Actas de Calificaciones
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El apartado de actas de calificaciones, dentro del módulo de generación de documentos en MindBox, permite la obtención de actas oficiales que registran las calificaciones finales de las materias impartidas en un periodo académico específico. Este apartado está diseñado para facilitar la generación, consulta y modificación de las actas de forma individual por docente, o por bloque abarcando un programa académico completo. Estas actas son documentos oficiales son fundamentales en la gestión escolar, ya que consolidan la información académica de los estudiantes, y sirven como respaldo oficial para los registros institucionales y aseguran la transparencia en el proceso de evaluación.
Para llevar a cabo la generación de las actas de calificaciones de los estudiantes, nos dirigimos al menú Documentos > Cursos > Actas de calificación.
Al acceder al apartado de actas de calificaciones, se muestra un formulario que permite enlistar las actas de calificación de cada curso, ya sea por docente o por programa académico en un periodo específico. Los campos del formulario son los siguientes:
Nombre: en este campo se debe ingresar el nombre del docente encargado de las materias cuyas actas se desean generar. Este campo permite identificar al profesor de manera precisa.
Apellidos paterno y materno: estos campos complementan la identificación del docente, asegurando que los datos coincidan con los registros institucionales. Además, proporcionan una identificación completa y reduciendo el riesgo de confusiones entre docentes con nombres similares.
RFC: en este campo es posible ingresar el RFC del docente como identificador único utilizado por la plataforma para garantizar la vinculación correcta de los registros y las actas de calificaciones asociadas.
Periodo: permite seleccionar el periodo académico correspondiente para el cual se generarán las actas de calificaciones. Esto asegura que los datos extraídos sean específicos para ese intervalo de tiempo.
Carrera / Retícula: permite seleccionar el programa académico a la cual pertenecen las materias de las actas a generar.
Agrupar actas con paralelos en un solo PDF: esta casilla al ser marcada, la plataforma combinará las actas de materias con grupos paralelos (diferentes grupos para la misma materia) en un único documento PDF, facilitando su manejo.
Una vez completados los campos requeridos para la generación del listado de actas de calificaciones por docente o por programa académico, se seleccionará el botón Siguiente.
Esta selección mostrará un listado de actas de calificaciones para cada curso dentro del programa académico seleccionado (o en su caso, para cada curso asignado al docente en cuestión). Este listado incluye información detallada de cada materia y los elementos necesarios para la generación o edición de las actas de calificaciones de cada curso. Los campos que contiene el listado son los siguientes:
Materia: Se especifica el nombre completo de la materia junto con su clave, lo que facilita su identificación y asociación con un plan de estudios.
Grupo: indica el grupo en el que se impartió la materia. Esta información es esencial para diferenciar grupos paralelos o grupos con el mismo nombre de materia.
Profesor: muestra el nombre completo del docente encargado de impartir la materia. Esto asegura que las actas de calificaciones estén asociadas al docente correcto.
RFC: indica el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del profesor responsable del curso, el cual sirve como identificador único del docente en la plataforma.
Departamento profesor: muestra el departamento académico al cual pertenece el docente, facilitando la organización y filtrado de los cursos por áreas de conocimiento.
Alumnos inscritos: indica el número total de estudiantes matriculados en la materia correspondiente. Esto ayuda a evaluar el tamaño del grupo y el alcance de las actas generadas.
Además, la plataforma permite generar el acta de calificación específica para un curso en especial, y modificar la información o datos relacionados con el curso antes de generar el acta de calificación, a través de los botones correspondientes.
Para generar el acta de calificación de un curso específico, primero se debe ubicar la materia deseada dentro del listado de actas, utilizando la información detallada que se presenta en la tabla, como el nombre de la materia, grupo, y docente responsable. Una vez identificada la materia, se procederá a seleccionar el botón Generar correspondiente a la asignatura.
Con ello, la plataforma mostrará la información general del acta a generar tal como el nombre de la materia con su respectiva clave y grupo asociado, así como el docente responsable del curso. Una vez que se verificó que los datos del acta son correctos, se seleccionará el botón Imprimir.
Esto permitirá descargar el acta de calificación en formato PDF, lista para ser utilizada en procesos administrativos o académicos. Este documento resume la información académica de un curso específico en un periodo determinado. Los principales apartados incluyen:
Título: indica el carácter oficial del documento, el cual corresponde a un Acta de Calificación.
Información general del curso: especifica el departamento académico al que pertenece la materia, el nombre y clave de la materia, indica el grupo específico que cursó la materia, el nombre del docente encargado del curso, el periodo académico al que corresponde el acta y el número de estudiantes registrados en el curso.
Folio: identificador único asignado al acta para garantizar su autenticidad y trazabilidad dentro de los registros institucionales. Este folio permite relacionar el acta con un proceso académico específico, facilitando su ubicación y verificación.
Horario de clases: muestra un desglose del horario en el que se especifican los días y los bloques de hora en los que se impartió la materia, junto con el aula asignada.
Tabla de calificaciones: detalla de manera estructurada toda la información relevante sobre las calificaciones que los estudiantes obtuvieron en el curso durante el periodo.
