Gestión de Plazas
Última actualización
Última actualización
Una plaza se refiere al puesto o cargo que ocupa un docente o personal administrativo dentro de una institución educativa, con el objetivo de cumplir con ciertas responsabilidades académicas o administrativas. En este contexto, la gestión de plazas en MindBox permite a las instituciones educativas administrar de manera eficiente las posiciones laborales asignadas a su personal docente y administrativo. A través de este apartado, se puede registrar, actualizar y gestionar las plazas disponibles, junto con sus respectivas categorías y unidades.
Cabe mencionar que, antes de proceder con la gestión de plazas, es imprescindible haber registrado previamente las unidades y categorías en la plataforma. Si deseas obtener más detalles sobre el proceso de registro de unidades y categorías, te recomendamos consultar la sección correspondiente: Gestión de unidades y categorías.
Para llevar a cabo la gestión de las plazas en MindBox, nos dirigimos al menú Personal > Plazas > Listado.
Al acceder a este apartado, se podrá observar de forma predeterminada una lista completa de todas las plazas registradas en la plataforma, mostrando tanto las plazas activas como las inactivas. Para facilitar su identificación y organización, la plataforma utiliza un sistema de códigos de color: las plazas activas se resaltarán en verde, mientras que las plazas inactivas aparecerán sin color. Esta visualización rápida y clara permite una mejor gestión y seguimiento del estatus de cada plaza dentro de la institución.
Este listado proporciona información clave para la gestión de cada uno de ellos. Entre los datos principales se encuentran:
Categoría de la plaza: este campo muestra el identificador y descripción de la categoría a la que pertenece la plaza. Estas categorías permiten clasificar las plazas de acuerdo con las responsabilidades o nivel jerárquico del puesto dentro de la institución.
Diagonal: la diagonal es un número o código específico que identifica la plaza de manera única dentro de la institución. Este código puede ser utilizado para la búsqueda y organización interna de las plazas.
Unidad: la unidad indica la división o departamento en el que está asignada la plaza. Puede referirse a áreas administrativas, departamentos académicos, o facultades en las que el personal está trabajando.
Subunidad: hace referencia a un nivel más específico dentro de la unidad, la cual representa un área o sección más detallada dentro de una unidad más amplia permitiendo una segmentación más específica de las funciones o responsabilidades.
Horas: este campo refleja la cantidad de horas asignadas a esa plaza. Las horas pueden representar el tiempo laboral requerido para esa plaza en particular, ya sea semanal o mensual, dependiendo del tipo de contrato.
Estatus: este campo indica el estado actual de la plaza. Puede ser Activa si la plaza está en uso, o Inactiva si la plaza se encuentra suspendida o ya no está en operación.
Efectos iniciales: la fecha de efectos iniciales muestra cuándo comenzó la vigencia de esa plaza, ya sea la fecha en la que se asignó o la fecha en la que comenzó a estar activa. Este campo suele tener el formato AAAAQQ (4 dígitos para el año y 2 para la quincena), lo que indica la fecha en que la plaza se hizo efectiva. Por ejemplo, un valor de 200001 significa que la plaza se activó en la primera quincena del año 2000.
Efectos finales: similar a los efectos iniciales, los efectos finales indican la fecha en que la plaza dejará de estar activa. Si este valor es "000000", significa que no tiene una fecha final definida y está vigente de forma indefinida. En cambio, si tiene un valor específico, significa que la plaza dejará de ser efectiva en una fecha particular.
Sabático: este campo indica si la plaza tiene derecho a un periodo sabático, que es un periodo de tiempo remunerado, usualmente para el personal académico, durante el cual se les permite dedicarse a investigación o desarrollo profesional sin tener responsabilidades directas con el trabajo habitual.
Además, la plataforma brinda la posibilidad de actualizar la información general de una plaza y eliminar el registro de la misma.
Filtrar y descargar plazas
MindBox permite descargar información de las plazas registradas en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
La información se puede filtrar por categoría, diagonal y unidad de la plaza. Una vez seleccionados los campos requeridos, se debe seleccionar el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. En cambio, si no se tiene ningún filtro activo y se selecciona el botón Descargar, se descargará la lista completa de plazas registradas en la plataforma.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de las plazas registradas en la plataforma y su información general como la clave de la unidad y subunidad, el identificador y descripción de la categoría, horas asignadas a la categoría en general, horas en una categoría que el personal pasa frente a un grupo, la diagonal, la partida, el estatus de la plaza (A para las plazas activas y B para las inactivas), fecha de efectos iniciales y finales (formato AAAAQQ, 4 dígitos para el año y 2 para la quincena) y si la plaza tiene derecho a un periodo sabático.
Para llevar a cabo el registro de una plaza en MindBox, se debe seleccionar el botón Nueva plaza del formulario Catálogo de plazas.
Esta selección abrirá una nueva pantalla en la que se mostrará el formulario para registrar una nueva categoría. En este formulario, se deben llenar los campos con la información correspondiente. Los campos con los que cuenta el formulario son los siguientes:
Categoría: hace referencia al nivel o tipo de plaza asignada, en este campo se seleccionará de la lista desplegable la categoría a la que pertenecerá la plaza en cuestión.
