados.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual, se encontrará el listado de las materias con su respectiva información: clave interna, nivel escolar, nombre completo y abreviado de la materia, el tipo de materia, área académica a la que pertenece y si la materia se encuentra en el kardex de algún estudiante o no.
Los tipos de materias no solo delinean la estructura del plan de estudios, sino que también tienen un impacto significativo en la apariencia del kardex del estudiante y en la suma total de créditos. Al clasificar una materia como curricular base, optativa, extracurricular o de especialidad, se establece cómo se mostrará en el registro académico del estudiante y cómo contribuirá a la acumulación de créditos requeridos para completar el programa educativo.
Curricular base: una materia curricular base es aquella que forma parte del plan de estudios principal y es obligatoria para todos los estudiantes dentro de un programa académico en particular. Por lo general, contribuyen significativamente a la suma total de créditos requeridos para la graduación y por tanto se muestra en el registro académico del estudiante.
Curricular optativa: una materia curricular optativa es aquella que los estudiantes pueden elegir tomar como parte de su plan de estudios, pero que no es obligatoria para completar su formación académica. Estas materias también contribuyen significativamente a la suma total de créditos requeridos y se muestran en el registro académico del estudiante.
Curricular de especialidad: una materia curricular de especialidad es aquella que se enfoca en un área específica de estudio dentro de un campo más amplio. Estas materias suelen ser avanzadas y están diseñadas para que los estudiantes adquieran un conocimiento profundo y especializado en un tema particular. A menudo, las materias de especialidad contribuyen significativamente a la suma total de créditos requeridos y se muestran en el registro académico del estudiante.
Extracurricular: una materia extracurricular es aquella que se ofrece fuera del plan de estudios regular y no suele contar para los créditos académicos, por lo que tampoco aparece dentro del registro académico del estudiante.
Para registrar una nueva materia, se seleccionará el botón Nueva materia del formulario Listar materias.
Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva pantalla que mostrará el formulario para crear una nueva materia. En este formulario, se deben llenar los campos con la información correspondiente. Los campos con los que cuenta el formulario son los siguientes:
Área académica: se seleccionará el área temática o el departamento académico al que pertenecerá la materia.
Nivel escolar: se elegirá el nivel educativo al que pertenecerá la materia, como por ejemplo bachillerato, licenciatura o posgrado.
Tipo de materia: se seleccionará el propósito de la materia, ya sea curricular base, optativa, extracurricular o de especialidad.
Clave: se ingresará un identificador único asignado de no más de siete caracteres a la materia dentro de la institución. Esta clave se utilizará para identificar de manera precisa a la materia en la base de datos.
Nombre completo: se registrará el nombre completo de la materia tal como aparecerá en los registros y documentos oficiales.
Nombre abreviado: se ingresará una versión corta del nombre completo de la materia, que se utilizará en lugares donde el espacio es limitado.
Una vez que se llenaron los campos con los datos de la materia, se seleccionará el botón Guardar. De esta forma, la plataforma indicará si la materia se ha guardado correctamente y pasará a formar parte del listado de materias.
Ya que la materia se ha registrado correctamente, se seleccionará el botón Atrás hasta volver al listado principal de materias, con la finalidad de verificar que se haya guardado de manera correcta.
Nota: si en el listado de materias en la columna Kardex se observa un No aún cuando es una materia curricular base, esto indica que esa materia no se ha ingresado en el kardex de algún estudiante, es decir, que no ha sido asignada a algún estudiante. Por lo tanto, puede estar en la retícula pero no ha sido asignada a ningún estudiante.
Para editar los datos generales de una materia, se realizará su búsqueda ya sea mediante el filtrado de las materias a través del formulario, o bien, navegando en el listado de las mismas. Una vez que se tiene la materia a modificar, se seleccionará el botón Editar de la fila correspondiente.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos de la materia previamente cargados, los cuales podrán ser modificados a excepción de la clave. Una vez realizadas las modificaciones necesarias, se seleccionará el botón Guardar.
Importante: se debe tener en cuenta que realizar cambios en el campo Tipo de materia tendrá un impacto significativo en el conteo total de créditos y en la aparición de la materia dentro del expediente académico del estudiante.
De esta forma la plataforma indicará si la materia se ha guardado correctamente y pasará a formar parte del listado de materias con las modificaciones realizadas. Se recomienda que una vez guardada la información, se vuelva al listado principal y se verifique que se haya actualizado de manera correcta.
Para eliminar una materia, se realizará su búsqueda ya sea mediante el filtrado de las materias a través del formulario, o bien, navegando en el listado de las mismas. Una vez que se tiene la materia a retirar, se seleccionará el botón Eliminar de la fila correspondiente.
Cabe mencionar que la eliminación de una materia es posible siempre y cuando no pertenezca a una retícula y no tenga estudiantes registrados; de lo contrario no se podrá eliminar y la plataforma lo indicará.
En cambio, si la materia no se encuentra registrada en alguna retícula, la materia podrá ser retirada y la plataforma indicará que se ha eliminado correctamente, con lo que se habrá dado de baja.
Una vez eliminada la materia, se recomienda volver al listado principal y se verifique que se haya eliminado de manera correcta.
