Configuración del Proceso
Última actualización
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La etapa de configuración del proceso de nuevo ingreso es fundamental para garantizar una admisión estructurada y eficiente. En esta fase, la institución define los parámetros clave que permitirán a los aspirantes iniciar su proceso de inscripción de manera clara y organizada. Esto incluye la configuración del periodo de fichas, la presentación del proceso a los aspirantes y la asignación de aulas y folios para el examen de admisión. Establecer correctamente estos elementos facilitará la gestión administrativa y asegurará que los aspirantes cuenten con la información y herramientas necesarias para completar su ingreso sin inconvenientes.
En seguida se muestran los pasos para configurar el proceso de nuevo ingreso en MindBox.
El primer paso para llevar a cabo correctamente el proceso de nuevo ingreso en la plataforma es la configuración del periodo de fichas. Para ello, nos dirigimos al menú Aspirantes > Configuración > Periodo de fichas.
Para llevar a cabo la configuración o actualización de los datos del periodo de fichas, se realizará la búsqueda del periodo a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el periodo de fichas a modificar, se seleccionará el botón Editar de la fila correspondiente.
Esta selección desplegará dos formularios diferentes para la configuración del periodo de fichas. En el primer formulario, se podrá realizar la configuración de los datos generales del periodo de fichas, asegurando que todos los parámetros esenciales queden correctamente establecidos. En el segundo formulario, será posible habilitar los programas académicos que estarán disponibles para los aspirantes o, en su caso, deshabilitar aquellos que no estarán disponibles para su selección. Además, en esta sección se podrá asignar el número de lugares disponibles para cada programa académico, permitiendo un control preciso de la oferta educativa.
Una vez terminada la configuración de los datos y habilitados los programas académicos del periodo de fichas, se seleccionará el botón Guardar.
Una vez realizada la configuración, la plataforma indicará si el periodo de fichas y los programas académicos se han guardado correctamente. Como parte de la actualización de la información, los programas académicos configurados como Abiertos cambiarán su código de color de rojo a verde, indicando que han sido habilitados correctamente en la plataforma y estarán disponibles para la selección de los aspirantes.
Por el contrario, las carreras configuradas como Cerradas cambiarán su código de color de verde a rojo, señalando que han sido deshabilitadas y no estarán disponibles para ser seleccionadas por los aspirantes durante el periodo de fichas.
Una vez que el periodo de fichas ha sido configurado, los aspirantes podrán acceder a la plataforma para solicitar su ficha y llenar su solicitud de ingreso, siempre y cuando se encuentren dentro de las fechas programadas establecidas durante la configuración del periodo de fichas. Este proceso garantiza que solo los aspirantes registrados dentro del periodo válido puedan avanzar en el proceso de admisión.
Para conocer a detalle el proceso de configuración correcta del periodo de fichas, puedes acceder al siguiente enlace: Configuración del periodo de fichas.
Una vez que se ha configurado el periodo de fichas, será necesario verificar o registrar los conceptos de pago de las fichas de nuevo ingreso.
Para configurar el concepto de pago de fichas de nuevo ingreso y los montos correspondientes, nos dirigimos al menú Pagos > Configuración > Conceptos.
En este apartado se mostrará un formulario para el registro de nuevos conceptos de pago y un listado de los conceptos registrados previamente en la plataforma.
El tipo de concepto de pago de fichas permitirá recibir pagos para las fichas de solicitud de nuevo ingreso a la institución. Este se mostrará automáticamente a los aspirantes una vez que hayan realizado su solicitud de ficha.
Se recomienda que durante el registro del concepto de pago, se cuente con un solo concepto de pago de tipo Fichas configurado para todas las carreras. Esto asegura que la plataforma funcione sin problemas en la generación de órdenes de pago. Si se necesita establecer un nuevo monto para un concepto de pago que difiera del periodo anterior, será posible editar el concepto registrado previamente.
Para verificar y/o modificar el concepto de pago de fichas, se realizará la búsqueda del concepto de pago a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tenga el concepto a verificar, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Editar.
Con esta selección, se mostrará nuevamente el formulario con los datos del concepto de pago previamente cargados, los cuales podrán ser modificados a excepción del tipo de concepto de pago. En este formulario será importante verificar que en el campo denominado Tipo de pago, se tenga seleccionada la opción Fichas, en caso contrario se deberá eliminar el concepto de pago y llevar a cabo el registro correcto del concepto de pago.
Nota: es importante recordar que cambiar el estatus del campo ¿Los estudiantes pueden solicitar el pago? en este tipo de concepto, no evitará que este se visualice durante el proceso de nuevo ingreso. En este caso aunque se seleccione la opción No, la orden de pago se mostrará a los aspirantes una vez que realicen la solicitud de ficha.
Para conocer a detalle el proceso de registro correcto del concepto de pago de fichas, puedes acceder al siguiente enlace: Conceptos de pago.
El siguiente paso en el proceso es configurar los mensajes que se mostrarán a los aspirantes en cada etapa de su proceso de admisión, sin importar si en la configuración del periodo de fichas se estableció un examen presencial o no.
Estos mensajes son fundamentales para orientar a los aspirantes durante su proceso, proporcionándoles información clara y precisa sobre los pasos que deben seguir en cada fase, desde las indicaciones para realizar su pago de ficha hasta su aceptación en la institución.
Para configurar los pasos a seguir para los aspirantes durante su proceso de admisión, nos dirigimos al menú Aspirantes > Configuración > Pasos a seguir.