Diagonal: se ingresará un código único que identificará a la plaza dentro de la institución. Es una referencia administrativa que se utilizará para la identificación rápida de la plaza en la plataforma y en documentos relacionados con nómina, contratos o gestión de personal. Este código puede ser generado o asignado según las normativas internas de la institución.
Unidad: en este campo se seleccionará de la lista desplegable la unidad a la que estará adscrita la plaza. Puede referirse a un departamento, facultad, área de servicio o cualquier otra subdivisión organizativa dentro de la institución. Por ejemplo, la unidad 14 puede referirse al Departamento de Ingeniería Mecánica dentro de la institución.
Subunidad: este campo se refiere a una subdivisión más específica dentro de la unidad. Aquí se seleccionará de la lista desplegable la subunidad a la que pertenecerá la plaza. Por ejemplo, la Subunidad 3 dentro de la Unidad 14 podría referirse al área de investigación del departamento.
Horas: es este campo se ingresará el número de horas asignadas a la plaza. Las horas pueden representar el tiempo total que el trabajador debe dedicar al puesto, ya sea en labores docentes o administrativas.
Efectos iniciales: en este campo se indicará la fecha en la que la plaza comenzará a estar activa. Esta fecha se debe componer de 6 dígitos, los cuales se dividen en los primeros 4 dígitos para el año y los últimos 2 para la quincena en la que la plaza será efectiva. Este formato garantiza que se pueda rastrear con precisión la fecha exacta en la que la plaza entró en vigor. Por ejemplo, si la plaza comenzará a estar activa en la primera quincena de enero del año 2019, se debe ingresar 201901.
Efectos finales: similar al campo de efectos iniciales, este campo mostrará la fecha en la que la plaza dejará de estar activa o expirará. También debe estar compuesto de 6 dígitos (4 para el año y 2 para la quincena). Si la plaza está activa indefinidamente, los efectos finales suelen indicarse como 000000, lo que implica que no tiene una fecha final definida, mientras que si se ingresa 202324 por ejemplo, indicaría que la plaza dejará de estar vigente en la segunda quincena de diciembre de 2023.
La plaza se encuentra activa: este campo es una casilla que, al activarse, indicará que la plaza estará activa. Si no se marca, significa que la plaza estará inactiva o suspendida. Es importante tener este campo actualizado para que la plaza se considere operativa dentro de la organización.
Periodos sabáticos: esta casilla, al ser marcada, indicará que la plaza incluye periodos sabáticos. Si la plaza no cuenta con este beneficio, debe dejarse sin seleccionar. Es fundamental activar este campo únicamente cuando la plaza otorga el derecho a periodos sabáticos, ya que no todas las plazas lo contemplan. Esto asegura que la información sobre los beneficios de cada plaza sea precisa y acorde a las políticas de la institución.
Una vez que se llenaron los campos con los datos de la plaza, se seleccionará el botón Guardar. De esta forma, la plataforma indicará si la plaza se guardó correctamente y pasará a formar parte del catálogo de plazas.
Para editar una plaza existente, se realizará su búsqueda a través del formulario, o bien, navegando en el catálogo de las mismas. Una vez que se tiene la plaza a modificar, se seleccionará el botón Editar de la fila correspondiente.
Esta acción mostrará nuevamente el formulario con los datos generales de la plaza previamente cargados, los cuales podrán ser modificados a excepción de la categoría, diagonal, unidad, subunidad y horas asignadas a la plaza. Una vez realizadas las modificaciones necesarias, se seleccionará el botón Guardar.
Con esta selección, la plataforma indicará si la plaza se ha guardado correctamente y pasará a formar parte del catálogo de plazas con las modificaciones realizadas.
Para eliminar una plaza previamente registrada en la plataforma, se realizará su búsqueda a través del formulario, o bien, navegando en el listado de las mismas. Una vez que se tiene la plaza a retirar, se seleccionará el botón Borrar de la fila correspondiente.
Es importante destacar que la eliminación de las plazas no solicita confirmación adicional. Además, es una acción no reversible, por lo que es necesario tener precaución al llevar a cabo esta eliminación.
Una vez que se realizó la eliminación de la plaza, la plataforma indicará que se ha eliminado de forma correcta, con lo que se habrá dado de baja.
Cabe mencionar que un registro de plaza puede ser eliminado siempre y cuando no esté asignada a un empleado, de lo contrario no se podrá eliminar y la plataforma indicará que ocurrió un error.
Si se requiere eliminar la plaza en cuestión, primero será necesario eliminar la asignación y posteriormente eliminar el registro de la plaza. Si deseas obtener más detalles sobre el proceso de eliminación de la asignación de plaza al personal, te recomendamos consultar la sección correspondiente: Eliminación de asignación.
En seguida te compartimos un video tutorial donde del minuto 1:37 al 3:32 te mostraremos cómo llevar a cabo la gestión de las plazas en MindBox.