Número de matrícula: muestra el número de matrícula de los estudiantes inscritos en el curso.
Nombre del estudiante: presenta el nombre completo de cada estudiante.
Carrera: indica las siglas del programa académico al que pertenece cada estudiante. Este campo es de utilidad para identificar a los estudiantes que pertenecen a un programa académico diferente cuando el curso posee grupos paralelos y se agruparon en una misma acta.
Tipo de evaluación: muestra el tipo de evaluación con el que se evaluó al estudiante, el cual puede variar dependiendo del plan de estudios al que pertenece el estudiante y de como esté cursando el estudiante la materia.
Calificación: indica la puntuación obtenida por cada estudiante en el curso.
Ademas, en la parte final del documento se especifica el lugar y la fecha de emisión del acta y se incluye un espacio destinado a la firma del docente responsable, la cual es requerida para formalizar el documento.
Nota: es importante mencionar que el folio no se genera automáticamente al crear el acta de calificación. Este debe ser previamente creado a través del apartado correspondiente, lo que asegura que cada acta cuente con un identificador exclusivo antes de ser emitida o distribuida. Si deseas obtener mayor información acerca de cómo generar el folio para las actas de calificaciones, puedes acceder al siguiente enlace: Folios.
Para realizar una modificación en alguna calificación, corregir la selección del tipo de evaluación, o bien, editar la deserción de un estudiante en el acta de calificación de un curso específico, es importante que el docente responsable del curso cuente con la autorización correspondiente. En caso contrario, la plataforma no permitirá llevar a cabo dicha modificación.
Si se cuenta con la autorización para llevar a cabo la corrección del acta de calificación, se debe ubicar la materia deseada dentro del listado de actas, utilizando la información detallada que se presenta en la tabla, como el nombre de la materia, grupo, y docente responsable. Una vez identificada la materia, se procederá a seleccionar el botón Editar correspondiente a la asignatura.
Nota: para llevar a cabo una modificación en el acta de calificación de un curso en particular, es necesario contar con la autorización de tipo corrección de acta de calificaciones para poder realizar los ajustes necesarios en dicho documento. Si deseas obtener mayor información acerca de cómo registrar una autorización para la modificación del acta de calificación, puedes acceder al siguiente enlace: Autorización docente.
Esta selección mostrará otra pantalla en la que será posible visualizar la clave de la materia, el grupo y el periodo académico al que pertenece el acta, así como el número de estudiantes inscritos en ese curso. Además, se desplegará una tabla donde será posible visualizar y ajustar los detalles de las calificaciones de los estudiantes inscritos en el curso.
La tabla muestra una lista detallada de los estudiantes inscritos, cada uno de los cuales está asociado con varias columnas que permiten gestionar y editar los datos relacionados con sus calificaciones:
Número de matrícula: presenta el número de matrícula de los estudiantes inscritos en el curso.
Nombre del estudiante: muestra el nombre completo del estudiante que forma parte del curso.
Tipo de curso: especifica la naturaleza sobre como el estudiante está inscrito en el curso. Este puede ser:
Curso normal: indica que el estudiante cursa la materia por primera vez.
Curso de repetición: indica que el estudiante está volviendo a cursar la materia.
Curso especial: indica que el estudiante cursó la materia que no acreditó en curso normal ni en repetición.
Calificación: permite editar la calificación obtenida por el estudiante. Este campo se muestra como un cuadro de texto o área editable donde se pueden introducir los valores numéricos correspondientes.
Tipo de evaluación: permite editar el tipo de evaluación con el que se se evaluó al estudiante. Este campo despliega un menú desplegable con las diferentes modalidades de evaluación aplicadas al estudiante, como: Evaluación Ordinaria (Primera, Segunda, etc.), Evaluación Extraordinaria, entre otras.
Desertó: esta columna contiene una casilla que se puede marcar o desmarcar en caso de que el estudiante haya abandonado el curso o no. Esto ayuda a registrar oficialmente la condición del estudiante.
Una vez realizados los cambios necesarios en el acta, se seleccionará el botón Guardar. Esta selección desplegará una ventana emergente de confirmación informando sobre las implicaciones de guardar los datos modificados. Si desea continuar con el guardado de las calificaciones, aceptando las condiciones y restricciones señaladas en el mensaje, se debe seleccionar el botón Aceptar.
Nota: en el mensaje de advertencia se comunica que las calificaciones no podrán ser modificadas nuevamente una vez que sean guardadas, por lo que es importante realizar dichas modificaciones con precaución. También señala que los estudiantes que no tienen calificación registrada o cuya calificación sea menor a 70 serán considerados reprobados, registrando un NA en el acta.
Con ello, la plataforma guardará los cambios, registrando las calificaciones y actualizando el acta correspondiente en la base de datos e indicará si se realizaron las modificaciones correctamente.
Si no se cuenta con la autorización docente para llevar a cabo la corrección del acta de calificación, la plataforma no permitirá que se lleve a cabo dicha acción mostrando un aviso indicando que es necesaria dicha autorización.