Al acceder al apartado de configuración de los pasos del proceso de nuevo ingreso, se mostrará un formulario dividido en diferentes secciones, cada una correspondiente a las etapas o pasos que el aspirante deberá completar durante el proceso de admisión.
En cada sección del formulario, será posible introducir las indicaciones necesarias para guiar al aspirante en cada etapa del proceso, asegurando que conozca los pasos a seguir y cumpla con los requisitos establecidos.
Para asegurarte de configurar correctamente los mensajes según el tipo de examen seleccionado (presencial o no presencial), puedes acceder al siguiente enlace: Configuración de los pasos a seguir de los aspirantes.
Si durante la configuración del periodo de fichas se seleccionó la opción de examen presencial, será necesario definir y asignar las aulas en las que los aspirantes presentarán su evaluación.
Para definir las aulas para la aplicación del examen de admisión, nos dirigimos al menú Aspirantes > Configuración > Asignación de aulas.
Al acceder a este apartado, se mostrará un formulario diseñado para la administración y consulta de las aulas asignadas en cada uno de los periodos escolares registrados en la plataforma.
Es importante destacar que la asignación de aulas a los aspirantes se realizará de forma automática en el momento en que a cada aspirante se le genere su folio de examen. La plataforma asignará el aula correspondiente según la carrera seleccionada por el aspirante, asegurando una distribución organizada y eficiente de los espacios disponibles.
Se recomienda realizar la asignación de aulas en una fecha cercana a la fecha programada para el examen de admisión. De esta manera, se podrá contar con un número de aspirantes más preciso, lo que permitirá una planificación más eficiente y optimizada de los espacios disponibles.
Tener una estimación más exacta del total de aspirantes registrados facilitará una mejor distribución de las aulas, evitando asignaciones innecesarias o insuficientes.
Para consultar la cantidad de aspirantes registrados y gestionar mejor la asignación de aulas, puedes acceder al siguiente enlace: Gestión de aspirantes.
Para asegurarte de asignar correctamente las aulas a cada una de las carreras ofertadas en el periodo, puedes acceder al siguiente enlace: Asignación de aulas para el examen de admisión.
Si durante la configuración del periodo de fichas se seleccionó la opción de examen presencial, será necesario registrar los folios de examen para cada aspirante. Antes de realizar esta asignación, es importante asegurarse de que los pagos de ficha de los aspirantes estén liberados.
Para realizar el registro de folios de examen a los aspirantes, nos dirigimos al menú Aspirantes > Proceso de ingreso > Listado de aspirantes.
Al acceder a este apartado se mostrará un formulario que permite llevar a cabo la gestión de los aspirantes, tales como la visualización del estatus del pago de la ficha de ingreso, el registro del folio de examen, entre otros aspectos.
Es importante que antes de proceder con la asignación de folios, se verifique que la cantidad de aulas asignadas y disponibilidad sea suficiente para albergar a todos los aspirantes de cada carrera.
Si la cantidad de aulas es insuficiente, la plataforma no podrá asignar las aulas de manera automática, lo que impedirá que los aspirantes sin un aula disponible reciban su folio de examen.
MindBox permite realizar el registro de folios para el examen de admisión mediante dos métodos:
Registro individual: se asigna un folio de examen de manera manual a cada aspirante, lo que permite un control personalizado sobre cada asignación.
Registro en bloque: permite cargar y asignar folios de manera masiva utilizando un archivo en formato CSV, agilizando el proceso para grandes volúmenes de aspirantes.
Hay que recordar que una vez registrados los folios de examen para los aspirantes, la plataforma registrará automáticamente el aula asignada a cada uno. Esta asignación se realizará en función de la carrera seleccionada por el aspirante y de la configuración de aulas previamente establecida en la sección Asignación de aulas.
Para asegurarte de registrar los folios de examen a los aspirantes de manera adecuada ya sea de forma individual o en bloque, puedes acceder al siguiente enlace: Registro del folio de examen.
MindBox permite a los aspirantes imprimir su ficha de examen directamente desde su perfil una vez que se les ha realizado el registro del folio y aula de examen, asegurando su acceso al pase antes de la fecha programada. Aunque es poco común, los administradores también pueden imprimir fichas de aspirantes de forma individual, si es necesario.
Para imprimir la ficha de examen de un aspirante, es indispensable que este cuente previamente con un folio de examen y un aula asignada. Sin estos requisitos, la opción de impresión no estará disponible tanto para el aspirante como para el administrador.
Para llevar a cabo la impresión de las fichas de examen desde el perfil del administrador, nos dirigimos al menú Aspirantes > Proceso de Ingreso > Listado de aspirantes.
Al acceder a este apartado se mostrará un formulario que permite llevar a cabo la gestión de los aspirantes, tales como la visualización del registro del folio de examen, la impresión de la ficha de examen, entre otros aspectos.
Para llevar a cabo la impresión de la ficha o pase al examen de admisión de los aspirantes de manera adecuada, puedes acceder al siguiente enlace: Impresión de ficha de examen.
En caso de que durante la configuración del periodo de fichas se haya indicado que el examen no será presencial, las opciones de asignación de folio y aula e impresión de ficha no estarán habilitadas en el listado de aspirantes.
Como resultado, no será posible imprimir las fichas de examen de los aspirantes, ya que este documento solo es necesario cuando el examen se realiza de manera presencial.
